2022년 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 7가지 최고의 팁

첫 번째 형태의 이메일 커뮤니케이션이 개발된 지 약 50년이 되었습니다. 모든 것은 매사추세츠에 거주하는 컴퓨터 프로그래머인 Ray Tomlinson이 최초의 이메일 시스템을 만들고 첫 번째 시스템을 보냈을 때 시작되었습니다. 1971년으로 거슬러 올라갑니다.

물론 지금은 모든 것이 완전히 달라졌고 전 세계적으로 하루에 수십억 개의 이메일이 전송되지만 모든 면에서 완벽한 이메일이 몇 개나 될까요? 사생활이나 사생활에서 누구에게나 보내는 이메일이 원하는 효과를 낼 수 있는지 어떻게 확신할 수 있습니까?

손가락이 키보드를 만질 때마다 가능한 최고의 이메일 초안을 작성하려면 이메일 통신에 다음 팁을 사용하십시오. 그러면 이메일 게임이 최고 수준이 될 것이라고 개인적으로 보장할 수 있습니다.

효과적인 이메일 커뮤니케이션을 위한 7가지 최고의 팁

1. 이메일을 쓰는 목적을 찾으십시오

프로젝트 관리의 프로젝트 제안이나 건물이 건설되기 전에 설계하는 것처럼 특정 이메일을 작성하는 이유를 정당화하는 목적을 염두에 두어야 합니다.

개인 이메일이든 업무용 이메일이든 상관없이 목적만 염두에 두면 됩니다.

그러나 우리가 그 모든 것을 하기 전에도 이메일 채널이 당신이 하려고 하는 대화를 할 수 있는 가장 좋은 매체라는 것을 100% 확신해야 합니다. 다른 사람에게 전화를 걸거나 문자를 보내야 할 수도 있습니다. 이것은 대화 유형에 따라 다릅니다.

누군가와 빠른 대화를 나누는 것과 같은 일반적인 메시지라면 전화로 문자를 보내면 됩니다. 왜냐하면 그 대화는 결론을 내리는 데 많은 시간이 걸리는 긴 이메일 체인이 필요하지 않기 때문입니다.

그러나 다른 사람에게 이메일을 보내야 하는 대화 유형에 대해 의심이 가는 경우 다음 목록을 확인하고 상호 작용이 중단되는지 여부를 결정하십시오.

다음과 같은 경우 이메일을 보내야 합니다.

• 많은 사람들에게 정보를 알리고 싶은 분
• 한동안 연락하지 않았는데 전화번호가 없는 사람과 이야기하고 싶습니다.
• 직원에게 업무 성과에 대한 피드백을 제공하고 싶습니다.
• 텍스트에 다양한 유형의 첨부 파일을 첨부하려는 경우

그러나 다음과 같은 일을 할 때는 항상 이메일을 작성하는 것을 피해야 합니다.

• 믿을 수 없을 정도로 개인 정보 제공
• 이메일에 빠르게 답장을 보내는 사람이 없기 때문에 상대방의 빠른 답장을 기다립니다.
• 받는 사람에게 슬프고 충격적일 수밖에 없는 정보 전달

이것 좀 봐:

• 2022년 최고의 이메일 대안

2. 올바른 이메일 커뮤니케이션 스타일 사용하기

다음으로 해야 할 일은 언어와 구조 모두에서 올바른 유형의 이메일 스타일을 사용하고 있는지 확인하여 작성 중인 이메일이 수신자에게 원하는 영향을 미칠 수 있도록 하는 것입니다.

올바른 이메일 스타일을 사용하고 있는지 확인하려면 먼저 귀하와 수신자 사이의 관계를 확인해야 합니다. 그들은 동료, 가족, 상사 또는 파트너입니까?

잠을 자거나 게임을 하는 밤을 조직하기 위해 이메일을 보내지 않을 것이고 상사에게 회의에 대해 "잠깐만요, 보스만?" 이라는 문자 메시지를 보내지 않을 것이기 때문에 이렇게 하는 것입니다. (멋지지만 하지 마십시오.)

