2022'de Etkili E-posta İletişimi İçin En İyi 7 İpucu

İlk e-posta iletişim biçiminin geliştirilmesinden bu yana yaklaşık 50 yıl geçti. Her şey Massachusetts'te ikamet eden bir bilgisayar programcısı olan Ray Tomlinson'ın ilk e-posta sistemini oluşturması ve ilkini göndermesiyle başladı. 1971'de böyleydi.

Elbette şimdi her şey oldukça farklı ve tüm dünyada her gün gönderilen milyarlarca e-posta var, ancak bunlardan kaç tanesi her yönden mükemmel? Özel veya özel hayatınızda kime göndereceğiniz e-postanın istediğiniz etkiyi yaratacağından nasıl emin olabilirsiniz?

Parmaklarınız o klavyeye her dokunduğunuzda mümkün olan en iyi e-postayı hazırladığınızdan emin olmak için, e-posta iletişiminizde aşağıdaki ipuçlarını kullanın ve e-posta oyununuzun birinci sınıf olacağını kişisel olarak garanti edebiliriz.

Etkili E-posta İletişimi İçin En İyi 7 İpucu

1. E-postayı Yazma Amacınızı Öğrenin

Tıpkı proje yönetimindeki bir proje teklifi veya inşa edilmeden önce bir binanın tasarımı gibi, belirli bir e-postayı neden yazdığınızı haklı çıkaran bir amacınız olduğundan emin olmanız gerekir.

Kişisel veya profesyonel bir e-posta olması önemli değil, sadece bir amacınız olması yeterli.

Ancak tüm bunları yapmadan önce bile, e-posta kanalının yapmak üzere olduğunuz konuşmayı yapmak için mümkün olan en iyi araç olduğundan %100 emin olmanız gerekir. Belki diğer kişiyi aramanız veya mesaj atmanız gerekir. Bu, yapmak üzere olduğunuz konuşmanın türüne bağlıdır.

Herhangi biriyle hızlı bir konuşma yapmak gibi normal bir mesajsa, onlara telefonda mesaj atmanız yeterlidir, çünkü bu etkileşimin sonuçlanması çok zaman alan uzun e-posta zincirleri gerektirmez.

Ancak, diğer kişiye bir e-posta göndermenizi gerektirecek konuşma türü hakkında şüpheleriniz varsa, aşağıdaki listeye göz atın ve etkileşiminizin etkili olup olmadığına karar verin.

Aşağıdaki durumlarda bir e-posta göndermelisiniz:

• Çok sayıda insana bilgi yayınlamak istiyorum
• Bir süredir konuşmadığınız ve telefon numarasına sahip olmadığınız biriyle konuşmak ister misiniz?
• Bir çalışana iş performansı hakkında geri bildirim sağlamak ister
• Metninize farklı türde ekler eklemek istiyorsanız

Ancak aşağıdaki gibi şeyler yaparken her zaman e-posta yazmaktan kaçınmalısınız:

• İnanılmaz derecede özel bilgiler sağlama
• Hiç kimse e-postalara hızlı yanıt vermediğinden diğer kişiden hızlı yanıt beklemek
• Alıcı için üzücü ve şok edici bilgiler vermek

Şuna bakın:

• 2022'nin En İyi E-posta Alternatifleri

2. Doğru E-posta İletişim Tarzını Kullanma

Yapmanız gereken bir sonraki şey, hem dil hem de yapı olarak doğru e-posta stilini kullandığınızdan emin olmak, yazdığınız e-postanın alıcı üzerinde istenen etkiye sahip olmasını sağlamaktır.

Doğru e-posta stilini kullandığınızdan emin olmak için önce alıcıyla aranızdaki ilişkinin ne olduğundan emin olmanız gerekir. Bir iş arkadaşı mı, aile üyesi mi, patron mu, yoksa eşiniz mi?

Bunu yapıyorsunuz çünkü belli ki bir pijama partisi veya oyun gecesi düzenlemek için bir e-posta göndermeyeceksiniz ve patronunuza bir toplantı hakkında “Sup, Patron?” Diyen bir metin mesajı göndermeyeceksiniz. (olsa iyi olur ama yapmayın).

E-postayı gönderdiğiniz kişinin bu kanal üzerinden iletişime geçilmeyi hak ettiğinden emin olduğunuzda ve aranızdaki ilişkiyi kurduğunuzda, o e-postayı hazırlamaya hazırsınız demektir.

