Cum să începeți cu un plan de îmbunătățire a procesului?

Nicio afacere nu devine un succes peste noapte, dar cu un plan de îmbunătățire a proceselor, afacerea dvs. poate fi mult mai aproape de locul în care doriți să fie.

Un plan de îmbunătățire a procesului este o abordare proactivă care urmărește să găsească procesele slabe din cadrul proceselor stabilite. Este o strategie documentată de îmbunătățire.

Înainte de a începe planul de îmbunătățire a procesului, ar putea fi util să analizați metodologiile de îmbunătățire a proceselor pe care le puteți adopta. Există o mulțime de metodologii din care puteți alege, dar mai jos sunt trei dintre cele adoptate în mod obișnuit.

Plan(e) de îmbunătățire a proceselor utilizate în mod obișnuit

Aceste metodologii nu sunt un „mijloc pentru un scop”. Deoarece tehnologia este platforma cu cea mai rapidă evoluție din întreaga lume în aceste zile, luați planul(e) de îmbunătățire a proceselor anexate ca ghid general.

Improvizați ca manager de proiect pe măsură ce echipa dumneavoastră avansează.

1. Lean Manufacturing

Lean Manufacturing își propune să îmbunătățească calitatea produsului și să maximizeze producția de calitate. Acest lucru se realizează prin eliminarea a 7 deșeuri. Aceste deșeuri includ:

• Supraproducţie
• Transport
• Mişcare
• Aşteptare
• Supraprocesare
• Inventar
• Defecte

2. Six Sigma

Six Sigma este un set de tehnici și instrumente care ajută la îmbunătățirea procesului. Six Sigma funcționează prin scăderea probabilității ca un defect să apară.

3. Managementul proceselor de afaceri

Managementul proceselor de afaceri aplică îmbunătățirea continuă. Adoptarea metodologiei de management al proceselor de afaceri necesită ca o companie să:

• A analiza
• Reproiectează
• A executa
• Monitorizați
• Optimizați-le procesele

Indiferent de metodologia pe care o alegeți, crearea unui plan de îmbunătățire a procesului vă poate ajuta să vă adaptați într-un mod care să vă îmbunătățească rezultatul general.

Orice încercare de a vă îmbunătăți afacerea poate fi rapid uitată sau trecută cu vederea, pentru orice astfel de încercări de a rămâne, este esențial să implementați un plan de îmbunătățire a procesului. Acum să vedem cum poți începe cu asta.

Acest blog vă va ajuta să alegeți cele mai bune aplicații de gestionare a proceselor de afaceri:

5 Cel mai bun software de management al proceselor de afaceri de folosit în 2022

Mai jos este un ghid concis despre cum puteți începe cu planul și sfaturi și trucuri pe care le puteți folosi pentru a ușura întregul proces. Vom discuta, de asemenea, cum să parcurgeți fiecare pas pentru a vă putea implementa planul cu succes.

6 pași pentru implementarea unui plan de îmbunătățire a procesului

Pasul 1: Recunoașteți

Înainte de a planifica să vă îmbunătățiți procesele de afaceri, este esențial să știți unde aveți nevoie de acea îmbunătățire.

Primul pas este de a identifica procesul care trebuie îmbunătățit. S-ar putea să doriți să prezentați diferiții pași ai procesului respectiv pentru a vedea cum se desfășoară în prezent, acest lucru va permite să fie mai ușor să identificați zonele exacte care necesită îmbunătățiri.

S-ar putea să găsiți benefic să recunoașteți un domeniu prioritar care are nevoie disperată de îmbunătățire. Poate că procesul durează mai mult decât productiv, sau poate doar atitudinea față de proces este cea care dezamăgește afacerea ta.

Când începeți cu orice plan de îmbunătățire, ar putea fi mai bine să începeți cu ceva specific, dar simplu.

Cu cât problema este mai vagă sau mai complicată, cu atât soluția poate fi mai dificilă. Mai mult decât atât, uneori un blocaj major poate fi foarte afectat și îmbunătățit prin schimbarea celui mai simplu lucru.

În plus, cu cât implementarea schimbării este mai ușoară, cu atât se pot vedea mai rapid rezultatele și întotdeauna ridică moralul și îi inspiră pe oameni să facă mai mult pentru a remedia problemele dacă au un câștig imediat.

Pasul 2: Analizați și identificați

Odată ce ați recunoscut ce zonă din proces ați prioritizat, trebuie să vă faceți timp pentru a o analiza în detaliu.

Trebuie să urmăriți problema până la sursa ei. Pentru a modifica problema, trebuie să determinați partea exactă a procesului care cauzează problema. Numai odată ce acest lucru este înțeles, puteți începe să remediați problema prezentă.

Sfat: O modalitate ușoară de a realiza acest lucru este atunci când recunoașteți problema și vă uitați prin pașii procesului, creați o diagramă sau o diagramă (faceți clic pe link pentru mostre). Cu ajutorul vizual al procesului în ansamblu, va fi ușor de văzut unde și cum pot fi făcute corecțiile.

Pasul 3: Reproiectează

După ce ați recunoscut și analizat problema în cauză, este timpul să o remediați. Analiza ar fi trebuit să vă ofere problema exactă și cum să o modificați. Acum este timpul să reproiectați pașii pe care îi luați pentru acel proces special și să eliminați problema.

Este esențial aici ca, dacă echipa ta nu a fost implicată în îmbunătățirea procesului, cel puțin ea să fie inclusă acum. Motivul principal pentru eșecul îmbunătățirii procesului este că echipele nu sunt aduse la bord suficient de devreme.

Este natura umană să vrei să rămâi cu felul în care ai făcut lucrurile de-a lungul timpului. Așadar, asigurați-vă că oamenii sunt implicați în procesul de implementare a noului design cu atât mai simplă.

