Come iniziare con un piano di miglioramento dei processi?

Nessuna attività diventa un successo dall'oggi al domani, ma con un piano di miglioramento dei processi, la tua attività può essere molto più vicina a dove vuoi che sia.

Un piano di miglioramento dei processi è un approccio proattivo che cerca di trovare i processi deboli all'interno dei processi stabiliti. È una strategia documentata per il miglioramento.

Prima di iniziare il tuo piano di miglioramento dei processi, potrebbe essere utile esaminare le metodologie di miglioramento dei processi che potresti adottare. Ci sono un sacco di metodologie tra cui puoi scegliere, ma di seguito ce ne sono tre comunemente adottate.

Piani di miglioramento dei processi comunemente utilizzati

Queste metodologie non sono un "mezzo per raggiungere un fine". Poiché la tecnologia è attualmente la piattaforma in più rapida evoluzione in tutto il mondo, prendi i piani di miglioramento del processo allegati come linea guida generale.

Improvvisa come project manager mentre il tuo team va avanti.

1. Produzione snella

La produzione snella mira a migliorare la qualità del prodotto e massimizzare l'output di qualità. Ciò si ottiene eliminando 7 rifiuti. Questi rifiuti includono:

• Sovrapproduzione
• Trasporto
• Movimento
• In attesa
• Elaborazione eccessiva
• Inventario
• Difetti

2. Sei Sigma

Six Sigma è un insieme di tecniche e strumenti che aiutano a migliorare i processi. Six Sigma funziona diminuendo la probabilità che si verifichi un difetto.

3. Gestione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali applica il miglioramento continuo. L'adozione della metodologia di gestione dei processi aziendali richiede a un'azienda di:

• Analizzare
• Riprogettazione
• Eseguire
• Tenere sotto controllo
• Ottimizza i loro processi

Indipendentemente dalla metodologia scelta, la creazione di un piano di miglioramento del processo può aiutarti ad adattarti in modo da migliorare il tuo risultato complessivo.

Qualsiasi tentativo di migliorare la tua attività può essere rapidamente dimenticato o trascurato, per qualsiasi tentativo di questo tipo è essenziale attuare un piano di miglioramento del processo. Ora vediamo come puoi iniziare con quello.

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Di seguito è riportata una guida concisa su come iniziare con il tuo piano e suggerimenti e trucchi che puoi utilizzare per semplificare l'intero processo. Discuteremo anche come eseguire ogni passaggio per essere in grado di implementare il tuo piano con successo.

6 passaggi per implementare un piano di miglioramento del processo

Passaggio 1: riconoscere

Prima di pianificare il miglioramento dei processi aziendali, è essenziale sapere dove è necessario tale miglioramento.

Il primo passo è individuare il processo che deve essere migliorato. Potresti voler definire i diversi passaggi di quel particolare processo per vedere come viene eseguito attualmente, questo consentirà di individuare più facilmente le aree esatte che necessitano di miglioramenti.

Potrebbe essere utile riconoscere un'area prioritaria che ha un disperato bisogno di miglioramenti. Forse il processo richiede più tempo di quanto sia produttivo, o forse è solo l'atteggiamento nei confronti del processo che sta deludendo la tua attività.

Quando si inizia con qualsiasi piano di miglioramento potrebbe essere meglio iniziare con qualcosa di specifico ma semplice.

Più vago o complicato è il problema, più difficile può essere la soluzione. Inoltre, a volte un blocco importante può essere notevolmente influenzato e migliorato dal cambiamento della cosa più semplice.

Inoltre, più facile è l'implementazione del cambiamento, più velocemente si possono vedere i risultati e questo aumenta sempre il morale e ispira le persone a fare di più per risolvere i problemi se hanno subito una vittoria alle spalle.

Passaggio 2: analizzare e identificare

Dopo aver riconosciuto a quale area del processo hai assegnato la priorità, è necessario dedicare del tempo ad analizzarla in dettaglio.

È necessario risalire al problema alla sua origine. Per correggere il problema, è necessario determinare la parte precisa del processo che causa il problema. Solo una volta compreso questo puoi iniziare a risolvere il problema presente.

Suggerimento: un modo semplice per ottenere questo risultato è quando si riconosce il problema e si esaminano i passaggi del processo creando un diagramma di flusso o un diagramma (fare clic sul collegamento per i campioni). Con un aiuto visivo del processo nel suo insieme, sarà facile vedere dove e come apportare le correzioni.

Passaggio 3: riprogettazione

Dopo aver riconosciuto e analizzato il problema in questione, è il momento di risolverlo. L'analisi avrebbe dovuto fornirti il ​​problema esatto e come correggerlo. È giunto il momento di riprogettare i passaggi intrapresi per quel particolare processo e rimuovere il problema.

È fondamentale che se la tua squadra non è stata coinvolta nel miglioramento del processo, almeno ora venga coinvolta. Il motivo principale del fallimento del miglioramento del processo è che i team non vengono coinvolti abbastanza presto.

È nella natura umana voler restare fedele al modo in cui hai sempre fatto le cose. Quindi, assicurati che le persone siano coinvolte nel processo per rendere l'implementazione del nuovo design ancora più semplice.

