Анализ заинтересованных сторон для Agile профессионалов

Важность заинтересованных сторон в любой организации означает, что анализ заинтересованных сторон также важен и обязателен.

Заинтересованные стороны в любой организации помогают убедиться, что те инициативы, которые согласуются с конечным результатом проекта.

Этот анализ позволит вам определить любые тревожные сигналы и преодолеть трудности на протяжении всего жизненного цикла проекта или программы.

Вот удобное руководство, которое расскажет вам обо всем, что необходимо для проведения анализа заинтересованных сторон в вашей компании.

Что такое Заинтересованные стороны?

Прежде чем мы сможем разобраться, что такое анализ заинтересованных сторон и какие шаги необходимо предпринять. Важно правильно понимать, что такое заинтересованные стороны, особенно в отношении вашего бизнеса.

Заинтересованные стороны могут быть определены как отдельные лица или группа людей, которые заинтересованы в деятельности или любом из решений, принятых для конкретной организации.

Формально заинтересованные стороны, как это определено Институтом управления проектами, — это « лица и организации, которые активно участвуют в проекте или чьи интересы могут быть затронуты положительно или отрицательно в результате выполнения проекта или его успешного завершения ».

Кто играет роль заинтересованного лица?

Как следует из определения, любой, кто заинтересован в организации, является заинтересованным лицом. Эти люди могут включать, но не ограничиваются:

• Жители и региональные сообщества
• Клиенты или потребители
• Акционеры или инвесторы
• Регуляторы
• Поставщики
• Члены организации
• Служащие или работники организации

Как определить заинтересованные стороны для проведения «анализа заинтересованных сторон»?

Существуют различные способы, которыми организация может определить, кто является ее заинтересованными сторонами. Следующие вопросы могут помочь в этой идентификации.

• На кого могут повлиять решения организации?
• Кого может затронуть деятельность организации?
• Перед кем организация несет юридические обязательства?
• Кто может выражать опасения по поводу решений организации?
• Кто проявлял озабоченность или обращался к таким ситуациям в прошлом?
• Кто может помочь в устранении конкретных последствий для организации?
• Кто влияет на способность организации выполнять свои обязанности?
• Кто окажется в невыгодном положении, если его исключат из участия?
• Затронут ли кто-либо в цепочке создания стоимости?

Что такое анализ заинтересованных сторон?

Анализ заинтересованных сторон — это процесс определения заинтересованных сторон организации, а точнее заинтересованных сторон организационного проекта. Кроме того, процесс включает в себя определение уровня их участия, интересов и влияния и их группировку как таковые.

Как только это будет сделано, организация решает, как лучше всего задействовать эти группы и общаться с ними на протяжении всего проекта.

Этот анализ является первым шагом в любом управлении заинтересованными сторонами. Это важный процесс, поскольку он позволяет организациям получить необходимую поддержку для своих проектов.

Другими словами, этот процесс относится к методам и инструментам, используемым для выявления и оценки ожиданий и потребностей основных интересов внутри или вне проекта.

Эти отношения и атрибуты тех, кто заинтересован в проекте, и тех, кто участвует в проекте, помогают общему планированию любого конкретного проекта.

Цель анализа заинтересованных сторон

Есть несколько причин, по которым руководитель проекта, продукта или программы может проводить анализ заинтересованных сторон:

Получение помощи

Обращение к ключевым ценным заинтересованным сторонам может помочь вашему проекту на начальных и ранних стадиях. Вы можете получить мудрость и знания от этих заинтересованных сторон, которые помогут вам завершить успешный проект.

Более того, своевременное решение этих проблем также может помочь обеспечить поддержку вашего проекта со стороны этих заинтересованных сторон.

Выравнивайте цели как профессионал

Проведя анализ, вы будете знать, какие люди должны быть вовлечены в ваш проект.

Тогда вы сможете собрать всех вместе и проинформировать их о целях и задачах проекта, и таким образом дать каждому четкое представление о том, как они могут внести свой вклад в успех проекта.

Для разрешения конфликтов

Без анализа ваших стейкхолдеров есть вероятность, что вы начнете проект без согласия основного стейкхолдера.

Есть шанс, что заинтересованная сторона не поймет ваш проект или не увидит в нем ценности. Это, в свою очередь, может привести к тому, что ваши ресурсы будут направлены куда-то еще, что поставит под угрозу успех вашего проекта.

Благодаря анализу ваших заинтересованных сторон вы могли бы определить эту конкретную заинтересованную сторону и решить проблемы, которые у них были, и привлечь их к участию до начала вашего проекта.

Зачем проводить анализ заинтересованных сторон?

