Jak rozpocząć pracę z planem doskonalenia procesu?

Żadna firma nie odniesie sukcesu z dnia na dzień, ale dzięki planowi doskonalenia procesów Twoja firma może być o wiele bliżej miejsca, w którym chcesz.

Plan doskonalenia procesów to proaktywne podejście, które ma na celu znalezienie słabych procesów w ramach ustalonych procesów. Jest to udokumentowana strategia doskonalenia.

Zanim zaczniesz opracowywać swój plan doskonalenia procesów, przydatne może być przyjrzenie się metodologii doskonalenia procesów, które możesz zastosować. Istnieje wiele metodologii, z których możesz wybierać, ale poniżej znajdują się trzy powszechnie stosowane.

Powszechnie używane plany doskonalenia procesów

Te metodologie nie są „środkiem do celu”. Ponieważ technologia jest obecnie najszybciej rozwijającą się platformą na całym świecie, należy przyjąć załączony plan (plany) doskonalenia procesów jako ogólną wytyczną.

Improwizuj jako kierownik projektu, gdy Twój zespół posuwa się do przodu.

1. Odchudzona produkcja

Lean Manufacturing ma na celu poprawę jakości produktów i maksymalizację jakości produkcji. Osiąga się to poprzez wyeliminowanie 7 odpadów. Odpady te obejmują:

• Nadprodukcja
• Transport
• Ruch
• Czekanie
• Nadmierne przetwarzanie
• Spis
• Wady

2. Sześć sigma

Six Sigma to zestaw technik i narzędzi, które pomagają w doskonaleniu procesów. Six Sigma działa poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa wystąpienia defektu.

3. Zarządzanie procesami biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi polega na ciągłym doskonaleniu. Przyjęcie metodologii zarządzania procesami biznesowymi wymaga od firmy:

• Analizować
• Przeprojektowanie
• Wykonać
• Monitor
• Zoptymalizuj ich procesy

Bez względu na wybraną metodologię, stworzenie planu doskonalenia procesu może pomóc w dostosowaniu się w sposób, który poprawi ogólny wynik.

Wszelkie próby usprawnienia Twojego biznesu mogą szybko zostać zapomniane lub przeoczone, aby takie próby się utrzymały, konieczne jest wdrożenie planu doskonalenia procesów. Zobaczmy teraz, jak możesz zacząć.

Ten blog pomoże Ci wybrać najlepsze aplikacje do zarządzania procesami biznesowymi:

5 najlepszych programów do zarządzania procesami biznesowymi do użycia w 2022 roku

Poniżej znajduje się zwięzły przewodnik, jak zacząć od swojego planu, oraz wskazówki i triki, których możesz użyć, aby ułatwić cały proces. Porozmawiamy również o tym, jak wykonać każdy krok, aby móc z powodzeniem wdrożyć swój plan.

6 kroków do wdrożenia planu doskonalenia procesu

Krok 1: Rozpoznaj

Zanim zaplanujesz usprawnienie swoich procesów biznesowych, musisz wiedzieć, gdzie potrzebujesz tej poprawy.

Pierwszym krokiem jest wskazanie procesu, który wymaga poprawy. Możesz określić różne kroki tego konkretnego procesu, aby zobaczyć, jak jest on obecnie wykonywany, dzięki temu łatwiej będzie określić dokładne obszary, które wymagają poprawy.

Możesz uznać za korzystne rozpoznanie jednego priorytetowego obszaru, który desperacko potrzebuje poprawy. Być może proces zajmuje więcej czasu niż jest produktywny, a może to tylko podejście do procesu zawodzi Twoją firmę.

Rozpoczynając od jakiegokolwiek planu doskonalenia, lepiej zacząć od czegoś konkretnego, ale prostego.

Im bardziej niejasny lub bardziej skomplikowany problem, tym trudniejsze może być rozwiązanie. Co więcej, czasami zmiana najprostszej rzeczy może znacznie wpłynąć na poważną blokadę i ją poprawić.

