アジャイル専門家のための利害関係者分析

公開: 2020-07-27

あらゆる組織における利害関係者の重要性は、利害関係者の分析も重要かつ不可欠であることを意味します。

あらゆる組織の利害関係者は、プロジェクトの最終結果に沿ったイニシアチブが確実に取られるように支援します。

この分析により、危険信号を特定し、プロジェクトまたはプログラムの存続期間中の逆境を克服することができます。

これは、会社の利害関係者分析を実施するために必要なすべてのことを知らせる便利なガイドです。

利害関係者とは？

利害関係者分析とは何か、どのような手順を踏む必要があるかについて説明する前に。特に自分のビジネスに関して、利害関係者が何であるかを正しく理解することが重要です。

利害関係者は、特定の組織のために行われた活動または決定のいずれかに関心を持つ単一の個人またはグループとして定義できます。

Project Management Institute によって定義されている正式な利害関係者は、「プロジェクトに積極的に関与している、またはプロジェクトの実行またはプロジェクトの成功の結果として、その利益がプラスまたはマイナスの影響を受ける可能性がある個人および組織」です。

誰が利害関係者の役割を果たしますか?

定義が示すように、組織に利害関係を持つ人は誰でも利害関係者です。これらの人々には以下が含まれますが、これらに限定されません:

住民・地域社会
顧客または消費者
株主または投資家
レギュレーター
サプライヤー
組織のメンバー
組織の従業員または労働者

「利害関係者分析」を実行するために利害関係者を特定するにはどうすればよいですか?

組織が利害関係者を特定するには、さまざまな方法があります。以下の質問は、この識別に役立つ場合があります。

組織の決定によって誰が影響を受ける可能性がありますか?
組織の活動によって誰が影響を受ける可能性がありますか?
組織は誰に対して法的義務を負っていますか?
組織の決定について懸念を表明できるのは誰ですか?
過去に懸念を表明したり、そのような状況に対処したりしたのは誰ですか?
組織への特定の影響への対処を支援できるのは誰ですか?
組織がその責任を果たすことができるようになるのは誰ですか?
エンゲージメントから除外された場合、誰が不利益を被りますか?
バリューチェーンの誰かが影響を受けていますか?

ステークホルダー分析とは？

利害関係者分析は、組織の利害関係者、より具体的には組織プロジェクトの利害関係者を特定するプロセスです。さらに、プロセスには、参加、関心、および影響力のレベルを解読し、それらをグループ化することが含まれます。

これが完了すると、組織は、プロジェクト全体でこれらのグループを関与させ、コミュニケーションをとる最善の方法を決定します。

利害関係者管理の最初のステップは、この分析です。これは、組織がプロジェクトに必要なサポートを得ることができるため、重要なプロセスです。

言い換えれば、このプロセスは、プロジェクト内外の主な関心事の期待と必要性を特定し、評価するために使用される方法とツールを指します。

プロジェクトに利害関係を持つ人々とプロジェクトに関与する人々のこれらの関係と属性は、特定のプロジェクトの全体的な計画に役立ちます。

利害関係者分析の目的

プロジェクト、製品、またはプログラムのマネージャーが利害関係者の分析を行う理由はいくつかあります。

助けを得る

主要な価値ある利害関係者にアプローチすることで、プロジェクトの初期段階および初期段階で役立つ可能性があります。これらの利害関係者から知恵と知識を得て、プロジェクトを成功させることができます。

さらに、早い段階でそれらに対処することで、プロジェクトに対するこれらの利害関係者のサポートを確実に得ることができます。

プロのように目標を調整する

分析を行うと、どの人がプロジェクトに関与する必要があるかがわかります。

その後、全員を集めてプロジェクトの目標と目的を通知し、プロジェクトの成功にどのように貢献できるかを全員に明確に理解させることができます。

競合に対処するには

利害関係者の分析がなければ、主要な利害関係者の同意なしにプロジェクトを開始する可能性があります。

利害関係者があなたのプロジェクトを理解していないか、プロジェクトに価値を見出さない可能性があります。これにより、リソースが別の場所に向けられ、プロジェクトの成功が危うくなる可能性があります。

