Análise de Stakeholders para Profissionais Ágeis

A importância das partes interessadas em qualquer organização significa que a análise das partes interessadas também é importante e imperativa.

As partes interessadas em qualquer organização ajudam a garantir que sejam tomadas as iniciativas que se alinham com o resultado final de um projeto.

Essa análise permitirá que você identifique quaisquer sinais de alerta e supere as adversidades ao longo da vida útil de um projeto ou programa.

Aqui está um guia prático para que você saiba tudo o que é necessário para realizar uma análise das partes interessadas para sua empresa.

Quais são os Stakeholders?

Antes de podermos entrar no que é a análise das partes interessadas e quais etapas você precisa tomar. É importante entender corretamente quais são os stakeholders, principalmente no que diz respeito ao seu negócio.

As partes interessadas podem ser definidas como indivíduos singulares ou um grupo de pessoas que têm interesse na atividade ou em qualquer uma das decisões tomadas para uma determinada organização.

As partes interessadas formais, conforme definido pelo Project Management Institute, são “ indivíduos e organizações que estão ativamente envolvidos no projeto, ou cujos interesses podem ser afetados positiva ou negativamente como resultado da execução do projeto ou da conclusão bem-sucedida do projeto ”.

Quem desempenha o papel de uma parte interessada?

Como a definição sugere, qualquer pessoa com interesse na organização é uma parte interessada. Essas pessoas podem incluir, mas não estão limitadas a:

• Comunidades residentes e regionais
• Clientes ou consumidores
• Acionistas ou investidores
• Reguladores
• Fornecedores
• Membros da organização
• Empregados ou trabalhadores da organização

Como identificar as partes interessadas para realizar uma 'análise das partes interessadas'?

Existem diferentes maneiras pelas quais uma organização pode determinar quem são seus stakeholders. As perguntas a seguir podem ajudar nessa identificação.

• Quem pode ser afetado pelas decisões da organização?
• Quem pode ser afetado pelas atividades da organização?
• A organização deve obrigações legais a quem?
• Quem pode expressar apreensões sobre as decisões da organização?
• Quem demonstrou preocupações ou abordou tais situações no passado?
• Quem pode ajudar na abordagem de impactos específicos para a organização?
• Quem afeta a organização no cumprimento de suas responsabilidades?
• Quem fica em desvantagem se for excluído do engajamento?
• Alguém na cadeia de valor é afetado?

O que é Análise de Partes Interessadas?

A análise das partes interessadas é o processo de identificação das partes interessadas de uma organização e, mais especificamente, das partes interessadas de um projeto organizacional. Além disso, o processo envolve decifrar seu nível de participação, interesse e influência e agrupá-los como tal.

Feito isso, uma organização decide qual a melhor maneira de envolver e se comunicar com esses grupos ao longo do projeto.

O primeiro passo em qualquer Gestão de Stakeholders é esta análise. Este é um processo importante, pois permite que as organizações obtenham o suporte necessário para seus projetos.

Em outras palavras, este processo refere-se a métodos e ferramentas utilizados para identificar e apreciar as expectativas e necessidades dos principais interesses dentro ou fora do projeto.

Esses relacionamentos e atributos daqueles com interesses no projeto e dos envolvidos no projeto ajudam no planejamento geral de qualquer projeto em particular.

Objetivo de uma análise das partes interessadas

Existem várias razões pelas quais um gerente de projeto, produto ou programa pode realizar uma análise de partes interessadas:

Como obter ajuda

Abordar as principais partes interessadas valiosas pode ajudar seu projeto nos estágios iniciais e iniciais. Você pode obter sabedoria e conhecimento dessas partes interessadas para ajudá-lo a concluir um projeto bem-sucedido.

Além disso, abordá-los desde o início também pode ajudar a garantir que você tenha o apoio dessas partes interessadas para o seu projeto.

Alinhar metas como um profissional

Depois de fazer a análise, você saberá quais pessoas precisam estar envolvidas em seu projeto.

Você poderá então reunir todos e informá-los sobre as metas e objetivos do projeto e, assim, dar a todos uma compreensão clara de como eles podem contribuir para o sucesso do projeto.

Para resolver conflitos

Sem a análise de suas partes interessadas, existe a possibilidade de você iniciar um projeto sem o acordo de uma das principais partes interessadas.

Há uma chance de que uma parte interessada não entenda seu projeto ou não veja valor nele. Isso, por sua vez, pode levar seus recursos a serem direcionados para outro lugar e, assim, comprometer o sucesso do seu projeto.

Com a análise de suas partes interessadas, você teria sido capaz de identificar essa parte interessada em particular e abordar as preocupações que eles tinham e abordá-los antes do início do projeto.

