7 cele mai bune sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail în 2022

Au trecut aproximativ 50 de ani de când a fost dezvoltată prima formă de comunicare prin e-mail. Totul a început când un rezident din Massachusetts, Ray Tomlinson, un programator de computer, a creat primul sistem de e-mail și l-a trimis pe primul. Asta se întâmpla în 1971.

Desigur, totul este destul de diferit acum și există miliarde de e-mailuri trimise zilnic în toată lumea, dar câte dintre ele sunt perfecte din toate punctele de vedere? Cum te poți asigura că e-mailul pe care îl trimiți oricui din viața ta personală sau privată va avea efectul dorit?

Pentru a vă asigura că redactați cel mai bun e-mail posibil de fiecare dată când degetele ating acea tastatură, trebuie doar să utilizați următoarele sfaturi în comunicarea prin e-mail și vă putem garanta personal că jocul dvs. de e-mail va fi de top.

7 cele mai bune sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail

1. Aflați scopul dvs. pentru scrierea e-mailului

La fel ca o propunere de proiect în managementul de proiect sau un design al unei clădiri înainte de a fi construită, trebuie să vă asigurați că aveți un scop în minte care justifică motivul pentru care scrieți e-mailul respectiv.

Nu contează dacă este un e-mail personal sau profesional, trebuie doar să ai un scop în minte.

Dar chiar înainte de a face toate acestea, trebuie să fii 100% sigur că canalul de e-mail este cel mai bun mediu posibil pentru a avea conversația pe care urmează să o ai. Poate că trebuie să suni cealaltă persoană sau să îi trimiți mesaj. Aceasta depinde de tipul de conversație pe care urmează să o aveți.

Dacă este un mesaj obișnuit, cum ar fi a avea o conversație rapidă cu oricine, ar trebui să-i trimiteți un mesaj pe telefon, deoarece acea interacțiune nu necesită lanțuri de e-mail lungi care durează mult timp pentru a se încheia.

Dar dacă aveți îndoieli cu privire la tipul de conversație care ar necesita să trimiteți un e-mail celeilalte persoane, verificați următoarea listă și decideți dacă interacțiunea dvs. face o reducere.

Ar trebui să trimiteți un e-mail dacă:

• Doriți să difuzați informații unui număr mare de persoane
• Vrei să vorbești cu cineva cu care nu ai mai vorbit de ceva vreme și nu ai numărul de telefon
• Doriți să oferiți feedback unui angajat despre performanța sa în muncă
• Doriți să atașați diferite tipuri de atașamente textului dvs

Dar ar trebui să evitați întotdeauna să scrieți e-mailuri atunci când faceți lucruri precum:

• Oferă informații incredibil de private
• Așteptați un răspuns rapid de la cealaltă persoană, pentru că nimeni nu răspunde rapid la e-mailuri
• Furnizarea de informații care trebuie să fie triste și șocante pentru destinatar

Verificați asta:

• Cele mai bune alternative de e-mail din 2022

2. Utilizarea stilului corect de comunicare prin e-mail

Următorul lucru pe care trebuie să-l faceți este să vă asigurați că utilizați tipul corect de stil de e-mail atât în ​​​​limbă, cât și în structură, pentru a vă asigura că e-mailul pe care îl scrieți va avea efectul dorit asupra destinatarului.

Pentru a vă asigura că utilizați stilul corect de e-mail, trebuie mai întâi să vă asigurați care este relația dintre dvs. și destinatar. Sunt un coleg de muncă, un membru al familiei, un șef sau partenerul tău?

Faceți acest lucru pentru că, evident, nu veți trimite un e-mail pentru a organiza o petrecere în pijama sau o seară de jocuri și nu îi veți trimite un mesaj text șefului despre o întâlnire spunând „Sup, Bossman?” (ar fi bine totuși, dar nu o face).

Când vă asigurați că persoana căreia îi trimiteți e-mailul merită să fie comunicată prin acest canal și ați stabilit care este relația dintre voi, atunci sunteți gata să redactați acel e-mail.