Co więcej, im łatwiejsze wdrożenie zmiany, tym szybsze rezultaty można zobaczyć, a to zawsze podnosi morale i inspiruje ludzi do robienia więcej, aby rozwiązać problemy, jeśli od razu mają wygraną.

Krok 2: Analizuj i identyfikuj

Po rozpoznaniu obszaru w procesie, któremu nadałeś priorytet, musisz poświęcić trochę czasu na jego szczegółową analizę.

Musisz prześledzić problem do jego źródła. Aby rozwiązać problem, musisz dokładnie określić część procesu, która powoduje problem. Dopiero gdy to zrozumiesz, możesz zacząć naprawiać obecny problem.

Wskazówka: Prostym sposobem na osiągnięcie tego jest rozpoznanie problemu i przejrzenie kolejnych etapów procesu, wykonanie schematu blokowego lub diagramu (kliknij łącze, aby zobaczyć próbki). Dzięki wizualnej pomocy całego procesu łatwo będzie zobaczyć, gdzie i jak można wprowadzić poprawki.

Krok 3: Przeprojektuj

Po rozpoznaniu i przeanalizowaniu problemu, nadszedł czas, aby go naprawić. Analiza powinna była dostarczyć ci dokładnego problemu i sposobu jego zmiany. Teraz nadszedł czas, aby przeprojektować kroki, które podejmujesz dla tego konkretnego procesu i usunąć problem.

W tym przypadku ważne jest, aby jeśli Twój zespół nie był zaangażowany w doskonalenie procesu, przynajmniej teraz został włączony. Główną przyczyną niepowodzenia doskonalenia procesów jest to, że zespoły nie są włączane odpowiednio wcześnie.

To jest ludzka natura, aby chcieć trzymać się sposobu, w jaki robiłeś wszystko przez cały czas. Dlatego upewnij się, że ludzie są zaangażowani w proces, aby wdrożenie nowego projektu było jeszcze prostsze.

Co więcej, będziesz potrzebować członków swojego zespołu, aby pomóc w dokonaniu zmiany. Na kogo ta zmiana wpłynie? Prawdopodobnie będziesz potrzebować pomocy w rozpoczęciu procesu. Tutaj schematy blokowe i diagramy, które utworzyłeś, mogą być wykorzystane do wyjaśnienia procesu informacjom.

Aby przeprojektować proces, możesz potrzebować pomocy tych członków zespołu. Możesz zebrać się razem i przeprowadzić burzę mózgów, jak rozwiązać problem i przeprojektować proces.

Myśląc o przeprojektowaniu procesu, należy wziąć pod uwagę każdy element i to, czy proponowane rozwiązanie jest najlepiej dopasowane. Pamiętaj, aby zastanowić się, w jaki sposób zostałby wdrożony przeprojektowanie, a także ryzyka, które mogą wynikać z proponowanych zmian.

Sprawdź to:

12 najlepszych narzędzi dla projektanta stron internetowych i grafiki

Krok 4: Implementuj

Po określeniu kierunku działań nadszedł czas na stworzenie planu wdrożenia. Określ, nad czym będzie pracował każdy członek Twojego zespołu i jak osiągnąć najbardziej efektywny sposób wdrożenia przeprojektowania.

Ponadto pamiętaj o stworzeniu terminów i harmonogramów dla swojego zespołu. Wyznaczanie celów i termin ich realizacji zapewni, że Twój plan doskonalenia procesów zostanie wykonany prawidłowo.

Ponadto upewnij się, że Twój plan wdrożenia przeprojektowania jest tak szczegółowy i jasny, jak to tylko możliwe. Im wyraźniej wszystko jest zmapowane i zidentyfikowane, tym łatwiej będzie zaangażowanym członkom zespołu śledzić wymagane zmiany i kroki.

W tej części całego procesu zmiany stają się realne i musisz się upewnić, że trzymasz się broni i przejrzysz to. Na początku może wydawać się to przytłaczające i trudne, ale funkcjonalność biznesowa przyniesie korzyści na dłuższą metę.

