План управления проектом: цель и примеры

Без плана управления проектом вы рискуете многими вещами. Иногда проект проходит через всю фазу планирования управления проектом, но страдает из-за плохого исполнения.

Конкретный план служит основой для любого проекта, независимо от его масштаба.

Мы составили это руководство, чтобы объяснить, как создать и разработать эффективный план управления проектом .

Что такое план управления проектом?

План управления проектом показывает, как проект будет выполняться, отслеживаться и контролироваться, начиная с этапа инициации и заканчивая конечным продуктом.

Имейте в виду, что ваш план проекта направлен на определение метода, который ваша команда будет использовать для своевременного выполнения структурированных результатов.

С этой целью план управления проектом в идеале должен также включать процесс измерения базового анализа производительности. Это помогает не только выявить слабые места в течение срока действия проекта, но также обеспечивает долгосрочный успех будущих проектов.

Разница между планом управления проектом и планом проекта

Разница между планом управления проектом и планом проекта не так очевидна, как вы могли бы надеяться.

Разница между ними может полностью зависеть от организации, с которой вы работаете.

Было замечено, что многие компании используют эти два термина взаимозаменяемо для обозначения одного и того же плана.

С другой стороны, некоторые компании вообще классифицируют эти два плана как разные.

Если вы посмотрите на два плана, то сможете заметить некоторые различия:

• План проекта описывает «что» вашего проекта, а план управления проектом описывает «как»
• Часто план проекта представляет собой обширный документ, в то время как план управления касается более подробной информации, связанной с проектом.
• План проекта описывает видение завершения проекта, а план управления объясняет метод и систему, позволяющие достичь успеха проекта.
• Часто существует разрыв между двумя терминами для более крупных проектов и слияние терминов для более мелких проектов.

Цель плана управления проектом

Поскольку вы собираетесь потратить немало времени и усилий на создание своего плана управления, крайне важно понять несколько основ.

Существуют разные цели создания плана управления. Некоторые из них приложены ниже. Взглянуть!

1. Планирование

Первая цель создания плана управления довольно очевидна — это планирование вашего проекта. Как руководитель проекта, прежде чем приступить к выполнению проекта, важно спланировать и понять проект в целом и то, как он будет развиваться на протяжении своего жизненного цикла.

2. Предоставление информации спонсору проекта

Преимуществом создания плана управления также является то, что вы можете предоставить информацию и разъяснить спонсору проекта, как вы планируете управлять проектом.

Хотя следует отметить, что иногда спонсор проекта находится в другой организации, чем та, которая работает над проектом, и поэтому определенная информация в вашем плане управления не всегда применима к ним.

3. Действуйте как руководство для решений, которые вы должны принимать как руководитель проекта.

Планы управления также часто используются в качестве руководства для получения помощи при возникновении вопросов или проблем. Всякий раз, когда в ходе выполнения проекта возникает проблема, вы, как менеджер проекта, должны сверяться со своим планом управления.

По сути, вы должны были включить любую такую ​​проблему в свой план управления и обсудить, как решить проблему, если она возникнет.

Однако, если это не так и план управления не освещает конкретную проблему, с которой вы столкнулись, вы должны сделать пометку и обязательно включить ее в любой план управления, который вы создаете в будущем.

Основные компоненты плана управления проектом

Все планы управления включают в себя все элементы, которые определяют управление их проектом.

Однако некоторые компоненты довольно стандартны для каждого такого плана.

Мы обсудим каждый из этих элементов по очереди.

1. Заявление о сфере применения

Мы поместили описание содержания в качестве первого элемента списка компонентов вашего плана управления по очень важной причине.

Одной из основных обязанностей менеджера проекта является понимание объема проекта и обеспечение того, чтобы проект оставался в рамках этого объема.

Одной из наиболее распространенных причин задержек проектов и увеличения бюджетов проектов является расползание масштабов.

Вы можете использовать SMART-подход для определения области, чтобы убедиться, что область, которую вы определяете для своего проекта, эффективна и уместна.

SMART означает конкретный, измеримый , достижимый , реалистичный и своевременный .

• Конкретный — чем более конкретный объем, тем меньше вероятность его расползания.
• Измеримый – масштаб, который можно измерить, позволяет вам узнать, достигли ли вы этого.
• Достижимый — важно убедиться, что масштаб, которого вы пытаетесь достичь, достижим для вас и вашей команды в отношении опыта, знаний и ресурсов.
• Реалистичность — убедитесь, что масштаб повышает ценность целей вашего клиента и является реалистичным с точки зрения достижимости.
• Своевременность — заявление о содержании должно быть ограничено по времени, что позволяет вам установить график, а также помогает в создании бюджета.

