Analisis Pemangku Kepentingan untuk Profesional Agile

Pentingnya pemangku kepentingan dalam organisasi mana pun berarti bahwa analisis pemangku kepentingan juga penting dan penting.

Pemangku kepentingan di organisasi mana pun membantu memastikan bahwa inisiatif tersebut diambil yang selaras dengan hasil akhir suatu proyek.

Analisis ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tanda bahaya dan mengatasi kesulitan sepanjang masa proyek, atau program.

Berikut adalah panduan praktis untuk memberi tahu Anda semua hal yang diperlukan untuk melakukan analisis pemangku kepentingan untuk perusahaan Anda.

Apa Pemangku Kepentingan?

Sebelum kita masuk ke analisis pemangku kepentingan dan langkah apa yang perlu Anda ambil. Penting untuk memahami dengan benar apa itu pemangku kepentingan, terutama yang berkaitan dengan bisnis Anda.

Stakeholder dapat didefinisikan sebagai individu tunggal atau sekelompok orang yang memiliki kepentingan dalam kegiatan atau keputusan yang diambil untuk organisasi tertentu.

Secara formal pemangku kepentingan, seperti yang didefinisikan oleh Project Management Institute, adalah “ individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau yang kepentingannya mungkin terpengaruh secara positif atau negatif sebagai akibat dari pelaksanaan proyek atau penyelesaian proyek yang berhasil .”

Siapa yang Memainkan Peran Pemangku Kepentingan?

Seperti yang disarankan oleh definisi, siapa pun yang memiliki kepentingan dalam organisasi adalah pemangku kepentingan. Orang-orang ini mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

• Penduduk dan komunitas regional
• Pelanggan atau konsumen
• Pemegang saham atau investor
• Regulator
• Pemasok
• Anggota organisasi
• Karyawan atau pekerja organisasi

Bagaimana Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan untuk Melakukan 'Analisis Pemangku Kepentingan'?

Ada berbagai cara organisasi dapat menentukan siapa pemangku kepentingannya. Pertanyaan-pertanyaan berikut mungkin dapat membantu dalam identifikasi ini.

• Siapa yang mungkin terpengaruh oleh keputusan organisasi?
• Siapa yang mungkin terpengaruh oleh aktivitas organisasi?
• Organisasi berutang kewajiban hukum kepada siapa?
• Siapa yang dapat mengungkapkan kekhawatiran tentang keputusan organisasi?
• Siapa yang telah menunjukkan kekhawatiran atau mengatasi situasi seperti itu di masa lalu?
• Siapa yang dapat membantu mengatasi dampak spesifik bagi organisasi?
• Siapa yang mempengaruhi organisasi untuk dapat memenuhi tanggung jawabnya?
• Siapa yang dirugikan jika dikecualikan dari keterlibatan?
• Apakah ada orang dalam rantai nilai yang terpengaruh?

Apa itu Analisis Pemangku Kepentingan?

Analisis pemangku kepentingan adalah proses mengidentifikasi pemangku kepentingan organisasi, dan lebih khusus lagi pemangku kepentingan proyek organisasi. Selanjutnya, proses tersebut melibatkan penguraian tingkat partisipasi, minat, dan pengaruh mereka dan mengelompokkannya seperti itu.

Setelah ini dilakukan, sebuah organisasi memutuskan apa cara terbaik untuk melibatkan dan berkomunikasi dengan kelompok-kelompok ini di seluruh proyek.

Langkah pertama dalam Manajemen Pemangku Kepentingan adalah analisis ini. Ini adalah proses penting karena memungkinkan organisasi untuk mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk proyek mereka.

Dengan kata lain, proses ini mengacu pada metode dan alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menghargai harapan dan kebutuhan kepentingan utama di dalam atau di luar proyek.

Hubungan dan atribut dari mereka yang memiliki kepentingan dalam proyek dan mereka yang terlibat dalam proyek ini membantu perencanaan keseluruhan dari setiap proyek tertentu.

Tujuan Analisis Pemangku Kepentingan

Ada beberapa alasan mengapa manajer proyek, produk, atau program dapat melakukan analisis pemangku kepentingan:

Mendapatkan Bantuan

Mendekati pemangku kepentingan utama yang berharga dapat membantu proyek Anda pada tahap awal dan awal. Anda dapat memperoleh kebijaksanaan dan pengetahuan dari para pemangku kepentingan ini untuk membantu Anda menyelesaikan proyek yang sukses.

