7 лучших советов по эффективному общению по электронной почте в 2022 году

Прошло около 50 лет с тех пор, как была разработана первая форма электронной почты. Все началось с того, что житель Массачусетса Рэй Томлинсон, программист, создал первую в мире систему электронной почты и отправил первую. Это было в далёком 1971 году.

Конечно, сейчас все совсем по-другому, и в день по всему миру рассылаются миллиарды электронных писем, но сколько из них идеальны во всех отношениях? Как вы можете убедиться, что электронное письмо, которое вы отправляете кому-либо в вашей личной или личной жизни, будет иметь желаемый эффект?

Чтобы каждый раз, когда ваши пальцы касаются клавиатуры, вы составляли наилучшее электронное письмо, просто используйте следующие советы при общении по электронной почте, и мы можем лично гарантировать, что ваша игра по электронной почте будет первоклассной.

7 лучших советов по эффективному общению по электронной почте

1. Узнайте цель написания электронного письма

Точно так же, как проектное предложение в управлении проектами или проект здания до того, как оно будет построено, вы должны убедиться, что у вас есть цель, которая оправдывает то, почему вы пишете конкретное электронное письмо.

Неважно, это личная или профессиональная электронная почта, вам просто нужно иметь в виду цель.

Но даже до того, как мы все это сделаем, вы должны быть на 100 % уверены, что канал электронной почты — наилучшее средство для разговора, который вы собираетесь вести. Возможно, вам нужно позвонить другому человеку или написать ему. Это зависит от типа разговора, который вы собираетесь вести.

Если это обычное сообщение, например, быстрый разговор с кем-либо, вы должны просто отправить ему текстовое сообщение по телефону, потому что это взаимодействие не требует длинных цепочек электронных писем, на завершение которых уходит много времени.

Но если у вас есть сомнения относительно типа разговора, который потребует от вас отправки электронного письма другому человеку, ознакомьтесь со следующим списком и решите, подходит ли ваше взаимодействие.

Вам следует отправить электронное письмо, если вы:

• Хотите транслировать информацию большому количеству людей
• Хотите поговорить с кем-то, с кем вы давно не разговаривали и у вас нет номера его телефона
• Хотите оставить отзыв сотруднику о его работе
• Хотите прикрепить различные типы вложений к вашему тексту

Но вам всегда следует избегать написания электронных писем, когда вы делаете такие вещи, как:

• Предоставление невероятно конфиденциальной информации
• Ожидание быстрого ответа от другого человека, потому что никто не отвечает быстро на электронные письма
• Предоставление информации, которая обязательно будет грустной и шокирующей для получателя

Проверь это:

• Лучшие альтернативы электронной почте 2022 года

2. Использование правильного стиля общения по электронной почте

Следующее, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы используете правильный тип стиля электронной почты как по языку, так и по структуре, чтобы убедиться, что электронное письмо, которое вы пишете, будет иметь желаемый эффект на получателя.

Чтобы убедиться, что вы используете правильный стиль электронной почты, вам сначала нужно убедиться, каковы отношения между вами и получателем. Это коллега, член семьи, начальник или ваш партнер?

Вы делаете это, потому что вы, очевидно, не будете отправлять электронное письмо, чтобы организовать ночевку или игровой вечер, и вы не будете отправлять текстовое сообщение своему боссу о встрече со словами «Sup, Bossman?» (хотя было бы круто, но не делайте этого).

Когда вы убедитесь, что человек, которому вы отправляете электронное письмо, заслуживает общения через этот канал, и вы установили, какие отношения между вами, ребята, тогда вы готовы составить это электронное письмо.

Общее правило заключается в том, что когда вы общаетесь с кем-то из офиса или с кем-то, с кем вы давно не разговаривали, вы всегда должны использовать более профессиональный стиль письма или формальный стиль письма.

Но если вы общаетесь с кем-то, кто находится с вами в неформальных отношениях, как член семьи, вы можете свободно использовать неформальный язык.

3. Тема письма должна быть кристально чистой

Строка темы — один из самых важных элементов любого электронного письма. Это первое, что получатель должен убедиться, что электронное письмо стоит его времени или нет. Эта строка темы настолько важна, что даже полезнее, чем первые строки письма и даже предложение внутри него.

Как это возможно? Что ж, согласно статистике, более 125 миллиардов деловых писем отправляются людям по всему миру, в среднем 125 писем на человека. Сколько писем прочитано до последнего слова и сколько выброшено?

Исследования показали, что, когда ваши почтовые ящики ежедневно заполняются таким количеством электронных писем, обычные люди не открывают все электронные письма, которые им отправлены, вместо этого они видят только строку темы электронного письма, и если это соответствует их интересам, то и только тогда они откроют письмо.

Чтобы убедиться, что вы пишете самую привлекательную тему для всех своих электронных писем, вот несколько шагов, которым вы можете следовать.

• Длина темы письма должна быть не более 6-10 слов.
• Вы должны убедиться, что строка темы персонализирована для человека, компании или бизнеса, с которым вы пытаетесь связаться.
• Вам нужно выбрать правильный набор слов, чтобы убедиться, что строка темы действует как трейлер к удивительному контенту, включенному в электронное письмо.
• Вам нужно провести исследование и включить в строку темы ключевое слово с высокой открываемостью, чтобы убедиться, что получатель проверит письмо.