2. Структура работы

Структура декомпозиции работ определяет «что» в проекте.

Структура разбивки работ выделяет все элементы, которые проект должен выполнить, чтобы считаться успешным, и обычно выполняется с помощью графического отображения, организованного на нескольких уровнях.

3. Критический фактор успеха

Критические факторы успеха — это те компоненты вашего проекта, которые должны быть достигнуты, чтобы считать ваш проект завершенным и успешным.

Руководители проектов и команды обычно определяют свои собственные критические факторы успеха.

Исследование, проведенное в отношении того, какие факторы считаются существенно влияющими на успех проекта, показало следующие результаты:

• Из опрошенных люди считали, что официальное назначение менеджера проекта на 93% повлияло на успех проекта.
• Цели проекта, которые были поставлены измеримо и имели 90%
• Компетенциями менеджера проекта обладали 88%
• Высокий авторитет руководителя проекта имел 85%

Другие факторы, которые часто приравниваются к критическим факторам успеха, включают:

• Осталось в рамках бюджета
• Завершение проекта в срок
• Стандарты качества выполненного проекта
• Минимальный процент отказа от продукта
• Преимущества продукта для конечного пользователя
• Удовлетворенность команды и сотрудников в конце проекта

4. План человеческих ресурсов

В любом проекте наиболее ценным ресурсом являются люди, участвующие в проекте, и те, кто составляет вашу проектную команду, и поэтому планирование ресурсов в управлении проектами также важно.

План человеческих ресурсов важен независимо от того, планируете ли вы нанимать новых сотрудников или работать с людьми, с которыми уже работали раньше.

При создании плана управления убедитесь, что часть человеческих ресурсов включает следующее:

• Требования к ресурсам для вашего проекта
• Как вы планируете набирать команду проекта
• Сколько времени каждый ресурс посвятит проекту
• Откуда возьмется команда проекта
• Любое обучение и развитие, которые потребуются проектной команде для завершения проекта.
• Любые управленческие требования для вашей проектной команды.

Связанный:

5 лучших сертификатов по управлению персоналом в 2022 году

5. План коммуникации управления проектом

Коммуникация необходима для совместной работы, а сотрудничество является основой для успешной реализации проекта.

В зависимости от проекта, которым вы управляете, и тех, кто в нем участвует, ваш план коммуникации по управлению проектом может различаться.

Часто плохая коммуникация может привести к срыву сроков, расширению бюджета и ужасному расширению объема работ, о котором мы постоянно упоминаем.

План коммуникации предназначен не только для членов вашей команды, но также должен включать в себя то, как часто вы должны разговаривать со своим клиентом и заинтересованными сторонами, какой способ коммуникации вы планируете использовать и как часто вы планируете общаться.

6. Результаты

Одной из важнейших обязанностей менеджера проекта является управление результатами проекта, и поэтому включение их в ваш план управления не менее важно.

Результаты проекта — это те товары или услуги, произведенные в результате вашего проекта, которые вы намереваетесь предоставить своему клиенту или заказчику.

Простого описания результатов часто бывает недостаточно, и поэтому вы должны попытаться включить подробную информацию о ваших результатах, включая:

• Размер
• Длина
• Качественный
• Другие стандарты

7. Список заинтересованных сторон

Список заинтересованных сторон должен быть создан и разработан для плана управления не только для того, чтобы отслеживать, кто является вашими заинтересованными сторонами, и разрабатывать список, если они меняются, но и для того, чтобы вы могли отслеживать свой план коммуникации.

8. Бюджет

Ни один проект не может свободно распоряжаться денежными ресурсами, поэтому необходимо составить бюджет и включить его в план управления.

Бюджет также является одним из важнейших факторов успеха, который, по мнению многих руководителей проектов, подчеркивает успех конкретного проекта.

Некоторым проектам с самого начала выделяется бюджет, и ваша задача — показать, как вы будете распределять этот ресурс, в других случаях вы должны предоставить бюджетный план клиентам или заинтересованным сторонам, и они определят, собираются ли они предоставить бюджет, который у вас есть. изложил.

В зависимости от вашего проекта и вашего плана вы также можете включить свой бюджетный план в свою структуру декомпозиции работ.

9. Расписание

Как и в случае с бюджетом, ни один проект не имеет неограниченного времени для реализации. Вот почему планирование вашего проекта очень важно.

Часто именно внешние заинтересованные стороны определяют сроки реализации проекта.

