Bir Süreç İyileştirme Planına Nasıl Başlanır?

Hiçbir iş bir gecede başarıya dönüşmez, ancak bir süreç iyileştirme planı ile işletmeniz olmasını istediğiniz yere çok daha yakın olabilir.

Süreç iyileştirme planı, yerleşik süreçlerinizdeki zayıf süreçleri bulmaya çalışan proaktif bir yaklaşımdır. İyileştirme için belgelenmiş bir stratejidir.

Süreç iyileştirme planınıza başlamadan önce benimseyebileceğiniz süreç iyileştirme metodolojilerine bakmanız faydalı olabilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz bir sürü metodoloji var ama aşağıda yaygın olarak benimsenen üç tane var.

Yaygın Olarak Kullanılan Süreç İyileştirme Plan(lar)ı

Bu metodolojiler bir 'amaca yönelik araç' değildir. Teknoloji bugünlerde tüm dünyada en hızlı gelişen platform olduğundan, ekteki süreç iyileştirme plan(lar)ını genel bir kılavuz olarak alın.

Ekibiniz ilerledikçe proje yöneticisi olarak doğaçlama yapın.

1. Yalın Üretim

Yalın Üretim, ürün kalitesini iyileştirmeyi ve kaliteli çıktıyı en üst düzeye çıkarmayı amaçlar. Bu, 7 israfın ortadan kaldırılmasıyla sağlanır. Bu atıklar şunları içerir:

• aşırı üretim
• Toplu taşıma
• Hareket
• Beklemek
• Aşırı işlem
• Envanter
• Kusurlar

2. Altı Sigma

Altı Sigma, süreç iyileştirmeye yardımcı olan bir dizi teknik ve araçtır. Altı Sigma, bir kusurun ortaya çıkma olasılığını azaltarak çalışır.

3. İş Süreçleri Yönetimi

İş süreci yönetimi sürekli iyileştirme uygular. İş süreci yönetimi metodolojisini benimsemek, bir şirketin şunları yapmasını gerektirir:

• analiz et
• Yeniden tasarlamak
• Uygulamak
• monitör
• Süreçlerini optimize edin

Hangi metodolojiyi seçerseniz seçin, bir süreç iyileştirme planı oluşturmak, genel sonucunuzu iyileştirecek şekilde uyum sağlamanıza yardımcı olabilir.

İşinizi geliştirmeye yönelik herhangi bir girişim hızla unutulabilir veya gözden kaçabilir, bu tür girişimlerin kalıcı olması için bir süreç iyileştirme planı uygulamak önemlidir. Şimdi bununla nasıl başlayabileceğinizi görelim.

Bu blog, en iyi iş süreci yönetimi uygulamalarını seçmenize yardımcı olacaktır:

2022'de Kullanılacak En İyi 5 İş Süreçleri Yönetim Yazılımı

Aşağıda, planınızla nasıl başlayabileceğinizle ilgili kısa bir kılavuz ve tüm süreci kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz ipuçları ve püf noktaları yer almaktadır. Planınızı başarılı bir şekilde uygulayabilmek için her adımın nasıl atılacağını da tartışacağız.

Bir Süreç İyileştirme Planı Dağıtmanın 6 Adımı

1. Adım: Tanıyın

İş süreçlerinizi iyileştirmeyi planlamadan önce, bu iyileştirmeye nerede ihtiyacınız olduğunu bilmek önemlidir.

İlk adım, iyileştirilmesi gereken süreci belirlemektir. Halihazırda nasıl gerçekleştirildiğini görmek için söz konusu sürecin farklı adımlarını düzenlemek isteyebilirsiniz, bu, iyileştirilmesi gereken alanları tam olarak belirlemeyi kolaylaştıracaktır.

Umutsuzca iyileştirme ihtiyacı olan bir öncelikli alanı tanımayı faydalı bulabilirsiniz. Belki süreç üretken olmaktan daha fazla zaman alıyor ya da belki de işinizi yarı yolda bırakan sadece sürece yönelik tutumdur.

Herhangi bir iyileştirme planıyla başlarken, spesifik ama basit bir şeyle başlamak daha iyi olabilir.

Sorun ne kadar belirsiz veya karmaşıksa, çözüm o kadar zor olabilir. Ayrıca, bazen büyük bir tıkanıklık, en basit şeyin değişmesiyle büyük ölçüde etkilenebilir ve iyileştirilebilir.

