7 เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในปี 2022

เป็นเวลาประมาณ 50 ปีแล้วที่การสื่อสารทางอีเมลรูปแบบแรกได้รับการพัฒนา ทุกอย่างเริ่มต้นเมื่อ Ray Tomlinson ซึ่งเป็นชาวแมสซาชูเซตส์ซึ่งเป็นโปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์สร้างระบบอีเมลระบบแรกและส่งระบบแรก นั่นคือทางกลับในปี 1971

แน่นอนว่าตอนนี้ทุกอย่างค่อนข้างแตกต่างและมีอีเมลหลายพันล้านส่งต่อวันทั่วโลก แต่มีกี่ฉบับที่สมบูรณ์แบบในทุก ๆ ด้าน? คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าอีเมลที่คุณส่งถึงใครก็ตามในชีวิตส่วนตัวหรือชีวิตส่วนตัวของคุณจะมีผลตามที่ต้องการ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณร่างอีเมลที่ดีที่สุดทุกครั้งที่คุณแตะแป้นพิมพ์นั้น เพียงใช้เคล็ดลับต่อไปนี้ในการสื่อสารทางอีเมลของคุณ และเราสามารถรับประกันเป็นการส่วนตัวว่าเกมอีเมลของคุณจะยอดเยี่ยม

7 เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ค้นหาจุดประสงค์ของคุณในการเขียนอีเมล

เช่นเดียวกับข้อเสนอโครงการในการจัดการโครงการหรือการออกแบบอาคารก่อนที่จะสร้าง คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีจุดประสงค์ในใจที่อธิบายเหตุผลที่คุณเขียนอีเมลนั้น ๆ

ไม่สำคัญว่าจะเป็นอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลแบบมืออาชีพ คุณเพียงแค่ต้องมีจุดมุ่งหมายในใจ

แต่ก่อนที่เราจะทำทั้งหมดนั้น คุณต้องแน่ใจ 100% ว่าช่องทางอีเมลเป็นสื่อกลางที่ดีที่สุดในการสนทนาที่คุณกำลังจะมี บางทีคุณอาจต้องโทรหาอีกฝ่ายหรือส่งข้อความหาเขา ขึ้นอยู่กับประเภทของการสนทนาที่คุณกำลังจะมี

หากเป็นข้อความปกติ เช่น การสนทนาอย่างรวดเร็วกับใครก็ตาม คุณควรส่งข้อความถึงพวกเขาทางโทรศัพท์เพราะการโต้ตอบนั้นไม่ต้องการห่วงโซ่อีเมลที่ยืดเยื้อซึ่งใช้เวลานานในการสรุป

แต่ถ้าคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับประเภทของการสนทนาที่คุณต้องส่งอีเมลถึงอีกฝ่าย ให้ตรวจดูรายการต่อไปนี้และตัดสินใจว่าการโต้ตอบของคุณเหมาะสมหรือไม่

คุณควรส่งอีเมลหากคุณ:

• ต้องการถ่ายทอดข้อมูลให้คนจำนวนมาก
• อยากคุยกับคนที่ไม่ได้คุยด้วยนานแล้วแต่ไม่มีเบอร์โทร
• ต้องการให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
• ต้องการแนบไฟล์แนบประเภทต่างๆ กับข้อความของคุณ

แต่คุณควรหลีกเลี่ยงการเขียนอีเมลเสมอเมื่อทำสิ่งต่างๆ เช่น:

• มอบข้อมูลส่วนตัวอย่างเหลือเชื่อ
• รอการตอบกลับอย่างรวดเร็วจากบุคคลอื่นเพราะไม่มีใครตอบอีเมลอย่างรวดเร็ว
• การส่งข้อมูลที่น่าเศร้าใจให้กับผู้รับ

ลองดู:

• ทางเลือกอีเมลที่ดีที่สุดของปี 2022

2. การใช้รูปแบบการสื่อสารทางอีเมลที่เหมาะสม

สิ่งต่อไปที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบอีเมลที่ถูกต้องทั้งในภาษาและโครงสร้าง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณกำลังเขียนจะมีผลตามที่ต้องการต่อผู้รับ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบอีเมลที่ถูกต้อง ก่อนอื่นคุณต้องแน่ใจว่าความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับเป็นอย่างไร พวกเขาเป็นเพื่อนร่วมงาน สมาชิกในครอบครัว เจ้านาย หรือคู่ของคุณ?

