أفضل 7 نصائح للاتصال الفعال عبر البريد الإلكتروني في عام 2022

لقد مر ما يقرب من 50 عامًا منذ أن تم تطوير الشكل الأول من أشكال التواصل عبر البريد الإلكتروني. بدأ كل شيء عندما أنشأ راي توملينسون أحد سكان ماساتشوستس ، وهو مبرمج كمبيوتر ، أول نظام بريد إلكتروني على الإطلاق وأرسل أول نظام. كان ذلك في عام 1971.

بالطبع كل شيء مختلف تمامًا الآن وهناك مليارات من رسائل البريد الإلكتروني تُرسل يوميًا في جميع أنحاء العالم ، ولكن كم منها مثالي بكل الطرق؟ كيف يمكنك التأكد من أن البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى أي شخص في حياتك الشخصية أو الخاصة ، سيكون له التأثير المطلوب؟

للتأكد من قيامك بصياغة أفضل بريد إلكتروني ممكن في كل مرة تلمس فيها أصابعك لوحة المفاتيح هذه ، ما عليك سوى استخدام النصائح التالية في اتصالك عبر البريد الإلكتروني ويمكننا أن نضمن شخصيًا أن لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك ستكون من الدرجة الأولى.

أفضل 7 نصائح للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني

1. اكتشف الغرض من كتابة البريد الإلكتروني

تمامًا مثل اقتراح مشروع في إدارة المشروع أو تصميم مبنى قبل إنشائه ، تحتاج إلى التأكد من أن لديك غرضًا في الاعتبار يبرر سبب كتابة البريد الإلكتروني المحدد.

لا يهم إذا كان بريدًا إلكترونيًا شخصيًا أو احترافيًا ، عليك فقط أن تضع هدفًا في الاعتبار.

ولكن حتى قبل القيام بكل ذلك ، يجب أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ أن قناة البريد الإلكتروني هي أفضل وسيلة ممكنة لإجراء المحادثة التي توشك على إجرائها. ربما تحتاج إلى الاتصال بالشخص الآخر أو إرسال رسالة نصية إليه. يعتمد هذا على نوع المحادثة التي توشك على إجرائها.

إذا كانت رسالة عادية مثل إجراء محادثة سريعة مع أي شخص ، فيجب عليك فقط إرسال رسالة نصية إليهم على الهاتف لأن هذا التفاعل لا يتطلب أي سلاسل بريد إلكتروني طويلة تستغرق وقتًا طويلاً للانتهاء.

ولكن إذا كانت لديك شكوك حول نوع المحادثة التي قد تتطلب منك إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الآخر ، فراجع القائمة التالية وحدد ما إذا كان تفاعلك هو السبب.

يجب عليك إرسال بريد إلكتروني إذا كنت:

• تريد بث المعلومات إلى عدد كبير من الناس
• تريد التحدث إلى شخص لم تتحدث معه منذ فترة وليس لديك رقم هاتفه
• تريد تقديم ملاحظات للموظف حول أداء عمله
• تريد إرفاق أنواع مختلفة من المرفقات بالنص الخاص بك

لكن يجب دائمًا تجنب كتابة رسائل البريد الإلكتروني عندما تفعل أشياء مثل:

• تقديم معلومات خاصة بشكل لا يصدق
• انتظار رد سريع من الشخص الآخر ، لأنه لا يوجد أحد يرد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني
• تقديم معلومات لا بد أن تكون حزينة وصادمة للمتلقي

تحقق من هذا:

• أفضل بدائل البريد الإلكتروني لعام 2022

2. استخدام أسلوب الاتصال الصحيح عبر البريد الإلكتروني

الشيء التالي الذي عليك القيام به هو التأكد من أنك تستخدم النوع الصحيح من نمط البريد الإلكتروني من حيث اللغة والهيكل ، للتأكد من أن البريد الإلكتروني الذي تكتبه سيكون له التأثير المطلوب على المستلم.

للتأكد من أنك تستخدم نمط البريد الإلكتروني الصحيح ، تحتاج أولاً إلى التأكد من العلاقة بينك وبين المستلم. هل هم زميل في العمل أو أحد أفراد الأسرة أو رئيسك أو شريكك؟

تفعل هذا لأنه من الواضح أنك لن ترسل بريدًا إلكترونيًا لتنظيم ليلة مبيت أو ليلة ألعاب ، ولن ترسل رسالة نصية إلى رئيسك في العمل حول اجتماع تقول "سوب ، بوسمان؟" (سيكون رائعًا ، لكن لا تفعل ذلك).

عندما تتأكد من أن الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني ، يستحق أن يتم التواصل معه عبر هذه القناة وأنك قد حددت العلاقة بينكما يا رفاق ، فأنت على استعداد لصياغة هذا البريد الإلكتروني.