Ayrıca, değişikliğin uygulanması ne kadar kolay olursa, sonuçlar o kadar hızlı görülebilir ve her zaman morali yükseltir ve insanlara hemen kazanmaları durumunda sorunları çözmek için daha fazlasını yapmaları için ilham verir.

2. Adım: Analiz Edin ve Tanımlayın

Süreçte hangi alana öncelik verdiğinizi belirledikten sonra, detaylı olarak analiz etmek için zaman ayırmanız gerekir.

Sorunu kaynağına kadar takip etmeniz gerekiyor. Sorunu düzeltmek için, sürecin soruna neden olan kesin bölümünü belirlemeniz gerekir. Sadece bu anlaşıldığında, mevcut sorunu düzeltmeye başlayabilirsiniz.

İpucu: Bunu başarmanın kolay bir yolu, sorunu fark ettiğinizde ve sürecin adımlarını incelerken bir akış şeması veya diyagramı oluşturmaktır (örnekler için bağlantıya tıklayın). Bir bütün olarak sürecin görsel yardımı ile düzeltmelerin nerede ve nasıl yapılabileceğini görmek kolay olacaktır.

3. Adım: Yeniden Tasarlayın

Eldeki sorunu tanıyıp analiz ettikten sonra, düzeltmenin zamanı geldi. Analiz size tam olarak konuyu ve onu nasıl değiştireceğinizi sağlamalıydı. Şimdi, söz konusu süreç için attığınız adımları yeniden tasarlamanın ve sorunu ortadan kaldırmanın zamanı geldi.

Ekibiniz süreç iyileştirme sürecine dahil olmadıysa, en azından şimdi gemiye alınmaları çok önemlidir. Süreç iyileştirmenin başarısız olmasının ana nedeni, ekiplerin yeterince erken dahil edilmemesidir.

Baştan beri işleri nasıl yaptığınıza bağlı kalmak istemek insan doğasıdır. Bu nedenle, yeni tasarımın uygulanmasını daha da basit hale getirmek için insanların sürece dahil olmasını sağlayın.

Ayrıca, değişikliğin gerçekleşmesine yardımcı olmak için ekip üyelerinize ihtiyacınız olacak. Değişiklik kimleri etkileyecek? Muhtemelen süreci başlatmak için yardıma ihtiyacınız olacak. Burada oluşturduğunuz akış şemaları ve diyagramlar, bilgilendirdiğiniz kişilere süreci açıklamaya yardımcı olmak için kullanılabilir.

Süreci yeniden tasarlamak için bu ekip üyelerinin yardımına ihtiyacınız olabilir. Bir araya gelip sorunu nasıl çözeceğiniz ve süreci nasıl yeniden tasarlayacağınız konusunda beyin fırtınası yapabilirsiniz.

Sürecin yeniden tasarlanmasını düşünürken, her bir unsuru ve önerilen çözümün en uygun olup olmadığını göz önünde bulundurmanız gerekir. Yeniden tasarımın nasıl uygulanacağını ve önerilen değişikliklerden kaynaklanabilecek riskleri düşünmeyi unutmayın.

Buna bir bak:

Web ve Grafik Tasarımcı için En İyi 12 Araç

4. Adım: Uygulayın

Eylem planı belirlendikten sonra, şimdi bir uygulama planı oluşturma zamanıdır. Ekibinizin her bir üyesinin ne üzerinde çalışacağını ve yeniden tasarımınızı uygulamanın en verimli yolunu nasıl elde edeceğinizi belirleyin.

Ayrıca, ekibiniz için son tarihler ve zaman çizelgeleri oluşturduğunuzdan emin olun. Hedefler belirlemek ve bu hedeflere ne zaman ulaşılacağını belirlemek, süreç iyileştirme planınızın doğru bir şekilde yürütülmesini sağlayacaktır.

Ayrıca, yeniden tasarımı uygulama planınızın olabildiğince ayrıntılı ve net olduğundan emin olun. Her şey ne kadar net bir şekilde planlanır ve tanımlanırsa, ilgili ekip üyelerinin gerekli değişiklikleri ve adımları izlemesi o kadar kolay olur.

