プロセス改善計画を開始するには?

公開: 2020-06-22

ビジネスが一夜にして成功することはありませんが、プロセス改善計画があれば、ビジネスを望むところにはるかに近づけることができます。

プロセス改善計画は、確立されたプロセス内の弱いプロセスを見つけようとする積極的なアプローチです。これは、改善のための文書化された戦略です。

プロセス改善計画を開始する前に、採用できるプロセス改善方法論を調べておくと役立つ場合があります。選択できる方法論はたくさんありますが、一般的に採用されている 3 つの方法を以下に示します。

一般的に使用されるプロセス改善計画

これらの方法論は「目的を達成するための手段」ではありません。テクノロジーは最近、世界中で最も急速に進化しているプラットフォームであるため、添付のプロセス改善計画を一般的なガイドラインとして使用してください。

チームの前進に合わせて、プロジェクトマネージャーとして即興で取り組みます。

1.リーン生産方式

リーン生産方式は、製品の品質を向上させ、高品質のアウトプットを最大化することを目的としています。これは、7つの無駄を排除することによって達成されます。これらの廃棄物には次のものがあります。

過剰生産
交通手段
モーション
待っている
過剰処理
在庫
欠陥

2.シックスシグマ

シックスシグマは、プロセスの改善に役立つ一連の手法とツールです。シックスシグマは、欠陥が発生する確率を下げることによって機能します。

3.ビジネスプロセス管理

ビジネスプロセス管理では、継続的な改善が適用されます。ビジネスプロセスマネジメントの方法論を採用するには、企業は次のことを行う必要があります。

分析する
再設計
実行する
モニター
プロセスを最適化する

どの方法を選択しても、プロセス改善計画を作成すると、全体的な結果を改善する方法で適応するのに役立ちます。

ビジネスを改善しようとする試みは、すぐに忘れられたり見落とされたりする可能性があります。そのような試みが固執するためには、プロセス改善計画を実施することが不可欠です。それでは、それをどのように開始できるかを見てみましょう。

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以下は、計画を開始する方法と、プロセス全体を簡単にするために使用できるヒントとコツに関する簡潔なガイドです。また、計画を成功させるための各ステップの進め方についても説明します。

プロセス改善計画を展開するための 6 つのステップ

ステップ 1: 認識する

ビジネスプロセスの改善を計画する前に、その改善が必要な場所を知ることが不可欠です。

最初のステップは、改善が必要なプロセスを特定することです。その特定のプロセスにさまざまなステップを配置して、現在どのように実行されているかを確認することをお勧めします。これにより、改善が必要な正確な領域を簡単に特定できます。

どうしても改善が必要な優先分野を 1 つ認識するとよいでしょう。おそらく、そのプロセスは生産的であるよりも時間がかかるか、ビジネスを失望させているのはプロセスに対する態度だけかもしれません.

改善計画を始めるときは、具体的だが単純なものから始める方がよいかもしれません。

問題が曖昧または複雑であるほど、解決が難しくなります。さらに、最も単純なことを変更することで、主要な閉塞が大きな影響を受け、改善される場合があります。

さらに、変更の実装が簡単になればなるほど、結果がより早く表示され、常に士気を高め、すぐに勝利を収めた場合に問題を修正するために多くのことを行うよう人々を鼓舞します.

ステップ 2: 分析と特定

プロセスのどの領域を優先したかを認識したら、時間をかけて詳細に分析する必要があります。

問題をその原因まで追跡する必要があります。問題を修正するには、問題の原因となっているプロセスの正確な部分を特定する必要があります。これを理解して初めて、現在の問題の修正を開始できます。

ヒント:これを達成する簡単な方法は、問題を認識し、プロセスの手順を調べて、フローチャートまたは図を作成することです(サンプルのリンクをクリックしてください)。 プロセス全体を視覚的に支援することで、どこでどのように修正を加えることができるかを簡単に確認できます。

ステップ 3: 再設計

目前の問題を認識して分析したら、それを修正する時が来ました。分析により、正確な問題とその修正方法が提供されているはずです。その特定のプロセスで実行する手順を再設計し、問題を解決するときが来ました。

