如何開始製定流程改進計劃？

任何企業都不會在一夜之間取得成功，但是通過流程改進計劃，您的企業可以更接近您想要的位置。

流程改進計劃是一種積極主動的方法，旨在找出已建立流程中的薄弱環節。 這是一個記錄在案的改進策略。

在您開始製定流程改進計劃之前，研究一下您可以採用的流程改進方法可能會很有用。 您可以選擇多種方法，但以下是三種常用的方法。

常用的過程改進計劃

這些方法不是“達到目的的手段”。 由於技術是當今世界上發展最快的平台，因此將附加的流程改進計劃作為一般指南。

隨著您的團隊前進，即興發揮作為項目經理。

1.精益製造

精益製造旨在提高產品質量並最大限度地提高質量輸出。 這是通過消除 7 種廢物來實現的。 這些廢物包括：

• 生產過剩
• 運輸
• 運動
• 等待
• 過度加工
• 存貨
• 缺陷

2.六西格碼

六西格碼是一組有助於流程改進的技術和工具。 六西格碼的工作原理是降低缺陷發生的概率。

3.業務流程管理

業務流程管理應用持續改進。 採用業務流程管理方法要求公司：

• 分析
• 重新設計
• 執行
• 監視器
• 優化他們的流程

無論您選擇哪種方法，創建流程改進計劃都可以幫助您以改善整體結果的方式進行調整。

任何改善業務的嘗試都可能很快被遺忘或忽視，為了堅持任何此類嘗試，實施流程改進計劃至關重要。 現在讓我們看看如何開始使用它。

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下面是一份簡明指南，介紹如何從您的計劃開始，以及您可以用來簡化整個過程的提示和技巧。 我們還將討論如何進行每個步驟以成功實施您的計劃。

部署流程改進計劃的 6 個步驟

第 1 步：識別

在您計劃改進您的業務流程之前，必須知道您需要改進的地方。

第一步是確定需要改進的過程。 您可能希望為該特定流程列出不同的步驟，以查看它目前是如何執行的，這樣可以更容易地確定需要改進的確切領域。

您可能會發現認識到一個迫切需要改進的優先領域是有益的。 也許這個過程花費的時間多於生產效率，或者也許只是對過程的態​​度讓你的業務失望。

從任何改進計劃開始時，最好從具體但簡單的事情開始。

問題越模糊或越複雜，解決方案就越困難。 而且，有時一個大的阻塞可以通過改變最簡單的事情來極大地影響和改善。

此外，變更實施越容易，可以看到越快的結果，如果他們立即取得勝利，它總是會鼓舞士氣並激勵人們做更多的事情來解決問題。

第 2 步：分析和識別

一旦您確定了您優先處理的流程中的哪個領域，您需要花時間詳細分析它。

您需要追踪問題的根源。 為了修正問題，您需要確定導致問題的過程的精確部分。 只有了解了這一點，您才能開始解決存在的問題。

提示：實現此目的的一種簡單方法是，當您識別問題並查看流程步驟時，製作流程圖或圖表（單擊示例鏈接）。 借助整個過程的視覺幫助，可以很容易地看到可以在哪里以及如何進行更正。

第 3 步：重新設計

在識別和分析手頭的問題之後，是時候解決它了。 分析應該已經為您提供了確切的問題以及如何修改它。 現在是時候重新設計您為該特定流程採取的步驟並消除問題了。

至關重要的是，如果您的團隊尚未參與流程改進，那麼至少現在就讓他們參與進來。 流程改進失敗的主要原因是團隊沒有足夠早地參與進來。

想要堅持自己一直以來的做事方式是人類的天性。 因此，請確保人們參與到流程中，以使新設計的實施更加簡單。

此外，您將需要您的團隊成員來幫助實現變革。 變革將影響誰？ 您可能需要幫助才能啟動該過程。 在這裡，您創建的流程圖和圖表可用於幫助向您通知的人解釋該過程。

要重新設計流程，您可能需要這些團隊成員的幫助。 你可以聚在一起集思廣益，討論如何解決問題並重新設計流程。

在考慮重新設計流程時，您需要考慮每個元素以及所提出的解決方案是否最合適。 請記住考慮重新設計將如何實施以及提議的更改可能導致的風險。

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第 4 步：實施

一旦確定了行動方案，現在就是製定實施計劃的時候了。 確定團隊中的每個成員將從事的工作以及如何以最有效的方式實施重新設計。

此外，請務必為您的團隊創建最後期限和時間表。 設定目標以及何時實現這些目標將確保您的流程改進計劃得到正確執行。

此外，確保您實施重新設計的計劃盡可能詳細和清晰。 一切都被映射和識別得越清晰，所涉及的團隊成員就越容易遵循所需的更改和步驟。

整個過程的這一部分是改變成為現實的地方，你需要確保你堅持你的槍並看透它。 開始可能看起來勢不可擋且棘手，但從長遠來看，業務功能將受益。

第 5 步：溝通

我們在第 3 步和第 4 步中都提到了這一點，但溝通確實是關鍵。 即使您的團隊參與了計劃的分析和重新設計方面，也必須與相關人員詳細溝通實施計劃。

“克服變革阻力的最常見方法之一是事先對人們進行教育。 思想交流有助於人們了解變革的必要性和邏輯。 教育過程可能涉及一對一的討論、小組演示或備忘錄和報告。”
——約翰·P·科特

在執行您的任何計劃之前，以確保與所有將影響到的人或將參與實施重新設計的人討論每個步驟和更改。

為了執行計劃，他們需要知道這將如何發生。

此外，如前所述，人類對變化有抵抗力。 如果您的團隊從一開始就知道即將發生的變化並保持在循環中，那麼他們反對它的可能性就較小。

在所有這些計劃之後，終於到了執行的時候了。 確保您繼續諮詢您的計劃，並按照您需要的所有步驟來改進流程。

第 6 步：監控和審查

你最終會開始看到你的計劃變成現實。

然而，過程改進是一項持續不斷且不斷發展的任務。 您不能期望執行一項計劃來改進您的業務流程並認為您的工作已經完成。

首先要注意的是，您煞費苦心實施的更改是否會持續下去。 總是害怕回到舊習慣，即使那些舊習慣不利於你的產出。

您將需要監控您已實施的更改，首先查看它們是否被遵循，其次查看它們是否按您希望的那樣工作。

在紙上看到一些東西是一回事，而一旦它變成現實生活，這就是一個完全不同的故事。 您可能沒有想到的事情可能會阻止您的計劃取得成功。

不斷改進您的流程，使您所做的更改能夠持續並達到您希望的預期效果。 意識到計劃中存在問題並不荒謬。

一旦您監控和審查流程改進，您可能會遇到一些問題。 不要讓這阻止你。 與您的團隊坐下來，為可能出現的任何阻礙或問題提出解決方案。

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在您制定流程改進計劃、確定流程改進方法並在流程中實施之後，您就可以順利實現所尋求的改進。

通過遵循上述步驟，您將保證您對流程所做的豐富變成您的業務的既定實踐。

請記住，在組織中實施變革並不總是那麼容易，但對於任何增長都是必不可少的，並且應該是持續的，以促進您的業務增長及其成果。

祝你好運！