Как начать работу с планом улучшения процессов?

Ни один бизнес не становится успешным в одночасье, но с планом улучшения процессов ваш бизнес может быть намного ближе к тому, чего вы хотите.

План улучшения процесса — это упреждающий подход, направленный на поиск слабых процессов в ваших установленных процессах. Это задокументированная стратегия улучшения.

Прежде чем вы начнете работу над планом улучшения процессов, может быть полезно изучить методологии улучшения процессов, которые вы могли бы использовать. Существует множество методологий, из которых вы можете выбрать, но ниже приведены три общепринятых.

Часто используемые планы улучшения процессов

Эти методологии не являются «средством для достижения цели». Поскольку в наши дни технология является самой быстроразвивающейся платформой во всем мире, примите прилагаемый(е) план(ы) улучшения процесса в качестве общего руководства.

Импровизируйте в качестве менеджера проекта, пока ваша команда движется вперед.

1. Бережливое производство

Бережливое производство направлено на повышение качества продукции и максимизацию качества продукции. Это достигается устранением 7 потерь. К таким отходам относятся:

• перепроизводство
• Транспорт
• Движение
• Ожидающий
• В процессе
• Инвентарь
• Дефекты

2. Шесть сигм

«Шесть сигм» — это набор методов и инструментов, помогающих улучшить процессы. Шесть сигм работают, уменьшая вероятность возникновения дефекта.

3. Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами предполагает постоянное совершенствование. Принятие методологии управления бизнес-процессами требует от компании:

• Анализировать
• Редизайн
• Выполнять
• Монитор
• Оптимизируйте свои процессы

Независимо от того, какую методологию вы выберете, создание плана улучшения процесса может помочь вам адаптироваться таким образом, чтобы улучшить общий результат.

Любые попытки улучшить ваш бизнес могут быть быстро забыты или упущены из виду, для таких попыток важно внедрить план улучшения процессов. Теперь давайте посмотрим, как вы можете начать с этого.

Этот блог поможет вам выбрать лучшие приложения для управления бизнес-процессами:

5 лучших программ для управления бизнес-процессами в 2022 году

Ниже приведено краткое руководство о том, как начать работу над планом, а также советы и рекомендации, которые помогут упростить весь процесс. Мы также обсудим, как выполнить каждый шаг, чтобы иметь возможность успешно реализовать свой план.

6 шагов к развертыванию плана улучшения процессов

Шаг 1: Признайте

Прежде чем планировать улучшение бизнес-процессов, важно знать, где вам нужно это улучшение.

Первый шаг — определить процесс, который нуждается в улучшении. Возможно, вы захотите изложить различные этапы этого конкретного процесса, чтобы увидеть, как он выполняется в настоящее время, это позволит легче точно определить области, которые нуждаются в улучшении.

Возможно, вам будет полезно выделить одну приоритетную область, которая отчаянно нуждается в улучшении. Возможно, процесс занимает больше времени, чем продуктивно, а может быть, это просто отношение к процессу, которое подводит ваш бизнес.

Приступая к любому плану улучшения, может быть лучше начать с чего-то конкретного, но простого.

Чем неяснее или сложнее вопрос, тем труднее может быть решение. Более того, иногда на серьезную блокировку можно сильно повлиять и улучшить ее, заменив самую простую вещь.

Кроме того, чем проще внедрение изменения, тем быстрее можно увидеть результаты, и это всегда повышает моральный дух и вдохновляет людей делать больше для решения проблем, если они сразу же получают победу.

Шаг 2: Анализ и идентификация

После того, как вы определили, какой области процесса вы отдали приоритет, вам нужно уделить время ее подробному анализу.

Вам нужно отследить проблему до ее источника. Чтобы исправить проблему, вам необходимо определить точную часть процесса, которая вызывает проблему. Только после того, как это будет понято, вы сможете приступить к устранению существующей проблемы.

Совет. Самый простой способ добиться этого — распознать проблему и просмотреть этапы процесса и составить блок-схему или диаграмму (щелкните ссылку, чтобы просмотреть образцы). Имея наглядное представление о процессе в целом, будет легко увидеть, где и как можно внести исправления.

Шаг 3: Редизайн

После распознавания и анализа проблемы пришло время ее исправить. Анализ должен был предоставить вам точную проблему и то, как ее исправить. Пришло время изменить шаги, которые вы предпринимаете для этого конкретного процесса, и устранить проблему.

Здесь жизненно важно, чтобы, если ваша команда не участвовала в улучшении процесса, они, по крайней мере, были привлечены к работе сейчас. Основная причина неудачи в улучшении процессов заключается в том, что команды не привлекаются к работе достаточно рано.

Человеку свойственно хотеть придерживаться того же способа, которым вы все время занимались. Поэтому убедитесь, что люди вовлечены в процесс, чтобы сделать реализацию нового дизайна еще проще.

