Wie fange ich mit einem Prozessverbesserungsplan an?

Kein Unternehmen wird über Nacht zum Erfolg, aber mit einem Prozessverbesserungsplan kann Ihr Unternehmen dem, was Sie sich wünschen, so viel näher kommen.

Ein Prozessverbesserungsplan ist ein proaktiver Ansatz, der versucht, die schwachen Prozesse innerhalb Ihrer etablierten Prozesse zu finden. Es ist eine dokumentierte Strategie zur Verbesserung.

Bevor Sie mit Ihrem Prozessverbesserungsplan beginnen, kann es hilfreich sein, sich mit Prozessverbesserungsmethoden zu befassen, die Sie übernehmen könnten. Es gibt eine Reihe von Methoden, aus denen Sie wählen können, aber unten sind drei häufig verwendete Methoden.

Häufig verwendete Prozessverbesserungspläne

Diese Methoden sind kein „Mittel zum Zweck“. Da die Technologie heutzutage die sich am schnellsten entwickelnde Plattform auf der ganzen Welt ist, nehmen Sie die beigefügten Prozessverbesserungspläne als allgemeine Richtlinie.

Improvisieren Sie als Projektmanager, während Ihr Team vorankommt.

1. Schlanke Fertigung

Lean Manufacturing zielt darauf ab, die Produktqualität zu verbessern und die Qualitätsleistung zu maximieren. Dies wird durch die Eliminierung von 7 Verschwendungen erreicht. Zu diesen Abfällen gehören:

• Überproduktion
• Transport
• Bewegung
• Warten
• Überverarbeitung
• Inventar
• Mängel

2. Sechs-Sigma

Six Sigma ist eine Reihe von Techniken und Werkzeugen, die bei der Prozessverbesserung helfen. Six Sigma funktioniert, indem es die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein Fehler auftritt.

3. Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement wendet kontinuierliche Verbesserung an. Die Übernahme der Geschäftsprozessmanagement-Methodik erfordert von einem Unternehmen Folgendes:

• Analysieren
• Neugestaltung
• Ausführen
• Monitor
• Optimieren Sie ihre Prozesse

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, kann die Erstellung eines Prozessverbesserungsplans Ihnen helfen, sich so anzupassen, dass Ihr Gesamtergebnis verbessert wird.

Alle Versuche, Ihr Unternehmen zu verbessern, können schnell vergessen oder übersehen werden. Damit solche Versuche bestehen bleiben, ist es wichtig, einen Prozessverbesserungsplan umzusetzen. Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie damit beginnen können.

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Nachfolgend finden Sie eine kurze Anleitung, wie Sie mit Ihrem Plan beginnen können, sowie Tipps und Tricks, mit denen Sie den gesamten Prozess vereinfachen können. Wir werden auch besprechen, wie Sie jeden Schritt angehen müssen, um Ihren Plan erfolgreich umsetzen zu können.

6 Schritte zur Bereitstellung eines Prozessverbesserungsplans

Schritt 1: Erkennen

Bevor Sie planen, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, ist es wichtig zu wissen, wo Sie diese Verbesserung benötigen.

Der erste Schritt besteht darin, den Prozess zu lokalisieren, der verbessert werden muss. Vielleicht möchten Sie die verschiedenen Schritte dieses bestimmten Prozesses darstellen, um zu sehen, wie er derzeit ausgeführt wird. Dadurch können Sie leichter die genauen Bereiche lokalisieren, die verbessert werden müssen.

Vielleicht finden Sie es hilfreich, einen vorrangigen Bereich zu erkennen, der dringend verbessert werden muss. Vielleicht nimmt der Prozess mehr Zeit in Anspruch als produktiv ist, oder vielleicht ist es nur die Einstellung gegenüber dem Prozess, die Ihr Unternehmen im Stich lässt.

Wenn Sie mit einem Verbesserungsplan beginnen, ist es möglicherweise besser, mit etwas Spezifischem, aber Einfachem zu beginnen.

Je vager oder komplizierter das Problem, desto schwieriger kann die Lösung sein. Darüber hinaus kann manchmal eine große Blockade durch die Änderung der einfachsten Sache stark beeinflusst und verbessert werden.

