7 melhores dicas para uma comunicação eficaz por e-mail em 2022

Já se passaram aproximadamente 50 anos desde que a primeira forma de comunicação por e-mail foi desenvolvida. Tudo começou quando um residente de Massachusetts Ray Tomlinson, um programador de computador, criou o primeiro sistema de e-mail e enviou o primeiro. Isso foi lá em 1971.

Claro que tudo está bem diferente agora e há bilhões de e-mails enviados por dia em todo o mundo, mas quantos deles são perfeitos em todos os sentidos? Como você pode ter certeza de que o e-mail que está enviando para quem quer que seja em sua vida pessoal ou privada tenha o efeito desejado?

Para garantir que você redija o melhor e-mail possível toda vez que seus dedos tocarem o teclado, basta usar as dicas a seguir em sua comunicação por e-mail e podemos garantir pessoalmente que seu jogo de e-mail será de primeira qualidade.

7 melhores dicas para uma comunicação eficaz por e-mail

1. Descubra seu propósito ao escrever o e-mail

Assim como uma proposta de projeto em gerenciamento de projetos ou um projeto de um edifício antes de ser construído, você precisa ter certeza de que tem um propósito em mente que justifique por que está escrevendo o e-mail específico.

Não importa se é um e-mail pessoal ou profissional, você só precisa ter um propósito em mente.

Mas mesmo antes de fazermos tudo isso, você precisa ter 100% de certeza de que o canal de e-mail é o melhor meio possível para ter a conversa que você está prestes a ter. Talvez você precise ligar para a outra pessoa ou enviar uma mensagem de texto. Isso depende do tipo de conversa que você está prestes a ter.

Se for uma mensagem normal, como ter uma conversa rápida com alguém, você deve apenas enviar uma mensagem de texto no telefone, porque essa interação não requer longas cadeias de e-mail que levam muito tempo para serem concluídas.

Mas se você estiver com dúvidas sobre o tipo de conversa que exigiria que você enviasse um e-mail para a outra pessoa, confira a lista a seguir e decida se sua interação é válida.

Você deve enviar um e-mail se:

• Quer transmitir informações para um grande número de pessoas
• Quer falar com alguém com quem você não fala há algum tempo e não tem o número de telefone dela
• Deseja fornecer feedback a um funcionário sobre seu desempenho no trabalho
• Deseja anexar diferentes tipos de anexos ao seu texto

Mas você deve sempre evitar escrever e-mails quando estiver fazendo coisas como:

• Fornecendo informações incrivelmente privadas
• Aguardando uma resposta rápida da outra pessoa, porque ninguém responde rapidamente aos e-mails
• Entregar informações que certamente serão tristes e chocantes para o destinatário

Veja isso:

• As melhores alternativas de e-mail de 2022

2. Usando o estilo correto de comunicação por e-mail

A próxima coisa que você precisa fazer é ter certeza de que está usando o tipo certo de estilo de e-mail, tanto na linguagem quanto na estrutura, para garantir que o e-mail que você está escrevendo tenha o efeito desejado no destinatário.

Para ter certeza de que está usando o estilo de e-mail correto, primeiro você precisa ter certeza de qual é a relação entre você e o destinatário. Eles são um colega de trabalho, membro da família, chefe ou seu parceiro?

Você faz isso porque obviamente não enviará um e-mail para organizar uma festa do pijama ou uma noite de jogos e não enviará uma mensagem de texto para seu chefe sobre uma reunião dizendo “E aí, chefe?” (seria legal, mas não faça isso).

Quando você se certificar de que a pessoa para quem você está enviando o e-mail merece ser comunicada através deste canal e você estabeleceu qual é o relacionamento entre vocês, então você está pronto para redigir esse e-mail.

É uma regra geral que quando você está se comunicando com alguém do escritório ou com alguém com quem você não fala há algum tempo, você deve sempre usar um estilo de escrita mais profissional ou formal.

Mas se você está se comunicando com alguém que está em termos informais com você como um membro da família, você está livre para usar uma linguagem informal.

3. A linha de assunto deve ser cristalina

A linha de assunto é um dos elementos mais importantes em qualquer email. É a primeira coisa que o destinatário precisa ter certeza de que o e-mail vale o seu tempo ou não. Essa linha de assunto é tão importante que é ainda mais útil que as primeiras linhas do e-mail e até mesmo a oferta dentro dele.

Como isso é possível? Bem, de acordo com as estatísticas, mais de 125 bilhões de e-mails comerciais são enviados de e para pessoas em todo o mundo, com uma média de 125 e-mails por pessoa. Quantos e-mails são lidos até a última palavra e quantos são jogados fora?

A pesquisa mostrou que, com tantos e-mails enchendo suas caixas de correio todos os dias, as pessoas normais não abrem todos os e-mails que são enviados, em vez disso, elas veem apenas a linha de assunto do e-mail e, se isso corresponder ao seu interesse, então e só então eles abririam o e-mail.

Para garantir que você escreva a linha de assunto mais atraente para todos os seus e-mails, aqui estão algumas etapas que você pode seguir.

• Faça com que o comprimento da sua linha de assunto não seja superior a 6-10 palavras
• Você precisa garantir que a linha de assunto seja personalizada para a pessoa, empresa ou negócio com quem você está tentando se comunicar
• Você precisa escolher o conjunto certo de palavras para garantir que a linha de assunto funcione como um trailer para o conteúdo incrível incluído no e-mail
• Você precisa fazer a pesquisa e incluir uma palavra-chave de alta taxa de abertura na linha de assunto para garantir que o destinatário confira o e-mail

4. A formatação é o rei da comunicação por e-mail

Escolher o tom certo, o destinatário certo e a linha de assunto certa é necessário, mas não tão necessário quanto a formatação que você precisa fazer para garantir que não envie ao destinatário um grande bloco de texto, que será descartado no segundo eles veem o e-mail.

