Die 7 besten Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation im Jahr 2022

Es ist ungefähr 50 Jahre her, seit die erste Form der E-Mail-Kommunikation entwickelt wurde. Alles begann damit, dass ein in Massachusetts ansässiger Computerprogrammierer, Ray Tomlinson, das allererste E-Mail-System entwickelte und das erste verschickte. Das war schon 1971.

Natürlich ist jetzt alles ganz anders und es werden täglich Milliarden von E-Mails in die ganze Welt verschickt, aber wie viele davon sind in jeder Hinsicht perfekt? Wie können Sie sicherstellen, dass die E-Mail, die Sie an Personen in Ihrem Privat- oder Privatleben senden, die gewünschte Wirkung hat?

Um sicherzustellen, dass Sie jedes Mal, wenn Ihre Finger diese Tastatur berühren, die bestmögliche E-Mail verfassen, verwenden Sie einfach die folgenden Tipps in Ihrer E-Mail-Kommunikation und wir können persönlich garantieren, dass Ihr E-Mail-Spiel erstklassig sein wird.

Die 7 besten Tipps für eine effektive E-Mail-Kommunikation

1. Finden Sie Ihren Zweck für das Schreiben der E-Mail heraus

Genau wie ein Projektvorschlag im Projektmanagement oder ein Entwurf eines Gebäudes, bevor es gebaut wird, müssen Sie sicherstellen, dass Sie einen Zweck im Auge haben, der rechtfertigt, warum Sie die jeweilige E-Mail schreiben.

Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine private oder eine berufliche E-Mail handelt, Sie müssen nur einen Zweck im Auge haben.

Aber noch bevor wir das alles tun, müssen Sie sich zu 100 % sicher sein, dass der E-Mail-Kanal das bestmögliche Medium ist, um die Konversation zu führen, die Sie führen werden. Vielleicht musst du die andere Person anrufen oder ihr eine SMS schreiben. Dies hängt von der Art des Gesprächs ab, das Sie führen möchten.

Wenn es sich um eine normale Nachricht wie ein kurzes Gespräch mit jemandem handelt, sollten Sie ihm einfach eine SMS senden, da diese Interaktion keine langen E-Mail-Ketten erfordert, deren Abschluss viel Zeit in Anspruch nimmt.

Wenn Sie jedoch Zweifel an der Art der Konversation haben, bei der Sie der anderen Person eine E-Mail senden müssten, sehen Sie sich die folgende Liste an und entscheiden Sie, ob Ihre Interaktion ausreicht.

Sie sollten eine E-Mail senden, wenn Sie:

• Sie möchten Informationen an eine große Anzahl von Personen senden
• Sie möchten mit jemandem sprechen, mit dem Sie eine Weile nicht gesprochen haben und dessen Telefonnummer Sie nicht haben
• Sie möchten einem Mitarbeiter Feedback zu seiner Arbeitsleistung geben
• Sie möchten Ihrem Text verschiedene Arten von Anhängen hinzufügen

Aber Sie sollten es immer vermeiden, E-Mails zu schreiben, wenn Sie Dinge tun wie:

• Bereitstellung unglaublich privater Informationen
• Warten auf eine schnelle Antwort des Gegenübers, denn niemand antwortet schnell auf E-Mails
• Informationen liefern, die für den Empfänger bestimmt traurig und schockierend sein werden

Sieh dir das an:

• Die besten E-Mail-Alternativen von 2022

2. Verwenden des richtigen E-Mail-Kommunikationsstils

Als nächstes müssen Sie sicherstellen, dass Sie sowohl in der Sprache als auch in der Struktur den richtigen E-Mail-Stil verwenden, um sicherzustellen, dass die von Ihnen geschriebene E-Mail die gewünschte Wirkung auf den Empfänger hat.

Um sicherzustellen, dass Sie den richtigen E-Mail-Stil verwenden, müssen Sie zunächst sicherstellen, wie die Beziehung zwischen Ihnen und dem Empfänger ist. Sind sie ein Mitarbeiter, Familienmitglied, Chef oder Ihr Partner?

Sie tun dies, weil Sie offensichtlich keine E-Mail senden, um eine Übernachtung oder einen Spieleabend zu organisieren, und Sie werden Ihrem Chef keine SMS mit der Aufschrift „Sup, Bossman?“ über ein Meeting senden. (wäre zwar cool, aber tu es nicht).

Wenn Sie sicherstellen, dass die Person, an die Sie die E-Mail senden, es verdient, über diesen Kanal kommuniziert zu werden, und Sie festgestellt haben, wie die Beziehung zwischen Ihnen ist, dann sind Sie bereit, diese E-Mail zu verfassen.

