2022 年有效电子邮件通信的 7 个最佳技巧

自从开发出第一种电子邮件通信形式以来，已经过去了大约 50 年。 这一切都始于马萨诸塞州的计算机程序员雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）创建了第一个电子邮件系统并发送了第一个电子邮件系统。 那是在 1971 年。

当然，现在一切都大不相同了，每天有数十亿封电子邮件发送到世界各地，但其中有多少在各个方面都是完美的？ 您如何确保发送给您个人或私人生活中的任何人的电子邮件会产生预期的效果？

为确保您每次手指触摸键盘时都能起草最好的电子邮件，只需在您的电子邮件通信中使用以下提示，我们可以亲自保证您的电子邮件游戏将是一流的。

有效电子邮件沟通的 7 个最佳技巧

1.找出你写电子邮件的目的

就像项目管理中的项目建议书或建造之前的建筑物设计一样，您需要确保您心中有一个目的，以证明您编写特定电子邮件的原因。

无论是个人电子邮件还是专业电子邮件，您只需要记住一个目的即可。

但即使在我们做所有这些之前，您需要 100% 确定电子邮件渠道是进行您即将进行的对话的最佳媒介。 也许你需要给对方打电话或发短信给他们。 这取决于您将要进行的对话类型。

如果这是一条普通的消息，例如与任何人快速交谈，您应该只在电话上给他们发短信，因为这种交互不需要任何需要花费大量时间才能结束的冗长电子邮件链。

但是，如果您对需要向对方发送电子邮件的对话类型有疑问，请查看以下列表并确定您的互动是否成功。

如果您出现以下情况，您应该发送电子邮件：

• 想向大量人广播信息
• 想和你有一段时间没联系的人交谈，但你没有他们的电话号码
• 想向员工提供有关其工作表现的反馈
• 想要将不同类型的附件附加到您的文本中

但是，当您执行以下操作时，应始终避免写电子邮件：

• 提供令人难以置信的私人信息
• 等待对方的快速回复，因为没有人快速回复电子邮件
• 传递的信息必然会让接收者感到悲伤和震惊

看一下这个：

• 2022 年最佳电子邮件替代品

2. 使用正确的电子邮件沟通方式

接下来要做的是确保在语言和结构上使用正确类型的电子邮件样式，以确保您编写的电子邮件将对收件人产生预期的效果。

为确保您使用正确的电子邮件样式，您首先需要确定您与收件人之间的关系。 他们是同事、家人、老板还是你的伴侣？

您这样做是因为您显然不会发送电子邮件来组织过夜或游戏之夜，并且您不会向您的老板发送关于会议的短信说“Sup，Bossman？” （虽然会很酷，但不要这样做）。

当您确定要向其发送电子邮件的人值得通过此渠道进行交流并且您已经确定了你们之间的关系时，您就可以起草该电子邮件了。

一般规则是，当您与办公室的任何人或与您有一段时间没有交谈过的人交流时，您应该始终使用更专业的写作风格或正式的写作风格。

但是，如果您正在与像家人一样与您有非正式关系的人交流，您可以自由使用非正式语言。

3.主题行应该清晰

主题行是任何电子邮件中最重要的元素之一。 这是收件人需要确保电子邮件值得他们花时间的第一件事。 这个主题行非常重要，它甚至比电子邮件的第一行甚至其中的报价更有用。

这怎么可能？ 据统计，全世界有超过 1250 亿封商业电子邮件被发送和接收，平均每人收到 125 封电子邮件。 有多少电子邮件被读到最后一个字，有多少被扔掉？

研究表明，每天有这么多的电子邮件填满你的邮箱，普通人不会打开他们发送的所有电子邮件，相反，他们只会看到电子邮件的主题行，如果这符合他们的兴趣，那么只有这样他们才会打开电子邮件。

为确保您为所有电子邮件编写最吸引人的主题行，您可以遵循以下步骤。

• 使您的主题行的长度不超过 6-10 字
• 您需要确保主题行是针对您尝试与之交流的个人、公司或企业进行个性化的
• 您需要选择正确的词组，以确保主题行充当电子邮件中包含的精彩内容的预告片
• 您需要进行研究并在主题行中包含一个高打开率的关键字，以确保收件人会查看电子邮件