Selain itu, menanganinya sejak dini juga dapat membantu memastikan bahwa Anda mendapat dukungan pemangku kepentingan ini untuk proyek Anda.

Sejajarkan Tujuan Seperti Profesional

Setelah Anda melakukan analisis, Anda akan mengetahui orang mana yang perlu dilibatkan dalam proyek Anda.

Anda kemudian akan dapat menyatukan semua orang dan memberi tahu mereka tentang tujuan dan sasaran proyek, dan dengan demikian memberi semua orang pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka dapat berkontribusi pada keberhasilan proyek.

Untuk Mengatasi Konflik

Tanpa analisis pemangku kepentingan Anda, ada kemungkinan Anda memulai sebuah proyek tanpa persetujuan dari pemangku kepentingan utama.

Ada kemungkinan bahwa pemangku kepentingan tidak memahami proyek Anda atau tidak melihat nilai di dalamnya. Hal ini pada gilirannya dapat menyebabkan sumber daya Anda diarahkan ke tempat lain dan dengan demikian membahayakan keberhasilan proyek Anda.

Dengan analisis pemangku kepentingan Anda, Anda akan dapat mengidentifikasi pemangku kepentingan khusus ini dan mengatasi masalah yang mereka miliki dan melibatkan mereka sebelum proyek Anda dimulai.

Mengapa Melakukan Analisis Pemangku Kepentingan?

Menganalisis pemangku kepentingan Anda dapat menjadi aset yang bagus saat memulai proyek apa pun. Mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda dan bagaimana mereka akan membantu proyek Anda dapat memungkinkan Anda memenuhi kebutuhan mereka dan memahami cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka dan melibatkan mereka.

Memahami seberapa banyak organisasi terlibat atau terpengaruh oleh proyek memungkinkan Anda memahami betapa pentingnya menganalisis pemangku kepentingan Anda.

Cara Anda memutuskan untuk mengelola pemangku kepentingan perusahaan Anda yang terkena dampak produk Anda dimulai dengan menganalisis pemangku kepentingan Anda dalam hal cengkeraman mereka pada proyek.

Apa yang Anda Dapatkan dari Analisis Pemangku Kepentingan?

Manfaat membuat analisis semacam itu meliputi:

• Anda akan memiliki pemahaman yang jelas tentang kepentingan pemangku kepentingan
• Ini akan memungkinkan Anda untuk sepenuhnya memahami semua risiko yang mungkin terjadi
• Anda akan menyadari pemangku kepentingan negatif dan bagaimana mereka dapat memengaruhi proyek Anda
• Memungkinkan Anda membuat perangkat untuk memengaruhi pemangku kepentingan lainnya
• Anda dapat mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan utama Anda dan dengan demikian Anda memastikan mereka tetap dalam lingkaran selama fase pelaksanaan proyek Anda.

Melakukan analisis pada pemangku kepentingan Anda dan mengidentifikasi siapa mereka dan kemudian melakukan manajemen pemangku kepentingan memungkinkan Anda melakukan hal berikut:

Kumpulkan Masukan:

Selalu ada peluang bahwa pemangku kepentingan memiliki informasi dan pengetahuan berharga yang dapat membantu keberhasilan proyek Anda.

Dapatkan Sumber Daya Tambahan:

Memberi pemangku kepentingan informasi yang diperlukan tentang proyek Anda akan memungkinkan mereka memiliki gambaran lengkap tentang apa yang sebenarnya Anda perlukan untuk memberikan produk akhir yang sukses.

Dengan cara ini, ada peluang bagi pemangku kepentingan untuk membantu Anda memperoleh sumber daya, dalam bentuk orang atau alat dan semacamnya yang mungkin Anda perlukan.

Peningkatan Kepercayaan:

Melibatkan pemangku kepentingan dalam proyek Anda, dan mengomunikasikan serta memperbaruinya sesuai kebutuhan akan memungkinkan Anda membangun hubungan dengan mereka.

Jika hubungan ini adalah salah satu kepercayaan, Anda mungkin dapat membentuk hubungan kerja yang berkelanjutan, dengan pemangku kepentingan tertentu yang terlibat dalam proyek masa depan Anda juga.

Perencanaan:

Komunikasi terbuka dan umpan balik kritis dari pemangku kepentingan dapat memungkinkan Anda memperoleh pengetahuan tentang proyek Anda dan mengantisipasi umpan balik.

