Stakeholder-Analyse für Agile Professionals

Die Bedeutung von Stakeholdern in jeder Organisation bedeutet, dass auch eine Stakeholder-Analyse wichtig und zwingend erforderlich ist.

Stakeholder in jeder Organisation tragen dazu bei sicherzustellen, dass die Initiativen ergriffen werden, die mit dem Endergebnis eines Projekts übereinstimmen.

Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, alle Warnsignale zu erkennen und Widrigkeiten während der gesamten Lebensdauer eines Projekts oder Programms zu überwinden.

Hier ist ein praktischer Leitfaden, der Sie über alle notwendigen Dinge informiert, um eine Stakeholder-Analyse für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Was sind die Stakeholder?

Bevor wir uns damit befassen können, was eine Stakeholder-Analyse ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen. Es ist wichtig, richtig zu verstehen, was Stakeholder sind, insbesondere in Bezug auf Ihr Unternehmen.

Stakeholder können entweder als einzelne Personen oder als Gruppe von Personen definiert werden, die ein Interesse an der Aktivität oder einer der für eine bestimmte Organisation getroffenen Entscheidungen haben.

Formale Stakeholder, wie vom Project Management Institute definiert, sind „ Personen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen durch die Projektdurchführung oder den erfolgreichen Projektabschluss positiv oder negativ beeinflusst werden können “.

Wer spielt die Rolle eines Stakeholders?

Wie die Definition schon sagt, ist jeder, der an der Organisation beteiligt ist, ein Stakeholder. Zu diesen Personen können gehören, sind aber nicht beschränkt auf:

• Wohn- und Regionalgemeinschaften
• Kunden oder Verbraucher
• Aktionäre oder Investoren
• Regulierungsbehörden
• Lieferanten
• Mitglieder der Organisation
• Angestellte oder Arbeiter der Organisation

Wie identifiziere ich Stakeholder, um eine „Stakeholder-Analyse“ durchzuführen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Organisation bestimmen kann, wer ihre Stakeholder sind. Die folgenden Fragen können bei dieser Identifizierung hilfreich sein.

• Wer kann von den Entscheidungen der Organisation betroffen sein?
• Wer kann von den Aktivitäten der Organisation betroffen sein?
• Wem schuldet die Organisation rechtliche Verpflichtungen?
• Wer darf Bedenken hinsichtlich der Entscheidungen der Organisation äußern?
• Wer hat in der Vergangenheit Bedenken gezeigt oder solche Situationen angesprochen?
• Wer kann helfen, bestimmte Auswirkungen auf die Organisation anzugehen?
• Wer beeinflusst die Organisation bei der Erfüllung ihrer Aufgaben?
• Wer wird benachteiligt, wenn er vom Engagement ausgeschlossen wird?
• Ist jemand in der Wertschöpfungskette betroffen?

Was ist Stakeholder-Analyse?

Die Stakeholder-Analyse ist der Prozess der Identifizierung der Stakeholder einer Organisation und insbesondere der Stakeholder eines Organisationsprojekts. Darüber hinaus beinhaltet der Prozess, den Grad ihrer Beteiligung, ihres Interesses und ihres Einflusses zu entschlüsseln und sie als solche zu gruppieren.

Sobald dies erledigt ist, entscheidet eine Organisation, wie diese Gruppen am besten in das Projekt einbezogen und mit ihnen kommuniziert werden können.

Der erste Schritt in jedem Stakeholder-Management ist diese Analyse. Dies ist ein wichtiger Prozess, da es Organisationen ermöglicht, die Unterstützung zu erhalten, die sie für ihre Projekte benötigen.

Mit anderen Worten, dieser Prozess bezieht sich auf Methoden und Werkzeuge, die verwendet werden, um die Erwartungen und Notwendigkeiten von Hauptinteressen innerhalb oder außerhalb des Projekts zu identifizieren und einzuschätzen.

Diese Beziehungen und Eigenschaften derjenigen, die am Projekt beteiligt sind, und derjenigen, die am Projekt beteiligt sind, helfen bei der Gesamtplanung eines bestimmten Projekts.

Zweck einer Stakeholder-Analyse

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Projekt-, Produkt- oder Programmmanager eine Stakeholder-Analyse durchführen kann:

Hilfe bekommen

Die Kontaktaufnahme mit wichtigen Stakeholdern kann Ihrem Projekt in der Anfangs- und Frühphase helfen. Sie können Weisheit und Wissen von diesen Stakeholdern gewinnen, um Ihnen zu helfen, ein erfolgreiches Projekt abzuschließen.

