Bagaimana Memulai dengan Rencana Peningkatan Proses?

Tidak ada bisnis yang sukses dalam semalam, tetapi dengan rencana peningkatan proses, bisnis Anda bisa lebih dekat ke tempat yang Anda inginkan.

Rencana peningkatan proses adalah pendekatan proaktif yang berupaya menemukan proses yang lemah dalam proses yang Anda tetapkan. Ini adalah strategi yang terdokumentasi untuk perbaikan.

Sebelum Anda memulai rencana peningkatan proses Anda, mungkin berguna untuk melihat metodologi peningkatan proses yang dapat Anda adopsi. Ada banyak metodologi yang dapat Anda pilih tetapi di bawah ini adalah tiga yang umum diadopsi.

Rencana Peningkatan Proses yang Umum Digunakan

Metodologi ini bukanlah 'sarana untuk mencapai tujuan'. Karena teknologi adalah platform yang paling cepat berkembang di seluruh dunia akhir-akhir ini, ambil rencana peningkatan proses yang ditambahkan sebagai pedoman umum.

Berimprovisasi sebagai manajer proyek saat tim Anda bergerak maju.

1. Manufaktur Ramping

Lean Manufacturing bertujuan untuk meningkatkan kualitas produk dan memaksimalkan kualitas output. Hal ini dicapai dengan menghilangkan 7 pemborosan. Limbah tersebut antara lain:

• Produksi berlebih
• Angkutan
• Gerakan
• Menunggu
• Pemrosesan berlebihan
• Inventaris
• Cacat

2. Six Sigma

Six Sigma adalah seperangkat teknik dan alat yang membantu perbaikan proses. Six Sigma bekerja dengan mengurangi kemungkinan terjadinya cacat.

3. Manajemen Proses Bisnis

Manajemen proses bisnis menerapkan perbaikan terus-menerus. Mengadopsi metodologi manajemen proses bisnis mengharuskan perusahaan untuk:

• Menganalisa
• Desain ulang
• Menjalankan
• Memantau
• Optimalkan proses mereka

Apa pun metodologi yang Anda pilih, membuat rencana peningkatan proses dapat membantu Anda beradaptasi dengan cara yang meningkatkan hasil Anda secara keseluruhan.

Setiap upaya untuk meningkatkan bisnis Anda dapat dengan cepat dilupakan atau diabaikan, agar upaya semacam itu tetap ada, penting untuk menerapkan rencana peningkatan proses. Sekarang mari kita lihat bagaimana Anda bisa memulainya.

Blog ini akan membantu Anda memilih aplikasi manajemen proses bisnis terbaik:

5 Perangkat Lunak Manajemen Proses Bisnis Terbaik untuk Digunakan pada tahun 2022

Di bawah ini adalah panduan singkat tentang bagaimana Anda dapat memulai dengan rencana Anda dan tips dan trik yang dapat Anda gunakan untuk membuat seluruh proses lebih mudah. Kami juga akan membahas bagaimana melakukan setiap langkah untuk dapat mengimplementasikan rencana Anda dengan sukses.

6 Langkah untuk Menerapkan Rencana Peningkatan Proses

Langkah 1: Kenali

Sebelum Anda berencana untuk meningkatkan proses bisnis Anda, penting untuk mengetahui di mana Anda membutuhkan perbaikan itu.

Langkah pertama adalah menentukan proses yang perlu diperbaiki. Anda mungkin ingin menjelaskan langkah-langkah yang berbeda untuk proses tertentu untuk melihat bagaimana hal itu dilakukan saat ini, ini akan memungkinkan lebih mudah untuk menentukan area yang tepat yang perlu perbaikan.

Anda mungkin merasa bermanfaat untuk mengenali satu bidang prioritas yang sangat membutuhkan perbaikan. Mungkin prosesnya membutuhkan lebih banyak waktu daripada produktif, atau mungkin hanya sikap terhadap proses yang mengecewakan bisnis Anda.

Saat memulai dengan rencana perbaikan apa pun, mungkin lebih baik memulai dengan sesuatu yang spesifik tetapi sederhana.