Кроме того, вам понадобятся члены вашей команды, чтобы внести изменения. На кого повлияет изменение? Вам, вероятно, потребуется помощь в запуске процесса. Здесь можно использовать созданные вами блок-схемы и диаграммы, чтобы помочь объяснить процесс тем, кого вы информируете.

Чтобы изменить процесс, вам может понадобиться помощь этих членов команды. Вы можете собраться вместе и обсудить идеи относительно того, как вы собираетесь решить проблему и изменить процесс.

Размышляя о редизайне процесса, вам необходимо учитывать каждый элемент и то, подходит ли предложенное решение наилучшим образом. Не забудьте подумать о том, как будет реализован редизайн, а также о рисках, которые могут возникнуть в результате предлагаемых изменений.

Проверьте это:

12 лучших инструментов для веб-дизайнера и графического дизайнера

Шаг 4: Реализуйте

После того, как план действий определен, настало время создать план реализации. Определите, над чем будет работать каждый член вашей команды и как добиться наиболее эффективного способа реализации редизайна.

Кроме того, не забудьте установить сроки и сроки для вашей команды. Постановка целей и сроков их достижения обеспечат правильное выполнение плана улучшения процессов.

Кроме того, убедитесь, что ваш план реализации редизайна максимально детализирован и ясен. Чем четче все будет обозначено и определено, тем легче участвующим членам команды будет следовать необходимым изменениям и шагам.

В этой части всего процесса изменения становятся реальными, и вам нужно убедиться, что вы придерживаетесь своего мнения и доводите дело до конца. Поначалу это может показаться ошеломляющим и сложным, но бизнес-функциональность выиграет в долгосрочной перспективе.

Шаг 5: Общайтесь

Мы упоминали об этом в шагах 3 и 4, но на самом деле общение — это ключ. Даже если ваша команда участвует в анализе и изменении аспектов плана, важно подробно сообщить о плане реализации тем, кто в нем участвует.

«Один из самых распространенных способов преодолеть сопротивление изменениям — это заранее информировать об этом людей. Обмен идеями помогает людям увидеть необходимость и логику изменений. Образовательный процесс может включать в себя обсуждения один на один, презентации для групп или заметки и отчеты».
- Джон П. Коттер

Прежде чем любой из ваших планов может быть выполнен, убедитесь, что каждый шаг и изменения обсуждаются со всеми, кого он затронет, или с теми, кто будет участвовать в реализации редизайна.

Чтобы осуществить план, им нужно знать, как именно это произойдет.

Кроме того, как уже упоминалось, люди сопротивляются изменениям. Если ваша команда с самого начала осведомлена о грядущих изменениях и держится в курсе, маловероятно, что они будут против.

После всего этого планирования, наконец, пришло время выполнить. Обязательно сверяйтесь со своим планом и выполняйте все шаги, необходимые для улучшения процесса.

Шаг 6: Отслеживайте и анализируйте

В конце концов вы начнете видеть, как ваш план воплощается в жизнь.

Однако совершенствование процессов является постоянной и постоянно меняющейся задачей. Вы не можете ожидать выполнения одного плана по улучшению бизнес-процессов и думать, что ваша работа выполнена.

Первое, на что следует обратить внимание, — приживутся ли кропотливо внесенные вами изменения. Всегда есть страх вернуться к старым привычкам, даже если эти старые привычки не способствовали вашим результатам.

Вам нужно будет следить за изменениями, которые вы внедрили, во-первых, чтобы увидеть, соблюдаются ли они, а во-вторых, чтобы увидеть, работают ли они так, как вы надеялись.

Одно дело видеть что-то на бумаге, и совсем другое дело, когда это превращается в реальную жизнь. Вещи, о которых вы, возможно, не задумывались, могут помешать вашему плану увенчаться успехом.

Постоянное совершенствование вашего процесса позволяет внесенным вами изменениям сохраниться, а также дать желаемый эффект, на который вы надеялись. Не абсурдно осознавать, что в плане есть проблема.

После того, как вы отслеживаете и анализируете улучшения процесса, вы можете столкнуться с некоторыми проблемами. Не позволяйте этому сдерживать вас. Сядьте вместе со своей командой и придумайте решение любых задержек или проблем, которые могут возникнуть.

Планируйте свою работу с лучшими приложениями-календарями:

Лучшие приложения-календари для повышения вашей производительности в 2022 году

Вам!

После того, как у вас есть план улучшения процесса, определена методология улучшения процесса и ваше внедрение в процесс, вы уже на пути к улучшению, к которому стремились.

Следуя указанным шагам, вы гарантируете, что обогащение, которое вы вносите в свои процессы, превратится в устоявшуюся практику вашего бизнеса.

Просто помните, что внедрение изменений в организации не всегда легко, но необходимо для любого роста, и оно должно быть непрерывным, чтобы обеспечить рост вашего бизнеса и его результаты.

Удачи!