2022 年有效電子郵件通信的 7 個最佳技巧

自從開發出第一種電子郵件通信形式以來，已經過去了大約 50 年。 這一切都始於馬薩諸塞州的計算機程序員雷·湯姆林森（Ray Tomlinson）創建了第一個電子郵件系統並發送了第一個電子郵件系統。 那是在 1971 年。

當然，現在一切都大不相同了，每天有數十億封電子郵件發送到世界各地，但其中有多少在各個方面都是完美的？ 您如何確保發送給您個人或私人生活中的任何人的電子郵件會產生預期的效果？

為確保您每次手指觸摸鍵盤時都能起草最好的電子郵件，只需在您的電子郵件通信中使用以下提示，我們可以親自保證您的電子郵件遊戲將是一流的。

有效電子郵件溝通的 7 個最佳技巧

1.找出你寫電子郵件的目的

就像項目管理中的項目建議書或建造之前的建築物設計一樣，您需要確保您心中有一個目的，以證明您編寫特定電子郵件的原因。

無論是個人電子郵件還是專業電子郵件，您只需要記住一個目的即可。

但即使在我們做所有這些之前，您需要 100% 確定電子郵件渠道是進行您即將進行的對話的最佳媒介。 也許你需要給對方打電話或發短信給他們。 這取決於您將要進行的對話類型。

如果這是一條普通的消息，例如與任何人快速交談，您應該只在電話上給他們發短信，因為這種交互不需要任何需要花費大量時間才能結束的冗長電子郵件鏈。

但是，如果您對需要向對方發送電子郵件的對話類型有疑問，請查看以下列表並確定您的互動是否成功。

如果您出現以下情況，您應該發送電子郵件：

• 想向大量人廣播信息
• 想和你有一段時間沒聯繫的人交談，但你沒有他們的電話號碼
• 想向員工提供有關其工作表現的反饋
• 想要將不同類型的附件附加到您的文本中

但是，當您執行以下操作時，應始終避免寫電子郵件：

• 提供令人難以置信的私人信息
• 等待對方的快速回复，因為沒有人快速回復電子郵件
• 傳遞的信息必然會讓接收者感到悲傷和震驚

看一下這個：

• 2022 年最佳電子郵件替代品

2. 使用正確的電子郵件溝通方式

接下來要做的是確保在語言和結構上使用正確類型的電子郵件樣式，以確保您編寫的電子郵件將對收件人產生預期的效果。

為確保您使用正確的電子郵件樣式，您首先需要確定您與收件人之間的關係。 他們是同事、家人、老闆還是你的伴侶？

您這樣做是因為您顯然不會發送電子郵件來組織過夜或遊戲之夜，並且您不會向您的老闆發送關於會議的短信說“Sup，Bossman？” （雖然會很酷，但不要這樣做）。

當您確定要向其發送電子郵件的人值得通過此渠道進行交流並且您已經確定了你們之間的關係時，您就可以起草該電子郵件了。

一般規則是，當您與辦公室的任何人或與您有一段時間沒有交談過的人交流時，您應該始終使用更專業的寫作風格或正式的寫作風格。

但是，如果您正在與像家人一樣與您有非正式關係的人交流，您可以自由使用非正式語言。

3.主題行應該清晰

主題行是任何電子郵件中最重要的元素之一。 這是收件人需要確保電子郵件值得他們花時間的第一件事。 這個主題行非常重要，它甚至比電子郵件的第一行甚至其中的報價更有用。

這怎麼可能？ 據統計，全世界有超過 1250 億封商業電子郵件被發送和接收，平均每人收到 125 封電子郵件。 有多少電子郵件被讀到最後一個字，有多少被扔掉？

研究表明，每天有這麼多的電子郵件填滿你的郵箱，普通人不會打開他們發送的所有電子郵件，相反，他們只會看到電子郵件的主題行，如果這符合他們的興趣，那麼只有這樣他們才會打開電子郵件。

為確保您為所有電子郵件編寫最吸引人的主題行，您可以遵循以下步驟。

• 使您的主題行的長度不超過 6-10 字
• 您需要確保主題行是針對您嘗試與之交流的個人、公司或企業進行個性化的
• 您需要選擇正確的詞組，以確保主題行充當電子郵件中包含的精彩內容的預告片
• 您需要進行研究並在主題行中包含一個高打開率的關鍵字，以確保收件人會查看電子郵件

