จะเริ่มต้นกับแผนการปรับปรุงกระบวนการได้อย่างไร

ไม่มีธุรกิจใดที่จะประสบความสำเร็จได้ในชั่วข้ามคืน แต่ด้วยแผนการปรับปรุงกระบวนการ ธุรกิจของคุณสามารถเข้าใกล้ตำแหน่งที่คุณต้องการได้มาก

แผนการปรับปรุงกระบวนการเป็นแนวทางเชิงรุกที่พยายามค้นหากระบวนการที่อ่อนแอภายในกระบวนการที่คุณกำหนดขึ้น เป็นเอกสารกลยุทธ์ในการปรับปรุง

ก่อนที่คุณจะเริ่มแผนการปรับปรุงกระบวนการ การพิจารณาวิธีการปรับปรุงกระบวนการที่คุณสามารถนำมาใช้อาจเป็นประโยชน์ มีวิธีการมากมายที่คุณสามารถเลือกได้ แต่ด้านล่างนี้เป็นวิธีการที่ใช้กันทั่วไปสามวิธี

แผนการปรับปรุงกระบวนการที่ใช้กันทั่วไป

วิธีการเหล่านี้ไม่ใช่ 'หนทางสู่จุดจบ' เนื่องจากเทคโนโลยีเป็นแพลตฟอร์มที่มีการพัฒนาเร็วที่สุดในโลกในปัจจุบัน ให้นำแผนการปรับปรุงกระบวนการที่แนบมาเป็นแนวทางทั่วไป

ด้นสดเป็นผู้จัดการโครงการในขณะที่ทีมของคุณก้าวไปข้างหน้า

1. การผลิตแบบลีน

การผลิตแบบลีนมีเป้าหมายที่จะปรับปรุงคุณภาพผลิตภัณฑ์และเพิ่มผลผลิตที่มีคุณภาพสูงสุด สำเร็จได้ด้วยการกำจัดของเสีย 7 ประการ ของเสียเหล่านี้รวมถึง:

• การผลิตมากเกินไป
• การขนส่ง
• การเคลื่อนไหว
• การรอคอย
• การประมวลผลมากเกินไป
• รายการสิ่งของ
• ข้อบกพร่อง

2. ซิกซิกมา

Six Sigma คือชุดเทคนิคและเครื่องมือที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการ Six Sigma ทำงานโดยลดความน่าจะเป็นที่จะเกิดข้อบกพร่อง

3. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจใช้การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การนำวิธีการจัดการกระบวนการทางธุรกิจมาใช้ บริษัทต้อง:

• วิเคราะห์
• ออกแบบใหม่
• ดำเนินการ
• เฝ้าสังเกต
• เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของพวกเขา

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีการใด การสร้างแผนการปรับปรุงกระบวนการสามารถช่วยให้คุณปรับตัวในลักษณะที่จะปรับปรุงผลลัพธ์โดยรวมของคุณได้

ความพยายามใดๆ ในการปรับปรุงธุรกิจของคุณสามารถถูกลืมหรือมองข้ามได้อย่างรวดเร็ว สำหรับความพยายามดังกล่าว จำเป็นต้องนำแผนการปรับปรุงกระบวนการไปใช้ ตอนนี้เรามาดูกันว่าคุณจะเริ่มต้นได้อย่างไร

บล็อกนี้จะช่วยคุณเลือกแอปจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุด:

5 ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุดที่จะใช้ในปี 2565

ด้านล่างนี้คือคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถเริ่มต้นด้วยแผนและเคล็ดลับและลูกเล่นที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้น นอกจากนี้เรายังจะหารือเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้สามารถดำเนินการตามแผนของคุณได้อย่างประสบความสำเร็จ

6 ขั้นตอนในการปรับใช้แผนการปรับปรุงกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 1: รับรู้

ก่อนที่คุณจะวางแผนปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าจุดใดที่คุณต้องการปรับปรุงนั้น

ขั้นตอนแรกคือการระบุกระบวนการที่ต้องปรับปรุง คุณอาจต้องการกำหนดขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการนั้นๆ เพื่อดูว่ามีการดำเนินการอย่างไรในปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยให้ระบุส่วนที่ต้องปรับปรุงได้ง่ายขึ้น

คุณอาจพบว่าเป็นประโยชน์ที่จะตระหนักถึงประเด็นสำคัญอย่างหนึ่งที่จำเป็นต้องปรับปรุงอย่างยิ่ง บางทีกระบวนการอาจใช้เวลามากกว่าที่จะได้ผล หรืออาจเป็นแค่ทัศนคติต่อกระบวนการที่ทำให้ธุรกิจของคุณตกต่ำ

เมื่อเริ่มต้นด้วยแผนการปรับปรุงใด ๆ มันอาจจะดีกว่าที่จะเริ่มต้นด้วยบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงแต่เรียบง่าย