Анализ ваших заинтересованных сторон может быть большим преимуществом при запуске любого проекта. Зная, кто ваши заинтересованные стороны и как они помогут вашему проекту, вы сможете удовлетворить их потребности и понять, как лучше всего общаться с ними и вовлекать их.

Понимание того, насколько организация вовлечена в проект или затронута им, позволяет вам понять, насколько важно анализировать заинтересованные стороны.

Способ, которым вы решаете управлять заинтересованными сторонами вашей компании, на которых влияет ваш продукт, начинается с анализа ваших заинтересованных сторон с точки зрения их участия в проекте.

Что вы получаете от анализа заинтересованных сторон?

К преимуществам создания такого анализа относятся:

• У вас будет четкое понимание интересов стейкхолдеров
• Это позволит вам полностью понять все возможные риски
• Вы узнаете о негативных стейкхолдерах и о том, как они могут повлиять на ваш проект.
• Позволяет создавать устройства для влияния на других заинтересованных лиц
• Вы можете определить, кто является вашими ключевыми заинтересованными сторонами, и, таким образом, вы гарантируете, что они будут в курсе на этапе выполнения вашего проекта.

Выполнение анализа ваших заинтересованных сторон и определение того, кто они, а затем управление заинтересованными сторонами, позволяет вам сделать следующее:

Соберите ввод:

Всегда есть шанс, что заинтересованные стороны обладают ценной информацией и знаниями, которые могут помочь в успехе вашего проекта.

Получите дополнительные ресурсы:

Предоставление заинтересованным сторонам необходимой информации о вашем проекте позволит им получить полное представление о том, что именно вам потребуется для создания успешного конечного продукта.

Таким образом, у заинтересованных сторон есть возможность помочь вам в приобретении ресурсов в виде людей или инструментов и всего, что вам может понадобиться.

Увеличение доверия:

Вовлечение заинтересованных сторон в ваш проект, а также общение с ними и обновление информации по мере необходимости позволит вам построить с ними отношения.

Если эти отношения основаны на доверии, вы сможете установить постоянные рабочие отношения с конкретными заинтересованными сторонами, которые также будут участвовать в ваших будущих проектах.

Планирование:

Открытое общение и критическая обратная связь от заинтересованных сторон могут позволить вам получить знания о вашем проекте и предвидеть обратную связь.

Эта обратная связь может помочь вам понять, какую обратную связь вы можете получить в будущем, а также то, что вам потребуется для получения будущих бай-инов и как получить их быстрее.

Как правильно провести анализ заинтересованных сторон?

В зависимости от вашей компании, отрасли и типа задействованной команды такой анализ будет соответственно различаться.

Тем не менее, некоторые шаги довольно одинаковы для всех из них. Ниже мы перечисляем общее руководство о том, как вы можете анализировать свои заинтересованные стороны, и с помощью простых дополнений вы можете настроить их в соответствии с тем, что подходит вашей организации.

Ниже приведены три шага, которые вы можете выполнить для анализа ваших заинтересованных сторон:

Шаг № 1: Определение ваших заинтересованных сторон

Первый шаг — понять, кто именно является вашими заинтересованными сторонами. Вы можете начать с мозгового штурма всех людей, так или иначе связанных с вашей работой.

Этими людьми могут быть все, на кого влияет успех или неудача вашей работы, кто-то, кто каким-то образом влияет на вашу работу, или даже те, кто заинтересован в том, как получается ваша работа.

Убедитесь, что вы активно проводите мозговой штурм, поскольку вы не хотите по ошибке упустить кого-либо из ключевых заинтересованных сторон.

Как обсуждалось, эти заинтересованные стороны могут включать:

• Люди в операциях или ИТ
• Консультанты вашего проекта
• Персонал по закупкам
• Руководители пострадавших подразделений в вашем бизнесе
• Люди, связанные с продуктом
• Финансовый персонал
• Сотрудники отдела продаж
• Те, кто занимается производством или разработкой
• Исполнительный персонал
• Маркетинговые лица

Помните, что заинтересованными сторонами могут быть отдельные лица и организации. Цель этого анализа в конечном итоге состоит в том, чтобы убедиться, что вы общаетесь с этими людьми, поэтому вам в конечном итоге придется определить нужного человека или людей в заинтересованной организации, с которыми вам нужно будет общаться.

Шаг № 2: Разделите заинтересованные стороны на группы в зависимости от приоритета

Следующий шаг, после того как вы завершили мозговой штурм и определили своих заинтересованных лиц, состоит в том, чтобы рассмотреть каждого заинтересованного лица и определить их приоритеты в соответствии с уровнем их интереса к вашему проекту и уровнем их влияния на него.