이메일을 보내는 사람이 이 채널을 통해 소통할 자격이 있는지 확인하고 두 사람 사이의 관계를 설정했다면 해당 이메일 초안을 작성할 준비가 된 것입니다.

사무실에 있는 사람이나 한동안 이야기를 나누지 않은 사람과 의사 소통을 할 때는 항상 보다 전문적인 작문이나 격식을 갖춘 작문을 사용하는 것이 일반적입니다.

그러나 가족처럼 비공식적인 관계를 맺고 있는 사람과 의사 소통하는 경우 비공식적인 언어를 자유롭게 사용할 수 있습니다.

3. 제목은 수정처럼 명확해야 합니다.

제목 줄은 모든 이메일에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 수신자가 이메일이 시간을 할애할 가치가 있는지 확인해야 하는 첫 번째 사항입니다. 이 제목 줄은 이메일의 첫 줄과 그 안의 제안보다 훨씬 더 유용하기 때문에 매우 중요합니다.

어떻게 그게 가능합니까? 통계에 따르면 1인당 평균 125개의 이메일로 1,250억 개 이상의 비즈니스 이메일이 전 세계 사람들과 주고 받습니다. 얼마나 많은 이메일이 마지막 단어까지 읽혀지고 얼마나 많은 이메일이 버려졌습니까?

연구에 따르면 매일 사서함을 채우는 이메일이 너무 많기 때문에 일반 사람들은 전송된 이메일을 모두 열지 않고 대신 이메일 제목만 보고 관심과 일치하는 경우 다음을 선택합니다. 그리고 나서야 그들은 이메일을 열 것입니다.

모든 이메일에 대해 가장 매력적인 제목을 작성하려면 다음 단계를 따르세요.

• 제목 줄의 길이는 6-10단어를 넘지 않도록 합니다.
• 대화하려는 사람, 회사 또는 비즈니스에 맞게 제목이 개인화되었는지 확인해야 합니다.
• 제목 줄이 이메일에 포함된 놀라운 콘텐츠의 예고편 역할을 하도록 올바른 단어 집합을 선택해야 합니다.
• 수신자가 이메일을 확인할 수 있도록 조사를 수행하고 제목 줄에 높은 공개율 키워드를 포함해야 합니다.

4. 이메일 커뮤니케이션에서 포맷은 왕입니다.

올바른 어조, 올바른 수신자 및 올바른 제목 줄을 선택하는 것은 필요하지만 수신자에게 큰 텍스트 블록을 보내지 않도록 하기 위해 수행해야 하는 서식만큼 필요한 것은 아닙니다. 그들은 이메일을 봅니다.

그렇다면 어떻게 하면 이메일의 반송률이 줄어들도록 서식을 매력적으로 만들 수 있을까요?

다음 단계를 따르면 이메일에 포함된 텍스트 본문에 가장 적합한 형식을 갖게 됩니다.

• 첫째, 단락이 두세 문장 이하인지 확인해야 합니다.
• 두 번째로, 텍스트를 굵게, 기울임꼴, 역 쉼표로 묶거나 이 모든 작업을 수행하고 전체에 밑줄을 긋는 방식으로 이메일에 포함된 가장 중요한 정보를 조명해야 합니다.
• 그런 다음 올바른 글꼴 스타일을 선택해야 합니다.
• 올바른 글꼴 크기 선택
• 그리고 마지막으로 인사말, 본문, 인사말 등의 간격을 충분히 확보해야 합니다.

5. 전체 교정

위에서 언급한 모든 단계를 수행한 후 "보내기 버튼"을 누르는 것을 생각하기 전에 이메일에 작성한 모든 내용이 100% 오류이고 오류가 없는지 확인해야 합니다.

즉, 전체 텍스트 본문에 철자 오류가 없는지, 전체 shebang에 문법적 오류가 없는지, 전체 이야기에 동어반복이 없는지 확인해야 하며 무엇보다도 다음을 확인해야 합니다. 당신이 잘못된 사람을 언급하고 있지 않다는 것입니다.