คุณทำเช่นนี้เพราะเห็นได้ชัดว่าคุณจะไม่ส่งอีเมลเพื่อจัดระเบียบการค้างคืนหรือการเล่นเกมคืน และคุณจะไม่ส่งข้อความถึงเจ้านายของคุณเกี่ยวกับการประชุมว่า "Sup, Bossman?" (จะดีแต่อย่าทำ)

เมื่อคุณแน่ใจว่าบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง สมควรที่จะได้รับการสื่อสารผ่านช่องทางนี้ และคุณได้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างพวกคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะร่างอีเมลนั้น

เป็นกฎทั่วไปที่ว่าเมื่อคุณสื่อสารกับใครก็ตามในสำนักงานหรือกับคนที่คุณไม่ได้พูดคุยด้วยมาระยะหนึ่งแล้ว คุณควรใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นหรือรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ

แต่ถ้าคุณกำลังสื่อสารกับใครบางคนที่พูดไม่เป็นทางการกับคุณเหมือนคนในครอบครัว คุณสามารถใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการได้

3. หัวเรื่องควรเป็น Crystal Clear

หัวเรื่องเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในอีเมลใดๆ เป็นสิ่งแรกที่ผู้รับต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลนั้นคุ้มค่ากับเวลาหรือไม่ หัวเรื่องนี้มีความสำคัญมากจนมีประโยชน์มากกว่าบรรทัดแรกของอีเมลและแม้แต่ข้อเสนอที่อยู่ภายใน

เป็นไปได้อย่างไร? ตามสถิติแล้ว อีเมลธุรกิจมากกว่า 125 พันล้านฉบับถูกส่งไปและกลับจากผู้คนทั่วโลก โดยมีค่าเฉลี่ย 125 อีเมลต่อคน คำสุดท้ายอ่านอีเมลได้กี่ฉบับและทิ้งไปกี่ฉบับ?

การวิจัยพบว่ามีอีเมลจำนวนมากที่กรอกลงในกล่องจดหมายของคุณทุกวัน คนปกติจะไม่เปิดอีเมลทั้งหมดที่พวกเขาส่ง แทนที่จะเห็นเฉพาะหัวเรื่องของอีเมลและหากตรงกับความสนใจของพวกเขาแล้ว และจากนั้นพวกเขาจะเปิดอีเมล

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณเขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจที่สุดสำหรับอีเมลทั้งหมดของคุณ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้

• กำหนดความยาวของหัวเรื่องไม่เกิน 6-10 คำ
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องได้รับการปรับให้เหมาะกับบุคคล บริษัท หรือธุรกิจที่คุณพยายามจะสื่อสารด้วย
• คุณต้องเลือกชุดคำที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าหัวเรื่องทำหน้าที่เป็นตัวอย่างเนื้อหาที่น่าทึ่งที่รวมอยู่ในอีเมล
• คุณต้องทำการวิจัยและรวมคำหลักที่มีอัตราการเปิดสูงในหัวเรื่องเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับจะตรวจสอบอีเมล

4. การจัดรูปแบบเป็นราชาในการสื่อสารทางอีเมล

การเลือกโทนเสียงที่เหมาะสม ผู้รับที่ถูกต้อง และหัวเรื่องที่ถูกต้องเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่ไม่จำเป็นเท่าการจัดรูปแบบที่คุณต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งข้อความจำนวนมากถึงผู้รับ ซึ่งพวกเขาจะละทิ้งข้อความที่สอง พวกเขาเห็นอีเมล

ดังนั้นคุณจะทำให้การจัดรูปแบบน่าดึงดูดเพื่อให้อัตราการตีกลับของอีเมลลดลงได้อย่างไร

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ แล้วคุณจะมีรูปแบบที่ดีที่สุดสำหรับเนื้อหาของข้อความที่รวมอยู่ในอีเมลของคุณ

• ประการแรก คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าย่อหน้าของคุณมีความยาวไม่เกินสองหรือสามประโยค
• ประการที่สอง คุณต้องให้ความกระจ่างเกี่ยวกับข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่รวมอยู่ในอีเมลด้วยการทำให้ข้อความเป็นตัวหนา ตัวเอียงข้อความ ใส่ลงในเครื่องหมายจุลภาคกลับด้าน หรือทำทั้งหมดนั้น และขีดเส้นใต้ทั้งหมดด้วย
• หลังจากนั้นคุณต้องเลือกรูปแบบตัวอักษรที่เหมาะสม
• เลือกขนาดตัวอักษรที่เหมาะสม
• สุดท้าย คุณต้องแน่ใจว่าคุณใช้ระยะห่างเพียงพอระหว่างคำทักทาย ย่อหน้าเนื้อหา และคำทักทาย ฯลฯ

5. พิสูจน์อักษรทุกสิ่ง

หลังจากทำตามขั้นตอนทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น และก่อนที่จะคิดที่จะกดปุ่ม "ส่ง" คุณต้องแน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลนั้นมีข้อผิดพลาด 100% และป้องกันข้อผิดพลาดได้

ซึ่งหมายความว่าคุณต้องแน่ใจว่าไม่มีการสะกดผิดในเนื้อความทั้งหมด ไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ใน Shebang ทั้งหมด ไม่มีการพูดซ้ำซากในเรื่องราวทั้งหมด และเหนือสิ่งอื่นใด คุณต้องแน่ใจว่า ว่าคุณไม่ได้พูดผิดคน

หากคุณเป็นมือใหม่และไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์อย่าง Microsoft Word ที่จะแก้ไขข้อความของคุณได้อย่างง่ายดาย และจะทำให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เช่น ไวยากรณ์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดของข้อความ