Darüber hinaus kann eine frühzeitige Ansprache auch dazu beitragen, dass Sie die Unterstützung dieser Interessengruppen für Ihr Projekt haben.

Richten Sie Ziele wie ein Profi aus

Sobald Sie die Analyse durchgeführt haben, werden Sie sich darüber im Klaren sein, welche Personen an Ihrem Projekt beteiligt sein müssen.

Sie werden dann in der Lage sein, alle zusammenzubringen und sie über die Ziele des Projekts zu informieren und so allen ein klares Verständnis dafür zu vermitteln, wie sie zum Erfolg des Projekts beitragen können.

Konflikte ansprechen

Ohne Analyse Ihrer Stakeholder besteht die Möglichkeit, dass Sie ein Projekt ohne die Zustimmung eines wichtigen Stakeholders starten.

Es besteht die Möglichkeit, dass ein Stakeholder Ihr Projekt nicht versteht oder keinen Wert darin sieht. Dies wiederum kann dazu führen, dass Ihre Ressourcen anderweitig eingesetzt werden und somit Ihren Projekterfolg gefährden.

Mit der Analyse Ihrer Stakeholder wären Sie in der Lage gewesen, diesen bestimmten Stakeholder zu identifizieren und seine Bedenken anzusprechen und sie vor Beginn Ihres Projekts an Bord zu holen.

Warum eine Stakeholder-Analyse durchführen?

Die Analyse Ihrer Stakeholder kann beim Start eines Projekts von großem Vorteil sein. Wenn Sie wissen, wer Ihre Stakeholder sind und wie sie Ihrem Projekt helfen werden, können Sie auf ihre Bedürfnisse eingehen und verstehen, wie Sie am besten mit ihnen kommunizieren und sie einbeziehen können.

Wenn Sie verstehen, wie sehr eine Organisation an einem Projekt beteiligt oder davon betroffen ist, können Sie verstehen, wie wichtig es ist, Ihre Stakeholder zu analysieren.

Die Art und Weise, wie Sie sich entscheiden, die Stakeholder Ihres Unternehmens zu verwalten, die von Ihrem Produkt betroffen sind, beginnt mit der Analyse Ihrer Stakeholder im Hinblick auf ihren Einfluss auf das Projekt.

Was bringt Ihnen die Stakeholder-Analyse?

Zu den Vorteilen der Erstellung einer solchen Analyse gehören:

• Sie haben ein klares Verständnis für die Interessen der Stakeholder
• Es ermöglicht Ihnen, alle möglichen Risiken vollständig zu verstehen
• Sie werden sich der negativen Stakeholder bewusst und wie sie Ihr Projekt beeinflussen können
• Ermöglicht es Ihnen, Geräte zu erstellen, um andere Interessengruppen zu beeinflussen
• Sie können Ihre wichtigsten Stakeholder identifizieren und so sicherstellen, dass sie während der Ausführungsphase Ihres Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.

Wenn Sie Ihre Stakeholder analysieren und identifizieren, wer sie sind, und dann mit dem Stakeholder-Management fortfahren, können Sie Folgendes tun:

Eingabe sammeln:

Es besteht immer die Möglichkeit, dass Stakeholder über wertvolle Informationen und Kenntnisse verfügen, die zum Erfolg Ihres Projekts beitragen können.

Erhalte zusätzliche Ressourcen:

Wenn Sie den Beteiligten die erforderlichen Informationen über Ihr Projekt geben, können sie sich ein vollständiges Bild davon machen, was genau Sie benötigen, um ein erfolgreiches Endprodukt zu liefern.

Auf diese Weise haben Stakeholder die Möglichkeit, Sie bei der Beschaffung von Ressourcen in Form von Personen oder Werkzeugen und solchen, die Sie möglicherweise benötigen, zu unterstützen.

Steigerung des Vertrauens:

Indem Sie Stakeholder in Ihr Projekt einbeziehen und sie bei Bedarf kommunizieren und aktualisieren, können Sie eine Beziehung zu ihnen aufbauen.

Wenn diese Beziehung vertrauensvoll ist, können Sie möglicherweise eine kontinuierliche Arbeitsbeziehung aufbauen, wobei bestimmte Interessengruppen auch in Ihre zukünftigen Projekte einbezogen werden.