초보자이고 혼자서 모든 작업을 수행할 수 없는 경우 Microsoft Word와 같은 소프트웨어를 사용하여 손쉽게 텍스트를 편집하고 오류가 없는지 확인하거나 다음과 같은 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 텍스트 오류 방지를 위해 특별히 설계된 Grammarly.

이메일을 교정할 때 따라야 하는 기타 규칙 및 규정은 다음과 같습니다.

• 이메일에 사용하는 이름이 100% 정확하고 오류가 없는지 확인하십시오.
• 이메일 마지막에 성 또는 이름으로 이메일이 제대로 서명되었는지 확인해야 합니다.
• 이메일로 연결하는 모든 첨부 파일이 작동하는지 확인해야 합니다.
• 받는 사람의 이메일이 100% 정확한지 확인해야 합니다. 그렇지 않으면 매우 기밀인 정보를 다른 사람에게 보낼 수 있습니다.

6. 이메일 커뮤니케이션의 일반적인 실수 | "참조" 대신 "숨은 참조" 사용

이메일을 보내는 동안 할 수 있는 최악의 일 중 하나는 잘못된 주소로 보내는 것입니다. 이것은 사람들이 이메일 커뮤니케이션에서 저지르는 가장 흔한 실수 중 하나입니다. 그리고 다른 하나는 사탕 조각처럼 자신의 이메일 주소를 제공하고 있습니다.

고객이나 누구에게나 수천 개의 이메일을 보낼 때 이러한 실수를 하지 않도록 이메일을 작성하는 동안 본 두 가지 기능이 있습니다. 숨은 참조와 참조입니다.

Bcc 또는 Blind Carbon Copy는 이메일의 정보를 통해 누군가를 루프에 유지할 수 있지만 이메일의 다른 수신자는 볼 수 없도록 하는 기능입니다. 그리고 Cc의 경우에는 가능합니다.

그러나 이것이 왜 중요합니까? 이메일 주소는 어떤 피해를 줄 수 있습니까? 글쎄, 어떤 사람들에게 그들의 이메일 주소는 매우 사적인 것이고 그들은 그들과 아주 가까운 사람들에게만 공개되도록 합니다.

따라서 실수로 낯선 사람이 귀하의 이메일 수신자 목록을 볼 수 없도록 하려면 숨은 참조 섹션에 추가해야 합니다.

7. 첨부 파일의 이름을 현명하게 지정

이메일 통신에서 가장 중요하고 잠재적으로 유해한 구성 요소 중 하나는 첨부 파일입니다. 연구에 따르면 첨부 파일은 여전히 ​​바이러스 및 맬웨어의 첫 번째 매개체입니다. 그들은 몇 초 만에 전자 장치를 감염시키는 놀라운 능력을 가지고 있습니다.

이것이 Gmail과 같은 많은 이메일 플랫폼이 잠재적으로 유해한 첨부 파일을 추적하고 해제하기 위해 다양한 스팸 및 기타 보안 프로토콜을 배치한 이유입니다. 이 모든 보안은 훌륭하지만 문제는 이러한 보안 프로토콜이 때때로 좋은 것을 스팸으로 표시한다는 것입니다.

첨부 파일이 스팸으로 표시되지 않도록 하려면 다음 단계를 따르세요.

• 첫째, 이메일에 연결하는 첨부 파일이 보내는 이메일과 적절하게 관련이 있는지 확인해야 합니다. 따라서 사무실 이메일이나 추모 초대 이메일에 첨부된 고양이 사진 한 묶음이 아닙니다.
• 둘째, 첨부 파일의 파일 이름이 임의의 단어와 문자 무리가 아닌지 확인해야 합니다. 첨부 파일에 플래그가 지정되지 않고 이메일이 전송되도록 적절하게 이름을 변경하고 확장자 이름을 적절하게 설정해야 합니다.

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결국, 짧고 간결하며 효과적인 이메일 커뮤니케이션을 통해 독자의 참여를 유지하는 것이 오늘날 경쟁에서 한 발 앞서 나가는 포인트입니다.