Umpan balik ini dapat membantu Anda memahami umpan balik apa yang mungkin Anda dapatkan di masa mendatang, dan juga apa yang Anda perlukan untuk mendapatkan dukungan di masa mendatang dan cara mengamankannya dengan lebih cepat.

Bagaimana Melakukan Analisis Pemangku Kepentingan dengan Cara yang Benar?

Tergantung pada perusahaan Anda, industri, dan jenis tim yang terlibat, analisis semacam itu akan bervariasi.

Namun, langkah-langkah tertentu cukup seragam di semuanya. Di bawah ini kami mencantumkan pedoman umum tentang bagaimana Anda dapat menganalisis pemangku kepentingan Anda, dan dengan tambahan sederhana, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan apa yang sesuai dengan organisasi Anda.

Berikut adalah tiga langkah yang dapat Anda ikuti untuk analisis pemangku kepentingan Anda:

Langkah #1: Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan Anda

Langkah pertama adalah memahami siapa sebenarnya pemangku kepentingan Anda. Anda dapat mulai dengan melakukan brainstorming semua orang yang terkait dengan pekerjaan Anda dalam beberapa cara atau yang lain.

Orang-orang ini bisa siapa saja yang dipengaruhi oleh keberhasilan atau kegagalan pekerjaan Anda, siapa saja yang mempengaruhi pekerjaan Anda dalam beberapa cara, atau bahkan mereka yang tertarik dengan hasil pekerjaan Anda.

Pastikan Anda ekstensif dalam brainstorming karena Anda tidak ingin mengambil risiko kehilangan pemangku kepentingan utama secara tidak sengaja.

Sebagaimana dibahas, pemangku kepentingan ini dapat mencakup:

• Orang dalam operasi atau IT
• Konsultan proyek Anda
• Staf pengadaan
• Kepala unit yang terpengaruh dalam bisnis Anda
• Orang-orang yang terkait dengan produk
• Staf keuangan
• Karyawan bagian penjualan
• Mereka yang berada di manufaktur atau pengembangan
• Staf eksekutif
• individu pemasaran

Ingatlah bahwa pemangku kepentingan dapat berupa individu dan organisasi. Tujuan dari analisis ini pada akhirnya adalah untuk memastikan Anda berkomunikasi dengan orang-orang ini, sehingga pada akhirnya Anda harus mengidentifikasi orang yang tepat atau orang-orang dalam organisasi pemangku kepentingan yang perlu Anda ajak berkomunikasi.

Langkah #2: Bagi Pemangku Kepentingan Menjadi Kelompok Berdasarkan Prioritas

Langkah selanjutnya, setelah Anda menyelesaikan brainstorming dan mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda, adalah mempertimbangkan setiap pemangku kepentingan dan memprioritaskan mereka berdasarkan tingkat minat yang mereka miliki dalam proyek Anda dan tingkat pengaruh yang mereka miliki terhadapnya.

Ada berbagai cara Anda dapat menyelesaikan tugas ini. Salah satu metode yang paling umum adalah dengan menggunakan jaringan listrik/bunga.

Jaringan kekuasaan/kepentingan dalam manajemen pemangku kepentingan adalah alat yang membantu dalam mengatur atau mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan kekuatan atau kepentingan yang mereka pegang dengan proyek Anda.

Bergantung pada posisi yang Anda pilih untuk mengkategorikan pemangku kepentingan Anda, memungkinkan Anda mengetahui tindakan apa yang perlu Anda ambil dengan mereka.

Ada 4 kategori yang bisa dimasuki oleh pemangku kepentingan:

Daya Tinggi, Minat Tinggi : Anda perlu memastikan bahwa Anda sepenuhnya melibatkan mereka dan berusaha untuk memuaskan mereka.

Daya Tinggi, Kurang Minat: Pastikan bahwa Anda memberikan upaya yang cukup dengan orang-orang ini sehingga mereka puas tetapi jangan terlalu banyak sehingga mereka bosan dengan apa yang Anda coba sampaikan.

Daya Rendah, Bunga Tinggi : Anda harus memberi tahu orang-orang ini. Pastikan orang-orang ini mendapat informasi yang memadai dan tidak ada masalah yang muncul. Orang-orang dalam kategori ini seringkali dapat memainkan peran yang mendukung dalam detail proyek Anda.

