¿Cómo empezar con un plan de mejora de procesos?

Ningún negocio se convierte en un éxito de la noche a la mañana, pero con un plan de mejora de procesos, su negocio puede estar mucho más cerca de donde quiere que esté.

Un plan de mejora de procesos es un enfoque proactivo que busca encontrar los procesos débiles dentro de sus procesos establecidos. Es una estrategia documentada para la mejora.

Antes de comenzar con su plan de mejora de procesos, podría ser útil analizar las metodologías de mejora de procesos que podría adoptar. Hay un montón de metodologías entre las que puede elegir, pero a continuación hay tres que se adoptan comúnmente.

Plan(es) de mejora de procesos de uso común

Estas metodologías no son un 'medio para un fin'. Dado que la tecnología es la plataforma de más rápida evolución en todo el mundo en estos días, tome los planes de mejora de procesos adjuntos como una guía general.

Improvise como gerente de proyectos a medida que su equipo avanza.

1. Fabricación ajustada

Lean Manufacturing tiene como objetivo mejorar la calidad del producto y maximizar la calidad de la producción. Esto se logra eliminando 7 desechos. Estos desechos incluyen:

• Superproducción
• Transportación
• Movimiento
• Esperando
• Exceso de procesamiento
• Inventario
• Defectos

2. Seis Sigma

Six Sigma es un conjunto de técnicas y herramientas que ayudan a mejorar los procesos. Six Sigma funciona al disminuir la probabilidad de que ocurra un defecto.

3. Gestión de Procesos de Negocio

La gestión de procesos de negocio aplica la mejora continua. La adopción de la metodología de gestión de procesos de negocio requiere que una empresa:

• Analizar
• Rediseño
• Ejecutar
• Monitor
• Optimizar sus procesos

Independientemente de la metodología que elija, la creación de un plan de mejora de procesos puede ayudarlo a adaptarse de una manera que mejore su resultado general.

Cualquier intento de mejorar su negocio puede olvidarse o pasarse por alto rápidamente, para que tales intentos se mantengan, es esencial implementar un plan de mejora de procesos. Ahora veamos cómo puedes empezar con eso.

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A continuación se incluye una guía concisa sobre cómo puede comenzar con su plan y consejos y trucos que puede utilizar para facilitar todo el proceso. También discutiremos cómo realizar cada paso para poder implementar su plan con éxito.

6 pasos para implementar un plan de mejora de procesos

Paso 1: Reconocer

Antes de planificar la mejora de sus procesos comerciales, es esencial saber dónde necesita esa mejora.

El primer paso es identificar el proceso que necesita mejorar. Es posible que desee diseñar los diferentes pasos de ese proceso en particular para ver cómo se está realizando en la actualidad, esto permitirá que sea más fácil identificar las áreas exactas que necesitan mejoras.

Puede que le resulte beneficioso reconocer un área prioritaria que necesita desesperadamente mejorar. Quizás el proceso lleva más tiempo del que es productivo, o quizás es solo la actitud hacia el proceso lo que está defraudando a su empresa.

Al comenzar con cualquier plan de mejora, puede ser mejor comenzar con algo específico pero simple.

Cuanto más vago o complicado sea el problema, más difícil puede ser la solución. Además, a veces un bloqueo importante puede verse muy afectado y mejorado por el cambio de la cosa más simple.

Además, cuanto más fácil sea la implementación del cambio, más rápidos se pueden ver los resultados y siempre aumenta la moral e inspira a las personas a hacer más para solucionar los problemas si tienen una victoria en su haber de inmediato.

Paso 2: analizar e identificar

Una vez que haya reconocido qué área del proceso ha priorizado, debe tomarse el tiempo para analizarla en detalle.

Es necesario rastrear el problema hasta su origen. Para corregir el problema, debe determinar la parte precisa del proceso que está causando el problema. Solo una vez que se comprende esto, puede comenzar a solucionar el problema presente.

Sugerencia: una manera fácil de lograr esto es cuando reconoce el problema y revisa los pasos del proceso para hacer un diagrama de flujo o diagrama (haga clic en el enlace para obtener ejemplos). Con una ayuda visual del proceso en su conjunto, será fácil ver dónde y cómo se pueden hacer las correcciones.

Paso 3: Rediseño

Después de reconocer y analizar el problema en cuestión, es hora de solucionarlo. El análisis debería haberle proporcionado el problema exacto y cómo corregirlo. Ahora es el momento de rediseñar los pasos que toma para ese proceso en particular y eliminar el problema.

Aquí es vital que si su equipo no ha estado involucrado en la mejora del proceso, al menos se involucre ahora. La razón principal del fracaso de la mejora de procesos es que los equipos no se incorporan lo suficientemente pronto.