Довольно часто происходят изменения в расписании проекта в течение жизненного цикла из-за определенных факторов, поэтому расписание требует активного управления.

Проверь это:

6 лучших программ для планирования сотрудников в 2022 году

10. План закупок

Обычно, когда вы инициируете проект, вы обнаруживаете, что вам потребуются субподрядчики, консультанты и поставщики.

Таким образом, вы должны убедиться, что ваш план управления описывает следующее:

• Какие услуги или продукты потребуются вашему проекту?
• Как вы будете приобретать эти услуги или продукты?
• Как вы собираетесь контролировать качество этих продуктов или услуг и как вы будете отслеживать их прогресс?

Управление внешними подрядчиками становится важной задачей, поскольку они не связаны напрямую с вашей организацией и, следовательно, не обладают таким же стремлением или даже пониманием хода или графика вашего проекта.

11. Реестр рисков

Реестры рисков — это те документы, которые идентифицируют риски, включают анализ рисков, а также планы реагирования на риски.

Реестр рисков важен не только на этапе планирования, этот документ используется на протяжении всего жизненного цикла проекта для мониторинга и контроля рисков.

Поэтому не забудьте сделать свой план управления рисками проекта простым для понимания, иметь возможность адаптировать его при необходимости и ссылаться на него на протяжении всего процесса проекта.

Определите важность любого потенциального риска относительно вероятности и влияния на ваш проект.

Большинство организаций следуют простому процессу, чтобы выделить и идентифицировать риски, а затем составить реестр рисков.

В реестрах рисков выделяются следующие критерии:

• Описание риска
• Вероятность выявленного риска
• Влияние определенного риска на проект
• События, которые могут вызвать возникновение риска
• Приоритет риска
• План реагирования на выявленные риски, чтобы ваша команда знала, как реагировать на материализовавшийся риск.

Узнайте о лучшем программном обеспечении для управления рисками:

17 лучших программ для управления рисками 2022 года

Как создать план управления проектом?

План управления проектом создается постепенно, и, как мы уже отмечали, план состоит из отдельных планов-компонентов и поэтому не может быть создан до тех пор, пока не будет выполнен каждый из отдельных элементов.

Большинство компонентов плана управления создаются в ходе различных процессов и поэтому включаются по-разному.

Если мы посмотрим на это в соответствии с Руководством PMBOK, план управления является продуктом процесса планирования управления проектом.

Используйте то, что у вас уже есть, чтобы включить всю информацию и материалы в свой план управления.

Так, например, на этапе инициации жизненного цикла проекта вы уже должны были составить сводную информацию о масштабах, краткий бюджетный план и график достижения целей.

Поэтому, когда вы начнете разрабатывать план управления, вы можете использовать эти утверждения и дополнительно пересматривать компоненты, чтобы получить более детальное представление о проекте.

вы можете использовать nTask для планирования вашего проекта | Вот как

nTask — это инструмент управления проектами для умных команд, но платформа не только помогает вам на протяжении всего жизненного цикла проекта, но вы можете использовать nTask для помощи в создании плана управления.

Представление календаря nTask предоставляет вам место для планирования, планирования и управления ресурсами.

Функция отслеживания позволяет вам установить запланированные даты начала и окончания задачи перед началом операций и сравнить их с запланированным расписанием.

Функции планирования позволяют планировать сроки проекта и отслеживать все.

Вы можете использовать функции собраний nTask, чтобы передать свой план управления членам команды, клиентам или заинтересованным сторонам. Затем они могут записывать ключевые протоколы совещаний или создавать последующие действия и решения.

nTask также предоставляет возможность отслеживания ошибок и проблем, что позволяет вам отслеживать, назначать, расставлять приоритеты и устранять любые проблемы с программным обеспечением для управления проблемами.

Диаграммы Ганта можно использовать в качестве визуального инструмента для наблюдения за ходом управления вашим проектом и для разработки структуры вашей работы.

Кроме того, в nTask скоро появится функция планирования бюджета, которая поможет вам создавать свои планы и доводить их до конца.

Это только верхушка горы: ознакомьтесь с полным списком функций, доступных на веб-сайте nTask, чтобы увидеть, насколько легким станет ваше планирование.

Вывод!

Вот оно! Это буквально суть вещей, которые вам нужно знать, чтобы начать работу над своим планом управления. Этот процесс также применим к программам и методологиям менеджеров программ.

Не забывайте следить за обновлениями этого поста. Мы продолжим давать вам подробное представление обо всех ваших требованиях к планированию управления проектами от начала до конца.