Krok 5: Komunikuj się

Wspomnieliśmy o tym zarówno w kroku 3, jak i 4, ale komunikacja tak naprawdę jest kluczem. Nawet jeśli Twój zespół bierze udział w analizie i przeprojektowywaniu aspektów planu, konieczne jest szczegółowe przekazanie planu wdrożenia zaangażowanym osobom.

„Jednym z najczęstszych sposobów przezwyciężenia oporów wobec zmian jest uprzednie edukowanie ludzi na ten temat. Przekazywanie pomysłów pomaga ludziom dostrzec potrzebę i logikę zmiany. Proces edukacyjny może obejmować dyskusje jeden na jeden, prezentacje dla grup lub notatki i raporty”.
– John P. Kotter

Zanim którykolwiek z twoich planów będzie mógł zostać wykonany, aby upewnić się, że każdy krok i zmiany zostaną omówione ze wszystkimi, których dotyczy lub z tymi, którzy będą częścią wdrażania przeprojektowania.

Aby zrealizować plan, muszą wiedzieć, jak to się stanie.

Dodatkowo, jak wspomniano, ludzie są odporni na zmiany. Jeśli Twój zespół jest od początku poinformowany o nadchodzących zmianach i jest na bieżąco informowany, jest mniej prawdopodobne, że będzie się temu sprzeciwiać.

Po całym tym planowaniu nadszedł wreszcie czas na wykonanie. Upewnij się, że stale konsultujesz swój plan i wykonujesz wszystkie kroki potrzebne do ulepszenia procesu.

Krok 6: Monitoruj i przeglądaj

W końcu zaczniesz widzieć, jak twój plan się urzeczywistnia.

Jednak doskonalenie procesów jest zadaniem stałym i ewoluującym. Nie możesz oczekiwać, że wykonasz jeden plan usprawnienia procesów biznesowych i pomyślisz, że Twoja praca została wykonana.

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, czy zmiany, które skrupulatnie wdrożyłeś, utrzymają się. Zawsze istnieje strach przed powrotem do starych nawyków, nawet jeśli te stare nawyki nie sprzyjały twoim wynikom.

Będziesz musiał monitorować wdrożone zmiany, po pierwsze, aby sprawdzić, czy są obserwowane, a po drugie, aby sprawdzić, czy w ogóle działają zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Jedną rzeczą jest zobaczyć coś na papierze, a zupełnie inną historię po przekształceniu w prawdziwe życie. Rzeczy, których być może nie wymyśliłeś, mogą powstrzymać Twój plan przed sukcesem.

Ciągłe doskonalenie Twojego procesu sprawia, że ​​wprowadzone przez Ciebie zmiany będą trwały i przyniosą pożądany efekt, na jaki liczyłeś. Nie jest absurdem uświadomienie sobie, że w planie jest jakiś problem.

Gdy monitorujesz i przeglądasz ulepszenia procesu, możesz napotkać pewne problemy. Nie pozwól, aby cię to zniechęciło. Usiądź z powrotem ze swoim zespołem i wymyśl rozwiązanie wszelkich utrudnień lub problemów, które mogą się pojawić.

Zaplanuj swoją pracę za pomocą najlepszych aplikacji kalendarza:

Najlepsze aplikacje kalendarza, które zwiększą Twoją produktywność w 2022 roku

Do Ciebie!

Po opracowaniu planu doskonalenia procesu, decyzji o metodologii doskonalenia procesu i wdrożeniu w procesie, jesteś na dobrej drodze do poprawy, której szukałeś.

Postępując zgodnie z wymienionymi krokami, zagwarantujesz, że wzbogacenia, które wprowadzasz do swoich procesów, zamienią się w ugruntowaną praktykę Twojej firmy.

Pamiętaj tylko, że wprowadzanie zmian w organizacji nie zawsze jest łatwe, ale jest niezbędne, aby nastąpił rozwój i powinno być ciągłe, aby umożliwić rozwój firmy i jej wyniki.

Powodzenia!