Je einfacher die Umsetzung der Änderung ist, desto schneller sind Ergebnisse sichtbar, und es stärkt immer die Moral und inspiriert die Menschen, mehr zu tun, um Probleme zu beheben, wenn sie sofort einen Gewinn erzielen.

Schritt 2: Analysieren und identifizieren

Wenn Sie erkannt haben, welchen Bereich im Prozess Sie priorisiert haben, müssen Sie sich Zeit nehmen, um ihn im Detail zu analysieren.

Sie müssen das Problem bis zu seiner Quelle zurückverfolgen. Um das Problem zu beheben, müssen Sie den genauen Teil des Prozesses bestimmen, der das Problem verursacht. Erst wenn Sie dies verstanden haben, können Sie mit der Behebung des vorliegenden Problems beginnen.

Tipp: Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, wenn Sie das Problem erkennen und die Schritte des Prozesses durchgehen, um ein Flussdiagramm oder Diagramm zu erstellen (klicken Sie auf den Link für Beispiele). Mit einer visuellen Unterstützung des gesamten Prozesses wird es einfach sein, zu sehen, wo und wie Korrekturen vorgenommen werden können.

Schritt 3: Neugestaltung

Nachdem Sie das vorliegende Problem erkannt und analysiert haben, ist es an der Zeit, es zu beheben. Die Analyse sollte Ihnen das genaue Problem und dessen Änderung aufgezeigt haben. Es ist jetzt an der Zeit, die Schritte, die Sie für diesen bestimmten Prozess unternehmen, neu zu gestalten und das Problem zu beseitigen.

Hier ist es wichtig, dass Ihr Team, wenn es nicht in die Prozessverbesserung involviert war, jetzt zumindest ins Boot geholt wird. Der Hauptgrund für das Scheitern der Prozessverbesserung liegt darin, dass Teams nicht früh genug an Bord geholt werden.

Es liegt in der Natur des Menschen, bei der Art und Weise bleiben zu wollen, wie Sie die Dinge die ganze Zeit getan haben. Stellen Sie also sicher, dass Menschen in den Prozess einbezogen werden, um die Implementierung des neuen Designs umso einfacher zu machen.

Darüber hinaus benötigen Sie Ihre Teammitglieder, die dabei helfen, die Änderung herbeizuführen. Wen wird die Änderung betreffen? Sie werden wahrscheinlich Hilfe benötigen, um den Prozess in Gang zu bringen. Hier können die von Ihnen erstellten Flussdiagramme und Diagramme verwendet werden, um den Prozess denjenigen zu erklären, die Sie informieren.

Um den Prozess neu zu gestalten, benötigen Sie möglicherweise die Hilfe dieser Teammitglieder. Sie können sich zusammensetzen und Ideen sammeln, wie Sie das Problem lösen und den Prozess neu gestalten können.

Wenn Sie über die Neugestaltung des Prozesses nachdenken, müssen Sie jedes Element berücksichtigen und prüfen, ob die vorgeschlagene Lösung die beste Lösung ist. Denken Sie daran, darüber nachzudenken, wie die Neugestaltung implementiert werden würde, sowie die Risiken, die sich aus den vorgeschlagenen Änderungen ergeben können.

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Schritt 4: Implementieren

Nachdem die Vorgehensweise festgelegt wurde, ist es nun an der Zeit, einen Umsetzungsplan zu erstellen. Identifizieren Sie, woran jedes Mitglied Ihres Teams arbeiten wird und wie Sie Ihr Redesign am effizientesten umsetzen können.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Fristen und Zeitpläne für Ihr Team erstellen. Das Festlegen von Zielen und deren Erreichung stellt sicher, dass Ihr Prozessverbesserungsplan ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Plan zur Umsetzung des Redesigns so detailliert und klar wie möglich ist. Je klarer alles abgebildet und identifiziert ist, desto einfacher ist es für die beteiligten Teammitglieder, die erforderlichen Änderungen und Schritte zu verfolgen.

