Comment démarrer avec un plan d'amélioration des processus ?

Aucune entreprise ne devient un succès du jour au lendemain, mais avec un plan d'amélioration des processus, votre entreprise peut être beaucoup plus proche de l'endroit où vous le souhaitez.

Un plan d'amélioration des processus est une approche proactive qui cherche à trouver les processus faibles au sein de vos processus établis. Il s'agit d'une stratégie d'amélioration documentée.

Avant de commencer votre plan d'amélioration des processus, il peut être utile d'examiner les méthodologies d'amélioration des processus que vous pourriez adopter. Il existe un tas de méthodologies parmi lesquelles vous pouvez choisir, mais vous trouverez ci-dessous trois méthodes couramment adoptées.

Plan(s) d'amélioration des processus couramment utilisés

Ces méthodologies ne sont pas un « moyen pour parvenir à une fin ». Étant donné que la technologie est la plate-forme qui évolue le plus rapidement dans le monde de nos jours, prenez le(s) plan(s) d'amélioration des processus en annexe comme ligne directrice générale.

Improvisez-vous en tant que chef de projet au fur et à mesure que votre équipe avance.

1. Fabrication au plus juste

Le Lean Manufacturing vise à améliorer la qualité des produits et à maximiser la qualité de la production. Ceci est réalisé en éliminant 7 déchets. Ces déchets comprennent :

• Surproduction
• Transport
• Mouvement
• Attendre
• Sur-traitement
• Inventaire
• Défauts

2. Six Sigma

Six Sigma est un ensemble de techniques et d'outils qui aident à l'amélioration des processus. Six Sigma fonctionne en diminuant la probabilité qu'un défaut se produise.

3. Gestion des processus métier

La gestion des processus d'affaires applique l'amélioration continue. L'adoption de la méthodologie de gestion des processus métier oblige une entreprise à :

• Analyser
• Refonte
• Exécuter
• Moniteur
• Optimiser leurs processus

Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez, la création d'un plan d'amélioration des processus peut vous aider à vous adapter de manière à améliorer votre résultat global.

Toute tentative d'amélioration de votre entreprise peut rapidement être oubliée ou négligée, pour que de telles tentatives tiennent, il est essentiel de mettre en place un plan d'amélioration des processus. Voyons maintenant comment vous pouvez commencer avec cela.

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Vous trouverez ci-dessous un guide concis sur la façon dont vous pouvez commencer avec votre plan et des conseils et astuces que vous pouvez utiliser pour faciliter l'ensemble du processus. Nous discuterons également de la marche à suivre pour chaque étape afin de pouvoir mettre en œuvre votre plan avec succès.

6 étapes pour déployer un plan d'amélioration des processus

Étape 1 : Reconnaître

Avant de planifier l'amélioration de vos processus métier, il est essentiel de savoir où vous avez besoin de cette amélioration.

La première étape consiste à identifier le processus qui doit être amélioré. Vous voudrez peut-être présenter les différentes étapes de ce processus particulier pour voir comment il est exécuté à l'heure actuelle, cela permettra d'identifier plus facilement les domaines exacts qui doivent être améliorés.

Vous trouverez peut-être utile de reconnaître un domaine prioritaire qui a désespérément besoin d'être amélioré. Peut-être que le processus prend plus de temps qu'il n'est productif, ou peut-être que c'est simplement l'attitude envers le processus qui laisse tomber votre entreprise.

Lorsque vous démarrez un plan d'amélioration, il peut être préférable de commencer par quelque chose de spécifique mais simple.

Plus le problème est vague ou compliqué, plus la solution peut être difficile. De plus, parfois un gros blocage peut être grandement impacté et amélioré par le changement de la chose la plus simple.

De plus, plus la mise en œuvre du changement est facile, plus les résultats sont visibles rapidement et cela remonte toujours le moral et incite les gens à faire plus pour résoudre les problèmes s'ils ont tout de suite une victoire à leur actif.

Étape 2 : Analyser et identifier

Une fois que vous avez identifié quel domaine du processus vous avez priorisé, vous devez prendre le temps de l'analyser en détail.

Vous devez retracer le problème jusqu'à sa source. Afin de corriger le problème, vous devez déterminer la partie précise du processus qui est à l'origine du problème. Ce n'est qu'une fois que cela est compris que vous pouvez commencer à résoudre le problème actuel.

Conseil : Un moyen simple d'y parvenir consiste à reconnaître le problème et à parcourir les étapes du processus pour créer un organigramme ou un diagramme (cliquez sur le lien pour des exemples). Avec une aide visuelle du processus dans son ensemble, il sera facile de voir où et comment les corrections peuvent être apportées.

Étape 3 : reconcevoir

Après avoir reconnu et analysé le problème en question, il est temps de le résoudre. L'analyse aurait dû vous fournir le problème exact et comment le modifier. Il est maintenant temps de repenser les étapes que vous suivez pour ce processus particulier et de supprimer le problème.

Il est essentiel ici que si votre équipe n'a pas été impliquée dans l'amélioration des processus, elle soit au moins impliquée maintenant. La principale raison de l'échec de l'amélioration des processus est que les équipes ne sont pas intégrées suffisamment tôt.

