2022 年に効果的なメール コミュニケーションを行うための 7 つのヒント

電子メール通信の最初の形式が開発されてから約 50 年が経過しました。 すべては、マサチューセッツ州在住のコンピュータ プログラマーであるレイ トムリンソンが史上初の電子メール システムを作成し、最初のシステムを送信したときに始まりました。 それは1971年にさかのぼります。

もちろん、現在はすべてがまったく異なっており、世界中で 1 日に送信される数十億の電子メールがありますが、すべての点で完璧な電子メールはどれくらいあるでしょうか? 私生活または私生活で誰にでも送信する電子メールが望ましい効果をもたらすことをどのように確認できますか?

指がキーボードに触れるたびに可能な限り最高のメールの下書きを作成するには、メール通信で次のヒントを使用するだけで、メールゲームが一流になることを個人的に保証できます.

効果的なメール コミュニケーションのための 7 つのヒント

1. メールを書く目的を見つける

プロジェクト管理におけるプロジェクトの提案や建設前の建物の設計と同じように、特定のメールを書いている理由を正当化する目的を念頭に置いていることを確認する必要があります。

それが個人的なメールであろうと仕事上のメールであろうと関係ありません。目的を念頭に置く必要があります。

しかし、すべてを行う前であっても、これから行う会話を行うには、メール チャネルが最適な媒体であることを 100% 確認する必要があります。 相手に電話したり、テキストメッセージを送ったりする必要があるかもしれません。 これは、これから行う会話の種類によって異なります。

誰かと簡単な会話をするような通常のメッセージの場合は、電話でメッセージを送信するだけでよいでしょう。そのやり取りには、結論を出すのに多くの時間がかかる長い電子メール チェーンが必要ないからです。

しかし、相手に電子メールを送信する必要がある会話の種類について疑問がある場合は、次のリストをチェックして、あなたのやり取りがうまくいくかどうかを判断してください.

次の場合は、電子メールを送信する必要があります。

• 多くの人に情報を発信したい
• しばらく話しておらず、電話番号がわからない人と話したい
• 仕事のパフォーマンスについて従業員にフィードバックを提供したい
• テキストにさまざまな種類の添付ファイルを添付したい

ただし、次のようなことを行うときは、メールを書くことは常に避けるべきです。

• 信じられないほどプライベートな情報を提供する
• 誰もメールにすぐに返信しないので、相手からの迅速な返信を待っています。
• 受け取る側が悲しく、ショッキングな情報を届ける

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2. 適切なメール コミュニケーション スタイルを使用する

あなたがしなければならない次のことは、あなたが書いている電子メールが受信者に望ましい効果をもたらすようにするために、言語と構造の両方で正しいタイプの電子メールスタイルを使用していることを確認することです.

適切なメール スタイルを使用していることを確認するには、まず、自分と受信者の関係を確認する必要があります。 彼らは同僚、家族、上司、またはあなたのパートナーですか?

これを行うのは、外泊やゲームの夜を計画するために電子メールを送信しないことは明らかであり、会議について上司に「Sup、Bossman?」というテキスト メッセージを送信しないためです。 （クールですが、そうしないでください）。

メールの送信先がこのチャネルを通じて伝達されるに値する人物であることを確認し、2 人の関係を確立したら、そのメールの下書きを作成する準備が整います。

オフィスの誰かとコミュニケーションをとるとき、またはしばらく話していない人とコミュニケーションをとるときは、常によりプロフェッショナルな文体またはフォーマルな文体を使用する必要があるというのが一般的なルールです。

しかし、家族のように非公式の関係にある人とコミュニケーションを取っている場合は、非公式の言葉を自由に使用できます。

3.件名は非常に明確である必要があります

件名は、メールの最も重要な要素の 1 つです。 これは、受信者がメールに時間をかける価値があるかどうかを確認するために最初に必要なことです。 この件名は非常に重要で、メールの最初の行やメール内のオファーよりもさらに便利です。

そんなことがあるものか？ 統計によると、1,250 億を超えるビジネス メールが世界中の人々との間で送受信されており、1 人あたり平均 125 通のメールが送信されています。 何通のメールが最後まで読まれ、何通が捨てられたでしょうか?

調査によると、毎日非常に多くの電子メールがあなたのメールボックスをいっぱいにしているため、通常の人は送信されたすべての電子メールを開くのではなく、電子メールの件名のみを表示し、それが自分の興味に一致する場合は、そうして初めて、彼らはメールを開きます。

すべてのメールに最も魅力的な件名を付けるには、次の手順に従ってください。

• 件名の長さは 6 ～ 10 語以内にしてください
• 件名が、通信しようとしている人、会社、またはビジネスに合わせてパーソナライズされていることを確認する必要があります。
• 件名がメールに含まれる素晴らしいコンテンツの予告編として機能するように、適切な単語セットを選択する必要があります。
• 調査を行い、受信者がメールをチェックアウトするように、件名に開封率の高いキーワードを含める必要があります。

4. フォーマットはメールコミュニケーションの王様

適切なトーン、適切な受信者、適切な件名を選択することは必要ですが、受信者に大量のテキスト ブロックを送信しないようにするために必要なフォーマットほ​​ど必要ではありません。メールが表示されます。

では、メールの直帰率を下げるほど魅力的なフォーマットを作成するにはどうすればよいでしょうか?

