Analiza interesariuszy dla Agile Professionals

Znaczenie interesariuszy w każdej organizacji oznacza, że ​​analiza interesariuszy jest również ważna i niezbędna.

Interesariusze w każdej organizacji pomagają upewnić się, że podejmowane są te inicjatywy, które są zgodne z końcowym rezultatem projektu.

Ta analiza pozwoli Ci zidentyfikować wszelkie sygnały ostrzegawcze i przezwyciężyć przeciwności przez cały czas trwania projektu lub programu.

Oto przydatny przewodnik, który pozwoli Ci poznać wszystkie rzeczy niezbędne do przeprowadzenia analizy interesariuszy Twojej firmy.

Kim są Interesariusze?

Zanim przejdziemy do tego, czym jest analiza interesariuszy i jakie kroki należy podjąć. Ważne jest, aby właściwie zrozumieć, kim są interesariusze, zwłaszcza jeśli chodzi o Twoją firmę.

Interesariusze można zdefiniować jako pojedyncze osoby lub grupę osób, które są zainteresowane działalnością lub jakąkolwiek decyzją podjętą dla konkretnej organizacji.

Formalnie interesariusze, zgodnie z definicją Project Management Institute, to „ osoby i organizacje, które są aktywnie zaangażowane w projekt lub na których interesy mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie w wyniku realizacji projektu lub pomyślnego zakończenia projektu ”.

Kto odgrywa rolę interesariusza?

Jak sugeruje definicja, każdy, kto ma udział w organizacji, jest interesariuszem. Osoby te mogą obejmować między innymi:

• Społeczności mieszkańców i regionów
• Klienci lub konsumenci
• Akcjonariusze lub inwestorzy
• Regulatory
• Dostawcy
• Członkowie organizacji
• Pracownicy lub pracownicy organizacji

Jak zidentyfikować interesariuszy w celu przeprowadzenia „analizy interesariuszy”?

Istnieją różne sposoby, w jakie organizacja może określić, kim są jej interesariusze. Poniższe pytania mogą pomóc w tej identyfikacji.

• Kogo mogą dotyczyć decyzje organizacji?
• Kogo mogą dotyczyć działania organizacji?
• Komu organizacja ma zobowiązania prawne?
• Kto może wyrażać obawy dotyczące decyzji organizacji?
• Kto w przeszłości wykazywał obawy lub zajmował się takimi sytuacjami?
• Kto może pomóc w ustaleniu konkretnych wpływów na organizację?
• Kto wpływa na zdolność organizacji do wypełniania swoich obowiązków?
• Kto jest w niekorzystnej sytuacji, jeśli zostanie wykluczony z zaangażowania?
• Czy dotyczy to kogokolwiek w łańcuchu wartości?

Co to jest analiza interesariuszy?

Analiza interesariuszy to proces identyfikacji interesariuszy organizacji, a dokładniej interesariuszy projektu organizacyjnego. Ponadto proces obejmuje rozszyfrowanie ich poziomu uczestnictwa, zainteresowania i wpływu oraz pogrupowanie ich jako takich.

Gdy to zostanie zrobione, organizacja decyduje, jaki jest najlepszy sposób zaangażowania i komunikowania się z tymi grupami podczas całego projektu.

Pierwszym krokiem w każdym Zarządzaniu Interesariuszami jest ta analiza. Jest to ważny proces, ponieważ pozwala organizacjom uzyskać wsparcie, którego potrzebują dla swoich projektów.

Innymi słowy, proces ten odnosi się do metod i narzędzi wykorzystywanych do identyfikowania i doceniania oczekiwań i potrzeb głównych interesów wewnątrz lub na zewnątrz projektu.

Te relacje i atrybuty osób zaangażowanych w projekt i osób zaangażowanych w projekt pomagają w ogólnym planowaniu każdego konkretnego projektu.

