7 najlepszych wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji e-mail w 2022 roku

Od opracowania pierwszej formy komunikacji e-mail minęło około 50 lat. Wszystko zaczęło się, gdy mieszkający w Massachusetts Ray Tomlinson, programista komputerowy, stworzył pierwszy w historii system poczty elektronicznej i wysłał pierwszy. To było w 1971 roku.

Oczywiście wszystko jest teraz zupełnie inne i codziennie na całym świecie wysyłane są miliardy e-maili, ale ile z nich jest doskonałych pod każdym względem? Jak możesz upewnić się, że e-mail, który wysyłasz do kogokolwiek w twoim życiu osobistym lub prywatnym, przyniesie pożądany efekt?

Aby mieć pewność, że tworzysz najlepszą możliwą wiadomość e-mail za każdym razem, gdy palce dotykają tej klawiatury, po prostu skorzystaj z poniższych wskazówek w komunikacji e-mail, a my osobiście możemy zagwarantować, że Twoja gra e-mailowa będzie na najwyższym poziomie.

7 najlepszych wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji e-mail

1. Dowiedz się, jaki jest Twój cel napisania e-maila

Podobnie jak propozycja projektu w zarządzaniu projektami lub projekt budynku przed jego budową, musisz upewnić się, że masz na uwadze cel, który uzasadnia, dlaczego piszesz konkretną wiadomość e-mail.

Nie ma znaczenia, czy jest to wiadomość osobista, czy zawodowa, po prostu musisz mieć na uwadze cel.

Ale zanim to wszystko zrobimy, musisz mieć 100% pewność, że kanał e-mail jest najlepszym możliwym medium do prowadzenia rozmowy, którą masz zamiar przeprowadzić. Może musisz zadzwonić do drugiej osoby lub wysłać jej SMS-a. Zależy to od rodzaju rozmowy, którą zamierzasz przeprowadzić.

Jeśli jest to normalna wiadomość, taka jak szybka rozmowa z kimkolwiek, powinieneś po prostu wysłać do niej SMS-a przez telefon, ponieważ ta interakcja nie wymaga długich łańcuchów e-maili, których zakończenie zajmuje dużo czasu.

Ale jeśli masz wątpliwości co do rodzaju rozmowy, która wymagałaby wysłania e-maila do drugiej osoby, zapoznaj się z poniższą listą i zdecyduj, czy Twoja interakcja jest skuteczna.

Powinieneś wysłać e-mail, jeśli:

• Chcesz przekazać informacje dużej liczbie osób
• Chcesz porozmawiać z kimś, z kim nie rozmawiałeś od jakiegoś czasu i nie masz jego numeru telefonu
• Chcesz przekazać pracownikowi informację zwrotną na temat jego wydajności pracy
• Chcesz dołączyć różne rodzaje załączników do swojego tekstu

Ale zawsze powinieneś unikać pisania e-maili, gdy robisz takie rzeczy jak:

• Dostarczanie niezwykle prywatnych informacji
• Czekam na szybką odpowiedź drugiej osoby, bo nikt szybko nie odpowiada na maile
• Dostarczanie informacji, które z pewnością będą smutne i szokujące dla odbiorcy

Spójrz na to:

• Najlepsze alternatywy dla e-maili w 2022 r.

2. Używanie odpowiedniego stylu komunikacji e-mail

Następną rzeczą, którą musisz zrobić, jest upewnienie się, że używasz odpowiedniego stylu wiadomości e-mail zarówno pod względem języka, jak i struktury, aby upewnić się, że pisany przez Ciebie e-mail będzie miał pożądany wpływ na odbiorcę.

Aby upewnić się, że używasz odpowiedniego stylu wiadomości e-mail, musisz najpierw upewnić się, jaka jest relacja między Tobą a odbiorcą. Czy jest współpracownikiem, członkiem rodziny, szefem lub twoim partnerem?

Robisz to, ponieważ oczywiście nie wyślesz e-maila w celu zorganizowania noclegu lub wieczoru z grami, ani nie wyślesz smsa do szefa o spotkaniu z napisem „Sup, szefie?” (chociaż byłoby fajnie, ale nie rób tego).

Kiedy upewnisz się, że osoba, do której wysyłasz wiadomość e-mail, zasługuje na komunikację za pośrednictwem tego kanału i ustaliłeś, jakie są relacje między wami, jesteś gotowy do napisania tego e-maila.