C'est dans la nature humaine de vouloir s'en tenir à la façon dont vous avez toujours fait les choses. Assurez-vous donc que les gens sont impliqués dans le processus pour rendre la mise en œuvre du nouveau design d'autant plus simple.

De plus, vous aurez besoin des membres de votre équipe pour aider à faire le changement. Qui le changement va-t-il impacter ? Vous aurez probablement besoin d'aide pour lancer le processus. Ici, les organigrammes et les diagrammes que vous avez créés peuvent être utilisés pour aider à expliquer le processus à ceux que vous informez.

Pour reconcevoir le processus, vous aurez peut-être besoin de l'aide de ces membres de l'équipe. Vous pouvez vous réunir et faire un remue-méninges sur la façon dont vous allez résoudre le problème et repenser le processus.

Lorsque vous réfléchissez à la refonte du processus, vous devez tenir compte de chaque élément et déterminer si la solution proposée est la mieux adaptée. N'oubliez pas de réfléchir à la manière dont la refonte serait mise en œuvre ainsi qu'aux risques pouvant résulter des modifications proposées.

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Étape 4 : Mettre en œuvre

Une fois que le plan d'action a été identifié, il est maintenant temps de créer un plan de mise en œuvre. Identifiez ce sur quoi chaque membre de votre équipe travaillera et comment trouver le moyen le plus efficace de mettre en œuvre votre refonte.

De plus, assurez-vous de créer des délais et des échéanciers pour votre équipe. Fixer des objectifs et quand les atteindre garantira la bonne exécution de votre plan d'amélioration des processus.

De plus, assurez-vous que votre plan de mise en œuvre de la refonte est aussi détaillé et clair que possible. Plus tout est clair et identifié, plus il sera facile pour les membres de l'équipe impliqués de suivre les changements et les étapes nécessaires.

Cette partie de l'ensemble du processus est l'endroit où les changements deviennent réels et vous devez vous assurer que vous vous en tenez à vos armes et que vous y parvenez. Cela peut sembler écrasant et délicat au départ, mais la fonctionnalité commerciale en bénéficiera à long terme.

Étape 5 : Communiquer

Nous l'avons mentionné dans les étapes 3 et 4, mais la communication est vraiment la clé. Même si votre équipe fait partie des aspects d'analyse et de refonte du plan, il est essentiel de communiquer le plan de mise en œuvre en détail aux personnes impliquées.

"L'un des moyens les plus courants de surmonter la résistance au changement est d'éduquer les gens à ce sujet au préalable. La communication d'idées aide les gens à voir la nécessité et la logique d'un changement. Le processus d'éducation peut impliquer des discussions individuelles, des présentations à des groupes ou des notes de service et des rapports. »
– John P. Kotter

Avant que l'un de vos plans puisse être exécuté, assurez-vous que chaque étape et chaque changement sont discutés avec tous ceux qu'ils affecteront ou ceux qui feront partie de la mise en œuvre de la refonte.

Pour mener à bien le plan, ils ont besoin de savoir exactement comment cela se produira.

De plus, comme mentionné, les humains sont résistants au changement. Si votre équipe est informée dès le départ des changements à venir et est tenue au courant, il est peu probable qu'elle s'y oppose.

Après toute cette planification, il est enfin temps d'exécuter. Assurez-vous de continuer à consulter votre plan et de suivre toutes les étapes nécessaires pour apporter des améliorations au processus.

Étape 6 : Surveiller et réviser

Vous finirez par commencer à voir votre plan prendre vie.

Cependant, l'amélioration des processus est une tâche constante et évolutive. Vous ne pouvez pas vous attendre à exécuter un seul plan pour améliorer les processus de votre entreprise et penser que votre travail est terminé.

La première chose à noter est de savoir si les changements que vous avez minutieusement mis en œuvre vont tenir. Il y a toujours la peur de revenir aux vieilles habitudes, même si ces vieilles habitudes n'étaient pas propices à vos sorties.

Vous devrez surveiller les changements que vous avez mis en œuvre, d'abord pour voir s'ils sont suivis et ensuite pour voir s'ils fonctionnent même comme vous l'espériez.

C'est une chose de voir quelque chose sur papier et une histoire entièrement différente une fois qu'elle est convertie en réalité. Des choses que vous n'avez peut-être pas conçues pourraient empêcher votre plan d'être un succès.

L'amélioration continue de votre processus permet aux changements que vous avez apportés de perdurer et d'avoir l'effet escompté que vous espériez. Il n'est pas absurde de se rendre compte qu'il y a un problème dans le plan.

Une fois que vous surveillez et examinez les améliorations du processus, vous pouvez rencontrer certains problèmes. Ne laissez pas cela vous décourager. Asseyez-vous avec votre équipe et trouvez une solution à tout retard ou problème qui pourrait survenir.

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À vous !

Une fois que vous avez votre plan d'amélioration des processus, votre méthodologie d'amélioration des processus décidée et votre mise en œuvre dans le processus, vous êtes sur la bonne voie pour l'amélioration que vous recherchiez.

En suivant les étapes mentionnées, vous garantirez que les enrichissements que vous apportez à vos processus se transforment en une pratique établie de votre entreprise.

Rappelez-vous simplement que la mise en œuvre du changement dans une organisation n'est pas toujours facile, mais elle est essentielle à toute croissance et doit être continue pour permettre la croissance de votre entreprise et ses résultats.

Bonne chance!