チームがプロセスの改善に関与していない場合、少なくとも今すぐ参加することが重要です。プロセス改善の失敗の主な理由は、チームが十分に早期に参加していないことです。

今までのやり方を貫きたいと思うのは人間の本能です。したがって、新しい設計の実装をより簡単にするプロセスに人々が関与していることを確認してください。

さらに、変化の実現を支援するチームメンバーが必要になります。変更の影響を受けるのは誰ですか? プロセスを開始するには、おそらく助けが必要になるでしょう。ここで作成したフローチャートと図を使用して、通知対象者にプロセスを説明できます。

プロセスを再設計するには、それらのチームメンバーの助けが必要になる場合があります。問題をどのように解決し、プロセスを再設計するかについて、集まってブレインストーミングを行うことができます。

プロセスの再設計を検討するときは、各要素を検討し、提案されたソリューションが最適かどうかを検討する必要があります。再設計がどのように実装されるか、および提案された変更に起因する可能性があるリスクを考慮することを忘れないでください。

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ステップ 4: 実装する

行動方針が特定されたら、次は実施計画を作成します。チームの各メンバーが取り組む予定の内容と、再設計を実装する最も効率的な方法を実現する方法を特定します。

さらに、必ずチームの締め切りとタイムラインを作成してください。目標とその達成時期を設定することで、プロセス改善計画が適切に実行されるようになります。

さらに、再設計を実装する計画ができる限り詳細かつ明確であることを確認してください。すべてが明確に計画され、特定されているほど、関係するチームメンバーが必要な変更や手順を実行しやすくなります。

プロセス全体のこの部分は、変更が現実のものとなる場所であり、銃に固執してそれを見通す必要があることを確認する必要があります. 最初は圧倒されてトリッキーに思えるかもしれませんが、ビジネス機能は長期的にはメリットがあります。

ステップ 5: コミュニケーション

これについてはステップ 3 と 4 の両方で説明しましたが、実際にはコミュニケーションが重要です。あなたのチームが計画の分析と再設計の一部であるとしても、実装計画を関係者に詳細に伝えることが不可欠です。

「変化への抵抗を克服する最も一般的な方法の 1 つは、事前に人々に変化について教育することです。アイデアの伝達は、人々が変化の必要性とその論理を理解するのに役立ちます。教育プロセスには、1 対 1 のディスカッション、グループへのプレゼンテーション、メモやレポートが含まれます。」
– ジョン・P・コッター

計画を実行する前に、各ステップと変更について、影響を受けるすべての人、または再設計の実装の一部となる人たちと話し合うようにします。

計画を実行するには、それがどのように起こるかを知る必要があります。

さらに、前述のように、人間は変化に対して抵抗力があります。チームが今後の変更について最初から手がかりを得ており、ループ内に保持されている場合、彼らがそれに反対する可能性は低くなります。

このすべての計画の後、いよいよ実行の時が来ました。計画を常に検討し、プロセスを改善するために必要なすべての手順を実行してください。

ステップ 6: 監視とレビュー

最終的には、計画が実現するのを見始めるでしょう。

ただし、プロセスの改善は絶え間なく進化するタスクです。ビジネスプロセスを改善するための 1 つの計画を実行して、自分の仕事が完了したと思うことは期待できません。

最初に注意すべきことは、入念に実装した変更が定着するかどうかです。古い習慣があなたのアウトプットに役立たなかったとしても、古い習慣に戻ることへの恐れは常にあります.

実装した変更を監視する必要があります。まず、それらが守られているかどうかを確認し、次に、期待どおりに機能しているかどうかを確認します。

紙の上で何かを見るのと、実際の生活に変換されると、まったく別の話になるのは 1 つのことです。思いもよらなかったことが、計画の成功を妨げている可能性があります。

プロセスを継続的に改善することで、行った変更を持続させるだけでなく、期待した効果を得ることができます。計画に問題があることを理解するのはばかげたことではありません。

プロセスの改善を監視および確認すると、いくつかの問題に遭遇する場合があります。これがあなたを思いとどまらせないでください。チームと一緒に座って、発生する可能性のあるホールドアップや問題の解決策を考えてください。

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あなたに！

プロセス改善計画を作成したら、プロセス改善方法論を決定し、プロセスへの実装を進めて、求める改善に向けて順調に進んでいます。

前述の手順に従うことで、プロセスに加えた強化がビジネスの確立された慣行に変わることが保証されます。

組織に変化を実装することは必ずしも簡単ではありませんが、成長を実現するために不可欠であり、ビジネスとその結果の成長を可能にするために継続的でなければならないことを覚えておいてください.

幸運を！