Jest to ogólna zasada, że ​​gdy komunikujesz się z kimkolwiek z biura lub z kimś, z kim nie rozmawiałeś od jakiegoś czasu, zawsze powinieneś używać bardziej profesjonalnego stylu pisania lub formalnego stylu pisania.

Ale jeśli komunikujesz się z kimś, kto jest z tobą w nieformalnych stosunkach, jak członek rodziny, możesz używać nieformalnego języka.

3. Wiersz tematu powinien być krystalicznie czysty

Temat wiadomości to jeden z najważniejszych elementów każdego e-maila. Jest to pierwsza rzecz, którą odbiorca musi upewnić się, że e-mail jest wart jego czasu, czy nie. Ten wiersz tematu jest tak ważny, że jest nawet bardziej przydatny niż pierwsze wiersze e-maila, a nawet zawarta w nim oferta.

Jak to możliwe? Cóż, według statystyk, ponad 125 miliardów e-maili biznesowych jest wysyłanych do i od ludzi na całym świecie, przy czym średnio 125 e-maili na osobę. Ile e-maili jest czytanych do ostatniego słowa, a ile wyrzucanych?

Badania wykazały, że przy tak wielu wiadomościach e-mail wypełniających codziennie skrzynki pocztowe, zwykli ludzie nie otwierają wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail, zamiast tego widzą tylko temat wiadomości e-mail, a jeśli to odpowiada ich zainteresowaniom, to i dopiero wtedy otworzą e-mail.

Aby upewnić się, że piszesz najbardziej atrakcyjny wiersz tematu dla wszystkich swoich e-maili, oto kilka kroków, które możesz wykonać.

• Niech długość tematu nie przekracza 6-10 słów
• Musisz upewnić się, że wiersz tematu jest spersonalizowany dla osoby, firmy lub firmy, z którą próbujesz się komunikować
• Musisz wybrać odpowiedni zestaw słów, aby mieć pewność, że wiersz tematu będzie zwiastunem niesamowitej treści zawartej w e-mailu
• Musisz przeprowadzić badanie i umieścić słowo kluczowe o wysokim współczynniku otwarć w wierszu tematu, aby upewnić się, że odbiorca sprawdzi wiadomość e-mail

4. Formatowanie króluje w komunikacji e-mailowej

Wybór odpowiedniego tonu, właściwego odbiorcy i właściwego tematu jest konieczny, ale nie tak potrzebny, jak formatowanie, które musisz wykonać, aby upewnić się, że nie wyślesz odbiorcy dużego bloku tekstu, który odrzuci drugi widzą wiadomość e-mail.

Jak więc sprawić, by formatowanie było tak atrakcyjne, aby zmniejszyć współczynnik odrzuceń wiadomości e-mail?

Wykonaj następujące kroki, aby uzyskać najlepszy możliwy format tekstu zawartego w wiadomości e-mail.

• Po pierwsze, UPEWNIJ SIĘ, że Twoje akapity nie są dłuższe niż dwa lub trzy zdania
• Po drugie, musisz rzucić światło na najważniejszą informację, która jest zawarta w e-mailu poprzez pogrubienie tekstu, kursywę, wstawienie go w cudzysłów lub zrobienie tego wszystkiego i podkreślenie całości
• Następnie musisz wybrać odpowiedni styl czcionki
• Wybierz odpowiedni rozmiar czcionki
• I na koniec, musisz upewnić się, że używasz wystarczających odstępów między pozdrowieniami, akapitami ciała i pozdrowieniami itp.

5. Sprawdź Całość

Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków, a nawet przed myśleniem o naciśnięciu przycisku „Wyślij”, musisz upewnić się, że wszystko, co napisałeś w e-mailu, jest w 100% odporne na błędy i błędy.

Oznacza to, że musisz upewnić się, że w całym tekście nie ma błędów ortograficznych, nie ma błędów gramatycznych w całym tekście, nie ma tautologii w całej historii, a ponadto musisz się upewnić że nie zwracasz się do niewłaściwej osoby.