Inoltre, avrai bisogno dei membri del tuo team per aiutarti a realizzare il cambiamento. Su chi avrà effetto il cambiamento? Probabilmente avrai bisogno di aiuto per avviare il processo. Qui i diagrammi di flusso e i diagrammi che hai creato possono essere utilizzati per aiutare a spiegare il processo a coloro che stai informando.

Per riprogettare il processo, potresti aver bisogno dell'aiuto di quei membri del team. Puoi riunirti e scambiare idee su come risolvere il problema e riprogettare il processo.

Quando si pensa alla riprogettazione del processo è necessario considerare ogni elemento e se la soluzione proposta è la soluzione migliore. Ricordarsi di riflettere su come sarebbe implementata la riprogettazione e sui rischi che possono derivare dalle modifiche proposte.

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Passaggio 4: implementare

Una volta individuata la linea d'azione, è giunto il momento di creare un piano di attuazione. Identifica su cosa lavorerà ogni membro del tuo team e come ottenere il modo più efficiente di implementare la tua riprogettazione.

Inoltre, assicurati di creare scadenze e tempistiche per il tuo team. Stabilire obiettivi e quando raggiungerli assicurerà che il piano di miglioramento dei processi venga eseguito correttamente.

Inoltre, assicurati che il tuo piano per implementare la riprogettazione sia il più dettagliato e chiaro possibile. Più tutto viene mappato e identificato, più facile sarà per i membri del team coinvolti seguire le modifiche e i passaggi richiesti.

Questa parte dell'intero processo è dove i cambiamenti diventano reali e devi assicurarti di rimanere fedele alle tue armi e portarlo a termine. Potrebbe sembrare travolgente e complicato all'inizio, ma la funzionalità aziendale ne trarrà vantaggio a lungo termine.

Passaggio 5: comunicare

Ne abbiamo parlato in entrambi i passaggi 3 e 4, ma la comunicazione, in realtà, è la chiave. Anche con il tuo team che fa parte degli aspetti di analisi e ridisegno del piano, è essenziale comunicare in dettaglio il piano di attuazione con le persone coinvolte.

“Uno dei modi più comuni per superare la resistenza al cambiamento è educare le persone in anticipo. La comunicazione delle idee aiuta le persone a vedere la necessità e la logica di un cambiamento. Il processo educativo può comportare discussioni individuali, presentazioni a gruppi o promemoria e relazioni”.
– John P. Kotter

Prima che uno qualsiasi dei tuoi piani possa essere eseguito per garantire che ogni passaggio e modifica siano discussi con tutti coloro che influiranno o coloro che faranno parte dell'implementazione della riprogettazione.

Per portare a termine il piano devono sapere come ciò accadrà.

Inoltre, come accennato, gli esseri umani sono resistenti al cambiamento. Se la tua squadra è informata fin dall'inizio dei cambiamenti in arrivo e viene tenuta al corrente, è meno probabile che si oppongano.

Dopo tutta questa pianificazione è finalmente giunto il momento di eseguire. Assicurati di continuare a consultare il tuo piano e di seguire tutti i passaggi necessari per apportare miglioramenti al processo.

Passaggio 6: monitoraggio e revisione

Alla fine inizierai a vedere il tuo piano prendere vita.

Tuttavia, il miglioramento dei processi è un compito costante e in evoluzione. Non puoi aspettarti di eseguire un piano per migliorare i processi della tua attività e pensare che il tuo lavoro sia finito.

La prima cosa da notare è se le modifiche che hai faticosamente implementato rimarranno. C'è sempre la paura di tornare alle vecchie abitudini, anche se quelle vecchie abitudini non erano favorevoli alle tue uscite.

Dovrai monitorare le modifiche che hai implementato, prima per vedere se vengono seguite e in secondo luogo per vedere se funzionano come speravi.

Una cosa è vedere qualcosa su carta e una storia completamente diversa una volta convertita nella vita reale. Cose che potresti non aver concepito potrebbero impedire al tuo piano di avere successo.

Il miglioramento continuo del processo consente alle modifiche apportate di durare e di ottenere l'effetto desiderato. Non è assurdo rendersi conto che c'è un problema nel piano.

Dopo aver monitorato e riesaminato i miglioramenti del processo, potresti riscontrare alcuni problemi. Non lasciare che questo ti scoraggi. Siediti con il tuo team e trova una soluzione a eventuali ostacoli o problemi che potrebbero sorgere.

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A voi!

Dopo che hai il tuo piano di miglioramento dei processi, la tua metodologia di miglioramento dei processi decisa e la tua implementazione nel processo sei sulla buona strada per il miglioramento che stavi cercando.

Seguendo i passaggi menzionati garantirai che gli arricchimenti che apporti ai tuoi processi si trasformino in una pratica consolidata della tua attività.

Ricorda solo che l'implementazione del cambiamento in un'organizzazione non è sempre facile, ma è essenziale per qualsiasi crescita avvenga e dovrebbe essere continua per consentire la crescita del tuo business e dei suoi risultati.

Buona fortuna!