Semakin kabur atau semakin rumit masalahnya, semakin sulit solusinya. Selain itu, terkadang penyumbatan besar dapat sangat dipengaruhi dan diperbaiki oleh perubahan hal yang paling sederhana.

Selain itu, semakin mudah penerapan perubahan, semakin cepat hasilnya dapat dilihat dan selalu meningkatkan moral dan menginspirasi orang untuk berbuat lebih banyak untuk memperbaiki masalah jika mereka langsung menang.

Langkah 2: Analisis & Identifikasi

Setelah Anda mengenali area mana dalam proses yang Anda prioritaskan, Anda perlu meluangkan waktu untuk menganalisisnya secara mendetail.

Anda perlu melacak masalah ke sumbernya. Untuk mengubah masalah, Anda perlu menentukan bagian yang tepat dari proses yang menyebabkan masalah. Hanya setelah ini dipahami, Anda dapat mulai memperbaiki masalah yang ada.

Tip: Cara mudah untuk mencapai ini adalah ketika Anda mengenali masalah dan melihat melalui langkah-langkah proses membuat diagram alur atau diagram (klik link untuk sampel). Dengan bantuan visual dari proses secara keseluruhan, akan mudah untuk melihat di mana dan bagaimana koreksi dapat dilakukan.

Langkah 3: Desain Ulang

Setelah mengenali dan menganalisis masalah yang dihadapi sekarang saatnya untuk memperbaikinya. Analisis seharusnya memberi Anda masalah yang tepat dan bagaimana mengubahnya. Sekarang saatnya untuk mendesain ulang langkah-langkah yang Anda ambil untuk proses tertentu dan menghapus masalah.

Sangat penting di sini bahwa jika tim Anda tidak terlibat dalam proses perbaikan, mereka setidaknya dibawa sekarang. Alasan utama kegagalan perbaikan proses adalah bahwa tim tidak dilibatkan cukup awal.

Sudah menjadi sifat manusia untuk ingin tetap dengan cara Anda melakukan sesuatu selama ini. Jadi, pastikan bahwa orang-orang terlibat dalam proses untuk membuat implementasi desain baru menjadi lebih sederhana.

Selanjutnya, Anda akan membutuhkan anggota tim Anda untuk membantu membuat perubahan terjadi. Siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan itu? Anda mungkin akan membutuhkan bantuan dalam menjalankan prosesnya. Di sini diagram alur dan diagram yang Anda buat dapat digunakan untuk membantu menjelaskan proses kepada orang-orang yang Anda informasikan.

Untuk mendesain ulang prosesnya, Anda mungkin memerlukan bantuan dari anggota tim tersebut. Anda bisa berkumpul dan bertukar pikiran tentang bagaimana Anda akan memecahkan masalah dan mendesain ulang prosesnya.

Saat memikirkan desain ulang proses, Anda perlu mempertimbangkan setiap elemen dan apakah solusi yang diusulkan paling cocok. Ingatlah untuk merenungkan bagaimana desain ulang akan dilaksanakan serta risiko yang dapat ditimbulkan dari perubahan yang diusulkan.

Saksikan berikut ini:

12 Alat Terbaik untuk Web dan Desainer Grafis

Langkah 4: Terapkan

Setelah tindakan telah diidentifikasi, sekarang saatnya untuk membuat rencana implementasi. Identifikasi apa yang akan dikerjakan oleh setiap anggota tim Anda dan bagaimana mencapai cara paling efisien dalam menerapkan desain ulang Anda.

Selain itu, pastikan untuk membuat tenggat waktu dan garis waktu untuk tim Anda. Menetapkan tujuan dan kapan mencapainya akan memastikan rencana perbaikan proses Anda dilakukan dengan benar.

Selanjutnya, pastikan rencana Anda untuk menerapkan desain ulang sedetail dan sejelas mungkin. Semakin jelas semuanya dipetakan dan diidentifikasi, semakin mudah bagi anggota tim yang terlibat untuk mengikuti perubahan dan langkah yang diperlukan.

Bagian dari keseluruhan proses ini adalah di mana perubahan menjadi nyata dan Anda perlu memastikan bahwa Anda tetap berpegang pada senjata Anda dan melihatnya. Ini mungkin tampak luar biasa dan sulit untuk memulai, tetapi fungsionalitas bisnis akan menguntungkan dalam jangka panjang.