În plus, veți avea nevoie de membrii echipei pentru a ajuta la realizarea schimbării. Pe cine va afecta schimbarea? Probabil veți avea nevoie de ajutor pentru a începe procesul. Aici, diagramele și diagramele pe care le-ați creat pot fi folosite pentru a explica procesul celor pe care îi informați.

Pentru a reproiecta procesul, este posibil să aveți nevoie de ajutorul acelor membri ai echipei. Puteți să vă reuniți și să faceți brainstorming idei despre cum veți rezolva problema și reproiectați procesul.

Când vă gândiți la reproiectarea procesului, trebuie să luați în considerare fiecare element și dacă soluția propusă este cea mai potrivită. Nu uitați să luați în considerare modul în care va fi implementată reproiectarea, precum și riscurile care pot rezulta din modificările propuse.

Verifică:

12 cele mai bune instrumente pentru web și designer grafic

Pasul 4: Implementați

Odată ce cursul de acțiune a fost identificat, acum este timpul să creăm un plan de implementare. Identificați la ce va lucra fiecare membru al echipei dvs. și cum să obțineți cel mai eficient mod de implementare a reproiectării.

Mai mult, asigurați-vă că creați termene limită și termene pentru echipa dvs. Stabilirea obiectivelor și momentul în care să le atingeți vă va asigura că planul dvs. de îmbunătățire a procesului este realizat în mod corespunzător.

Mai mult, asigurați-vă că planul dvs. de implementare a reproiectării este cât se poate de detaliat și clar. Cu cât totul este mai clar și identificat, cu atât va fi mai ușor pentru membrii echipei implicați să urmeze modificările și pașii necesari.

Această parte a întregului proces este locul în care schimbările devin reale și trebuie să te asiguri că te ții de armele tale și că le vei reuși. Ar putea părea copleșitor și dificil de început, dar funcționalitatea afacerii va beneficia pe termen lung.

Pasul 5: Comunicați

Am menționat acest lucru la ambii pași 3 și 4, dar comunicarea, într-adevăr, este cheia. Chiar dacă echipa dumneavoastră face parte din analizarea și reproiectarea aspectelor planului, este esențial să comunicați planul de implementare în detaliu celor implicați.

„Una dintre cele mai comune modalități de a depăși rezistența la schimbare este de a educa oamenii despre aceasta în prealabil. Comunicarea ideilor îi ajută pe oameni să vadă nevoia și logica unei schimbări. Procesul de educație poate implica discuții unu-la-unu, prezentări către grupuri sau memorii și rapoarte.”
– John P. Kotter

Înainte ca oricare dintre planurile dumneavoastră să poată fi executat, asigurați-vă că fiecare pas și modificări sunt discutate cu toți cei pe care îi va afecta sau cu cei care vor face parte din implementarea reproiectării.

Pentru a duce la îndeplinire planul, trebuie să știe cum se va întâmpla asta.

În plus, după cum am menționat, oamenii sunt rezistenți la schimbare. Dacă echipa ta este informată de la început despre schimbările care vor urma și este ținută la curent, este mai puțin probabil să se opună.

După toată această planificare, este în sfârșit timpul să executăm. Asigurați-vă că continuați să vă consultați planul și să urmați toți pașii de care aveți nevoie pentru a îmbunătăți procesul.

Pasul 6: Monitorizați și revizuiți

În cele din urmă vei începe să vezi că planul tău prinde viață.

Cu toate acestea, îmbunătățirea procesului este o sarcină constantă și în evoluție. Nu vă puteți aștepta să executați un plan pentru a îmbunătăți procesele afacerii dvs. și să credeți că treaba dvs. este făcută.

Primul lucru de remarcat este dacă modificările pe care le-ați implementat cu grijă se vor menține. Există întotdeauna teama de a reveni la vechile obiceiuri, chiar dacă acele vechi obiceiuri nu au fost favorabile rezultatelor tale.

Va trebui să monitorizați modificările pe care le-ați implementat, mai întâi pentru a vedea dacă sunt urmate și în al doilea rând pentru a vedea dacă funcționează chiar așa cum ați sperat.

Un lucru este să vezi ceva pe hârtie și o cu totul altă poveste odată ce este transformată în viața reală. Lucrurile pe care poate nu le-ați conceput ar putea să vă împiedice planul să fie un succes.

Îmbunătățirea continuă a procesului permite schimbărilor pe care le-ați făcut să dureze, precum și să aibă efectul dorit pe care l-ați sperat. Nu este absurd să realizezi că există o problemă în plan.

Odată ce monitorizați și revizuiți îmbunătățirile procesului, este posibil să întâlniți unele probleme. Nu lăsa asta să te descurajeze. Așează-te din nou cu echipa ta și vine cu o soluție pentru orice blocaje sau probleme care pot apărea.

Programați-vă munca cu cele mai bune aplicații de calendar:

Cele mai bune aplicații de calendar pentru a vă spori productivitatea în 2022

Este randul tau!

După ce aveți planul de îmbunătățire a procesului, metodologia de îmbunătățire a procesului a decis și implementarea dvs. în proces, sunteți pe drumul spre îmbunătățirea pe care o căutați.

Urmând pașii menționați, veți garanta că îmbogățirile pe care le faceți proceselor dumneavoastră se vor transforma într-o practică consacrată a afacerii dumneavoastră.

Nu uitați doar că implementarea schimbării într-o organizație nu este întotdeauna ușoară, dar este esențială pentru ca orice creștere să aibă loc și ar trebui să fie continuă pentru a permite creșterea afacerii dvs. și a rezultatului acesteia.

Mult noroc!