In diesem Teil des gesamten Prozesses werden die Änderungen real und Sie müssen sicherstellen, dass Sie an Ihren Waffen festhalten und sie durchziehen. Es mag am Anfang überwältigend und knifflig erscheinen, aber die Geschäftsfunktionalität wird auf lange Sicht davon profitieren.

Schritt 5: Kommunizieren

Wir haben dies in Schritt 3 und 4 erwähnt, aber Kommunikation ist wirklich der Schlüssel. Auch wenn Ihr Team Teil der Analyse und Neugestaltung des Plans ist, ist es wichtig, den Implementierungsplan im Detail mit den Beteiligten zu kommunizieren.

„Eine der häufigsten Methoden, um den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden, besteht darin, die Menschen im Voraus darüber aufzuklären. Die Kommunikation von Ideen hilft den Menschen, die Notwendigkeit und die Logik einer Veränderung zu erkennen. Der Bildungsprozess kann Einzelgespräche, Präsentationen vor Gruppen oder Memos und Berichte umfassen.“
– John P. Kotter

Bevor einer Ihrer Pläne ausgeführt werden kann, stellen Sie sicher, dass jeder Schritt und jede Änderung mit allen Personen besprochen wird, die davon betroffen sind, oder mit denen, die an der Umsetzung der Neugestaltung beteiligt sein werden.

Um den Plan auszuführen, müssen sie wissen, wie das passieren wird.

Darüber hinaus sind Menschen, wie bereits erwähnt, resistent gegen Veränderungen. Wenn Ihr Team von Anfang an über die bevorstehenden Änderungen informiert und auf dem Laufenden gehalten wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie sich dagegen wehren.

Nach all dieser Planung ist es endlich an der Zeit, sie auszuführen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Plan immer wieder konsultieren und alle Schritte ausführen, die Sie benötigen, um die Prozessverbesserungen vorzunehmen.

Schritt 6: Überwachen und überprüfen

Sie werden schließlich sehen, wie Ihr Plan zum Leben erweckt wird.

Die Prozessverbesserung ist jedoch eine ständige und sich weiterentwickelnde Aufgabe. Sie können nicht erwarten, einen Plan zur Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse auszuführen und denken, dass Ihre Arbeit erledigt ist.

Das erste, was zu beachten ist, ist, ob die Änderungen, die Sie mühsam durchgeführt haben, bestehen bleiben. Es besteht immer die Angst, in alte Gewohnheiten zurückzufallen, selbst wenn diese alten Gewohnheiten Ihren Ergebnissen nicht förderlich waren.

Sie müssen die von Ihnen implementierten Änderungen überwachen, um erstens zu sehen, ob sie befolgt werden, und zweitens, um zu sehen, ob sie überhaupt so funktionieren, wie Sie es sich erhofft haben.

Es ist eine Sache, etwas auf dem Papier zu sehen, und eine ganz andere Geschichte, wenn es ins wirkliche Leben umgesetzt wird. Dinge, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben, könnten Ihren Plan daran hindern, ein Erfolg zu werden.

Die kontinuierliche Verbesserung Ihres Prozesses ermöglicht, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen Bestand haben und den gewünschten Effekt erzielen, den Sie sich erhofft haben. Es ist nicht absurd zu erkennen, dass es ein Problem im Plan gibt.

Wenn Sie die Prozessverbesserungen überwachen und überprüfen, werden Sie möglicherweise auf einige Probleme stoßen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und finden Sie eine Lösung für eventuell auftretende Verzögerungen oder Probleme.

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Zu dir hinüber!

Nachdem Sie Ihren Prozessverbesserungsplan, Ihre Prozessverbesserungsmethodik und Ihre Implementierung im Prozess festgelegt haben, sind Sie auf dem besten Weg zu der angestrebten Verbesserung.

Indem Sie die genannten Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass die Bereicherung, die Sie an Ihren Prozessen vornehmen, zu einer etablierten Praxis Ihres Unternehmens wird.

Denken Sie daran, dass die Implementierung von Veränderungen in einer Organisation nicht immer einfach ist, aber für jedes Wachstum unerlässlich ist und kontinuierlich erfolgen sollte, um das Wachstum Ihres Unternehmens und seiner Ergebnisse zu ermöglichen.

Viel Glück!