프로세스 개선 계획을 시작하는 방법?

하루아침에 성공하는 비즈니스는 없지만 프로세스 개선 계획을 사용하면 비즈니스가 원하는 위치에 훨씬 더 가까워질 수 있습니다.

프로세스 개선 계획은 기존 프로세스 내에서 취약한 프로세스를 찾으려는 사전 예방적 접근 방식입니다. 개선을 위한 문서화된 전략입니다.

프로세스 개선 계획을 시작하기 전에 채택할 수 있는 프로세스 개선 방법론을 살펴보는 것이 유용할 수 있습니다. 선택할 수 있는 많은 방법론이 있지만 아래는 일반적으로 채택되는 세 가지 방법론입니다.

일반적으로 사용되는 프로세스 개선 계획

이러한 방법론은 '목적을 위한 수단'이 아닙니다. 오늘날 기술은 전 세계적으로 가장 빠르게 진화하는 플랫폼이므로 첨부된 공정 개선 계획을 일반적인 지침으로 삼으십시오.

팀이 앞으로 나아갈 때 프로젝트 관리자로서 즉흥적으로 행동하십시오.

1. 린 제조

린 제조는 제품 품질을 개선하고 품질 출력을 극대화하는 것을 목표로 합니다. 이것은 7개의 낭비를 제거함으로써 달성됩니다. 이러한 폐기물에는 다음이 포함됩니다.

• 생산 과잉
• 교통
• 운동
• 대기 중
• 과잉 처리
• 목록
• 결함

2. 6시그마

식스 시그마는 프로세스 개선에 도움이 되는 일련의 기술과 도구입니다. 6시그마는 결함이 발생할 확률을 줄이는 방식으로 작동합니다.

3. 비즈니스 프로세스 관리

비즈니스 프로세스 관리는 지속적인 개선을 적용합니다. 비즈니스 프로세스 관리 방법론을 채택하려면 회사가 다음을 수행해야 합니다.

• 분석하다
• 재설계
• 실행하다
• 감시 장치
• 프로세스 최적화

어떤 방법론을 선택하든 프로세스 개선 계획을 작성하면 전반적인 결과를 개선하는 방식으로 적응하는 데 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스를 개선하려는 모든 시도는 빠르게 잊혀지거나 간과될 수 있습니다. 이러한 시도가 지속되려면 프로세스 개선 계획을 구현하는 것이 필수적입니다. 이제 시작하는 방법을 살펴보겠습니다.

이 블로그는 최고의 비즈니스 프로세스 관리 앱을 선택하는 데 도움이 될 것입니다.

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다음은 계획을 시작하는 방법과 전체 프로세스를 더 쉽게 만드는 데 사용할 수 있는 팁 및 요령에 대한 간략한 가이드입니다. 또한 계획을 성공적으로 구현할 수 있도록 각 단계를 수행하는 방법에 대해 논의할 것입니다.

프로세스 개선 계획을 배포하는 6단계

1단계: 인식

비즈니스 프로세스 개선을 계획하기 전에 개선이 필요한 부분을 파악하는 것이 중요합니다.

첫 번째 단계는 개선이 필요한 프로세스를 정확히 찾아내는 것입니다. 특정 프로세스가 현재 어떻게 수행되고 있는지 보기 위해 특정 프로세스에 대한 여러 단계를 배치할 수 있습니다. 이렇게 하면 개선이 필요한 정확한 영역을 더 쉽게 찾아낼 수 있습니다.

개선이 절실히 필요한 한 가지 우선 순위 영역을 인식하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 아마도 이 프로세스는 생산적인 것보다 더 많은 시간이 걸리거나, 비즈니스를 실망시키는 프로세스에 대한 태도 때문일 수 있습니다.

개선 계획을 시작할 때는 구체적이면서도 단순한 것부터 시작하는 것이 좋습니다.

문제가 모호하거나 복잡할수록 솔루션이 더 어려울 수 있습니다. 더욱이, 때때로 주요 막힘은 가장 단순한 것의 변경으로 크게 영향을 받고 개선될 수 있습니다.

또한 변경 사항을 더 쉽게 구현할수록 더 빠른 결과를 볼 수 있으며 항상 사기를 북돋우고 곧바로 승리를 거둔 경우 문제를 해결하기 위해 더 많은 일을 하도록 영감을 줍니다.

2단계: 분석 및 식별

프로세스의 어떤 영역에 우선 순위를 두었는지 파악했다면 시간을 내어 자세히 분석해야 합니다.

문제의 원인을 추적해야 합니다. 문제를 수정하려면 문제를 일으키는 프로세스의 정확한 부분을 확인해야 합니다. 이것을 이해해야만 현재 문제를 해결할 수 있습니다.

팁: 이를 달성하는 쉬운 방법은 문제를 인식하고 프로세스의 단계를 살펴보고 순서도 또는 다이어그램 을 만드는 것 입니다(샘플 링크 클릭). 프로세스 전체를 시각적으로 보여줌으로써 수정이 가능한 위치와 방법을 쉽게 알 수 있습니다.

3단계: 재설계

당면한 문제를 인식하고 분석한 후 문제를 해결할 때입니다. 분석을 통해 정확한 문제와 수정 방법을 제공해야 합니다. 이제 특정 프로세스에 대해 취하는 단계를 재설계하고 문제를 제거해야 합니다.

여기에서 팀이 프로세스 개선에 참여하지 않았다면 적어도 지금은 참여하게 하는 것이 중요합니다. 프로세스 개선이 실패하는 주된 이유는 팀이 충분히 일찍 참여하지 않기 때문입니다.

