Como começar com um plano de melhoria de processo?

Nenhum negócio se torna um sucesso da noite para o dia, mas com um plano de melhoria de processos, seu negócio pode estar muito mais próximo de onde você deseja.

Um plano de melhoria de processo é uma abordagem proativa que busca encontrar os processos fracos dentro de seus processos estabelecidos. É uma estratégia documentada para melhoria.

Antes de iniciar seu plano de melhoria de processo, pode ser útil analisar as metodologias de melhoria de processo que você pode adotar. Existem várias metodologias que você pode escolher, mas abaixo estão três comumente adotadas.

Plano(s) de melhoria de processo comumente usado(s)

Essas metodologias não são um 'meio para um fim'. Como a tecnologia é a plataforma de evolução mais rápida em todo o mundo atualmente, considere o(s) plano(s) de melhoria de processo anexado(s) como uma diretriz geral.

Improvise como gerente de projeto à medida que sua equipe avança.

1. Manufatura Enxuta

O Lean Manufacturing visa melhorar a qualidade do produto e maximizar a qualidade da produção. Isto é conseguido eliminando 7 desperdícios. Esses resíduos incluem:

• Superprodução
• Transporte
• Movimento
• Espera
• Processamento excessivo
• Inventário
• Defeitos

2. Seis Sigma

Seis Sigma é um conjunto de técnicas e ferramentas que auxiliam na melhoria de processos. O Seis Sigma funciona diminuindo a probabilidade de que um defeito ocorra.

3. Gestão de Processos de Negócios

O gerenciamento de processos de negócios aplica a melhoria contínua. Adotar a metodologia de gerenciamento de processos de negócios exige que uma empresa:

• Analisar
• Redesenhar
• Executar
• Monitor
• Otimize seus processos

Não importa qual metodologia você escolha, criar um plano de melhoria de processo pode ajudá-lo a se adaptar de forma a melhorar seu resultado geral.

Quaisquer tentativas de melhorar o seu negócio podem ser rapidamente esquecidas ou negligenciadas, para que tais tentativas se mantenham, é essencial implementar um plano de melhoria de processos. Agora vamos ver como você pode começar com isso.

Este blog ajudará você a escolher os melhores aplicativos de gerenciamento de processos de negócios:

5 melhores softwares de gerenciamento de processos de negócios para usar em 2022

Abaixo está um guia conciso sobre como você pode começar com seu plano e dicas e truques que você pode usar para facilitar todo o processo. Também discutiremos como seguir cada etapa para poder implementar seu plano com sucesso.

6 etapas para implantar um plano de melhoria de processo

Etapa 1: reconhecer

Antes de planejar a melhoria de seus processos de negócios, é essencial saber onde você precisa dessa melhoria.

O primeiro passo é identificar o processo que precisa ser melhorado. Você pode querer definir as diferentes etapas para esse processo específico para ver como ele está sendo executado no momento, isso permitirá que seja mais fácil identificar as áreas exatas que precisam ser melhoradas.

Você pode achar benéfico reconhecer uma área prioritária que precisa desesperadamente de melhorias. Talvez o processo leve mais tempo do que é produtivo, ou talvez seja apenas a atitude em relação ao processo que está deixando seu negócio na mão.

Ao iniciar qualquer plano de melhoria, pode ser melhor começar com algo específico, mas simples.

Quanto mais vaga ou mais complicada a questão, mais difícil pode ser a solução. Além disso, às vezes um grande bloqueio pode ser muito impactado e melhorado pela mudança da coisa mais simples.

Além disso, quanto mais fácil a implementação da mudança, mais rápidos os resultados podem ser vistos e isso sempre aumenta o moral e inspira as pessoas a fazer mais para corrigir problemas se tiverem uma vitória imediata.

Etapa 2: analisar e identificar

Depois de reconhecer qual área do processo você priorizou, você precisa ter tempo para analisá-la em detalhes.

Você precisa rastrear o problema até sua origem. Para corrigir o problema, você precisa determinar a parte precisa do processo que está causando o problema. Somente quando isso for entendido, você poderá começar a corrigir o problema presente.

Dica: Uma maneira fácil de conseguir isso é quando você reconhece o problema e analisa as etapas do processo, fazendo um fluxograma ou diagrama (clique no link para obter amostras). Com um auxílio visual do processo como um todo, será fácil ver onde e como as correções podem ser feitas.

Etapa 3: reprojetar

Depois de reconhecer e analisar o problema em questão, é hora de corrigi-lo. A análise deve ter fornecido o problema exato e como corrigi-lo. Agora é hora de redesenhar as etapas que você executa para esse processo específico e remover o problema.

É vital aqui que, se sua equipe não esteve envolvida na melhoria do processo, pelo menos eles sejam trazidos a bordo agora. A principal razão para o fracasso da melhoria do processo é que as equipes não são contratadas com antecedência suficiente.