4. 格式是電子郵件通信的王道

選擇正確的語氣、正確的收件人和正確的主題行是必要的，但不如您必須執行的格式設置來確保您不會向收件人發送一大塊文本，他們將丟棄第二個他們看到了電子郵件。

那麼，如何使格式如此吸引人，從而降低電子郵件的跳出率呢？

按照以下步驟操作，您將獲得電子郵件中包含的文本正文的最佳格式。

• 首先，你需要確保你的段落不超過兩三個句子
• 其次，您需要通過加粗文本、斜體文本、將其放入引號或執行所有這些操作並強調整個事情來突出電子郵件中包含的最重要的信息
• 之後，您需要選擇正確的字體樣式
• 選擇正確的字體大小
• 最後，您需要確保在稱呼、正文段落和問候語等之間使用足夠的間距。

5.校對整件事

在完成上述所有步驟之後，甚至在考慮按下“發送按鈕”之前，您需要確保您在電子郵件中寫的所有內容都是 100% 錯誤且無故障的。

這意味著您必須確保整個正文中沒有拼寫錯誤，整個shebang中沒有語法錯誤，整個故事中沒有重言式，最重要的是，您需要確保你沒有說錯人。

如果您是新手並且不能自己完成所有這些操作，那麼您可以輕鬆使用 Microsoft Word 等軟件，它可以輕鬆編輯您的文本並確保其中沒有錯誤，或者您可以使用類似的軟件專門設計用於使您的文本防錯的語法。

校對電子郵件時需要遵循的其他一些規則和規定是：

• 確保您在電子郵件中使用的名稱 100% 正確且沒有錯誤
• 您需要確保在電子郵件末尾使用您的姓氏或姓名正確簽署電子郵件
• 您需要確保與電子郵件連接的所有附件都正常工作
• 您需要確保收件人的電子郵件是 100% 正確的，否則您可以將一些非常機密的信息發送給其他人，之後您無能為力

6. 電子郵件通信中的常見錯誤 | 使用“密件抄送”而不是“抄送”

發送電子郵件時您可以做的最糟糕的事情之一就是將其發送到錯誤的地址。 這是人們在電子郵件通信中最常犯的錯誤之一。 另一個是把他們的電子郵件地址當作一塊糖果一樣。

為了確保在向客戶或任何人發送成千上萬封電子郵件時不會犯這些錯誤，您在編寫電子郵件時可能會看到兩個功能。 它們是密件抄送和抄送。

Bcc 或 Blind Carbon Copy 是一項功能，可讓您通過電子郵件中的信息讓某人保持在循環中，但他們看不到電子郵件的其他收件人。 在抄送的情況下，他們可以。

但為什麼這很重要？ 電子郵件地址有什麼危害？ 好吧，對於某些人來說，他們的電子郵件地址是一件非常私密的事情，他們確保只向與他們非常親近的人發送電子郵件地址。

因此，為確保您不會不小心讓一些陌生人看到您的電子郵件收件人列表，您必須將它們添加到您的密件抄送部分。

7. 明智地命名你的附件

電子郵件通信中最重要且可能有害的組件之一是附件。 研究表明，附件仍然是病毒和惡意軟件的第一大載體。 它們具有令人難以置信的能力，可以在幾秒鐘內感染電子設備。

這就是為什麼許多電子郵件平台（如 Gmail 等）放置了不同的垃圾郵件和其他安全協議來跟踪和解除任何可能有害的附件。 所有這些安全性都很好，但問題是這些安全協議有時會將好的安全協議標記為垃圾郵件。

為確保您的附件不會被標記為垃圾郵件，請按照以下步驟操作。

• 首先，您需要確保您連接到電子郵件的附件與您發送的電子郵件正確相關。 所以，它不是附在辦公室電子郵件或紀念邀請電子郵件上的一堆貓圖片。
• 其次，您需要確保附件的文件名不是一堆隨機的單詞和字母。 您必須相應地重命名它們並正確設置擴展名，以便附件不會被標記並發送電子郵件。

使用 nTask 管理您的文件和附件：

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如果您只是想在電子郵件通信策略領域涉足，您不妨從在線市場上獲取一些有用的電子書。 他們將幫助您磨練自己的技能並提供有效的妙語。

畢竟，通過簡短、簡潔和有效的電子郵件溝通來保持讀者的參與度是當今在競爭中領先一步的關鍵。