Daya Rendah, Kurang Minat : Pastikan Anda memantau orang-orang seperti itu tetapi cobalah untuk tidak membuat mereka bosan dengan komunikasi atau keterlibatan yang berlebihan.

Pendekatan lain untuk memprioritaskan pemangku kepentingan dibahas dalam buku “Membuat Strategi: Memetakan keberhasilan strategis” oleh Fran Ackermann.

Metode tersebut menyampaikan kembali kelompok pemangku kepentingan ke dalam empat kategori, serupa tetapi berbeda dengan yang dibahas.

Pemain : Ini adalah individu dengan kekuatan tinggi dan minat tinggi yang harus sepenuhnya terlibat dalam proyek Anda dan Anda ingin berkolaborasi dengan mereka.

Subjek : Ini adalah pemangku kepentingan yang berdaya rendah dan berkepentingan tinggi. Orang-orang ini dapat menyarankan wawasan dan ide hebat untuk proyek Anda, tetapi Anda tidak harus merasa terikat untuk selalu mengatakan ya kepada mereka.

Context-Setters: Ini adalah pemangku kepentingan dengan kekuatan tinggi dan minat rendah. Orang-orang ini dapat memiliki pengaruh besar pada proyek Anda tetapi tidak boleh bosan dengan detailnya, namun mereka harus tetap mengikuti perkembangan proyek.

Kerumunan : Ini adalah pemangku kepentingan dengan daya rendah dan minat rendah. Beberapa komunikasi dengan orang-orang ini baik, tetapi dibandingkan dengan pemangku kepentingan lainnya, komunikasi yang dibutuhkan paling sedikit.

Langkah #3: Memahami Pemangku Kepentingan

Setelah Anda mengkategorikan pemangku kepentingan Anda, sekarang saatnya untuk memutuskan cara terbaik untuk terlibat dan berkomunikasi dengan mereka.

Pikirkan secara strategis tentang bagaimana Anda dapat menjamin dukungan berkelanjutan dari setiap jenis pemangku kepentingan yang telah Anda kategorikan.

Untuk dapat melakukan ini, beberapa pertanyaan bagus yang dapat Anda ajukan adalah:

1. Apakah ada kepentingan finansial atau emosional dalam hasil pekerjaan Anda? Apakah minat ini positif atau negatif?
2. Apa yang memotivasi pemangku kepentingan ini?
3. Jenis informasi apa yang mereka harapkan? Bagaimana cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka?
4. Bagaimana mereka saat ini melihat pekerjaan Anda? Informasi apa yang mereka gunakan untuk sampai pada kesimpulan itu?
5. Siapa yang memengaruhi pendapat mereka, dan apakah pemberi pengaruh ini juga pemangku kepentingan Anda?
6. Apa yang dapat Anda lakukan untuk memenangkan dukungan mereka pada proyek Anda, jika mereka tidak melakukannya?
7. Jika Anda tidak dapat memenangkan dukungan mereka pada proyek Anda, adakah cara Anda dapat meminimalkan penentangan mereka? Apakah mereka?

Setelah Anda selesai memprioritaskan pemangku kepentingan Anda dan meluangkan waktu untuk memahami bagaimana mereka terhadap proyek Anda, cobalah dan buat rencana komunikasi manajemen proyek.

Rencana komunikasi manajemen proyek adalah rencana yang mengidentifikasi seberapa penting dan penting informasi yang dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan selama pengembangan proyek Anda.

Rencana tersebut mencakup jenis informasi yang Anda perlukan untuk menyampaikan, metode Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan Anda, dan frekuensi pemangku kepentingan Anda ingin menerima informasi ini.

Mulai Analisis Pemangku Kepentingan!

Proyek organisasi memerlukan kontribusi, persetujuan, dan arahan dari orang yang berbeda di seluruh organisasi.

Jika orang-orang ini tidak sepenuhnya memahami atau setuju dengan tujuan proyek, atau rencana yang dibuat untuk melaksanakannya, mereka dapat menjadi penghalang bagi keberhasilan proyek itu.

Namun, meluangkan waktu untuk mendapatkan persetujuan dan bantuan dari para pemangku kepentingan ini dapat membantu proyek Anda dalam banyak cara.

Oleh karena itu, analisis pemangku kepentingan adalah bagian penting dari proyek apa pun. Anda harus meluangkan waktu untuk melakukan analisis seperti itu ketika memulai proyek untuk memberi proyek Anda peluang sukses yang baik.