利害関係者を分析することで、この特定の利害関係者を特定し、彼らが抱えていた懸念に対処し、プロジェクトを開始する前に参加させることができたはずです。

利害関係者分析を実施する理由

利害関係者を分析することは、プロジェクトを開始する際の優れた資産になる可能性があります。利害関係者が誰で、彼らがプロジェクトにどのように役立つかを知ることで、彼らのニーズに応え、彼らとコミュニケーションを取り、彼らを巻き込む最善の方法を理解することができます。

組織がプロジェクトにどの程度関与または影響を受けているかを理解することで、利害関係者を分析することがいかに重要であるかを理解できます。

製品の影響を受ける会社の利害関係者を管理することを決定する方法は、プロジェクトに対する利害関係者の保持という観点から、利害関係者を分析することから始まります。

利害関係者の分析から何を得ることができますか?

このような分析を作成する利点は次のとおりです。

あなたは利害関係者の利益を明確に理解するでしょう
考えられるすべてのリスクを完全に理解することができます
ネガティブな利害関係者と、彼らがプロジェクトにどのように影響するかを知ることができます
他の利害関係者に影響を与えるデバイスを作成できます
主要な利害関係者が誰であるかを特定できるため、プロジェクトの実行段階で彼らがループに入れられていることを確認できます.

利害関係者を分析し、彼らが誰であるかを特定してから、利害関係者の管理を行うと、次のことが可能になります。

入力の収集:

利害関係者が、プロジェクトの成功に役立つ貴重な情報と知識を持っている可能性は常にあります。

追加のリソースを獲得:

利害関係者にプロジェクトに関する必要な情報を提供することで、成功する最終製品を提供するために正確に必要なものの全体像を知ることができます。

このようにして、利害関係者は、必要な人やツールなどの形でリソースを取得するのを支援する機会があります。

信頼の向上:

プロジェクトに利害関係者を関与させ、必要に応じて関係者と連絡を取り、更新することで、関係を築くことができます。

この関係が信頼関係の 1 つである場合、特定の利害関係者が将来のプロジェクトにも関与するなど、継続的な作業関係を形成できる可能性があります。

企画：

利害関係者からのオープンなコミュニケーションと重要なフィードバックにより、プロジェクトに関する知識を得ることができ、フィードバックを予測することができます。

このフィードバックは、将来どのようなフィードバックを受け取る可能性があるか、また将来のバイインを得るために必要なものと、それらをより迅速に確保する方法を理解するのに役立ちます。

利害関係者分析を正しく実行するには?

会社、業界、関与するチームのタイプによって、そのような分析はそれに応じて異なります。

ただし、特定の手順は、すべての手順で非常に均一です。以下に、利害関係者を分析する方法の一般的なガイドラインを示します。簡単な追加により、組織に合わせてカスタマイズできます。

以下は、利害関係者を分析するために従うことができる 3 つのステップです。

ステップ 1: 利害関係者を特定する

最初のステップは、利害関係者が誰であるかを正確に理解することです。なんらかの方法であなたの仕事に関連するすべての人々をブレインストーミングすることから始めることができます.

これらの人々は、あなたの仕事の成功または失敗によって影響を受ける人、何らかの形であなたの仕事に影響を与える人、またはあなたの仕事がどうなるかに興味を持っている人である可能性があります.

主要な利害関係者を誤って見逃してしまうリスクを冒したくないため、ブレインストーミングは広範に行ってください。

議論したように、これらの利害関係者には以下が含まれる可能性があります。

運用または IT の担当者
あなたのプロジェクトのコンサルタント
調達担当者
あなたのビジネスで影響を受ける部門の責任者
商品関係者
財務スタッフ
販売員
製造・開発中の方
エグゼクティブスタッフ
マーケティング担当者

利害関係者には個人と組織が含まれることを忘れないでください。この分析の最終的な目的は、これらの人々とコミュニケーションを取っていることを確認することです。そのため、最終的には、コミュニケーションが必要な利害関係者組織内の適切な人物を特定する必要があります。

ステップ 2: 利害関係者を優先順位に基づいてグループに分ける

ブレーンストーミングを完了して利害関係者を特定したら、次のステップは、各利害関係者を検討し、プロジェクトに対する関心のレベルとプロジェクトに対する影響力のレベルによって優先順位を付けることです。