Cel analizy interesariuszy

Istnieje wiele powodów, dla których kierownik projektu, produktu lub programu może przeprowadzić analizę interesariuszy:

Uzyskiwanie pomocy

Zbliżanie się do kluczowych wartościowych interesariuszy może pomóc w realizacji projektu na początkowym i wczesnym etapie. Możesz zdobyć mądrość i wiedzę od tych interesariuszy, które pomogą Ci ukończyć udany projekt.

Co więcej, zajęcie się nimi na wczesnym etapie może również pomóc w zapewnieniu wsparcia tych interesariuszy dla Twojego projektu.

Wyrównaj cele jak profesjonalista

Po przeprowadzeniu analizy będziesz świadomy, które osoby powinny być zaangażowane w Twój projekt.

Będziesz wtedy mógł zebrać wszystkich razem i poinformować ich o celach i założeniach projektu, a tym samym dać każdemu jasne zrozumienie, w jaki sposób mogą przyczynić się do sukcesu projektu.

Rozwiązywanie konfliktów

Bez analizy Twoich interesariuszy istnieje możliwość, że rozpoczniesz projekt bez zgody głównego interesariusza.

Istnieje szansa, że ​​interesariusz nie rozumie Twojego projektu lub nie dostrzega w nim wartości. To z kolei może prowadzić do skierowania Twoich zasobów gdzie indziej, a tym samym zagrozić powodzeniu Twojego projektu.

Dzięki analizie swoich interesariuszy byłbyś w stanie zidentyfikować tego konkretnego interesariusza i zająć się jego obawami oraz uwzględnić ich przed rozpoczęciem projektu.

Po co przeprowadzać analizę interesariuszy?

Analiza Twoich interesariuszy może być wielkim atutem podczas rozpoczynania dowolnego projektu. Wiedząc, kim są Twoi interesariusze i jak pomogą w Twoim projekcie, możesz zaspokoić ich potrzeby i zrozumieć najlepszy sposób komunikowania się z nimi i angażowania ich.

Zrozumienie, jak bardzo organizacja jest zaangażowana w projekt lub na jaki ma wpływ, pozwala zrozumieć, jak ważna jest analiza interesariuszy.

Sposób, w jaki decydujesz się zarządzać interesariuszami Twojej firmy, na których ma wpływ Twój produkt, zaczyna się od analizy Twoich interesariuszy pod kątem ich wpływu na projekt.

Co zyskujesz dzięki analizie interesariuszy?

Korzyści z wykonania takiej analizy obejmują:

• Będziesz miał jasne zrozumienie interesów interesariuszy
• Pozwoli Ci to w pełni zrozumieć wszystkie możliwe zagrożenia
• Uświadomisz sobie negatywnych interesariuszy i ich wpływ na Twój projekt
• Umożliwia tworzenie urządzeń wpływających na innych interesariuszy
• Możesz określić, kim są Twoi kluczowi interesariusze, a tym samym upewnić się, że są utrzymywani w pętli podczas fazy realizacji projektu.

Przeprowadzenie analizy interesariuszy i określenie, kim są, a następnie zarządzanie interesariuszami pozwala na wykonanie następujących czynności:

Zbierz dane wejściowe:

Zawsze istnieje szansa, że ​​interesariusze posiadają cenne informacje i wiedzę, które mogą pomóc w sukcesie Twojego projektu.

Zdobądź dodatkowe zasoby:

Przekazanie interesariuszom wymaganych informacji o Twoim projekcie pozwoli im mieć pełny obraz tego, czego dokładnie będziesz potrzebować, aby dostarczyć udany produkt końcowy.

W ten sposób interesariusze mają możliwość pomocy w pozyskiwaniu zasobów w postaci ludzi lub narzędzi, których możesz potrzebować.

Wzrost zaufania:

Zaangażowanie interesariuszy w swój projekt oraz komunikowanie się z nimi i aktualizowanie ich zgodnie z wymaganiami pozwoli Ci zbudować z nimi relację.

Jeśli ta relacja opiera się na zaufaniu, możesz być w stanie stworzyć stałą relację roboczą, z konkretnymi interesariuszami również zaangażowanymi w twoje przyszłe projekty.

