Los 7 mejores consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico en 2022

Han pasado aproximadamente 50 años desde que se desarrolló la primera forma de comunicación por correo electrónico. Todo comenzó cuando un residente de Massachusetts, Ray Tomlinson, un programador de computadoras, creó el primer sistema de correo electrónico y envió el primero. Eso fue allá por 1971.

Por supuesto, todo es bastante diferente ahora y se envían miles de millones de correos electrónicos por día en todo el mundo, pero ¿cuántos de ellos son perfectos en todos los sentidos? ¿Cómo puede asegurarse de que el correo electrónico que está enviando a quien sea en su vida personal o privada, va a tener el efecto deseado?

Para asegurarse de redactar el mejor correo electrónico posible cada vez que sus dedos toquen el teclado, simplemente use los siguientes consejos en su comunicación por correo electrónico y podemos garantizarle personalmente que su juego de correo electrónico será de primera categoría.

Los 7 mejores consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico

1. Averigüe su propósito para escribir el correo electrónico

Al igual que una propuesta de proyecto en la gestión de proyectos o un diseño de un edificio antes de construirlo, debe asegurarse de tener un propósito en mente que justifique por qué está escribiendo el correo electrónico en particular.

No importa si es un correo personal o profesional, solo debes tener un propósito en mente.

Pero incluso antes de que hagamos todo eso, debe estar 100% seguro de que el canal de correo electrónico es el mejor medio posible para tener la conversación que está a punto de tener. Tal vez necesite llamar a la otra persona o enviarle un mensaje de texto. Esto depende del tipo de conversación que estés a punto de tener.

Si se trata de un mensaje normal, como tener una conversación rápida con alguien, solo debe enviarles un mensaje de texto por teléfono porque esa interacción no requiere largas cadenas de correo electrónico que toman mucho tiempo para concluir.

Pero si tiene dudas sobre el tipo de conversación que requeriría que envíe un correo electrónico a la otra persona, consulte la siguiente lista y decida si su interacción es adecuada.

Debes enviar un correo electrónico si:

• Quiere transmitir información a un gran número de personas
• Quiere hablar con alguien con quien no ha hablado en mucho tiempo y no tiene su número de teléfono
• Quiere proporcionar retroalimentación a un empleado sobre su desempeño laboral
• Quiere adjuntar diferentes tipos de archivos adjuntos a su texto

Pero siempre debes evitar escribir correos electrónicos cuando estés haciendo cosas como:

• Entrega de información increíblemente privada
• Esperar una respuesta rápida de la otra persona, porque nadie responde rápidamente a los correos electrónicos
• Entregar información que seguramente será triste e impactante para el destinatario.

Mira esto:

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2. Usar el estilo correcto de comunicación por correo electrónico

Lo siguiente que debe hacer es asegurarse de que está utilizando el tipo correcto de estilo de correo electrónico tanto en lenguaje como en estructura, para asegurarse de que el correo electrónico que está escribiendo tendrá el efecto deseado en el destinatario.

Para asegurarse de que está utilizando el estilo de correo electrónico correcto, primero debe asegurarse de cuál es la relación entre usted y el destinatario. ¿Es un compañero de trabajo, familiar, jefe o su pareja?

Haces esto porque obviamente no enviarás un correo electrónico para organizar una fiesta de pijamas o una noche de juegos, y no enviarás un mensaje de texto a tu jefe sobre una reunión diciendo "¿Qué tal, jefe?" (Aunque sería genial, pero no lo hagas).

Cuando se asegure de que la persona a la que le envía el correo electrónico merece ser comunicada a través de este canal y haya establecido cuál es la relación entre ustedes, estará listo para redactar ese correo electrónico.

Es una regla general que cuando te comunicas con alguien de la oficina o con alguien con quien no has hablado en mucho tiempo, siempre debes usar un estilo de escritura más profesional o un estilo de escritura formal.

Pero si se está comunicando con alguien que está en términos informales con usted como un miembro de la familia, puede usar un lenguaje informal.

3. La Línea de Asunto debe ser Clara como el Cristal

La línea de asunto es uno de los elementos más importantes en cualquier correo electrónico. Es lo primero que el destinatario necesita para asegurarse de que el correo electrónico valga la pena o no. Esta línea de asunto es tan importante que es incluso más útil que las primeras líneas del correo electrónico e incluso la oferta que contiene.

¿Cómo es eso posible? Bueno, según las estadísticas, más de 125 mil millones de correos electrónicos comerciales se envían desde y hacia personas de todo el mundo con un promedio de 125 correos electrónicos por persona. ¿Cuántos correos electrónicos se leen hasta la última palabra y cuántos se desechan?

La investigación ha demostrado que con tantos correos electrónicos llenando sus buzones todos los días, las personas normales no abren todos los correos electrónicos que les envían, sino que solo ven la línea de asunto del correo electrónico y si eso coincide con su interés, entonces y solo entonces abrirían el correo electrónico.

Para asegurarse de escribir la línea de asunto más atractiva para todos sus correos electrónicos, aquí hay algunos pasos que puede seguir.

• Haga que la longitud de su línea de asunto no sea más de 6-10 palabras
• Debe asegurarse de que la línea de asunto esté personalizada para la persona, empresa o negocio con el que intenta comunicarse.
• Debe elegir el conjunto correcto de palabras para asegurarse de que la línea de asunto actúe como un avance del increíble contenido incluido en el correo electrónico.
• Debe investigar e incluir una palabra clave de alta tasa de apertura en la línea de asunto para asegurarse de que el destinatario revise el correo electrónico.