ปัญหาที่คลุมเครือหรือซับซ้อนมากขึ้น การแก้ปัญหาก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ บางครั้งการอุดตันครั้งใหญ่อาจได้รับผลกระทบและปรับปรุงอย่างมากจากการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ง่ายที่สุด

นอกจากนี้ ยิ่งดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายขึ้นเท่าใด จะเห็นผลลัพธ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น และช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและแรงบันดาลใจให้ผู้คนทำมากขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาหากพวกเขาได้รับชัยชนะทันที

ขั้นตอนที่ 2: วิเคราะห์และระบุ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าส่วนใดในกระบวนการที่คุณจัดลำดับความสำคัญ คุณต้องใช้เวลาในการวิเคราะห์รายละเอียด

คุณต้องติดตามปัญหาไปยังแหล่งที่มา ในการแก้ไขปัญหา คุณต้องกำหนดส่วนที่แม่นยำของกระบวนการที่เป็นสาเหตุของปัญหา เมื่อเข้าใจสิ่งนี้แล้วคุณสามารถเริ่มแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ได้

เคล็ดลับ: วิธีง่ายๆ ในการบรรลุเป้าหมายนี้คือเมื่อคุณตระหนักถึงปัญหาและมองผ่านขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการเพื่อสร้าง แผนผังลำดับงานหรือไดอะแกรม (คลิกลิงก์สำหรับตัวอย่าง) ด้วยภาพประกอบของกระบวนการทั้งหมด คุณจะเห็นได้ง่ายว่าจะทำการแก้ไขได้ที่ไหนและอย่างไร

ขั้นตอนที่ 3: ออกแบบใหม่

หลังจากทราบและวิเคราะห์ปัญหาในมือแล้ว ก็ถึงเวลาแก้ไข การวิเคราะห์ควรให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่คุณและวิธีแก้ไข ถึงเวลาออกแบบขั้นตอนที่คุณใช้สำหรับกระบวนการนั้นใหม่และนำปัญหาออก

จำเป็นอย่างยิ่งที่หากทีมของคุณไม่ได้มีส่วนร่วมในการปรับปรุงกระบวนการ อย่างน้อยพวกเขาก็ถูกนำขึ้นเครื่องแล้วในตอนนี้ สาเหตุหลักของความล้มเหลวในการปรับปรุงกระบวนการคือไม่ได้นำทีมเข้าร่วมเร็วพอ

เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่ต้องการยึดติดกับวิธีการที่คุณทำมาโดยตลอด ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนมีส่วนร่วมในกระบวนการเพื่อทำให้การใช้งานการออกแบบใหม่ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ คุณจะต้องให้สมาชิกในทีมของคุณช่วยทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบต่อใคร? คุณอาจต้องการความช่วยเหลือในการดำเนินการตามขั้นตอน คุณสามารถใช้ผังงานและไดอะแกรมที่คุณสร้างขึ้นเพื่อช่วยอธิบายกระบวนการแก่ผู้ที่คุณกำลังแจ้งได้ที่นี่

หากต้องการออกแบบกระบวนการใหม่ คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากสมาชิกในทีมเหล่านั้น คุณสามารถรวมตัวกันและระดมความคิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะแก้ปัญหาและออกแบบกระบวนการใหม่ได้

เมื่อคิดถึงการออกแบบกระบวนการใหม่ คุณต้องพิจารณาแต่ละองค์ประกอบและพิจารณาว่าโซลูชันที่เสนอนั้นเหมาะสมที่สุดหรือไม่ อย่าลืมพิจารณาว่าการออกแบบใหม่จะดำเนินการอย่างไร รวมถึงความเสี่ยงที่อาจเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ

ตรวจสอบออก:

12 เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับเว็บและนักออกแบบกราฟิก

ขั้นตอนที่ 4: ใช้งาน

เมื่อระบุแนวทางปฏิบัติได้แล้ว ก็ถึงเวลาสร้างแผนปฏิบัติการ ระบุสิ่งที่สมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณจะทำงานและวิธีบรรลุวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการนำการออกแบบใหม่ของคุณไปใช้

นอกจากนี้ อย่าลืมสร้างกำหนดเวลาและระยะเวลาสำหรับทีมของคุณ การตั้งเป้าหมายและเวลาที่จะบรรลุผลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าแผนการปรับปรุงกระบวนการของคุณจะดำเนินการอย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณในการใช้งานการออกแบบใหม่นั้นมีรายละเอียดและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ ยิ่งมีการแมปทุกอย่างชัดเจนและระบุได้ง่ายขึ้นเพื่อให้สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลงและขั้นตอนที่จำเป็นได้ง่ายขึ้น

ส่วนนี้ของกระบวนการทั้งหมดเป็นจุดที่การเปลี่ยนแปลงกลายเป็นจริง และคุณต้องแน่ใจว่าคุณยึดมั่นในปืนของคุณและมองผ่านมันไป การเริ่มต้นอาจดูยากและยุ่งยาก แต่ฟังก์ชันทางธุรกิจจะได้รับประโยชน์ในระยะยาว