Por que realizar uma análise das partes interessadas?

Analisar seus stakeholders pode ser um grande trunfo ao iniciar qualquer projeto. Saber quem são seus stakeholders e como eles ajudarão seu projeto pode permitir que você atenda às necessidades deles e entenda a melhor maneira de se comunicar com eles e envolvê-los.

Compreender o quanto uma organização está envolvida ou afetada por um projeto permite compreender o quão importante é analisar seus stakeholders.

A maneira como você decide gerenciar as partes interessadas de sua empresa que são impactadas por seu produto começa com a análise de suas partes interessadas em termos de sua participação no projeto.

O que você ganha com a análise das partes interessadas?

Os benefícios de criar tal análise incluem:

• Você terá uma compreensão clara dos interesses da parte interessada
• Isso permitirá que você entenda completamente todos os riscos possíveis
• Você ficará ciente das partes interessadas negativas e como elas podem afetar seu projeto
• Permite que você crie dispositivos para influenciar outras partes interessadas
• Você pode identificar quem são seus principais stakeholders e, assim, garantir que eles sejam mantidos informados durante a fase de execução do seu projeto.

Fazer uma análise de seus stakeholders e identificar quem eles são e, em seguida, fazer o gerenciamento de stakeholders permite que você faça o seguinte:

Coleta de entrada:

Há sempre uma chance de que as partes interessadas tenham informações e conhecimentos valiosos que possam ajudar no sucesso do seu projeto.

Obtenha recursos adicionais:

Fornecer às partes interessadas as informações necessárias sobre seu projeto permitirá que elas tenham uma visão completa do que exatamente você precisará para entregar um produto final bem-sucedido.

Desta forma, há uma oportunidade para que os stakeholders o ajudem na aquisição de recursos, na forma de pessoas ou ferramentas e outros que você possa precisar.

Aumento da Confiança:

Envolver as partes interessadas em seu projeto e comunicá-las e atualizá-las conforme necessário permitirá que você construa um relacionamento com elas.

Se esse relacionamento for de confiança, você poderá formar um relacionamento de trabalho contínuo, com partes interessadas específicas também envolvidas em seus projetos futuros.

Planejamento:

A comunicação aberta e o feedback crítico das partes interessadas podem permitir que você obtenha conhecimento do seu projeto e antecipe o feedback.

Esse feedback pode ajudá-lo a entender que feedback você pode obter no futuro e também o que você precisará para obter buy-ins futuros e como protegê-los mais rapidamente.

Como realizar uma análise das partes interessadas da maneira certa?

Dependendo da sua empresa, setor e do tipo de equipe envolvida, essa análise varia de acordo.

No entanto, algumas etapas são bastante uniformes em todas elas. Abaixo listamos uma diretriz geral de como você pode analisar seus stakeholders e, com simples acréscimos, você pode personalizá-los de acordo com o que se adequa à sua organização.

Abaixo estão as três etapas que você pode seguir para a análise de seus stakeholders:

Etapa # 1: Identificando suas partes interessadas

O primeiro passo é entender exatamente quem são seus stakeholders. Você pode começar fazendo um brainstorming de todas as pessoas relacionadas ao seu trabalho de uma forma ou de outra.

Essas pessoas podem ser qualquer pessoa afetada pelo sucesso ou fracasso de seu trabalho, qualquer pessoa que influencie seu trabalho de alguma forma, ou mesmo aqueles que têm interesse em como seu trabalho vai terminar.

Certifique-se de que você é extenso em seu brainstorming, pois você não gostaria de arriscar perder nenhuma das principais partes interessadas por engano.

Conforme discutido, essas partes interessadas podem incluir:

• Pessoas em operações ou TI
• Consultores do seu projeto
• Equipe de compras
• Os chefes das unidades afetadas em seu negócio
• Pessoas relacionadas ao produto
• Pessoal financeiro
• Equipe de vendas
• Aqueles em fabricação ou desenvolvimento
• Equipe executiva
• Indivíduos de marketing

Lembre-se de que as partes interessadas podem ser indivíduos e organizações. O objetivo dessa análise, em última análise, é garantir que você esteja se comunicando com essas pessoas, para que, eventualmente, você tenha que identificar a pessoa ou pessoas corretas dentro de uma organização de partes interessadas com as quais você precisará se comunicar.

Etapa 2: Divida as partes interessadas em grupos com base na prioridade

O próximo passo, uma vez que você tenha completado o brainstorming e identificado seus stakeholders, é considerar cada um deles e priorizá-los pelo nível de interesse que eles têm em seu projeto e o nível de influência que eles exercem sobre ele.