Este o regulă generală că atunci când comunicați cu oricine de la birou sau cu cineva cu care nu ați mai vorbit de ceva vreme, ar trebui să utilizați întotdeauna un stil de scriere mai profesionist sau un stil de scriere formal.

Dar dacă comunicați cu cineva care este în termeni informali cu dvs., ca un membru al familiei, sunteți liber să folosiți un limbaj informal.

3. Subiectul trebuie să fie clar cristal

Linia de subiect este unul dintre cele mai importante elemente din orice e-mail. Este primul lucru pe care destinatarul trebuie să se asigure că e-mailul merită timpul sau nu. Acest subiect este atât de important încât este chiar mai util decât primele rânduri ale e-mailului și chiar oferta din interiorul acestuia.

Cum este posibil? Ei bine, conform statisticilor, peste 125 de miliarde de e-mailuri de afaceri sunt trimise către și de la oameni din întreaga lume, cu o medie de 125 de e-mailuri de persoană. Câte e-mailuri sunt citite până la ultimul cuvânt și câte sunt aruncate?

Cercetările au arătat că, cu atâtea e-mailuri care vă umplu cutiile poștale în fiecare zi, oamenii obișnuiți nu deschid toate e-mailurile pe care le sunt trimise, în schimb, văd doar linia de subiect a e-mailului și, dacă aceasta se potrivește cu interesul lor, atunci și abia atunci ar deschide e-mailul.

Pentru a vă asigura că scrieți cel mai atrăgător subiect pentru toate e-mailurile dvs., iată câțiva pași pe care îi puteți urma.

• Faceți ca lungimea liniei de subiect să nu depășească 6-10 cuvinte
• Trebuie să vă asigurați că subiectul este personalizat pentru persoana, compania sau afacerea cu care încercați să comunicați
• Trebuie să alegeți setul potrivit de cuvinte pentru a vă asigura că subiectul acționează ca un trailer pentru conținutul uimitor inclus în e-mail
• Trebuie să faceți cercetarea și să includeți un cuvânt cheie cu rata de deschidere ridicată în linia de subiect pentru a vă asigura că destinatarul va verifica e-mailul

4. Formatarea este regele în comunicarea prin e-mail

Alegerea tonului potrivit, a destinatarului potrivit și a subiectului potrivit este necesară, dar nu la fel de necesară ca formatarea pe care trebuie să o faceți pentru a vă asigura că nu trimiteți destinatarului un bloc mare de text, pe care îl va arunca al doilea. ei văd e-mailul.

Deci, cum puteți face formatarea atât de atrăgătoare încât rata de respingere a e-mailului să fie redusă?

Urmați următorii pași și veți avea cel mai bun format posibil pentru corpul textului inclus în e-mailul dvs.

• În primul rând, trebuie să vă ASIGURAȚI că paragrafele dvs. nu au mai mult de două sau trei propoziții
• În al doilea rând, trebuie să puneți în lumină cea mai importantă informație care este inclusă în e-mail prin aldinarea textului, italicizarea textului, introducerea acestuia în virgule sau faceți toate acestea și subliniind tot lucrul.
• După aceea, trebuie să selectați stilul potrivit de font
• Selectați dimensiunea corectă a fontului
• Și, în sfârșit, trebuie să vă asigurați că utilizați suficientă spațiere între salutări, paragrafe corporale și salutare etc.

5. Verificați întregul lucru

După ce ați făcut toți pașii menționați mai sus și înainte de a vă gândi măcar să apăsați „Butonul de trimitere”, trebuie să vă asigurați că tot ce ați scris în e-mail este 100% rezistent la erori și erori.

Aceasta înseamnă că trebuie să vă asigurați că nu există greșeli de ortografie în întregul text, că nu există greșeli gramaticale în întregul shebang, că nu există tautologii în întreaga poveste și, pe deasupra, trebuie să vă asigurați că că nu te adresezi persoanei greșite.

Dacă sunteți începător și nu puteți face toate acestea de unul singur, atunci puteți utiliza cu ușurință software precum Microsoft Word care vă va edita textul fără efort și se va asigura că nu există erori în el sau puteți utiliza un software precum Gramaticală care a fost special concepută pentru a vă face textul rezistent la erori.