Planowanie:

Otwarta komunikacja i krytyczne informacje zwrotne od interesariuszy mogą umożliwić zdobycie wiedzy o projekcie i przewidywanie informacji zwrotnych.

Ta informacja zwrotna może pomóc Ci zrozumieć, jakie opinie możesz otrzymać w przyszłości, a także czego będziesz potrzebować, aby zdobyć przyszłe wpisowe i jak szybciej je zabezpieczyć.

Jak przeprowadzić analizę interesariuszy we właściwy sposób?

W zależności od firmy, branży i rodzaju zaangażowanego zespołu taka analiza będzie się odpowiednio różnić.

Jednak niektóre kroki są dość jednolite we wszystkich z nich. Poniżej przedstawiamy ogólne wytyczne dotyczące analizowania interesariuszy, a dzięki prostym dodatkom możesz dostosować je do potrzeb Twojej organizacji.

Poniżej znajdują się trzy kroki, które możesz wykonać, aby przeprowadzić analizę swoich interesariuszy:

Krok nr 1: Identyfikacja interesariuszy

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, kim dokładnie są Twoi interesariusze. Możesz zacząć od burzy mózgów wszystkich ludzi związanych w ten czy inny sposób z Twoją pracą.

Tymi osobami mogą być wszyscy, których dotyczy sukces lub porażka Twojej pracy, każdy, kto w jakiś sposób wpływa na Twoją pracę, a nawet ci, którzy są zainteresowani tym, jak Twoja praca wypada.

Upewnij się, że przeprowadzasz intensywną burzę mózgów, ponieważ przez pomyłkę nie chcesz ryzykować pominięcia żadnego kluczowego interesariusza.

Jak wspomniano, do tych interesariuszy mogą należeć:

• Osoby w operacjach lub IT
• Konsultanci Twojego projektu
• Personel ds. Zamówień
• Szefowie jednostek, których dotyczy problem w Twojej firmie
• Osoby związane z produktem
• Personel finansowy
• Personel sprzedaży
• Osoby w produkcji lub rozwoju
• Personel wykonawczy
• Osoby zajmujące się marketingiem

Pamiętaj, że interesariuszami mogą być osoby i organizacje. Celem tej analizy jest ostatecznie upewnienie się, że komunikujesz się z tymi osobami, więc ostatecznie będziesz musiał zidentyfikować właściwą osobę lub osoby w organizacji interesariuszy, z którymi będziesz musiał się komunikować.

Krok 2: Podziel interesariuszy na grupy na podstawie priorytetów

Następnym krokiem, po zakończeniu burzy mózgów i zidentyfikowaniu interesariuszy, jest rozważenie każdego interesariusza i ustalenie ich priorytetów według poziomu zainteresowania projektem i poziomu wpływu, jaki na niego wywierają.

Możesz wykonać to zadanie na różne sposoby. Jedną z najczęstszych metod jest wykorzystanie sieci energetycznej/odsetkowej.

Siatka mocy/odsetków w zarządzaniu interesariuszami to narzędzie, które pomaga w organizowaniu lub kategoryzowaniu interesariuszy według władzy lub zainteresowania, jakie mają w twoim projekcie.

W zależności od pozycji, którą wybierzesz do kategoryzacji swoich interesariuszy, możesz wiedzieć, jakie działania musisz z nimi podjąć.

Istnieją 4 kategorie, do których może należeć interesariusz:

Wysoka siła, duże zainteresowanie : musisz się upewnić, że w pełni ich angażujesz i starasz się ich zadowolić.

Duża moc, mniejsze zainteresowanie: Upewnij się, że wkładasz wystarczająco dużo wysiłku w tych ludzi, aby byli zadowoleni, ale nie wkładaj zbyt wiele, aby znudzili się tym, co próbujesz przekazać.

Niska moc, duże zainteresowanie : Musisz informować tych ludzi. Upewnij się, że te osoby są odpowiednio poinformowane i że nie pojawiają się żadne problemy. Osoby z tej kategorii mogą często odgrywać rolę wspierającą w szczegółach Twojego projektu.