Existem diferentes maneiras de realizar essa tarefa. Um dos métodos mais comuns é usar uma rede de energia/interesse.

A grade de poder/interesse na gestão das partes interessadas é uma ferramenta que ajuda a organizar ou categorizar as partes interessadas pelo poder ou pelo interesse que elas têm no seu projeto.

Dependendo da posição que você escolher para categorizar sua parte interessada, permite que você saiba quais ações você precisa tomar com eles.

Existem 4 categorias em que uma parte interessada pode se enquadrar:

Alto poder, alto interesse : você precisa garantir que os envolva totalmente e faça um esforço para satisfazê-los.

Alto poder, menos interesse: Certifique-se de colocar esforço suficiente com essas pessoas para que elas fiquem satisfeitas, mas não coloque muito para que elas fiquem entediadas com o que você está tentando transmitir.

Baixo poder, alto interesse : Você deve manter essas pessoas informadas. Certifique-se de que essas pessoas estejam devidamente informadas e que nenhum problema esteja surgindo. As pessoas nesta categoria muitas vezes podem desempenhar um papel de apoio nos detalhes do seu projeto.

Baixo poder, menos interesse : Certifique-se de monitorar esses indivíduos, mas tente não aborrecê-los com quantidades excessivas de comunicação ou envolvimento.

Outra abordagem para priorizar os stakeholders foi discutida no livro “Making Strategy: Mapping out Strategic Success” de Fran Ackermann.

O método retransmitiu as partes interessadas em quatro categorias novamente, semelhantes, mas diferentes das discutidas.

Jogadores : esses são os indivíduos de alto poder e interesse que devem estar totalmente engajados em seu projeto e você deseja colaborar com eles.

Assuntos : São stakeholders de baixo poder e alto interesse. Essas pessoas podem sugerir grandes insights e ideias para o seu projeto, mas você não deve se sentir obrigado a dizer sim a elas sempre.

Context-Setters: Esses são os stakeholders de alto poder e baixo interesse. Essas pessoas podem ter uma grande influência em seu projeto, mas não devem ficar entediadas com os detalhes, mas devem estar atualizadas sobre o projeto.

Multidão : São partes interessadas de baixo poder e baixo interesse. Alguma comunicação com essas pessoas é boa, mas em comparação com outras partes interessadas, é necessária a menor quantidade de comunicação.

Etapa 3: Entendendo as Partes Interessadas

Depois de categorizar seus stakeholders, é hora de decidir qual é a melhor maneira de se envolver e se comunicar com eles.

Pense estrategicamente sobre como você pode garantir o suporte contínuo de cada tipo de parte interessada que você categorizou.

Para poder fazer isso, algumas boas perguntas que você pode fazer são:

1. Existe interesse financeiro ou emocional no resultado do seu trabalho? Esse juro é positivo ou negativo?
2. O que motiva esse stakeholder?
3. Que tipo de informação eles estão esperando? Qual é a melhor maneira de se comunicar com eles?
4. Como eles veem seu trabalho atualmente? Que informações eles usaram para chegar a essa conclusão?
5. Quem influencia suas opiniões e esses influenciadores também são seus stakeholders?
6. O que você pode fazer para ganhar o apoio deles em seu projeto, se eles não o fizerem?
7. Se você não conseguir ganhar o apoio deles em seu projeto, existem maneiras de minimizar a oposição deles? O que eles são?

Depois de concluir a priorização de seus stakeholders e reservar um tempo para entender como eles estão em relação ao seu projeto, tente elaborar um plano de comunicação de gerenciamento de projetos.

Um plano de comunicação de gerenciamento de projetos é um plano que identifica como as informações essenciais e importantes serão comunicadas às partes interessadas ao longo do desenvolvimento do seu projeto.

O plano inclui os tipos de informações que você precisará transmitir, o método que você comunicará com seus stakeholders e a frequência com que seus stakeholders gostariam de receber essas informações.

Comece já a analisar as partes interessadas!

Os projetos organizacionais precisam de contribuição, aprovação e orientação de diferentes pessoas em toda a organização.

Se essas pessoas não compreenderem completamente ou não concordarem com os objetivos do projeto, ou com o plano criado para executá-lo, podem se tornar um empecilho para o sucesso do projeto.

No entanto, reservar um tempo para obter a aprovação e a ajuda dessas partes interessadas pode ajudar seu projeto de várias maneiras.

Portanto, a análise das partes interessadas é uma parte vital de qualquer projeto. Você deve reservar um tempo para realizar essa análise ao iniciar um projeto para dar ao seu projeto uma boa chance de sucesso.