Tüm sürecin bu kısmı, değişikliklerin gerçekleştiği yerdir ve silahlarınıza bağlı kaldığınızdan ve onu gördüğünüzden emin olmanız gerekir. Başlamak ezici ve zor görünebilir, ancak iş işlevselliği uzun vadede fayda sağlayacaktır.

Adım 5: İletişim kurun

Bundan 3. ve 4. adımda bahsetmiştik, ancak iletişim gerçekten anahtardır. Ekibiniz planın analiz ve yeniden tasarlama unsurlarının bir parçası olsa bile, uygulama planını ilgili kişilerle ayrıntılı olarak iletmek önemlidir.

“Değişime karşı direncin üstesinden gelmenin en yaygın yollarından biri, insanları bu konuda önceden eğitmektir. Fikirlerin iletişimi, insanların bir değişim ihtiyacını ve mantığını görmelerine yardımcı olur. Eğitim süreci bire bir tartışmaları, gruplara sunumları veya notları ve raporları içerebilir.”
– John P. Kotter

Planlarınızdan herhangi biri uygulanmadan önce, her adımın ve değişikliğin, etkileyeceği veya yeniden tasarımın uygulanmasının bir parçası olacak kişilerle tartışıldığından emin olun.

Planı uygulamak için bunun nasıl olacağını bilmeleri gerekir.

Ek olarak, belirtildiği gibi, insanlar değişime dirençlidir. Ekibiniz en başından itibaren yapılacak değişiklikler hakkında ipucu verirse ve döngüde tutulursa, buna karşı çıkmaları daha az olasıdır.

Tüm bu planlamadan sonra nihayet yürütme zamanı. Planınıza danışmaya devam ettiğinizden ve süreç iyileştirmelerini yapmak için ihtiyaç duyduğunuz tüm adımları takip ettiğinizden emin olun.

6. Adım: İzleme ve İnceleme

Sonunda planınızın hayata geçtiğini görmeye başlayacaksınız.

Bununla birlikte, süreç iyileştirme sürekli ve gelişen bir görevdir. İşinizin süreçlerini iyileştirmek için tek bir plan yürütmeyi ve işinizin bittiğini düşünmeyi bekleyemezsiniz.

Unutulmaması gereken ilk şey, özenle uyguladığınız değişikliklerin kalıcı olup olmayacağıdır. Bu eski alışkanlıklar, çıktılarınıza yardımcı olmasa bile, her zaman eski alışkanlıklara geri dönme korkusu vardır.

Uyguladığınız değişiklikleri izlemeniz gerekecek, ilk önce bunların takip edilip edilmediğini ve ikinci olarak da umduğunuz gibi çalışıp çalışmadıklarını görmek için.

Bir şeyi kağıt üzerinde görmek bir şeydir ve gerçek hayata dönüştürüldüğünde tamamen farklı bir hikaye. Tasarlamadığınız şeyler, planınızın başarıya ulaşmasını engelliyor olabilir.

Sürecinizin sürekli iyileştirilmesi, yaptığınız değişikliklerin kalıcı olmasını ve umduğunuz istenen etkiye sahip olmasını sağlar. Planda bir sorun olduğunu anlamak saçma değil.

Süreç iyileştirmelerini izleyip gözden geçirirken bazı sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Bunun sizi yıldırmasına izin vermeyin. Ekibinizle tekrar oturun ve ortaya çıkabilecek herhangi bir aksaklık veya soruna bir çözüm bulun.

Çalışmanızı en iyi takvim uygulamalarıyla planlayın:

2022'de Verimliliğinizi Arttıracak En İyi Takvim Uygulamaları

Sana doğru!

Süreç iyileştirme planınızı yaptıktan, süreç iyileştirme metodolojinize karar verdikten ve süreçteki uygulamanızdan sonra, aradığınız iyileştirme yolundasınız.

Bahsedilen adımları takip ederek, süreçlerinizde yaptığınız zenginleştirmelerin işinizin yerleşik bir uygulamasına dönüşmesini garantilemiş olursunuz.

Bir kuruluşta değişimi uygulamanın her zaman kolay olmadığını, ancak herhangi bir büyümenin gerçekleşmesi için gerekli olduğunu ve işinizin ve sonucunun büyümesini sağlamak için sürekli olması gerektiğini unutmayın.

İyi şanlar!