إنها قاعدة عامة أنه عندما تتواصل مع أي شخص من المكتب أو مع شخص لم تتحدث معه منذ فترة ، يجب عليك دائمًا استخدام أسلوب كتابة أكثر احترافًا أو أسلوب كتابة رسمي.

ولكن إذا كنت تتواصل مع شخص ما على علاقة غير رسمية معك مثل أحد أفراد الأسرة ، فأنت حر في استخدام لغة غير رسمية.

3. يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا تمامًا

يعد سطر الموضوع أحد أهم العناصر في أي بريد إلكتروني. إنه أول شيء يحتاجه المستلم للتأكد من أن البريد الإلكتروني يستحق وقته أم لا. يعتبر سطر الموضوع هذا مهمًا جدًا لدرجة أنه أكثر فائدة من الأسطر الأولى من البريد الإلكتروني وحتى العرض الموجود بداخله.

كيف يعقل ذلك؟ حسنًا ، وفقًا للإحصاءات ، يتم إرسال أكثر من 125 مليار بريد إلكتروني للأعمال من وإلى الأشخاص في جميع أنحاء العالم بمتوسط ​​125 بريدًا إلكترونيًا لكل شخص. كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تمت قراءتها حتى آخر كلمة وكم عدد الرسائل التي تم إلقاؤها؟

أظهرت الأبحاث أنه مع وجود الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تملأ صناديق البريد الخاصة بك كل يوم ، فإن الأشخاص العاديين لا يفتحون جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها ، وبدلاً من ذلك ، يرون فقط سطر موضوع البريد الإلكتروني وإذا كان ذلك يتوافق مع اهتماماتهم ، وعندها فقط سيفتحون البريد الإلكتروني.

للتأكد من كتابة سطر الموضوع الأكثر جاذبية لجميع رسائلك الإلكترونية ، إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها.

• اجعل طول سطر الموضوع لا يزيد عن 6-10 كلمات
• تحتاج إلى التأكد من أن سطر الموضوع مخصص للشخص أو الشركة أو العمل الذي تحاول التواصل معه
• تحتاج إلى اختيار مجموعة الكلمات الصحيحة فقط للتأكد من أن سطر الموضوع يعمل كمقطع دعائي للمحتوى المذهل المتضمن في البريد الإلكتروني
• تحتاج إلى إجراء البحث وتضمين كلمة رئيسية ذات معدل فتح مرتفع في سطر الموضوع للتأكد من أن المستلم سيفحص البريد الإلكتروني

4. التنسيق هو الملك في الاتصال عبر البريد الإلكتروني

يعد اختيار النغمة الصحيحة والمتلقي المناسب وسطر الموضوع الصحيح أمرًا ضروريًا ولكن ليس ضروريًا مثل التنسيق الذي يتعين عليك القيام به للتأكد من أنك لا ترسل إلى المستلم كتلة كبيرة من النص ، والتي سيتجاهلها الثاني يرون البريد الإلكتروني.

لذا ، كيف يمكنك جعل التنسيق جذابًا للغاية بحيث يتم تقليل معدل الارتداد للبريد الإلكتروني؟

اتبع الخطوات التالية وستحصل على أفضل تنسيق ممكن لمحتوى النص المضمن في بريدك الإلكتروني.

• أولاً ، عليك التأكد من أن فقراتك لا تزيد عن جملتين أو ثلاث جمل
• ثانيًا ، تحتاج إلى تسليط الضوء على أهم جزء من المعلومات المضمنة في البريد الإلكتروني من خلال كتابة النص بخط غامق ، أو جعل النص مائلًا ، أو وضعه في فواصل مقلوبة أو القيام بكل ذلك وإخفاء الأمر برمته أيضًا.
• بعد ذلك ، تحتاج إلى تحديد نمط الخط الصحيح
• حدد حجم الخط الصحيح
• وأخيرًا ، عليك التأكد من استخدام مسافات كافية بين التحية وفقرات الجسم والتحية ، إلخ.

5. تدقيق كل شيء

بعد تنفيذ جميع الخطوات المذكورة أعلاه وقبل التفكير في الضغط على "زر الإرسال" ، تحتاج إلى التأكد من أن كل ما كتبته في البريد الإلكتروني هو 100٪ خطأ ومقاوم للخطأ.

هذا يعني أنه يجب عليك التأكد من عدم وجود خطأ إملائي في النص بأكمله ، ولا توجد أخطاء نحوية في كامل النص ، ولا توجد حشو في القصة بأكملها وفوق كل ذلك ، تحتاج إلى التأكد أنك لا تخاطب الشخص الخطأ.

إذا كنت مبتدئًا ولا يمكنك القيام بكل ذلك بنفسك ، فيمكنك بسهولة استخدام برنامج مثل Microsoft Word الذي سيعدل نصك دون عناء وسيتأكد من عدم وجود أخطاء فيه ، أو يمكنك استخدام برنامج مثل Grammarly المصمم خصيصًا لجعل النص الخاص بك مقاومًا للأخطاء.