このタスクを実行するには、さまざまな方法があります。最も一般的な方法の 1 つは、電力/金利グリッドを使用することです。

利害関係者管理における権力/関心グリッドは、利害関係者がプロジェクトに対して持つ権力または関心によって組織化または分類するのに役立つツールです。

利害関係者を分類するために選択した立場に応じて、彼らに対してどのような行動をとる必要があるかを知ることができます。

利害関係者が分類される可能性のある 4 つのカテゴリがあります。

ハイパワー、ハイインタレスト: 相手を完全に引き付け、満足させる努力をする必要があります。

ハイパワー、少ない関心：これらの人々が満足するように十分な努力を払うようにしてください。

低電力、高関心: これらの人々に常に情報を提供する必要があります。これらの人々に十分な情報を提供し、問題が発生していないことを確認してください。このカテゴリの人々は、多くの場合、プロジェクトの詳細において支援的な役割を果たすことができます。

低電力、低関心：そのような個人を監視するようにしてください。ただし、過度のコミュニケーションや関与で退屈させないようにしてください。

利害関係者に優先順位を付けるためのもう 1 つのアプローチは、Fran Ackermann の著書「Making Strategy: Mapping out strategic success」で説明されています。

この方法は、グループの利害関係者を再び 4 つのカテゴリーにリレーしました。

プレイヤー: プロジェクトに完全に関与する必要があり、彼らと協力したいと考える、強力で関心の高い個人です。

対象者 : これらは、権力の低い、関心の高い利害関係者です。これらの人々は、あなたのプロジェクトについて素晴らしい洞察やアイデアを提案してくれるかもしれませんが、常に彼らに「はい」と言う義務を感じるべきではありません。

コンテキストセッター:これらは、強力で低関心の利害関係者です。これらの人々はあなたのプロジェクトに大きな影響を与える可能性がありますが、詳細に飽きるべきではありませんが、プロジェクトの最新情報を入手する必要があります.

Crowd : これらは、低電力、低関心の利害関係者です。これらの人々とのある程度のコミュニケーションは良好ですが、他の利害関係者と比較して、必要なコミュニケーションの量は最小限です。

ステップ #3: 利害関係者を理解する

利害関係者を分類したら、彼らと関わり、コミュニケーションをとるための最良の方法を決定します。

分類した各タイプの利害関係者からの継続的なサポートをどのように保証できるかについて、戦略的に考えてください。

これを行うために、次のような質問をすることができます。

あなたの仕事の結果に金銭的または感情的な関心はありますか? この関心はプラスですか、それともマイナスですか。
この利害関係者の動機は何ですか?
彼らはどのような種類の情報を望んでいますか? 彼らとコミュニケーションをとるための最良の方法は何ですか?
彼らは現在、あなたの作品をどのように見ていますか? 彼らはどのような情報を使用してその結論に達しましたか?
彼らの意見に影響を与えるのは誰ですか? また、これらの影響者はあなたの利害関係者でもありますか?
彼らがそうしない場合、あなたのプロジェクトで彼らの支持を得るために何ができますか?
あなたのプロジェクトで彼らの支持を得ることができない場合、彼らの反対を最小限に抑える方法はありますか? 彼らは何ですか？

利害関係者の優先順位付けが完了し、時間をかけてプロジェクトに対する彼らの態度を理解したら、プロジェクト管理のコミュニケーション計画を考えてみてください。

プロジェクト管理コミュニケーション計画は、プロジェクトの開発全体を通じて、重要かつ重要な情報を利害関係者に伝達する方法を特定する計画です。

計画には、伝達する必要がある情報の種類、利害関係者とのコミュニケーション方法、および利害関係者がこの情報を受け取りたい頻度が含まれます。

利害関係者の分析を始めましょう!

組織のプロジェクトには、組織全体のさまざまな人々からの貢献、承認、および指示が必要です。

これらの人々がプロジェクトの目標、またはそれを実行するために作成された計画を完全に理解または同意しない場合、そのプロジェクトの成功の妨げになる可能性があります。

ただし、時間をかけてこれらの利害関係者の承認と支援を得ることが、プロジェクトをさまざまな方法で支援することができます。

したがって、利害関係者の分析は、どのプロジェクトにおいても非常に重要な部分です。プロジェクトを成功させるチャンスを得るために、プロジェクトを開始する際には、時間をかけてこのような分析を行う必要があります。