É da natureza humana querer manter a maneira como você tem feito as coisas o tempo todo. Portanto, assegure-se de que as pessoas estejam envolvidas no processo para tornar a implementação do novo design ainda mais simples.

Além disso, você precisará de membros de sua equipe para ajudar a fazer a mudança acontecer. Quem a mudança vai impactar? Você provavelmente precisará de ajuda para iniciar o processo. Aqui os fluxogramas e diagramas que você criou podem ser usados ​​para ajudar a explicar o processo para aqueles que você está informando.

Para redesenhar o processo, você pode precisar da ajuda desses membros da equipe. Você pode se reunir e debater ideias sobre como resolver o problema e redesenhar o processo.

Ao pensar no redesenho do processo é preciso considerar cada elemento e se a solução proposta é a mais adequada. Lembre-se de contemplar como o redesenho seria implementado, bem como os riscos que podem resultar das mudanças propostas.

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Etapa 4: Implementar

Uma vez que o curso de ação foi identificado, agora é hora de criar um plano de implementação. Identifique no que cada membro de sua equipe estará trabalhando e como alcançar a maneira mais eficiente de implementar seu redesenho.

Além disso, certifique-se de criar prazos e cronogramas para sua equipe. Definir metas e quando alcançá-las garantirá que seu plano de melhoria de processo seja executado corretamente.

Além disso, certifique-se de que seu plano para implementar o redesenho seja o mais detalhado e claro possível. Quanto mais claro tudo estiver mapeado e identificado, mais fácil será para os membros da equipe envolvidos seguirem as mudanças e etapas necessárias.

Esta parte de todo o processo é onde as mudanças se tornam reais e você precisa ter certeza de manter suas armas e ver isso. Pode parecer complicado e complicado para começar, mas a funcionalidade de negócios se beneficiará a longo prazo.

Etapa 5: comunicar

Mencionamos isso nas etapas 3 e 4, mas a comunicação, na verdade, é a chave. Mesmo com sua equipe fazendo parte dos aspectos de análise e redesenho do plano, é essencial comunicar detalhadamente o plano de implementação aos envolvidos.

“Uma das maneiras mais comuns de superar a resistência à mudança é educar as pessoas sobre isso de antemão. A comunicação de ideias ajuda as pessoas a verem a necessidade e a lógica de uma mudança. O processo de educação pode envolver discussões individuais, apresentações para grupos ou memorandos e relatórios.”
– John P. Kotter

Antes que qualquer um de seus planos possa ser executado para garantir que cada etapa e mudanças sejam discutidas com todos aqueles que serão afetados ou aqueles que farão parte da implementação do redesenho.

Para executar o plano, eles precisam saber exatamente como isso vai acontecer.

Além disso, como mencionado, os seres humanos são resistentes à mudança. Se sua equipe está informada desde o início sobre as mudanças que estão por vir e é mantida no circuito, é menos provável que eles se oponham a isso.

Depois de todo esse planejamento, finalmente chegou a hora de executar. Certifique-se de continuar consultando seu plano e siga todas as etapas necessárias para fazer as melhorias do processo.

Etapa 6: monitorar e revisar

Você eventualmente começará a ver seu plano ganhar vida.

No entanto, a melhoria de processos é uma tarefa constante e evolutiva. Você não pode esperar executar um plano para melhorar os processos do seu negócio e achar que seu trabalho está feito.

A primeira coisa a observar é se as mudanças que você implementou meticulosamente vão se manter. Há sempre o medo de voltar aos velhos hábitos, mesmo que esses velhos hábitos não sejam propícios aos seus resultados.

Você precisará monitorar as mudanças que implementou, primeiro para ver se elas estão sendo seguidas e depois para ver se estão funcionando como você esperava.

Uma coisa é ver algo no papel e uma história totalmente diferente depois de convertida em vida real. Coisas que você pode não ter concebido podem estar impedindo seu plano de ser um sucesso.

A melhoria contínua do seu processo permite que as mudanças que você fez durem bem como tenham o efeito desejado que você esperava. Não é absurdo perceber que há um problema no plano.

Depois de monitorar e revisar as melhorias do processo, você poderá encontrar alguns problemas. Não deixe que isso o detenha. Sente-se com sua equipe e encontre uma solução para quaisquer atrasos ou problemas que possam surgir.

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Até Você!

Depois de ter seu plano de melhoria de processo, sua metodologia de melhoria de processo decidida e sua implementação no processo, você está no caminho certo para a melhoria que procurava.

Seguindo os passos mencionados, você garantirá que os enriquecimentos que fizer para que seus processos se transformem em uma prática consolidada do seu negócio.

Basta lembrar que implementar mudanças em uma organização nem sempre é fácil, mas é essencial para que qualquer crescimento ocorra e deve ser contínuo para possibilitar o crescimento do seu negócio e seus resultados.

Boa sorte!