Es ist eine allgemeine Regel, dass Sie bei der Kommunikation mit jemandem aus dem Büro oder mit jemandem, mit dem Sie eine Weile nicht gesprochen haben, immer einen professionelleren Schreibstil oder einen formellen Schreibstil verwenden sollten.

Aber wenn Sie mit jemandem kommunizieren, der mit Ihnen wie ein Familienmitglied informelle Beziehungen unterhält, steht es Ihnen frei, informelle Sprache zu verwenden.

3. Die Betreffzeile sollte kristallklar sein

Die Betreffzeile ist eines der wichtigsten Elemente in jeder E-Mail. Es ist das erste, was der Empfänger sicherstellen muss, ob die E-Mail seine Zeit wert ist oder nicht. Diese Betreffzeile ist so wichtig, dass sie sogar noch nützlicher ist als die ersten Zeilen der E-Mail und sogar das darin enthaltene Angebot.

Wie ist das möglich? Laut Statistik werden mehr als 125 Milliarden geschäftliche E-Mails an und von Menschen auf der ganzen Welt gesendet, mit durchschnittlich 125 E-Mails pro Person. Wie viele E-Mails werden bis zum letzten Wort gelesen und wie viele werden verworfen?

Untersuchungen haben gezeigt, dass normale Menschen bei so vielen E-Mails, die jeden Tag Ihre Postfächer füllen, nicht alle E-Mails öffnen, die sie erhalten, sondern nur die Betreffzeile der E-Mail sehen, und wenn das ihrem Interesse entspricht, dann und erst dann würden sie die E-Mail öffnen.

Um sicherzustellen, dass Sie für alle Ihre E-Mails die ansprechendste Betreffzeile schreiben, können Sie die folgenden Schritte befolgen.

• Achten Sie darauf, dass Ihre Betreffzeile nicht länger als 6-10 Wörter ist
• Sie müssen sicherstellen, dass die Betreffzeile für die Person, das Unternehmen oder das Geschäft, mit dem Sie kommunizieren möchten, personalisiert ist
• Sie müssen genau die richtigen Wörter auswählen, um sicherzustellen, dass die Betreffzeile als Trailer für den erstaunlichen Inhalt der E-Mail fungiert
• Sie müssen recherchieren und ein Schlüsselwort mit hoher Öffnungsrate in die Betreffzeile einfügen, um sicherzustellen, dass der Empfänger die E-Mail liest

4. Formatierung ist König in der E-Mail-Kommunikation

Die Wahl des richtigen Tons, des richtigen Empfängers und der richtigen Betreffzeile ist notwendig, aber nicht so wichtig wie die Formatierung, die Sie vornehmen müssen, um sicherzustellen, dass Sie dem Empfänger keinen großen Textblock senden, den er im zweiten verwerfen wird Sie sehen die E-Mail.

Wie kann man also die Formatierung so ansprechend gestalten, dass die Absprungrate der E-Mail sinkt?

Befolgen Sie die folgenden Schritte und Sie erhalten das bestmögliche Format für den Textkörper Ihrer E-Mail.

• Erstens müssen Sie SICHERSTELLEN, dass Ihre Absätze nicht länger als zwei oder drei Sätze sind
• Zweitens müssen Sie die wichtigsten Informationen, die in der E-Mail enthalten sind, beleuchten, indem Sie den Text fett, kursiv, in Anführungszeichen setzen oder all das tun und das Ganze auch noch unterstreichen
• Danach müssen Sie den richtigen Schriftstil auswählen
• Wählen Sie die richtige Schriftgröße
• Und schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie genügend Abstand zwischen Anreden, Hauptabsätzen und Begrüßungen usw. verwenden.

5. Lesen Sie das Ganze Korrektur

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben und bevor Sie auch nur daran denken, den „Sende-Button“ zu drücken, müssen Sie sicherstellen, dass alles, was Sie in die E-Mail geschrieben haben, zu 100 % fehler- und fehlerfrei ist.

Das bedeutet, dass Sie darauf achten müssen, dass der gesamte Textkörper keine Rechtschreibfehler enthält, dass der gesamte Kram keine Grammatikfehler enthält, dass die gesamte Geschichte keine Tautologien enthält und obendrein müssen Sie sicherstellen, dass es sich um einen Text handelt dass Sie nicht die falsche Person ansprechen.

Wenn Sie ein Anfänger sind und das alles nicht alleine schaffen, können Sie ganz einfach eine Software wie Microsoft Word verwenden, die Ihren Text mühelos bearbeitet und sicherstellt, dass er keine Fehler enthält, oder Sie können eine Software wie verwenden Grammatik, die speziell entwickelt wurde, um Ihren Text fehlersicher zu machen.

