敏捷專業人士的利益相關者分析
已發表: 2020-07-27利益相關者在任何組織中的重要性意味著利益相關者分析也很重要和必要。
任何組織中的利益相關者都會幫助確保所採取的舉措與項目的最終結果一致。
這種分析將使您能夠識別任何危險信號並在項目或程序的整個生命週期中克服逆境。
這是一個方便的指南，可讓您了解為您的公司進行利益相關者分析所需的所有事項。
利益相關者是什麼？
在我們了解利益相關者分析是什麼以及您需要採取哪些步驟之前。 正確了解利益相關者是很重要的，尤其是與您的業務相關的利益相關者。
利益相關者可以定義為對活動或為特定組織做出的任何決定感興趣的個人或一群人。
項目管理協會正式定義的利益相關者是“積極參與項目的個人和組織，或者其利益可能因項目執行或項目成功完成而受到正面或負面影響的個人和組織”。
誰扮演利益相關者的角色？
正如定義所暗示的，任何與組織有利益關係的人都是利益相關者。 這些人可能包括但不限於：
- 居民和區域社區
- 客戶或消費者
- 股東或投資者
- 監管機構
- 供應商
- 組織成員
- 組織的僱員或工人
為了進行“利益相關者分析”，如何識別利益相關者？
組織可以通過不同的方式確定誰是其利益相關者。 以下問題可能有助於識別。
- 誰可能會受到組織決策的影響？
- 誰可能會受到組織活動的影響？
- 該組織對誰負有法律義務？
- 誰可以對組織的決定表示擔憂？
- 過去誰曾表現出擔憂或解決過此類情況？
- 誰可以幫助解決對組織的具體影響？
- 誰會影響組織履行其職責的能力？
- 如果被排除在參與之外，誰會處於不利地位？
- 價值鏈中是否有人受到影響？
什麼是利益相關者分析？
利益相關者分析是識別組織的利益相關者，更具體地說是組織項目的利益相關者的過程。 此外，該過程涉及破譯他們的參與程度、興趣和影響力，並將他們分組。
完成此操作後，組織將決定在整個項目中讓這些群體參與和溝通的最佳方式是什麼。
任何利益相關者管理的第一步都是這種分析。 這是一個重要的過程，因為它允許組織獲得他們項目所需的支持。
換句話說，這個過程是指用於識別和評估項目內部或外部主要利益的期望和必要性的方法和工具。
項目中的利益相關者和參與項目的人的這些關係和屬性有助於任何特定項目的總體規劃。
利益相關者分析的目的
項目、產品或項目群經理進行利益相關者分析的原因有多種：
獲得幫助
接近關鍵的有價值的利益相關者可能會在初始階段和早期階段幫助您的項目。 您可以從這些利益相關者那裡獲得智慧和知識，以幫助您完成一個成功的項目。
此外，儘早解決它們還有助於確保您的項目獲得這些利益相關者的支持。
像專業人士一樣調整目標
進行分析後，您將知道哪些人需要參與您的項目。
然後，您將能夠將每個人聚集在一起並告知他們項目的目標和目的，從而讓每個人都清楚地了解他們如何為項目的成功做出貢獻。
解決衝突
如果不分析您的利益相關者，您可能會在沒有主要利益相關者同意的情況下啟動項目。
利益相關者有可能不了解您的項目或看不到其中的價值。 這反過來又會導致您的資源被轉移到其他地方，從而危及您項目的成功。
通過對利益相關者的分析，您將能夠識別這個特定的利益相關者並解決他們所關心的問題，並在項目開始之前讓他們參與進來。
為什麼要進行利益相關者分析？
在開始任何項目時，分析您的利益相關者可能是一項巨大的資產。 了解您的利益相關者是誰以及他們將如何幫助您的項目可以讓您滿足他們的需求並了解與他們溝通和讓他們參與的最佳方式。
了解組織參與或受項目影響的程度可以讓您了解分析利益相關者的重要性。
您決定管理受產品影響的公司利益相關者的方式始於分析利益相關者對項目的控制。
您從利益相關者分析中獲得了什麼？
創建此類分析的好處包括：
- 您將對利益相關者的利益有清晰的認識
- 它將讓您充分了解所有可能的風險
- 您將意識到負面的利益相關者以及他們如何影響您的項目
- 允許您創建設備來影響其他利益相關者
- 您可以確定您的主要利益相關者是誰，從而確保他們在項目的執行階段保持在循環中。
對您的利益相關者進行分析並確定他們是誰，然後繼續進行利益相關者管理，您可以執行以下操作：
收集輸入：
利益相關者總是有機會獲得有助於項目成功的寶貴信息和知識。
獲得額外資源：
向利益相關者提供有關您的項目所需的信息將使他們能夠全面了解交付成功的最終產品所需的確切內容。
這樣，利益相關者就有機會幫助您以人員或工具的形式以及您可能需要的方式獲取資源。
增加信任：
讓利益相關者參與您的項目，並根據需要進行溝通和更新，這將使您能夠與他們建立關係。
如果這種關係是一種信任關係，您可能能夠形成持續的工作關係，特定利益相關者也將參與您未來的項目。
規劃：