Langkah 5: Berkomunikasi

Kami telah menyebutkan ini di langkah 3 dan 4, tetapi komunikasi, sungguh, adalah kuncinya. Bahkan dengan tim Anda menjadi bagian dari aspek analisis dan perancangan ulang rencana, penting untuk mengomunikasikan rencana implementasi secara rinci dengan mereka yang terlibat.

“Salah satu cara paling umum untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan adalah dengan mendidik orang tentang hal itu sebelumnya. Komunikasi ide membantu orang melihat kebutuhan dan logika perubahan. Proses pendidikan dapat melibatkan diskusi satu lawan satu, presentasi ke kelompok, atau memo dan laporan.”
– John P. Kotter

Sebelum rencana Anda dapat dijalankan untuk memastikan bahwa setiap langkah dan perubahan didiskusikan dengan semua orang yang akan terpengaruh atau mereka yang akan menjadi bagian dari implementasi desain ulang.

Untuk melaksanakan rencana mereka perlu tahu persis bagaimana itu akan terjadi.

Selain itu, seperti yang disebutkan, manusia resisten terhadap perubahan. Jika tim Anda diberi petunjuk dari awal tentang perubahan yang akan datang dan terus mengikutinya, kecil kemungkinan mereka akan menentangnya.

Setelah semua perencanaan ini akhirnya saatnya untuk mengeksekusi. Pastikan Anda terus berkonsultasi dengan rencana Anda dan menindaklanjuti semua langkah yang Anda perlukan untuk melakukan perbaikan proses.

Langkah 6: Pantau dan Tinjau

Anda akhirnya akan mulai melihat rencana Anda menjadi kenyataan.

Namun, perbaikan proses adalah tugas yang konstan dan berkembang. Anda tidak dapat berharap untuk menjalankan satu rencana untuk meningkatkan proses bisnis Anda dan berpikir bahwa pekerjaan Anda telah selesai.

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah apakah perubahan yang telah Anda terapkan dengan susah payah akan bertahan. Selalu ada ketakutan untuk kembali ke kebiasaan lama, bahkan jika kebiasaan lama itu tidak kondusif untuk hasil Anda.

Anda perlu memantau perubahan yang telah Anda terapkan, pertama untuk melihat apakah perubahan tersebut diikuti dan kedua untuk melihat apakah perubahan tersebut berfungsi seperti yang Anda harapkan.

Ini adalah satu hal untuk melihat sesuatu di atas kertas dan cerita yang sama sekali berbeda setelah diubah menjadi kehidupan nyata. Hal-hal yang mungkin tidak Anda bayangkan mungkin menghalangi rencana Anda untuk menjadi sukses.

Perbaikan terus-menerus dari proses Anda memungkinkan perubahan yang Anda buat bertahan serta memiliki efek yang Anda harapkan. Tidak masuk akal untuk menyadari bahwa ada masalah dalam rencana tersebut.

Setelah Anda memantau dan meninjau perbaikan proses, Anda mungkin menemukan beberapa masalah. Jangan biarkan ini menghalangi Anda. Duduklah kembali bersama tim Anda dan temukan solusi untuk setiap gangguan atau masalah yang mungkin muncul.

Jadwalkan pekerjaan Anda dengan aplikasi kalender terbaik:

Aplikasi Kalender Terbaik Untuk Meningkatkan Produktivitas Anda di 2022

Ke Anda!

Setelah Anda memiliki rencana peningkatan proses, metodologi peningkatan proses Anda diputuskan dan implementasi Anda dalam proses, Anda sedang dalam perjalanan menuju perbaikan yang Anda cari.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan, Anda akan menjamin pengayaan yang Anda buat untuk proses Anda berubah menjadi praktik bisnis yang mapan.

Ingatlah untuk menerapkan perubahan dalam suatu organisasi tidak selalu mudah tetapi sangat penting untuk setiap pertumbuhan terjadi dan harus terus menerus untuk memungkinkan pertumbuhan bisnis Anda dan hasilnya.

Semoga beruntung!