Niska moc, mniejsze zainteresowanie : upewnij się, że monitorujesz takie osoby, ale staraj się nie nudzić ich nadmierną ilością komunikacji lub zaangażowania.

Inne podejście do priorytetyzacji interesariuszy zostało omówione w książce „Tworzenie strategii: mapowanie strategicznego sukcesu” Frana Ackermanna.

Metoda ta ponownie podzieliła interesariuszy na cztery kategorie, podobne, ale różniące się od omawianych.

Gracze : są to osoby o dużej sile i dużym zainteresowaniu, które powinny być w pełni zaangażowane w Twój projekt i chcesz z nimi współpracować.

Tematy : Są to interesariusze o małej mocy i wysokim zainteresowaniu. Ci ludzie mogą zasugerować wspaniałe spostrzeżenia i pomysły dotyczące twojego projektu, ale nie powinieneś czuć się zobowiązany do mówienia im zawsze tak.

Osoby ustalające kontekst: Są to interesariusze o dużej sile i niskim zainteresowaniu. Osoby te mogą mieć duży wpływ na Twój projekt, ale nie powinny nudzić się szczegółami, jednak powinny być na bieżąco informowane o projekcie.

Tłum : są to interesariusze o małej mocy i niskim zainteresowaniu. Część komunikacji z tymi osobami jest dobra, ale w porównaniu z innymi interesariuszami wymagana jest najmniejsza komunikacja.

Krok 3: Zrozumienie interesariuszy

Po sklasyfikowaniu interesariuszy nadszedł czas, aby zdecydować, jaki jest najlepszy sposób na zaangażowanie się i komunikowanie się z nimi.

Zastanów się strategicznie, w jaki sposób możesz zagwarantować stałe wsparcie od każdego sklasyfikowanego przez siebie interesariusza.

Aby móc to zrobić, kilka dobrych pytań, które możesz zadać, to:

1. Czy wynik Twojej pracy ma interes finansowy lub emocjonalny? Czy to zainteresowanie jest pozytywne czy negatywne?
2. Co motywuje tego interesariusza?
3. Na jakie informacje mają nadzieję? Jak najlepiej możesz się z nimi komunikować?
4. Jak obecnie widzą twoją pracę? Jakich informacji użyli, aby dojść do takiego wniosku?
5. Kto wpływa na ich opinie i czy ci influencerzy są również Twoimi interesariuszami?
6. Co możesz zrobić, aby zdobyć ich wsparcie dla swojego projektu, jeśli tego nie zrobią?
7. Jeśli nie możesz zdobyć ich poparcia dla swojego projektu, czy istnieją sposoby na zminimalizowanie ich sprzeciwu? Czym oni są?

Po zakończeniu ustalania priorytetów interesariuszy i poświęceniu czasu na zrozumienie ich stosunku do projektu, spróbuj opracować plan komunikacji w zakresie zarządzania projektem.

Plan komunikacji zarządzania projektem to plan, który określa, w jaki sposób istotne i ważne informacje mają być przekazywane interesariuszom w trakcie opracowywania projektu.

Plan obejmuje rodzaje informacji, które będziesz musiał przekazywać, sposób, w jaki będziesz komunikować się z interesariuszami oraz częstotliwość, z jaką Twoi interesariusze chcieliby otrzymywać te informacje.

Rozpocznij już teraz analizę interesariuszy!

Projekty organizacyjne wymagają wkładu, zatwierdzenia i wskazówek od różnych osób w całej organizacji.

Jeśli osoby te nie do końca rozumieją lub nie zgadzają się z celami projektu lub planem stworzonym do jego realizacji, mogą stać się przeszkodą w powodzeniu tego projektu.

Jednak poświęcenie czasu na uzyskanie akceptacji i pomocy tych interesariuszy może wspomóc Twój projekt na wiele sposobów.

Dlatego analiza interesariuszy jest tak istotną częścią każdego projektu. Powinieneś poświęcić trochę czasu na przeprowadzenie takiej analizy, rozpoczynając projekt, aby dać swojemu projektowi dużą szansę na sukces.