Planung:

Offene Kommunikation und kritisches Feedback von Stakeholdern können es Ihnen ermöglichen, Erkenntnisse über Ihr Projekt zu gewinnen und Feedback zu antizipieren.

Dieses Feedback kann Ihnen helfen zu verstehen, welches Feedback Sie in Zukunft erhalten werden und was Sie benötigen, um zukünftige Buy-Ins zu erhalten und wie Sie diese schneller sichern können.

Wie führt man eine Stakeholder-Analyse richtig durch?

Abhängig von Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und der Art des beteiligten Teams wird eine solche Analyse entsprechend variieren.

Bestimmte Schritte sind jedoch bei allen ziemlich einheitlich. Im Folgenden listen wir eine allgemeine Richtlinie auf, wie Sie Ihre Stakeholder analysieren können, und mit einfachen Ergänzungen können Sie sie an Ihre Organisation anpassen.

Nachfolgend sind die drei Schritte aufgeführt, die Sie für die Analyse Ihrer Stakeholder befolgen können:

Schritt Nr. 1: Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, wer genau Ihre Stakeholder sind. Sie können mit einem Brainstorming aller Personen beginnen, die auf die eine oder andere Weise mit Ihrer Arbeit zu tun haben.

Diese Personen können alle sein, die vom Erfolg oder Misserfolg Ihrer Arbeit betroffen sind, alle, die Ihre Arbeit in irgendeiner Weise beeinflussen, oder sogar diejenigen, die ein Interesse daran haben, wie Ihre Arbeit ausfällt.

Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Brainstorming ausführlich sind, da Sie nicht riskieren möchten, versehentlich einen wichtigen Stakeholder zu verpassen.

Wie bereits erwähnt, könnten diese Stakeholder Folgendes umfassen:

• Menschen im Betrieb oder in der IT
• Berater Ihres Projekts
• Mitarbeiter im Einkauf
• Die Leiter der betroffenen Einheiten in Ihrem Unternehmen
• Personen, die mit dem Produkt in Verbindung stehen
• Finanzpersonal
• Verkaufspersonal
• Diejenigen in der Fertigung oder Entwicklung
• Führungskräfte
• Einzelpersonen vermarkten

Denken Sie daran, dass Stakeholder Einzelpersonen und Organisationen sein können. Der Zweck dieser Analyse besteht letztendlich darin, sicherzustellen, dass Sie mit diesen Personen kommunizieren, sodass Sie schließlich die richtige Person oder die richtigen Personen innerhalb einer Interessenorganisation identifizieren müssen, mit der Sie kommunizieren müssen.

Schritt Nr. 2: Teilen Sie die Interessengruppen basierend auf ihrer Priorität in Gruppen ein

Der nächste Schritt, nachdem Sie das Brainstorming abgeschlossen und Ihre Stakeholder identifiziert haben, besteht darin, jeden Stakeholder zu berücksichtigen und ihn nach dem Grad des Interesses, das er an Ihrem Projekt hat, und dem Grad des Einflusses, den er darauf hat, zu priorisieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie diese Aufgabe erfüllen können. Eine der gebräuchlichsten Methoden ist die Verwendung eines Strom-/Zinsrasters.

Das Macht-/Interessenraster im Stakeholder-Management ist ein Werkzeug, das beim Organisieren oder Kategorisieren von Stakeholdern nach der Macht oder dem Interesse, das sie an Ihrem Projekt haben, hilft.

Abhängig von der Position, in die Sie Ihre Stakeholder einordnen, wissen Sie, welche Maßnahmen Sie mit ihnen ergreifen müssen.

Es gibt 4 Kategorien, in die ein Stakeholder fallen könnte:

Hohe Macht, hohes Interesse : Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie voll einbeziehen und sich bemühen, sie zufrieden zu stellen.

Hohe Macht, weniger Interesse: Stellen Sie sicher, dass Sie sich genug Mühe mit diesen Menschen geben, damit sie zufrieden sind, aber nicht zu viel, damit sie sich langweilen mit dem, was Sie zu vermitteln versuchen.

Low Power, High Interest : Sie müssen diese Leute auf dem Laufenden halten. Stellen Sie sicher, dass diese Personen angemessen informiert sind und keine Probleme auftreten. Personen in dieser Kategorie können oft eine unterstützende Rolle bei den Details Ihres Projekts spielen.