次の手順に従うと、メールに含まれるテキストの本文に最適な形式が得られます。

• まず、段落の長さが 2 ～ 3 文以内であることを確認する必要があります。
• 第二に、メールに含まれる最も重要な情報に光を当てる必要があります。テキストを太字にしたり、斜体にしたり、逆コンマで囲んだり、すべてを行ったり、全体の下線を引いたりします。
• その後、適切なフォント スタイルを選択する必要があります。
• 適切なフォント サイズを選択する
• 最後に、挨拶、本文の段落、挨拶などの間に十分なスペースを確保する必要があります。

5. 全体を校正する

上記のすべての手順を実行した後、「送信ボタン」を押すことを考える前に、電子メールに書いたすべての内容が 100% 誤りがなく、誤りがないことを確認する必要があります。

これは、テキスト本文全体にスペルミスがないこと、シバン全体に文法ミスがないこと、ストーリー全体にトートロジーがないことを確認する必要があることを意味します。あなたが間違った人に話しかけていないこと。

あなたが初心者で、自分ですべてを行うことができない場合は、テキストを簡単に編集し、エラーがないことを確認する Microsoft Word のようなソフトウェアを簡単に使用できます。テキストの誤りを防止するために特別に設計された文法。

メールを校正するときに従わなければならないその他の規則と規制は次のとおりです。

• メールで使用している名前が 100% 正しく、誤りがないことを確認してください
• メールの末尾に姓または名を使用して、メールが適切に承認されていることを確認する必要があります。
• 電子メールに接続しているすべての添付ファイルが機能しているかどうかを確認する必要があります
• 受信者の電子メールが 100% 正しいことを確認する必要があります。そうしないと、非常に機密性の高い情報を他の誰かに送信してしまい、後でどうすることもできなくなります。

6. 電子メール通信でよくある失敗 | 「Cc」の代わりに「Bcc」を使用する

メールを送信する際に最もよくあることの 1 つは、メールを間違ったアドレスに送信することです。 これは、人々が電子メールで行う最も一般的な間違いの 1 つです。 もう 1 つは、お菓子のようにメール アドレスを教えています。

クライアントなどに何千通ものメールを送信する際にこれらの間違いを犯さないようにするために、メールを書いているときに見たことのある 2 つの機能があります。 それらは Bcc と Cc です。

Bcc または Blind Carbon Copy は、電子メールの情報を介して誰かをループに留めることができる機能ですが、電子メールの他の受信者を見ることはできません。 そして、Cc の場合、それらは可能です。

しかし、なぜこれが問題なのですか？ メールアドレスはどのような害を及ぼす可能性がありますか? 一部の人々にとって、自分の電子メールアドレスは非常にプライベートなものであり、非常に親しい人にのみ送信するようにしています.

そのため、見知らぬ人にメールの受信者のリストを誤って見せてしまわないようにするには、受信者を Bcc セクションに追加する必要があります。

7. 添付ファイルに賢明な名前を付ける

電子メール通信で最も重要で潜在的に有害なコンポーネントの 1 つは、添付ファイルです。 調査によると、添付ファイルは依然としてウイルスとマルウェアの最大のキャリアであることが示されています。 電子機器を数秒で感染させる驚異的な能力を持っています。

これが、Gmail などの多くの電子メール プラットフォームが、さまざまなスパムやその他のセキュリティ プロトコルを配置して、有害な可能性のある添付ファイルを追跡して無力化する理由です。 これらのセキュリティはすべて優れていますが、問題は、これらのセキュリティ プロトコルが優れたものをスパムとしてフラグ付けすることがあるということです。

添付ファイルがスパムとしてフラグ付けされないようにするには、次の手順に従ってください。

• まず、メールに添付する添付ファイルが、送信するメールに適切に関連していることを確認する必要があります。 ですから、オフィスのメールや追悼の招待メールに添付された猫の写真の束ではありません。
• 次に、添付ファイルのファイル名がランダムな単語や文字で構成されていないことを確認する必要があります。 添付ファイルにフラグが立てられず、電子メールが送信されるように、必要に応じて名前を変更し、拡張子の名前を適切に設定する必要があります。

ファイルと添付ファイルの管理に nTask を使用します。

nTask – タスク管理ソフトウェア

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電子メール コミュニケーション戦術の分野に足を踏み入れようとしているのであれば、オンライン マーケットから役立つ電子ブックをいくつか入手することをお勧めします。 彼らはあなたのスキルを磨き、効果的なパンチラインを提供するのに役立ちます.

結局のところ、短く簡潔で効果的な電子メール通信を通じて読者の関心を維持することは、最近の競合他社の一歩先を行くポイントです.