Ofisten herhangi biriyle veya bir süredir görüşmediğiniz biriyle iletişim kurarken, her zaman daha profesyonel bir yazı stili veya resmi bir yazı stili kullanmanız genel bir kuraldır.

Ancak, bir aile üyesi gibi sizinle gayri resmi olarak görüşen biriyle iletişim kuruyorsanız, gayri resmi dil kullanmakta özgürsünüz.

3. Konu Satırı Kristal Netliğinde Olmalıdır

Konu satırı, herhangi bir e-postadaki en önemli unsurlardan biridir. Alıcının e-postanın zaman ayırmaya değip değmeyeceğinden emin olması gereken ilk şey budur. Bu konu satırı o kadar önemlidir ki, e-postanın ilk satırlarından ve hatta içindeki tekliften bile daha kullanışlıdır.

Bu nasıl mümkün olabilir? İstatistiklere göre, kişi başına ortalama 125 e-posta ile dünyanın her yerinden insanlara 125 milyardan fazla iş e-postası gönderiliyor. Son kelimeye kadar kaç e-posta okundu ve kaç tanesi atıldı?

Araştırmalar, posta kutularınızı her gün dolduran çok sayıda e-posta ile normal insanların gönderilen tüm e-postaları açmadıklarını, bunun yerine yalnızca e-postanın konu satırını gördüklerini ve bu onların ilgi alanlarına uygunsa, o zaman ve ancak o zaman e-postayı açarlardı.

Tüm e-postalarınız için en çekici konu satırını yazdığınızdan emin olmak için izleyebileceğiniz bazı adımlar aşağıda verilmiştir.

• Konu satırınızın uzunluğunu 6-10 kelimeden fazla olmamasına dikkat edin.
• Konu satırının iletişim kurmaya çalıştığınız kişi, şirket veya işletme için kişiselleştirildiğinden emin olmanız gerekir.
• Konu satırının e-postada yer alan harika içerik için bir fragman görevi gördüğünden emin olmak için doğru kelime grubunu seçmeniz gerekir.
• Alıcının e-postayı kontrol edeceğinden emin olmak için araştırma yapmanız ve konu satırına yüksek açık oranlı bir anahtar kelime eklemeniz gerekir.

4. E-posta İletişiminde Biçimlendirme Kraldır

Doğru tonu, doğru alıcıyı ve doğru konu satırını seçmek gereklidir, ancak alıcıya büyük bir metin bloğu göndermediğinizden emin olmak için yapmanız gereken biçimlendirme kadar gerekli değildir, ikincisini atacaklardır. e-postayı görürler.

Peki, biçimlendirmeyi e-postanın hemen çıkma oranını düşürecek kadar çekici hale nasıl getirebilirsiniz?

Aşağıdaki adımları izleyin ve e-postanızda bulunan metnin gövdesi için mümkün olan en iyi biçime sahip olacaksınız.

• İlk olarak, paragraflarınızın iki veya üç cümleden uzun olmadığından EMİN OLUNUZ.
• İkinci olarak, metni kalınlaştırarak, metni italik hale getirerek, ters virgül içine koyarak veya tüm bunları yaparak ve her şeyin altını çizerek e-postada bulunan en önemli bilgi parçasına ışık tutmanız gerekir.
• Bundan sonra, doğru yazı tipi stilini seçmeniz gerekir.
• Doğru yazı tipi boyutunu seçin
• Son olarak, selamlamalar, beden paragrafları ve selamlama vb. arasında yeterli boşluk bıraktığınızdan emin olmanız gerekir.

5. Her Şeyi Düzeltin

Yukarıda belirtilen tüm adımları uyguladıktan sonra ve “Gönder Düğmesine” basmayı düşünmeden önce, e-postada yazdığınız her şeyin %100 hatasız ve hatasız olduğundan emin olmanız gerekir.

Bu, tüm metin gövdesinde yazım hatası olmadığından, tüm shebang'da dilbilgisi hatası olmadığından, tüm hikayede totoloji olmadığından ve hepsinden öte, emin olmanız gerektiği anlamına gelir. yanlış kişiye hitap etmiyorsun demektir.