ขั้นตอนที่ 5: สื่อสาร

เราได้กล่าวถึงสิ่งนี้ในทั้งขั้นตอนที่ 3 และ 4 แต่การสื่อสารคือกุญแจสำคัญจริงๆ แม้ว่าทีมของคุณจะเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์และออกแบบแผนใหม่ จำเป็นต้องสื่อสารแผนการดำเนินงานโดยละเอียดกับผู้ที่เกี่ยวข้อง

“วิธีทั่วไปวิธีหนึ่งในการเอาชนะการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงคือการให้ความรู้แก่ผู้คนล่วงหน้าเกี่ยวกับเรื่องนี้ การสื่อสารความคิดช่วยให้ผู้คนมองเห็นความจำเป็นและตรรกะของการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนการศึกษาอาจเกี่ยวข้องกับการอภิปรายแบบตัวต่อตัว การนำเสนอต่อกลุ่ม หรือบันทึกและรายงาน”
– จอห์น พี. คอตเตอร์

ก่อนที่แผนใด ๆ ของคุณสามารถดำเนินการได้เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนและการเปลี่ยนแปลงจะได้รับการหารือกับสิ่งที่จะได้รับผลกระทบหรือผู้ที่จะเป็นส่วนหนึ่งของการนำการออกแบบใหม่ไปใช้

เพื่อดำเนินการตามแผน พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

นอกจากนี้ ดังที่กล่าวไว้ มนุษย์สามารถต้านทานการเปลี่ยนแปลงได้ หากทีมของคุณทราบตั้งแต่เริ่มต้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นและยังคงติดตามอยู่ โอกาสที่พวกเขาจะคัดค้านน้อยลง

หลังจากการวางแผนทั้งหมดนี้ ในที่สุดก็ถึงเวลาดำเนินการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปรึกษาแผนของคุณและทำตามขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นในการปรับปรุงกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบและทบทวน

ในที่สุดคุณจะเริ่มเห็นว่าแผนของคุณเป็นจริง

อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงกระบวนการเป็นงานที่ไม่หยุดนิ่งและมีการพัฒนา คุณไม่สามารถคาดหวังที่จะดำเนินการแผนใดแผนหนึ่งเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณและคิดว่างานของคุณเสร็จสิ้นแล้ว

สิ่งแรกที่ควรทราบคือการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ดำเนินการอย่างระมัดระวังจะยังคงอยู่หรือไม่ มักจะมีความกลัวที่จะกลับไปใช้นิสัยเดิมๆ แม้ว่านิสัยเดิมๆ เหล่านั้นจะไม่เอื้อต่อผลลัพธ์ของคุณก็ตาม

คุณจะต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ดำเนินการ ก่อนเพื่อดูว่ามีการปฏิบัติตามหรือไม่ และประการที่สองเพื่อดูว่าพวกเขาทำงานได้ตามที่คุณหวังไว้หรือไม่

การเห็นบางสิ่งบางอย่างบนกระดาษและเรื่องราวที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อถูกแปลงเป็นชีวิตจริงเป็นสิ่งหนึ่ง สิ่งที่คุณอาจไม่เคยคิดมาก่อนอาจทำให้แผนของคุณไม่ประสบความสำเร็จ

การปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างต่อเนื่องช่วยให้การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำนั้นคงอยู่ตลอดไปและมีผลตามที่คุณต้องการ ไม่ใช่เรื่องไร้สาระที่จะตระหนักว่ามีปัญหาในแผน

เมื่อคุณติดตามและตรวจสอบการปรับปรุงกระบวนการ คุณอาจพบปัญหาบางอย่าง อย่าปล่อยให้สิ่งนี้ขัดขวางคุณ เอนหลังลงกับทีมของคุณและคิดหาทางแก้ไขสำหรับการถือครองหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

กำหนดเวลางานของคุณด้วยแอพปฏิทินที่ดีที่สุด:

แอพปฏิทินที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณในปี 2022

ไปยังคุณ!

หลังจากที่คุณมีแผนการปรับปรุงกระบวนการแล้ว วิธีการปรับปรุงกระบวนการของคุณจะตัดสินใจและการนำของคุณไปปฏิบัติในกระบวนการนี้ แสดงว่าคุณกำลังไปสู่การปรับปรุงที่คุณต้องการ

โดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึง คุณจะรับประกันว่าการปรับปรุงที่คุณทำกับกระบวนการของคุณจะกลายเป็นแนวปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับในธุรกิจของคุณ

เพียงจำไว้ว่าการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเติบโตใดๆ ที่จะเกิดขึ้น และควรดำเนินการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตและผลลัพธ์ของธุรกิจ

ขอให้โชคดี!