4. El formato es el rey en la comunicación por correo electrónico

Elegir el tono correcto, el destinatario correcto y la línea de asunto correcta es necesario, pero no tan necesario como el formato que debe hacer para asegurarse de no enviar al destinatario un gran bloque de texto, que descartará el segundo. ven el correo electrónico.

Entonces, ¿cómo puede hacer que el formato sea tan atractivo que se reduzca la tasa de rebote del correo electrónico?

Siga los siguientes pasos y tendrá el mejor formato posible para el cuerpo de texto incluido en su correo electrónico.

• En primer lugar, debe ASEGURARSE de que sus párrafos no tengan más de dos o tres oraciones.
• En segundo lugar, debe resaltar la información más importante que se incluye en el correo electrónico poniendo el texto en negrita, en cursiva, poniéndolo entre comillas o haciendo todo eso y subrayándolo todo también.
• Después de eso, debe seleccionar el estilo de fuente correcto
• Seleccione el tamaño de fuente adecuado
• Y, por último, debe asegurarse de usar suficiente espacio entre los saludos, los párrafos del cuerpo y el saludo, etc.

5. Revisa todo

Después de realizar todos los pasos mencionados anteriormente y antes incluso de pensar en presionar el "Botón Enviar", debe asegurarse de que todo lo que ha escrito en el correo electrónico sea 100% a prueba de errores y fallas.

Esto significa que debe asegurarse de que no haya errores ortográficos en todo el cuerpo del texto, que no haya errores gramaticales en todo el asunto, que no haya tautologías en toda la historia y, además de todo eso, debe asegurarse que no te estás dirigiendo a la persona equivocada.

Si es un novato y no puede hacer todo eso por sí mismo, entonces puede usar fácilmente un software como Microsoft Word que editará su texto sin esfuerzo y se asegurará de que no haya errores en él, o puede usar un software como Grammarly que fue diseñado específicamente para hacer que su texto sea a prueba de errores.

Algunas otras reglas y regulaciones que debe seguir cuando está revisando sus correos electrónicos son:

• Asegúrese de que los nombres que está utilizando en sus correos electrónicos sean 100% correctos y no defectuosos
• Debe asegurarse de que el correo electrónico esté correctamente firmado con su apellido o nombre, al final del correo electrónico.
• Debe asegurarse de que todos los archivos adjuntos que está conectando con el correo electrónico funcionen o no.
• Debe asegurarse de que el correo electrónico del destinatario sea 100% correcto; de lo contrario, puede enviar información muy confidencial a otra persona, sobre la cual no puede hacer nada después.

6. Error común en la comunicación por correo electrónico | Usando "Bcc" en lugar de "Cc"

Una de las peores cosas que puede hacer al enviar correos electrónicos es enviarlos a la dirección incorrecta. Este es uno de los errores más comunes que la gente comete en la comunicación por correo electrónico. Y el otro está dando sus direcciones de correo electrónico como si fuera un caramelo.

Para asegurarse de no cometer estos errores cuando envía miles y miles de correos electrónicos a clientes o a quien sea, hay dos características que quizás haya visto al escribir un correo electrónico. Son Bcc y CC.

Bcc o Blind Carbon Copy es una función que le permite mantener a alguien informado a través de la información en el correo electrónico, pero no puede ver a los otros destinatarios del correo electrónico. Y en el caso de Cc, pueden.

Pero, ¿por qué importa esto? ¿Qué daño puede hacer una dirección de correo electrónico? Bueno, para algunas personas, su dirección de correo electrónico es algo muy privado y se aseguran de que solo se comuniquen con las personas muy cercanas a ellos.

Por lo tanto, para asegurarse de que no permita que un extraño vea accidentalmente la lista de destinatarios de su correo electrónico, debe agregarlos a su sección CCO.

7. Nombre sabiamente sus archivos adjuntos

Uno de los componentes más importantes y potencialmente dañinos en la comunicación por correo electrónico son los archivos adjuntos. Las investigaciones han demostrado que los archivos adjuntos siguen siendo el portador número uno de virus y malware. Tienen una capacidad increíble para infectar un dispositivo electrónico en segundos.

Esta es la razón por la cual muchas plataformas de correo electrónico como Gmail y similares, han colocado diferentes protocolos de spam y otros protocolos de seguridad para rastrear y desarmar cualquier archivo adjunto potencialmente dañino. Toda esta seguridad está muy bien, pero el problema es que estos protocolos de seguridad a veces marcan los buenos como spam.

Para asegurarse de que sus archivos adjuntos no se marquen como spam, simplemente siga estos pasos.

• En primer lugar, debe asegurarse de que los archivos adjuntos que está conectando a su correo electrónico sean relevantes para el correo electrónico que está enviando. Por lo tanto, no es un montón de fotos de gatos adjuntas a un correo electrónico de la oficina o un correo electrónico de invitación conmemorativa.
• En segundo lugar, debe asegurarse de que el nombre de archivo del archivo adjunto no sea un montón de palabras y letras aleatorias. Debe cambiarles el nombre en consecuencia y configurar los nombres de las extensiones correctamente para que los archivos adjuntos no se marquen y se envíe el correo electrónico.

Use nTask para administrar sus archivos y archivos adjuntos:

nTask: software de gestión de tareas

A ti:

Si está a punto de mojarse los pies en el campo de las tácticas de comunicación por correo electrónico, también puede obtener algunos libros electrónicos útiles del mercado en línea. Lo ayudarán a perfeccionar sus habilidades y a ofrecer frases clave efectivas.

Después de todo, mantener a los lectores comprometidos a través de una comunicación por correo electrónico breve, concisa y efectiva es el objetivo de mantenerse un paso por delante de la competencia en estos días.