Es parte de la naturaleza humana querer apegarse a la forma en que ha estado haciendo las cosas todo el tiempo. Por lo tanto, asegúrese de que las personas participen en el proceso para simplificar aún más la implementación del nuevo diseño.

Además, necesitará a los miembros de su equipo para ayudar a que el cambio suceda. ¿A quién va a afectar el cambio? Probablemente necesitará ayuda para poner en marcha el proceso. Aquí, los diagramas de flujo y los diagramas que creó se pueden usar para ayudar a explicar el proceso a aquellos a quienes está informando.

Para rediseñar el proceso, es posible que necesite la ayuda de esos miembros del equipo. Pueden reunirse y hacer una lluvia de ideas sobre cómo resolver el problema y rediseñar el proceso.

Al pensar en el rediseño del proceso, debe considerar cada elemento y si la solución propuesta es la mejor opción. Recuerde contemplar cómo se implementaría el rediseño, así como los riesgos que pueden resultar de los cambios propuestos.

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Paso 4: Implementar

Una vez que se ha identificado el curso de acción, ahora es el momento de crear un plan de implementación. Identifique en qué trabajará cada miembro de su equipo y cómo lograr la forma más eficiente de implementar su rediseño.

Además, asegúrese de crear plazos y líneas de tiempo para su equipo. Establecer objetivos y cuándo lograrlos garantizará que su plan de mejora de procesos se lleve a cabo correctamente.

Además, asegúrese de que su plan para implementar el rediseño sea lo más detallado y claro posible. Cuanto más claro esté todo trazado e identificado, más fácil será para los miembros del equipo involucrados seguir los cambios y pasos requeridos.

Esta parte de todo el proceso es donde los cambios se vuelven reales y debe asegurarse de mantenerse firme y llevarlo a cabo. Puede parecer abrumador y complicado al principio, pero la funcionalidad comercial se beneficiará a largo plazo.

Paso 5: Comunicar

Hemos mencionado esto en los pasos 3 y 4, pero la comunicación, realmente, es la clave. Incluso con su equipo siendo parte de los aspectos de análisis y rediseño del plan, es esencial comunicar el plan de implementación en detalle con los involucrados.

“Una de las formas más comunes de superar la resistencia al cambio es educar a las personas al respecto de antemano. La comunicación de ideas ayuda a las personas a ver la necesidad y la lógica de un cambio. El proceso educativo puede implicar discusiones individuales, presentaciones a grupos o memorandos e informes”.
– John P. Kotter

Antes de que se pueda ejecutar cualquiera de sus planes, asegúrese de que cada paso y los cambios se discutan con todos aquellos a los que afectará o aquellos que formarán parte de la implementación del rediseño.

Para llevar a cabo el plan, necesitan saber exactamente cómo sucederá.

Además, como se mencionó, los humanos son resistentes al cambio. Si su equipo está informado desde el principio sobre los cambios por venir y se mantiene informado, es menos probable que se opongan.

Después de toda esta planificación, finalmente es hora de ejecutar. Asegúrese de seguir consultando su plan y siga todos los pasos necesarios para realizar mejoras en el proceso.

Paso 6: Supervisar y revisar

Eventualmente comenzarás a ver que tu plan cobra vida.

Sin embargo, la mejora de procesos es una tarea constante y en evolución. No puede esperar ejecutar un plan para mejorar los procesos de su negocio y pensar que su trabajo está hecho.

Lo primero que debe tener en cuenta es si los cambios que ha implementado minuciosamente se mantendrán. Siempre existe el temor de volver a los viejos hábitos, incluso si esos viejos hábitos no fueron propicios para sus resultados.

Deberá monitorear los cambios que ha implementado, primero para ver si se están siguiendo y, en segundo lugar, para ver si están funcionando como esperaba.

Una cosa es ver algo en papel y una historia completamente diferente una vez que se convierte en la vida real. Las cosas que quizás no hayas concebido podrían estar impidiendo que tu plan sea un éxito.

La mejora continua de su proceso permite que los cambios realizados duren y tengan el efecto deseado que esperaba. No es absurdo darse cuenta de que hay un problema en el plan.

Una vez que esté monitoreando y revisando las mejoras del proceso, es posible que encuentre algunos problemas. No dejes que esto te desanime. Vuelva a sentarse con su equipo y encuentre una solución a cualquier retraso o problema que pueda surgir.

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¡A ti!

Después de tener su plan de mejora de procesos, su metodología de mejora de procesos decidida y su implementación en el proceso, está bien encaminado hacia la mejora que estaba buscando.

Siguiendo los pasos mencionados garantizarás que los enriquecimientos que realices a tus procesos se conviertan en una práctica consolidada de tu negocio.

Solo recuerde que implementar cambios en una organización no siempre es fácil, pero es esencial para que ocurra cualquier crecimiento y debe ser continuo para permitir el crecimiento de su negocio y sus resultados.

¡Buena suerte!