來自利益相關者的開放式溝通和批判性反饋可以讓您了解您的項目並預測反饋。
此反饋可以幫助您了解您將來可能會獲得哪些反饋，以及您需要什麼才能獲得未來的支持以及如何更快地獲得它們。
如何以正確的方式進行利益相關者分析？
根據您的公司、行業和所涉及的團隊類型，這樣的分析會有所不同。
但是，某些步驟在所有步驟中都非常統一。 下面我們列出瞭如何分析利益相關者的一般指南，並且通過簡單的添加，您可以根據適合您組織的內容對其進行自定義。
以下是您可以遵循的三個步驟來分析您的利益相關者：
步驟＃1：識別您的利益相關者
第一步是了解您的利益相關者到底是誰。 您可以從以某種方式集思廣益與您的工作相關的所有人員開始。
這些人可能是任何受你工作成功或失敗影響的人，任何以某種方式影響你工作的人，甚至是那些對你的工作結果感興趣的人。
確保您在頭腦風暴中進行了廣泛的討論，因為您不想冒險錯過任何關鍵利益相關者。
如前所述，這些利益相關者可能包括：
- 運營或 IT 人員
- 您項目的顧問
- 採購人員
- 您企業中受影響部門的負責人
- 與產品相關的人
- 財務人員
- 銷售人員
- 那些在製造或開發
- 行政人員
- 營銷人員
請記住，利益相關者可以是個人和組織。 此分析的最終目的是確保您與這些人進行溝通，因此您最終必須在利益相關者組織中確定需要與之溝通的正確人員。
第 2 步：根據優先級將利益相關者分組
下一步，一旦你完成了頭腦風暴並確定了你的利益相關者，就是考慮每個利益相關者，並根據他們對你的項目的興趣程度和他們對項目的影響程度來確定他們的優先級。
您可以通過多種方式完成此任務。 最常見的方法之一是使用權力/興趣網格。
利益相關者管理中的權力/利益網格是一種工具，可幫助按照利益相關者對項目的權力或利益來組織或分類利益相關者。
根據您選擇對利益相關者進行分類的立場，您可以了解需要對他們採取哪些行動。
利益相關者可以分為 4 類：
高權力，高興趣：您需要確保充分參與並努力滿足他們。
高權力，少興趣：確保你對這些人付出了足夠的努力，讓他們感到滿意，但不要付出太多，以免他們對你試圖傳達的內容感到厭煩。
低功耗，高興趣：您必須讓這些人了解情況。 確保這些人得到充分的信息，並且不會出現任何問題。 這一類別的人通常可以在您的項目細節中發揮支持作用。
低權力，少興趣：確保你監控這些人，但盡量不要讓他們因過多的溝通或參與而感到厭煩。
Fran Ackermann 在《制定戰略：制定戰略成功》一書中討論了另一種優先考慮利益相關者的方法。
該方法再次將利益相關者分為四類，與所討論的類似但不同。
玩家：這些是高權力、高興趣的人，應該充分參與您的項目並且您希望與他們合作。
主題：這些是低權力、高利益的利益相關者。 這些人可以為你的項目提出很好的見解和想法，但你不應該總是對他們說“是”。
上下文設置者：這些是高權力、低利益的利益相關者。 這些人可以對你的項目產生很大的影響，但不應該對細節感到厭煩，他們應該隨時了解項目的最新情況。
人群：這些是低權力、低利益的利益相關者。 與這些人進行一些溝通是好的，但與其他利益相關者相比，需要最少的溝通。
第 3 步：了解利益相關者
對利益相關者進行分類後，就該決定與他們互動和交流的最佳方式了。
戰略性地思考如何保證您所分類的每種利益相關者的持續支持。
為了能夠做到這一點，您可以提出一些好的問題：
- 你的工作成果是否存在經濟或情感利益？ 這種興趣是正面的還是負面的？
- 是什麼激勵了這個利益相關者？
- 他們希望得到什麼類型的信息？ 與他們溝通的最佳方式是什麼？
- 他們目前如何看待你的作品？ 他們使用什麼信息得出這個結論？
- 誰影響了他們的意見，這些影響者也是你的利益相關者嗎？
- 如果他們不這樣做，您能做些什麼來贏得他們對您項目的支持？
- 如果你不能贏得他們對你的項目的支持，有沒有辦法可以減少他們的反對？ 這些是什麼？
一旦您完成了對利益相關者的優先排序並花時間了解他們對您的項目的看法，請嘗試制定項目管理溝通計劃。
項目管理溝通計劃是一項計劃，用於確定在整個項目開發過程中如何將重要和重要的信息傳達給利益相關者。
該計劃包括您需要傳遞的信息類型、與利益相關者溝通的方法以及利益相關者希望接收此信息的頻率。
已經開始進行利益相關者分析！
組織項目需要組織內不同人員的貢獻、批准和指導。
如果這些人不完全理解或同意項目的目標或為執行它而製定的計劃，他們可能會成為該項目成功的障礙。
但是，花時間獲得這些利益相關者的批准和幫助可以在很多方面幫助您的項目。
因此，利益相關者分析是任何項目的重要組成部分。 在開始項目時，您應該花時間進行此類分析，以使您的項目有很大的成功機會。