Acemi iseniz ve tüm bunları kendi başınıza yapamıyorsanız, Microsoft Word gibi metninizi zahmetsizce düzenleyecek ve içinde hata olmadığından emin olacak yazılımları kolayca kullanabilir veya aşağıdaki gibi bir yazılım kullanabilirsiniz. Metninizi hatasız hale getirmek için özel olarak tasarlanmış dilbilgisi.

E-postalarınızı düzeltirken uymanız gereken diğer bazı kurallar ve düzenlemeler şunlardır:

• E-postalarınızda kullandığınız isimlerin %100 doğru ve hatalı olmadığından emin olun.
• E-postanın sonunda soyadınız veya adınızla doğru şekilde imzalandığından emin olmanız gerekir.
• E-posta ile bağladığınız tüm eklerin çalışıp çalışmadığından emin olmanız gerekir.
• Alıcının e-postasının %100 doğru olduğundan emin olmalısınız, aksi takdirde daha sonra hiçbir şey yapamayacağınız çok gizli bilgileri başka birine gönderebilirsiniz.

6. E-posta İletişiminde Yaygın Gaf | “Cc” yerine “Bcc” kullanma

E-posta gönderirken yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, onu yanlış adrese göndermektir. Bu, insanların e-posta iletişiminde yaptığı en yaygın hatalardan biridir. Diğeri de e-posta adreslerini şeker gibi dağıtıyor.

Müşterilere veya her kim olursa olsun binlerce e-posta gönderirken bu hataları yapmadığınızdan emin olmak için e-posta yazarken görmüş olabileceğiniz iki özellik vardır. Bunlar Bcc ve Cc'dir.

Bcc veya Blind Carbon Copy, e-postadaki bilgiler aracılığıyla birisini döngüde tutmanıza izin veren ancak e-postanın diğer alıcılarını göremeyen bir özelliktir. Ve Cc durumunda, yapabilirler.

Ama bu neden önemli? Bir e-posta adresinin ne zararı olabilir? Eh, bazı insanlar için e-posta adresleri çok özel bir şeydir ve yalnızca kendilerine çok yakın olan kişilere gittiklerinden emin olurlar.

Bu nedenle, yanlışlıkla bir yabancının e-postanızın alıcılarının listesini görmesine izin vermediğinizden emin olmak için, onları Bcc bölümünüze eklemelisiniz.

7. Eklerinizi Akıllıca Adlandırın

E-posta iletişimindeki en önemli ve potansiyel olarak zararlı bileşenlerden biri eklerdir. Araştırmalar, eklerin hala virüslerin ve kötü amaçlı yazılımların bir numaralı taşıyıcısı olduğunu göstermiştir. Saniyeler içinde elektronik bir cihaza bulaşma konusunda inanılmaz bir yeteneğe sahipler.

Bu nedenle Gmail ve benzeri birçok e-posta platformu, zararlı olabilecek ekleri izlemek ve devre dışı bırakmak için farklı spam gönderme ve diğer güvenlik protokolleri yerleştirmiştir. Tüm bu güvenlik iyi ve iyi, ancak sorun şu ki bu güvenlik protokolleri bazen iyi olanları spam olarak işaretliyor.

Eklerinizin spam olarak işaretlenmediğinden emin olmak için aşağıdaki adımları uygulamanız yeterlidir.

• Öncelikle, e-postanıza bağladığınız eklerin, gönderdiğiniz e-posta ile uygun şekilde alakalı olduğundan emin olmanız gerekir. Yani, bir ofis e-postasına veya bir anma davetiyesi e-postasına eklenmiş bir sürü kedi resmi değil.
• İkinci olarak, ekin dosya adının bir grup rastgele kelime ve harf olmadığından emin olmanız gerekir. Eklerin işaretlenmemesi ve e-postanın gönderilmesi için bunları uygun şekilde yeniden adlandırmalı ve uzantı adlarını doğru ayarlamalısınız.

Dosyalarınızı ve eklerinizi yönetmek için nTask'ı kullanın:

nTask – Görev Yönetim Yazılımı

Sana doğru:

E-posta iletişim taktikleri alanında ayaklarınızı ıslatmak üzereyseniz, çevrimiçi pazardan birkaç yararlı e-Kitap da alabilirsiniz. Becerilerinizi geliştirmenize ve etkili yumruk çizgileri sunmanıza yardımcı olacaklar.

Ne de olsa okuyucuları kısa, özlü ve etkili e-posta iletişimi yoluyla meşgul etmek, bugünlerde rekabette bir adım önde olmanın noktasıdır.