Есть разные способы выполнить эту задачу. Одним из наиболее распространенных методов является использование сетки власти/процентов.

Сетка власти/интереса в управлении заинтересованными сторонами — это инструмент, который помогает организовать или классифицировать заинтересованные стороны по их власти или заинтересованности в вашем проекте.

В зависимости от позиции, которую вы выбираете для классификации своих заинтересованных сторон, вы можете узнать, какие действия вам нужно предпринять с ними.

Есть 4 категории, к которым может относиться заинтересованная сторона:

Высокая сила, высокий интерес : вы должны убедиться, что вы полностью вовлекаете их и прикладываете усилия, чтобы удовлетворить их.

Высокая мощность, меньший интерес: убедитесь, что вы прилагаете достаточно усилий к этим людям, чтобы они были довольны, но не прилагайте слишком много усилий, чтобы им не стало скучно от того, что вы пытаетесь передать.

Низкая мощность, высокий интерес : вы должны информировать этих людей. Убедитесь, что эти люди адекватно проинформированы и что никаких проблем не возникает. Люди из этой категории часто могут играть вспомогательную роль в деталях вашего проекта.

Низкая мощность, меньше интереса : убедитесь, что вы следите за такими людьми, но старайтесь не утомлять их чрезмерным количеством общения или участия.

Другой подход к определению приоритетов заинтересованных сторон обсуждался в книге Фрэн Акерманн «Создание стратегии: планирование стратегического успеха».

Метод ретрансляции снова группирует заинтересованные стороны в четыре категории, похожие, но отличные от обсуждаемых.

Игроки : это влиятельные люди с высоким интересом, которые должны быть полностью вовлечены в ваш проект, и вы хотите сотрудничать с ними.

Субъекты : это маломощные заинтересованные стороны с высоким уровнем заинтересованности. Эти люди могут предложить отличные идеи и идеи для вашего проекта, но вы не должны чувствовать себя обязанным всегда говорить им «да».

Задающие контекст: это влиятельные и малозаинтересованные заинтересованные стороны. Эти люди могут оказать большое влияние на ваш проект, но им не следует скучать по деталям, однако их следует держать в курсе проекта.

Толпа : это маломощные, малоинтересные заинтересованные стороны. Некоторое общение с этими людьми полезно, но по сравнению с другими заинтересованными сторонами требуется наименьшее количество общения.

Шаг № 3: Понимание заинтересованных сторон

После того, как вы классифицировали свои заинтересованные стороны, пришло время решить, как лучше всего взаимодействовать с ними и общаться с ними.

Подумайте стратегически о том, как вы можете гарантировать постоянную поддержку со стороны каждого типа заинтересованных сторон, которые вы классифицировали.

Чтобы иметь возможность сделать это, вы можете задать несколько хороших вопросов:

1. Есть ли финансовая или эмоциональная заинтересованность в результате вашей работы? Этот интерес положительный или отрицательный?
2. Что мотивирует эту заинтересованную сторону?
3. На какую информацию они рассчитывают? Как лучше всего с ними общаться?
4. Как они сейчас оценивают вашу работу? Какую информацию они использовали, чтобы прийти к такому выводу?
5. Кто влияет на их мнение, и являются ли эти влиятельные лица также вашими заинтересованными сторонами?
6. Что вы можете сделать, чтобы заручиться их поддержкой вашего проекта, если они этого не сделают?
7. Если вы не можете заручиться их поддержкой в ​​своем проекте, есть ли способы свести к минимуму их сопротивление? Кто они такие?

После того, как вы определили приоритеты своих заинтересованных сторон и нашли время, чтобы понять, как они относятся к вашему проекту, попробуйте разработать план коммуникации с руководством проекта.

План коммуникаций управления проектом — это план, который определяет, как существенная и важная информация должна быть передана заинтересованным сторонам на протяжении всего развития вашего проекта.

План включает в себя типы информации, которую вам нужно будет передать, способ, которым вы будете общаться со своими заинтересованными сторонами, и частоту, с которой ваши заинтересованные стороны хотели бы получать эту информацию.

Начните анализ заинтересованных сторон уже сейчас!

Организационные проекты нуждаются в содействии, одобрении и руководстве со стороны разных людей в организации.

Если эти люди не полностью понимают или не согласны с целями проекта или планом, созданным для его выполнения, они могут стать помехой для успеха этого проекта.

Тем не менее, если вы потратите время на получение одобрения и помощи от этих заинтересованных сторон, это может помочь вашему проекту во многих отношениях.

Поэтому анализ заинтересованных сторон является жизненно важной частью любого проекта. Вы должны потратить время на проведение такого анализа при запуске проекта, чтобы дать вашему проекту хорошие шансы на успех.