Alte reguli și reglementări pe care trebuie să le urmați atunci când vă corectați e-mailurile sunt:

• Asigurați-vă că numele pe care le utilizați în e-mailurile dvs. sunt 100% corecte și nu sunt defecte
• Trebuie să vă asigurați că e-mailul este semnat corespunzător cu numele sau numele dvs., la sfârșitul e-mailului
• Trebuie să vă asigurați că toate atașamentele pe care le conectați la e-mail funcționează sau nu
• Trebuie să vă asigurați că e-mailul destinatarului este 100% corect, altfel puteți trimite niște informații foarte confidențiale altcuiva, despre care nu puteți face nimic după aceea

6. Greșeală comună în comunicarea prin e-mail | Folosind „Bcc” în loc de „Cc”

Unul dintre cele mai rele lucruri pe care le puteți face în timp ce trimiteți e-mailuri este să le trimiteți la o adresă greșită. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac oamenii în comunicarea prin e-mail. Iar celălalt își dă adresele de e-mail ca și cum ar fi o bomboană.

Pentru a vă asigura că nu faceți aceste greșeli atunci când trimiteți mii și mii de e-mailuri către clienți sau oricui, există două caracteristici pe care le-ați putea vedea când scrieți un e-mail. Ele sunt Bcc și Cc.

Bcc sau Blind Carbon Copy este o caracteristică care vă permite să țineți pe cineva la curent prin intermediul informațiilor din e-mail, dar acesta nu poate vedea ceilalți destinatari ai e-mailului. Și în cazul lui Cc, pot.

Dar de ce contează asta? Ce rău poate face o adresă de e-mail? Ei bine, pentru unii oameni, adresa lor de e-mail este un lucru foarte privat și se asigură că le transmit doar celor foarte apropiați.

Așadar, pentru a vă asigura că nu lăsați accidental un străin să vadă lista cu destinatarii e-mailului dvs., trebuie să-i adăugați la secțiunea dvs. Bcc.

7. Numiți-vă atașamentele cu înțelepciune

Una dintre cele mai importante și potențial dăunătoare componente în comunicarea prin e-mail sunt atașamentele. Cercetările au arătat că atașamentele sunt încă purtătorul numărul unu de viruși și programe malware. Au o capacitate incredibilă de a infecta un dispozitiv electronic în câteva secunde.

Acesta este motivul pentru care multe platforme de e-mail precum Gmail și altele au plasat diferite protocoale de spam și alte protocoale de securitate pentru a urmări și dezarma orice atașamente potențial dăunătoare. Toată această securitate este bună, dar problema este că aceste protocoale de securitate le semnalează uneori pe cele bune ca spam.

Pentru a vă asigura că atașamentele dvs. nu sunt semnalate ca spam, trebuie doar să urmați acești pași.

• În primul rând, trebuie să vă asigurați că atașamentele pe care le conectați la e-mailul dvs. sunt relevante în mod corespunzător pentru e-mailul pe care îl trimiteți. Deci, nu este o grămadă de poze cu pisici atașate la un e-mail de birou sau la un e-mail de invitație comemorativă.
• În al doilea rând, trebuie să vă asigurați că numele fișierului atașat nu este o grămadă de cuvinte și litere aleatorii. Trebuie să le redenumiți în consecință și să setați corect numele extensiilor, astfel încât atașamentele să nu fie semnalate și e-mailul să fie trimis.

Utilizați nTask pentru a vă gestiona fișierele și atașamentele:

nTask – Software de management al sarcinilor

Este randul tau:

Dacă sunteți doar pe cale să vă udați picioarele în domeniul tacticilor de comunicare prin e-mail, puteți la fel de bine să luați câteva cărți electronice utile de pe piața online. Ele vă vor ajuta să vă perfecționați abilitățile și să oferiți linii eficiente.

La urma urmei, menținerea cititorilor implicați printr-o comunicare scurtă, concisă și eficientă prin e-mail este scopul de a rămâne cu un pas înaintea concurenței în aceste zile.