4. Форматирование является королем электронной почты

Выбор правильного тона, правильного получателя и правильной строки темы необходим, но не настолько необходим, как форматирование, которое вы должны сделать, чтобы убедиться, что вы не отправляете получателю большой блок текста, который они отбросят второй они видят электронную почту.

Итак, как вы можете сделать форматирование настолько привлекательным, чтобы снизить показатель отказов для электронной почты?

Выполните следующие шаги, и у вас будет наилучший формат основного текста, включенного в ваше электронное письмо.

• Во-первых, вам нужно УБЕДИТЬСЯ, что ваши абзацы состоят не более чем из двух или трех предложений.
• Во-вторых, вам нужно пролить свет на самую важную часть информации, которая включена в электронное письмо, выделяя текст жирным шрифтом, выделяя текст курсивом, помещая его в кавычки или делая все это, а также подчеркивая все это.
• После этого нужно выбрать правильный стиль шрифта
• Выберите правильный размер шрифта
• И, наконец, вам нужно убедиться, что вы используете достаточное расстояние между приветствиями, абзацами основного текста и приветствием и т. д.

5. Вычитывайте все целиком

После выполнения всех шагов, упомянутых выше, и даже не думая о том, чтобы нажать кнопку «Отправить», вам нужно убедиться, что все, что вы написали в письме, на 100% ошибочно и безошибочно.

Это означает, что вы должны убедиться, что во всем тексте нет орфографической ошибки, во всем тексте нет грамматических ошибок, во всем рассказе нет тавтологий, и вдобавок ко всему, вам нужно убедиться, что вы обращаетесь не к тому человеку.

Если вы новичок и не можете сделать все это самостоятельно, то вы можете легко использовать программное обеспечение, такое как Microsoft Word, которое без труда отредактирует ваш текст и проследит за тем, чтобы в нем не было ошибок, или вы можете использовать программное обеспечение, такое как Грамматика, которая была специально разработана, чтобы сделать ваш текст защищенным от ошибок.

Вот некоторые другие правила и положения, которым вы должны следовать при проверке своих электронных писем:

• Убедитесь, что имена, которые вы используете в своих электронных письмах, на 100 % верны и не содержат ошибок.
• Вы должны убедиться, что электронное письмо правильно подписано вашей фамилией или именем в конце электронного письма.
• Вы должны убедиться, что все вложения, которые вы связываете с электронной почтой, работают или нет.
• Вы должны убедиться, что адрес электронной почты получателя верен на 100%, иначе вы можете отправить кому-то очень конфиденциальную информацию, с которой потом ничего не сможете сделать.

6. Распространенная ошибка при общении по электронной почте | Использование «Bcc» вместо «Cc»

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать при отправке электронных писем, — это отправить их на неправильный адрес. Это одна из самых распространенных ошибок при общении по электронной почте. А другой раздает их адреса электронной почты, как конфетку.

Чтобы убедиться, что вы не совершаете этих ошибок, когда отправляете тысячи и тысячи электронных писем клиентам или кому-то еще, есть две функции, которые вы, возможно, заметили при написании электронного письма. Это Bcc и Cc.

Скрытая копия или скрытая копия — это функция, которая позволяет вам держать кого-то в курсе информации в электронной почте, но они не могут видеть других получателей электронной почты. А в случае с Cc - могут.

Но почему это важно? Какой вред может нанести адрес электронной почты? Что ж, для некоторых людей их адрес электронной почты является очень личной вещью, и они следят за тем, чтобы они обращались только к очень близким им людям.

Итак, чтобы убедиться, что вы случайно не позволите кому-то постороннему увидеть список получателей вашей электронной почты, вы должны добавить их в свой раздел Bcc.

7. Мудро называйте свои вложения

Одним из наиболее важных и потенциально опасных компонентов электронной почты являются вложения. Исследования показали, что вложения по-прежнему являются основным переносчиком вирусов и вредоносных программ. Они обладают невероятной способностью заражать электронные устройства за считанные секунды.

Вот почему многие почтовые платформы, такие как Gmail и другие, используют различные спам-протоколы и другие протоколы безопасности для отслеживания и обезвреживания любых потенциально опасных вложений. Вся эта безопасность хороша, но проблема в том, что эти протоколы безопасности иногда помечают хорошие протоколы как спам.

Чтобы убедиться, что ваши вложения не помечены как спам, просто выполните следующие действия.

• Во-первых, вам нужно убедиться, что вложения, которые вы подключаете к своей электронной почте, правильно относятся к отправляемому письму. Таким образом, это не куча фотографий котов, прикрепленных к электронному письму в офисе или электронному приглашению на поминки.
• Во-вторых, нужно убедиться, что имя файла вложения не представляет собой набор случайных слов и букв. Вы должны переименовать их соответствующим образом и правильно установить имена расширений, чтобы вложения не были помечены и сообщение электронной почты было отправлено.

Используйте nTask для управления файлами и вложениями:

nTask — программное обеспечение для управления задачами

Вам:

Если вы только собираетесь освоиться в области тактики общения по электронной почте, вы также можете приобрести несколько полезных электронных книг на онлайн-рынке. Они помогут вам отточить свои навыки и создать эффектные кульминации.

В конце концов, поддерживать интерес читателей с помощью коротких, лаконичных и эффективных сообщений электронной почты — это то, что нужно для того, чтобы оставаться на шаг впереди конкурентов в наши дни.