지금까지 해온 방식을 고수하려는 것은 인간의 본성입니다. 따라서 새로운 디자인의 구현을 더 간단하게 만드는 프로세스에 사람들이 참여하도록 하십시오.

또한 팀 구성원이 변경을 수행하는 데 도움이 필요합니다. 변경 사항은 누구에게 영향을 미칠까요? 프로세스를 진행하는 데 도움이 필요할 것입니다. 여기에서 생성한 순서도와 다이어그램을 사용하여 정보를 제공하는 사람들에게 프로세스를 설명할 수 있습니다.

프로세스를 재설계하려면 해당 팀 구성원의 도움이 필요할 수 있습니다. 함께 모여 문제를 해결하고 프로세스를 재설계하는 방법에 대한 아이디어를 브레인스토밍할 수 있습니다.

프로세스의 재설계를 생각할 때 각 요소와 제안된 솔루션이 가장 적합한지 여부를 고려해야 합니다. 재설계가 어떻게 구현될지와 제안된 변경으로 인해 발생할 수 있는 위험을 고려해야 합니다.

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4단계: 구현

행동 방침이 확인되면 이제 구현 계획을 세울 차례입니다. 팀의 각 구성원이 작업할 작업과 재설계를 구현하는 가장 효율적인 방법을 달성하는 방법을 식별합니다.

또한 팀을 위한 마감일과 일정을 작성하십시오. 목표를 설정하고 달성 시기는 프로세스 개선 계획이 올바르게 수행되도록 합니다.

또한 재설계를 구현하기 위한 계획이 가능한 한 상세하고 명확해야 합니다. 모든 것이 더 명확하게 매핑되고 식별되면 관련된 팀 구성원이 필요한 변경 및 단계를 더 쉽게 따를 수 있습니다.

전체 프로세스의 이 부분은 변경 사항이 현실이 되는 부분이며 총에 충실하고 끝까지 확인해야 합니다. 처음에는 압도적이고 까다로워 보일 수 있지만 비즈니스 기능은 장기적으로 도움이 될 것입니다.

5단계: 의사소통

우리는 이것을 3단계와 4단계 모두에서 언급했지만 실제로는 커뮤니케이션이 핵심입니다. 귀하의 팀이 계획의 측면을 분석하고 재설계하는 데 참여하더라도 관련된 사람들과 구현 계획을 자세히 전달하는 것이 중요합니다.

“변화에 대한 저항을 극복하는 가장 일반적인 방법 중 하나는 사람들에게 사전에 교육하는 것입니다. 아이디어의 전달은 사람들이 변화의 필요성과 논리를 이해하는 데 도움이 됩니다. 교육 과정에는 일대일 토론, 그룹 발표, 메모 및 보고서가 포함될 수 있습니다.”
– 존 P. 코터

계획을 실행하기 전에 각 단계와 변경 사항이 영향을 미치거나 재설계 구현의 일부가 될 모든 사람들과 논의되었는지 확인합니다.

계획을 실행하려면 어떻게 될지 알아야 합니다.

또한, 언급한 바와 같이 인간은 변화에 저항합니다. 당신의 팀이 처음부터 다가올 변화에 대해 단서가 있고 계속 반복된다면 반대할 가능성이 적습니다.

이 모든 계획이 끝나면 마침내 실행할 시간입니다. 계획을 계속 협의하고 프로세스 개선에 필요한 모든 단계를 따르십시오.

6단계: 모니터링 및 검토

결국 계획이 실현되는 것을 보기 시작할 것입니다.

그러나 프로세스 개선은 지속적이고 진화하는 작업입니다. 비즈니스 프로세스를 개선하기 위해 하나의 계획을 실행하고 작업이 완료되었다고 생각할 수는 없습니다.

가장 먼저 주목해야 할 것은 공들여 구현한 변경 사항이 그대로 유지될지 여부입니다. 비록 그 오래된 습관이 당신의 성과에 도움이 되지 않더라도, 오래된 습관으로 되돌아가는 것에 대한 두려움은 항상 있습니다.

구현한 변경 사항을 먼저 모니터링하여 변경 사항이 따르고 있는지 확인하고 두 번째로 원하는 대로 작동하는지 확인해야 합니다.

종이로 보는 것과 실제 생활로 옮겨지면 전혀 다른 이야기를 보는 것은 하나의 일입니다. 당신이 생각하지 못한 일이 당신의 계획이 성공하는 것을 방해할 수 있습니다.

프로세스를 지속적으로 개선하면 변경 사항이 지속되고 원하는 효과를 얻을 수 있습니다. 계획에 문제가 있다는 것을 깨닫는 것은 어리석은 일이 아닙니다.

프로세스 개선 사항을 모니터링하고 검토하면 몇 가지 문제가 발생할 수 있습니다. 이것이 당신을 방해하지 않도록하십시오. 팀과 함께 앉아서 지연이나 발생할 수 있는 문제에 대한 해결책을 강구하십시오.

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프로세스 개선 계획을 수립한 후 프로세스 개선 방법론이 결정되고 프로세스의 구현이 원하는 개선 방향으로 잘 가고 있습니다.

언급된 단계를 따르면 프로세스에 대한 강화가 비즈니스의 확립된 관행으로 바뀌는 것을 보장할 수 있습니다.

조직에서 변화를 구현하는 것이 항상 쉬운 것은 아니지만 모든 성장이 발생하는 데 필수적이며 비즈니스와 그 결과의 성장을 가능하게 하기 위해 지속적이어야 함을 기억하십시오.

행운을 빕니다!