Wenig Macht, weniger Interesse : Stellen Sie sicher, dass Sie solche Personen überwachen, aber versuchen Sie, sie nicht mit übermäßig viel Kommunikation oder Engagement zu langweilen.

Ein weiterer Ansatz zur Priorisierung von Stakeholdern wurde in dem Buch „Making Strategy: Mapping out Strategic Success“ von Fran Ackermann diskutiert.

Die Methode, die weitergegeben wird, gruppiert Interessengruppen wiederum in vier Kategorien, die den besprochenen ähnlich, aber unterschiedlich sind.

Spieler : Dies sind die hochkarätigen, hochinteressanten Personen, die sich voll und ganz in Ihr Projekt einbringen sollten und mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.

Themen : Dies sind Stakeholder mit geringer Macht und hohem Interesse. Diese Personen können großartige Einsichten und Ideen für Ihr Projekt vorschlagen, aber Sie sollten sich nicht verpflichtet fühlen, ihnen immer zuzustimmen.

Kontextsetzer: Dies sind die Interessengruppen mit hoher Macht und geringem Interesse. Diese Personen können großen Einfluss auf Ihr Projekt haben, sollten sich aber nicht mit Details langweilen, sie sollten jedoch über das Projekt auf dem Laufenden gehalten werden.

Crowd : Dies sind Stakeholder mit geringer Macht und geringem Interesse. Eine gewisse Kommunikation mit diesen Personen ist gut, aber im Vergleich zu anderen Stakeholdern ist der geringste Kommunikationsaufwand erforderlich.

Schritt Nr. 3: Stakeholder verstehen

Nachdem Sie Ihre Stakeholder kategorisiert haben, ist es an der Zeit zu entscheiden, wie Sie am besten mit ihnen interagieren und kommunizieren können.

Denken Sie strategisch darüber nach, wie Sie kontinuierliche Unterstützung von jeder Art von Stakeholdern gewährleisten können, die Sie kategorisiert haben.

Um dies tun zu können, können Sie einige gute Fragen stellen:

1. Besteht ein finanzielles oder emotionales Interesse am Ergebnis Ihrer Arbeit? Ist dieses Interesse positiv oder negativ?
2. Was motiviert diesen Stakeholder?
3. Welche Art von Informationen erhoffen sie sich? Wie können Sie am besten mit ihnen kommunizieren?
4. Wie sehen sie derzeit Ihre Arbeit? Welche Informationen haben sie verwendet, um zu diesem Schluss zu kommen?
5. Wer beeinflusst ihre Meinung und sind diese Influencer auch Ihre Stakeholder?
6. Was können Sie tun, um ihre Unterstützung für Ihr Projekt zu gewinnen, wenn sie dies nicht tun?
7. Wenn Sie ihre Unterstützung für Ihr Projekt nicht gewinnen können, gibt es Möglichkeiten, wie Sie ihren Widerstand minimieren können? Was sind Sie?

Sobald Sie die Priorisierung Ihrer Stakeholder abgeschlossen haben und sich die Zeit genommen haben, zu verstehen, wie sie zu Ihrem Projekt stehen, versuchen Sie, einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen.

Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan ist ein Plan, der festlegt, wie wesentliche und wichtige Informationen während der Entwicklung Ihres Projekts an die Beteiligten kommuniziert werden müssen.

Der Plan enthält die Arten von Informationen, die Sie weitergeben müssen, die Methode, mit der Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren, und die Häufigkeit, mit der Ihre Stakeholder diese Informationen erhalten möchten.

Beginnen Sie jetzt schon mit der Stakeholder-Analyse!

Organisationsprojekte brauchen Beiträge, Genehmigungen und Anweisungen von verschiedenen Personen in der gesamten Organisation.

Wenn diese Personen die Ziele des Projekts oder den zu seiner Ausführung erstellten Plan nicht vollständig verstehen oder ihnen nicht zustimmen, können sie den Erfolg dieses Projekts behindern.

Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, die Zustimmung und Hilfe dieser Interessengruppen zu erhalten, kann Ihr Projekt in vielerlei Hinsicht unterstützt werden.

Daher ist die Stakeholder-Analyse ein so wichtiger Bestandteil eines jeden Projekts. Sie sollten sich zu Beginn eines Projekts die Zeit nehmen, eine solche Analyse durchzuführen, um Ihrem Projekt gute Erfolgschancen zu geben.