Jeśli jesteś nowicjuszem i nie możesz zrobić tego wszystkiego sam, możesz łatwo użyć oprogramowania takiego jak Microsoft Word, które bez wysiłku edytuje Twój tekst i upewni się, że nie ma w nim błędów, lub możesz użyć oprogramowania takiego jak Grammarly, która została specjalnie zaprojektowana, aby Twój tekst był odporny na błędy.

Niektóre inne zasady i przepisy, których musisz przestrzegać podczas sprawdzania swoich e-maili, to:

• Upewnij się, że nazwy, których używasz w e-mailach, są w 100% poprawne i nie są błędne
• Musisz upewnić się, że e-mail jest poprawnie podpisany Twoim nazwiskiem lub imieniem na końcu e-maila
• Musisz się upewnić, że wszystkie załączniki, które łączysz z wiadomością e-mail, działają, czy nie
• Musisz upewnić się, że adres e-mail odbiorcy jest w 100% poprawny, w przeciwnym razie możesz wysłać komuś bardzo poufne informacje, na które nie możesz później nic zrobić

6. Powszechny błąd w komunikacji e-mailowej | Używanie „UDW” zamiast „DW”

Jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić podczas wysyłania e-maili, jest wysyłanie ich na zły adres. Jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez ludzi w komunikacji e-mailowej. A drugi podaje swoje adresy e-mail, jakby to był cukierek.

Aby upewnić się, że nie popełnisz tych błędów, gdy wysyłasz tysiące wiadomości e-mail do klientów lub kogokolwiek, istnieją dwie funkcje, które mogłeś zobaczyć podczas pisania wiadomości e-mail. Są to UDW i DW.

Bcc lub Blind Carbon Copy to funkcja, która pozwala utrzymać kogoś w pętli za pomocą informacji zawartych w wiadomości e-mail, ale nie widzi innych odbiorców wiadomości e-mail. A w przypadku DW mogą.

Ale dlaczego to ma znaczenie? Jaką szkodę może wyrządzić adres e-mail? Cóż, dla niektórych osób ich adresy e-mail to bardzo prywatna sprawa i upewniają się, że udostępniają tylko te osoby, które są im bardzo bliskie.

Aby więc upewnić się, że przypadkowo nie pozwolisz nieznajomym zobaczyć listy odbiorców wiadomości e-mail, musisz dodać ich do sekcji UDW.

7. Nazwij swoje załączniki mądrze

Jednym z najważniejszych i potencjalnie szkodliwych elementów komunikacji e-mailowej są załączniki. Badania wykazały, że załączniki nadal są głównym nośnikiem wirusów i złośliwego oprogramowania. Mają niesamowitą zdolność do infekowania urządzenia elektronicznego w kilka sekund.

Dlatego wiele platform pocztowych, takich jak Gmail itp., umieściło różne protokoły spamowania i inne protokoły bezpieczeństwa, aby śledzić i rozbrajać wszelkie potencjalnie szkodliwe załączniki. Całe to zabezpieczenie jest dobre i dobre, ale problem polega na tym, że te protokoły bezpieczeństwa czasami oznaczają te dobre jako spam.

Aby upewnić się, że załączniki nie zostaną oznaczone jako spam, wykonaj następujące czynności.

• Po pierwsze, musisz upewnić się, że załączniki, które łączysz z wiadomością e-mail, są odpowiednio dopasowane do wysyłanej wiadomości e-mail. Nie jest to więc zbiór zdjęć kotów dołączony do wiadomości e-mail z biura lub wiadomości e-mail z zaproszeniem na pamiątkę.
• Po drugie, musisz upewnić się, że nazwa pliku załącznika nie jest zbiorem przypadkowych słów i liter. Musisz odpowiednio zmienić ich nazwy i odpowiednio ustawić nazwy rozszerzeń, aby załączniki nie zostały oflagowane, a wiadomość e-mail została wysłana.

Użyj nTask do zarządzania plikami i załącznikami:

nTask – oprogramowanie do zarządzania zadaniami

Do Ciebie:

Jeśli masz ochotę zamoczyć nogi w taktyce komunikacji e-mailowej, równie dobrze możesz pobrać kilka przydatnych e-booków z rynku online. Pomogą Ci doskonalić swoje umiejętności i dostarczać skuteczne puenty.

W końcu utrzymanie zaangażowania czytelników poprzez krótką, zwięzłą i skuteczną komunikację e-mail jest obecnie celem pozostawania o krok przed konkurencją.