กฎและข้อบังคับอื่นๆ ที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อคุณตรวจทานอีเมลของคุณคือ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อที่คุณใช้ในอีเมลของคุณถูกต้อง 100% และไม่ผิดพลาด
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลได้รับการลงชื่ออย่างถูกต้องด้วยนามสกุลหรือชื่อของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์แนบทั้งหมดที่คุณกำลังเชื่อมต่อกับอีเมลนั้นใช้งานได้หรือไม่
• คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของผู้รับนั้นถูกต้อง 100% มิฉะนั้น คุณสามารถส่งข้อมูลที่เป็นความลับบางอย่างไปให้คนอื่นได้ ซึ่งคุณไม่สามารถทำอะไรได้ในภายหลัง

6. ความผิดพลาดทั่วไปในการสื่อสารทางอีเมล | ใช้ “Bcc” แทน “Cc”

สิ่งหนึ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ขณะส่งอีเมลคือการส่งไปยังที่อยู่ที่ไม่ถูกต้อง นี่เป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนมักทำในการสื่อสารทางอีเมล และอีกคนหนึ่งให้ที่อยู่อีเมลเหมือนเป็นลูกกวาด

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาดเหล่านี้เมื่อคุณส่งอีเมลเป็นพันๆ ฉบับถึงลูกค้าหรือใครก็ตาม มีสองคุณลักษณะที่คุณอาจเคยเห็นขณะเขียนอีเมล คือ Bcc และ Cc

Bcc หรือ Blind Carbon Copy เป็นคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถเก็บคนในวงผ่านข้อมูลในอีเมลได้ แต่ไม่สามารถเห็นผู้รับอีเมลรายอื่นได้ และในกรณีของซีซีก็ทำได้

แต่ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ? ที่อยู่อีเมลสามารถทำอะไรได้บ้าง? สำหรับบางคน ที่อยู่อีเมลของพวกเขาเป็นเรื่องส่วนตัวมาก และพวกเขาทำให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่อยู่ใกล้ชิดกับพวกเขาเท่านั้น

ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ปล่อยให้คนแปลกหน้าบางคนเห็นรายชื่อผู้รับอีเมลของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณต้องเพิ่มพวกเขาในส่วนสำเนาลับของคุณ

7. ตั้งชื่อไฟล์แนบของคุณอย่างชาญฉลาด

องค์ประกอบที่สำคัญและอาจเป็นอันตรายอย่างหนึ่งในการสื่อสารทางอีเมลคือไฟล์แนบ การวิจัยพบว่าไฟล์แนบยังคงเป็นพาหะอันดับหนึ่งของไวรัสและมัลแวร์ พวกมันมีความสามารถที่เหลือเชื่อในการแพร่เชื้อไปยังอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในไม่กี่วินาที

นี่คือเหตุผลที่แพลตฟอร์มอีเมลหลายแห่ง เช่น Gmail เป็นต้น ได้วางโปรโตคอลการสแปมและความปลอดภัยอื่นๆ เพื่อติดตามและปลดอาวุธไฟล์แนบที่อาจเป็นอันตราย การรักษาความปลอดภัยทั้งหมดนี้ดีและดี แต่ปัญหาคือบางครั้งโปรโตคอลความปลอดภัยเหล่านี้ตั้งค่าสถานะโปรโตคอลที่ดีว่าเป็นสแปม

เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์แนบของคุณจะไม่ถูกตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปม เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้

• ประการแรก คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์แนบที่คุณเชื่อมต่อกับอีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับอีเมลที่คุณกำลังส่งอย่างเหมาะสม ดังนั้นจึงไม่ใช่รูปภาพแมวจำนวนมากที่แนบมากับอีเมลสำนักงานหรืออีเมลคำเชิญที่ระลึก
• ประการที่สอง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อไฟล์ของไฟล์แนบไม่ใช่กลุ่มคำและตัวอักษรแบบสุ่ม คุณต้องเปลี่ยนชื่อตามนั้นและตั้งชื่อนามสกุลให้ถูกต้องเพื่อไม่ให้ไฟล์แนบติดธงและส่งอีเมล

ใช้ nTask เพื่อจัดการไฟล์และไฟล์แนบของคุณ:

nTask – ซอฟต์แวร์การจัดการงาน

ไปยังคุณ:

หากคุณเพียงต้องการทำให้เท้าเปียกในด้านกลยุทธ์การสื่อสารทางอีเมล คุณอาจคว้า eBooks ที่มีประโยชน์บางส่วนจากตลาดออนไลน์ พวกเขาจะช่วยให้คุณฝึกฝนทักษะและนำเสนอหมัดเด็ดที่มีประสิทธิภาพ

ท้ายที่สุด การรักษาผู้อ่านให้มีส่วนร่วมผ่านการสื่อสารทางอีเมลที่สั้น กระชับ และมีประสิทธิภาพคือจุดที่ยังคงนำหน้าคู่แข่งอยู่หนึ่งก้าวในทุกวันนี้