Então, como você pode tornar a formatação tão atraente que a taxa de rejeição do e-mail seja reduzida?

Siga as etapas a seguir e você terá o melhor formato possível para o corpo do texto incluído em seu e-mail.

• Em primeiro lugar, você precisa GARANTIR que seus parágrafos não tenham mais de duas ou três frases
• Em segundo lugar, você precisa esclarecer as informações mais importantes que estão incluídas no e-mail, colocando o texto em negrito, itálico, colocando-o em vírgulas invertidas ou fazendo tudo isso e sublinhando a coisa toda também
• Depois disso, você precisa selecionar o estilo de fonte certo
• Selecione o tamanho de fonte correto
• E, por último, você precisa ter certeza de usar espaçamento suficiente entre saudações, parágrafos do corpo e saudação, etc.

5. Revise tudo

Depois de fazer todos os passos mencionados acima e antes mesmo de pensar em apertar o “Botão Enviar”, você precisa ter certeza de que tudo o que você escreveu no e-mail é 100% à prova de erros e falhas.

Isso significa que você precisa ter certeza de que não há erros de ortografia em todo o corpo do texto, não há erros gramaticais em toda a história, não há tautologias em toda a história e, além de tudo, você precisa ter certeza que você não está se dirigindo à pessoa errada.

Se você é um novato e não pode fazer tudo isso sozinho, então você pode facilmente usar um software como o Microsoft Word que editará seu texto sem esforço e garantirá que não haja erros nele, ou você pode usar um software como Grammarly que foi projetado especificamente para tornar seu texto à prova de erros.

Algumas outras regras e regulamentos que você precisa seguir ao revisar seus e-mails são:

• Certifique-se de que os nomes que você está usando em seus e-mails estão 100% corretos e não estão com defeito
• Você precisa se certificar de que o e-mail está devidamente assinado com seu sobrenome ou nome, no final do e-mail
• Você precisa ter certeza de que todos os anexos que você está conectando ao e-mail estão funcionando ou não
• Você precisa ter certeza de que o e-mail do destinatário está 100% correto, caso contrário você pode enviar algumas informações muito confidenciais para outra pessoa, sobre as quais você não pode fazer nada depois

6. Erro comum na comunicação por e-mail | Usando “Bcc” em vez de “Cc”

Uma das piores coisas que você pode fazer ao enviar e-mails é enviá-los para o endereço errado. Este é um dos erros mais comuns que as pessoas cometem na comunicação por e-mail. E o outro está dando seus endereços de e-mail como se fosse um doce.

Para garantir que você não cometa esses erros ao enviar milhares e milhares de e-mails para clientes ou qualquer outra pessoa, existem dois recursos que você pode ter visto ao escrever um e-mail. Eles são Cco e Cc.

Bcc ou Blind Carbon Copy é um recurso que permite que você mantenha alguém informado por meio das informações do e-mail, mas eles não podem ver os outros destinatários do e-mail. E no caso de Cc, eles podem.

Mas por que isso importa? Que mal um endereço de e-mail pode fazer? Bem, para algumas pessoas, o endereço de e-mail deles é uma coisa muito privada e eles se certificam de que apenas os enviem para as pessoas muito próximas a elas.

Portanto, para garantir que você não deixe acidentalmente que algum estranho veja a lista de destinatários do seu e-mail, você deve adicioná-los à sua seção Cco.

7. Nomeie seus anexos com sabedoria

Um dos componentes mais importantes e potencialmente prejudiciais na comunicação por e-mail são os anexos. Pesquisas mostraram que os anexos ainda são o principal portador de vírus e malware. Eles têm uma incrível capacidade de infectar um dispositivo eletrônico em segundos.

É por isso que muitas plataformas de e-mail, como o Gmail e outras, colocaram diferentes protocolos de spam e segurança para rastrear e desarmar quaisquer anexos potencialmente prejudiciais. Toda essa segurança é muito boa, mas o problema é que esses protocolos de segurança às vezes sinalizam os bons como spam.

Para garantir que seus anexos não sejam sinalizados como spam, basta seguir estas etapas.

• Em primeiro lugar, você precisa ter certeza de que os anexos que você está conectando ao seu e-mail são relevantes para o e-mail que você está enviando. Portanto, não é um monte de fotos de gatos anexadas a um e-mail do escritório ou a um e-mail de convite memorial.
• Em segundo lugar, você precisa ter certeza de que o nome do arquivo do anexo não é um monte de palavras e letras aleatórias. Você deve renomeá-los adequadamente e definir os nomes das extensões corretamente para que os anexos não sejam sinalizados e o email seja enviado.

Use nTask para gerenciar seus arquivos e anexos:

nTask - Software de gerenciamento de tarefas

Para você:

Se você está prestes a começar no campo das táticas de comunicação por e-mail, você também pode pegar alguns e-books úteis do mercado online. Eles irão ajudá-lo a aprimorar suas habilidades e entregar frases de efeito eficazes.

Afinal, manter os leitores engajados por meio de uma comunicação por e-mail curta, concisa e eficaz é o objetivo de permanecer um passo à frente da concorrência nos dias de hoje.