Einige andere Regeln und Vorschriften, die Sie befolgen müssen, wenn Sie Ihre E-Mails Korrektur lesen, sind:

• Stellen Sie sicher, dass die Namen, die Sie in Ihren E-Mails verwenden, zu 100 % korrekt und nicht fehlerhaft sind
• Sie müssen sicherstellen, dass die E-Mail am Ende der E-Mail ordnungsgemäß mit Ihrem Nachnamen oder Namen unterzeichnet ist
• Sie müssen sicherstellen, dass alle Anhänge, die Sie mit der E-Mail verbinden, funktionieren oder nicht
• Sie müssen sicherstellen, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers zu 100 % korrekt ist. Andernfalls können Sie sehr vertrauliche Informationen an jemand anderen senden, gegen die Sie später nichts mehr unternehmen können

6. Häufiger Fehler in der E-Mail-Kommunikation | Verwendung von „Bcc“ anstelle von „Cc“

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie beim Senden von E-Mails tun können, ist das Senden an die falsche Adresse. Dies ist einer der häufigsten Fehler, die Menschen in der E-Mail-Kommunikation machen. Und der andere gibt seine E-Mail-Adressen aus, als wäre es ein Bonbon.

Um sicherzustellen, dass Sie diese Fehler nicht machen, wenn Sie Tausende und Abertausende von E-Mails an Kunden oder wen auch immer versenden, gibt es zwei Funktionen, die Sie vielleicht schon beim Schreiben einer E-Mail gesehen haben. Sie sind Bcc und Cc.

Bcc oder Blind Carbon Copy ist eine Funktion, mit der Sie jemanden über die Informationen in der E-Mail auf dem Laufenden halten können, aber die anderen Empfänger der E-Mail nicht sehen können. Und im Fall von Cc können sie das.

Aber warum ist das wichtig? Welchen Schaden kann eine E-Mail-Adresse anrichten? Nun, für einige Leute ist ihre E-Mail-Adresse eine sehr private Sache und sie stellen sicher, dass sie nur diese an die ihnen sehr nahestehenden Personen senden.

Um also sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich einem Fremden die Liste der Empfänger Ihrer E-Mail anzeigen lassen, müssen Sie sie zu Ihrem Bcc-Bereich hinzufügen.

7. Benennen Sie Ihre Anhänge mit Bedacht

Eine der wichtigsten und potenziell schädlichsten Komponenten in der E-Mail-Kommunikation sind Anhänge. Untersuchungen haben gezeigt, dass Anhänge immer noch der Überträger Nummer eins von Viren und Malware sind. Sie haben eine unglaubliche Fähigkeit, ein elektronisches Gerät innerhalb von Sekunden zu infizieren.

Aus diesem Grund haben viele E-Mail-Plattformen wie Gmail und dergleichen verschiedene Spam- und andere Sicherheitsprotokolle eingerichtet, um potenziell schädliche Anhänge zu verfolgen und zu deaktivieren. All diese Sicherheit ist schön und gut, aber das Problem ist, dass diese Sicherheitsprotokolle manchmal die guten als Spam kennzeichnen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Anhänge nicht als Spam gekennzeichnet werden, folgen Sie einfach diesen Schritten.

• Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass die Anhänge, die Sie mit Ihrer E-Mail verbinden, für die von Ihnen gesendete E-Mail relevant sind. Es handelt sich also nicht um ein paar Katzenbilder, die an eine Büro-E-Mail oder eine Einladungs-E-Mail zu einer Gedenkfeier angehängt sind.
• Zweitens müssen Sie sicherstellen, dass der Dateiname des Anhangs nicht aus zufälligen Wörtern und Buchstaben besteht. Sie müssen sie entsprechend umbenennen und die Erweiterungsnamen richtig festlegen, damit die Anhänge nicht gekennzeichnet werden und die E-Mail gesendet wird.

Verwenden Sie nTask zum Verwalten Ihrer Dateien und Anhänge:

nTask – Aufgabenverwaltungssoftware

Zu dir hinüber:

Wenn Sie im Bereich der E-Mail-Kommunikationstaktiken gerade erst anfangen, können Sie sich auch ein paar nützliche eBooks aus dem Online-Markt schnappen. Sie werden Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern und effektive Pointen zu liefern.

Schließlich ist es heutzutage wichtig, die Leser durch kurze, prägnante und effektive E-Mail-Kommunikation zu beschäftigen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.