4. 格式是电子邮件通信的王道

选择正确的语气、正确的收件人和正确的主题行是必要的，但不如您必须执行的格式设置来确保您不会向收件人发送一大块文本，他们将丢弃第二个他们看到了电子邮件。

那么，如何使格式如此吸引人，从而降低电子邮件的跳出率呢？

按照以下步骤操作，您将获得电子邮件中包含的文本正文的最佳格式。

• 首先，你需要确保你的段落不超过两三个句子
• 其次，您需要通过加粗文本、斜体文本、将其放入引号或执行所有这些操作并强调整个事情来突出电子邮件中包含的最重要的信息
• 之后，您需要选择正确的字体样式
• 选择正确的字体大小
• 最后，您需要确保在称呼、正文段落和问候语等之间使用足够的间距。

5.校对整件事

在完成上述所有步骤之后，甚至在考虑按下“发送按钮”之前，您需要确保您在电子邮件中写的所有内容都是 100% 错误且无故障的。

这意味着您必须确保整个正文中没有拼写错误，整个shebang中没有语法错误，整个故事中没有重言式，最重要的是，您需要确保你没有说错人。

如果您是新手并且不能自己完成所有这些操作，那么您可以轻松使用 Microsoft Word 等软件，它可以轻松编辑您的文本并确保其中没有错误，或者您可以使用类似的软件专门设计用于使您的文本防错的语法。

校对电子邮件时需要遵循的其他一些规则和规定是：

• 确保您在电子邮件中使用的名称 100% 正确且没有错误
• 您需要确保在电子邮件末尾使用您的姓氏或姓名正确签署电子邮件
• 您需要确保与电子邮件连接的所有附件都正常工作
• 您需要确保收件人的电子邮件是 100% 正确的，否则您可以将一些非常机密的信息发送给其他人，之后您无能为力

6. 电子邮件通信中的常见错误 | 使用“密件抄送”而不是“抄送”

发送电子邮件时您可以做的最糟糕的事情之一就是将其发送到错误的地址。 这是人们在电子邮件通信中最常犯的错误之一。 另一个是把他们的电子邮件地址当作一块糖果一样。

为了确保在向客户或任何人发送成千上万封电子邮件时不会犯这些错误，您在编写电子邮件时可能会看到两个功能。 它们是密件抄送和抄送。

Bcc 或 Blind Carbon Copy 是一项功能，可让您通过电子邮件中的信息让某人保持在循环中，但他们看不到电子邮件的其他收件人。 在抄送的情况下，他们可以。

但为什么这很重要？ 电子邮件地址有什么危害？ 好吧，对于某些人来说，他们的电子邮件地址是一件非常私密的事情，他们确保只向与他们非常亲近的人发送电子邮件地址。

因此，为确保您不会不小心让一些陌生人看到您的电子邮件收件人列表，您必须将它们添加到您的密件抄送部分。

7. 明智地命名你的附件

电子邮件通信中最重要且可能有害的组件之一是附件。 研究表明，附件仍然是病毒和恶意软件的第一大载体。 它们具有令人难以置信的能力，可以在几秒钟内感染电子设备。

这就是为什么许多电子邮件平台（如 Gmail 等）放置了不同的垃圾邮件和其他安全协议来跟踪和解除任何可能有害的附件。 所有这些安全性都很好，但问题是这些安全协议有时会将好的安全协议标记为垃圾邮件。

为确保您的附件不会被标记为垃圾邮件，请按照以下步骤操作。

• 首先，您需要确保您连接到电子邮件的附件与您发送的电子邮件正确相关。 所以，它不是附在办公室电子邮件或纪念邀请电子邮件上的一堆猫图片。
• 其次，您需要确保附件的文件名不是一堆随机的单词和字母。 您必须相应地重命名它们并正确设置扩展名，以便附件不会被标记并发送电子邮件。

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