بعض القواعد واللوائح الأخرى التي يجب عليك اتباعها عندما تقوم بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي:

• تأكد من أن الأسماء التي تستخدمها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك صحيحة بنسبة 100٪ وليست خاطئة
• تحتاج إلى التأكد من توقيع البريد الإلكتروني بشكل صحيح مع لقبك أو اسمك في نهاية البريد الإلكتروني
• تحتاج إلى التأكد من أن جميع المرفقات التي تتصل بها بالبريد الإلكتروني تعمل أم لا
• تحتاج إلى التأكد من أن البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم صحيح بنسبة 100٪ وإلا يمكنك إرسال بعض المعلومات السرية للغاية إلى شخص آخر ، والتي لا يمكنك فعل أي شيء حيالها بعد ذلك

6. خطأ شائع في اتصالات البريد الإلكتروني | استخدام "Bcc" بدلاً من "Cc"

أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني هو إرسالها إلى العنوان الخطأ. يعد هذا أحد أكثر الأخطاء شيوعًا التي يرتكبها الأشخاص في اتصالات البريد الإلكتروني. والآخر يعطي عناوين بريدهم الإلكتروني وكأنها قطعة حلوى.

للتأكد من أنك لا ترتكب هذه الأخطاء عند إرسال الآلاف والآلاف من رسائل البريد الإلكتروني إلى العملاء أو أي شخص آخر ، هناك ميزتان ربما تكون قد شاهدتهما أثناء كتابة رسالة بريد إلكتروني. هم نسخة مخفية الوجهة ونسخة.

Bcc أو Blind Carbon Copy هي ميزة تسمح لك بإبقاء شخص ما في الحلقة عبر المعلومات الموجودة في البريد الإلكتروني ولكن لا يمكنه رؤية المستلمين الآخرين للبريد الإلكتروني. وفي حالة نسخة ، يمكنهم ذلك.

لكن لماذا هذا مهم؟ ما الضرر الذي يمكن أن يفعله عنوان البريد الإلكتروني؟ حسنًا ، بالنسبة لبعض الأشخاص ، يعتبر عنوان بريدهم الإلكتروني شيئًا خاصًا للغاية وهم يتأكدون من أنهم فقط أولئك الذين يخرجون إلى الأشخاص المقربين جدًا منهم.

لذلك ، للتأكد من أنك لا تدع شخصًا غريبًا يرى قائمة مستلمي بريدك الإلكتروني بطريق الخطأ ، يجب عليك إضافتهم إلى قسم نسخة مخفية الوجهة.

7. سمِّ مرفقاتك بحكمة

تعتبر المرفقات من أهم المكونات التي قد تكون ضارة في اتصالات البريد الإلكتروني. أظهرت الأبحاث أن المرفقات لا تزال الناقل الأول للفيروسات والبرامج الضارة. لديهم قدرة لا تصدق على إصابة جهاز إلكتروني في ثوان.

هذا هو السبب في أن العديد من منصات البريد الإلكتروني مثل Gmail وما شابه ، قد وضعت مختلف البريد العشوائي وبروتوكولات الأمان الأخرى لتتبع ونزع سلاح أي مرفقات قد تكون ضارة. كل هذا الأمان جيد وجيد ، ولكن المشكلة هي أن بروتوكولات الأمان هذه تشير أحيانًا إلى البروتوكولات الجيدة على أنها بريد عشوائي.

للتأكد من عدم وضع علامة على مرفقاتك كرسائل غير مرغوب فيها ، ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات.

• أولاً ، تحتاج إلى التأكد من أن المرفقات التي تتصل بها ببريدك الإلكتروني مرتبطة بشكل صحيح بالبريد الإلكتروني الذي ترسله. لذلك ، فهي ليست مجموعة من صور القطط المرفقة برسالة بريد إلكتروني للمكتب أو رسالة بريد إلكتروني لدعوة تذكارية.
• ثانيًا ، تحتاج إلى التأكد من أن اسم الملف المرفق ليس مجموعة من الكلمات والأحرف العشوائية. يجب إعادة تسميتها وفقًا لذلك وتعيين أسماء الامتدادات بشكل صحيح حتى لا يتم وضع علامة على المرفقات ويتم إرسال البريد الإلكتروني.

استخدم nTask لإدارة ملفاتك ومرفقاتك:

nTask - برنامج إدارة المهام

دورك:

إذا كنت على وشك أن تبتل قدميك في مجال أساليب التواصل عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك أيضًا الحصول على بعض الكتب الإلكترونية المفيدة من السوق عبر الإنترنت. سوف يساعدونك على صقل مهاراتك وتقديم خطوط فعالة.

بعد كل شيء ، فإن الحفاظ على تفاعل القراء من خلال اتصالات البريد الإلكتروني القصيرة والموجزة والفعالة هو نقطة البقاء في صدارة المنافسة هذه الأيام.