7 meilleurs conseils pour une communication par e-mail efficace en 2022

Cela fait environ 50 ans que la première forme de communication par courrier électronique a été développée. Tout a commencé lorsqu'un résident du Massachusetts, Ray Tomlinson, un programmeur informatique, a créé le tout premier système de messagerie électronique et envoyé le premier. C'était en 1971.

Bien sûr, tout est bien différent maintenant et il y a des milliards d'e-mails envoyés par jour partout dans le monde, mais combien d'entre eux sont parfaits à tous points de vue ? Comment pouvez-vous vous assurer que l'e-mail que vous envoyez à qui que ce soit dans votre vie personnelle ou privée aura l'effet escompté ?

Pour vous assurer que vous rédigez le meilleur e-mail possible à chaque fois que vos doigts touchent ce clavier, utilisez simplement les conseils suivants dans votre communication par e-mail et nous pouvons vous garantir personnellement que votre jeu d'e-mails sera de premier ordre.

7 meilleurs conseils pour une communication par e-mail efficace

1. Découvrez votre objectif d'écrire l'e-mail

Tout comme une proposition de projet en gestion de projet ou la conception d'un bâtiment avant sa construction, vous devez vous assurer que vous avez un objectif en tête qui justifie la raison pour laquelle vous écrivez l'e-mail en question.

Peu importe qu'il s'agisse d'un e-mail personnel ou professionnel, il vous suffit d'avoir un objectif en tête.

Mais avant même que nous fassions tout cela, vous devez être sûr à 100 % que le canal de messagerie est le meilleur moyen possible pour avoir la conversation que vous êtes sur le point d'avoir. Peut-être avez-vous besoin d'appeler l'autre personne ou de lui envoyer un SMS. Cela dépend du type de conversation que vous êtes sur le point d'avoir.

S'il s'agit d'un message normal, comme avoir une conversation rapide avec quelqu'un, vous devez simplement lui envoyer un SMS par téléphone, car cette interaction ne nécessite pas de longues chaînes de messagerie qui prennent beaucoup de temps à se conclure.

Mais si vous avez des doutes sur le type de conversation qui vous obligerait à envoyer un e-mail à l'autre personne, consultez la liste suivante et décidez si votre interaction fait la différence.

Vous devez envoyer un e-mail si vous :

• Vous souhaitez diffuser des informations à un grand nombre de personnes
• Vous voulez parler à quelqu'un à qui vous n'avez pas parlé depuis un moment et dont vous n'avez pas le numéro de téléphone
• Souhaitez fournir des commentaires à un employé sur son rendement au travail
• Vous souhaitez joindre différents types de pièces jointes à votre texte

Mais vous devriez toujours éviter d'écrire des e-mails lorsque vous faites des choses comme :

• Fournir des informations incroyablement privées
• Attendre une réponse rapide de l'autre personne, car personne ne répond rapidement aux e-mails
• Délivrer une information forcément triste et choquante pour le destinataire

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2. Utiliser le bon style de communication par e-mail

La prochaine chose que vous devez faire est de vous assurer que vous utilisez le bon type de style d'e-mail à la fois dans la langue et la structure, pour vous assurer que l'e-mail que vous écrivez aura l'effet souhaité sur le destinataire.

Pour vous assurer que vous utilisez le bon style d'e-mail, vous devez d'abord vous assurer de la relation entre vous et le destinataire. S'agit-il d'un collègue, d'un membre de la famille, d'un patron ou de votre partenaire ?

Vous faites cela parce que vous n'enverrez évidemment pas d'e-mail pour organiser une soirée pyjama ou une soirée de jeu, et vous n'enverrez pas de SMS à votre patron à propos d'une réunion disant "Sup, Bossman?" (ce serait cool, mais ne le faites pas).

Lorsque vous vous assurez que la personne à qui vous envoyez l'e-mail mérite d'être communiquée via ce canal et que vous avez établi quelle est la relation entre vous, alors vous êtes prêt à rédiger cet e-mail.

En règle générale, lorsque vous communiquez avec quelqu'un du bureau ou avec quelqu'un avec qui vous n'avez pas parlé depuis un certain temps, vous devez toujours utiliser un style d'écriture plus professionnel ou un style d'écriture formel.

Mais si vous communiquez avec quelqu'un qui est en termes informels avec vous, comme un membre de la famille, vous êtes libre d'utiliser un langage informel.

3. La ligne d'objet doit être limpide

La ligne d'objet est l'un des éléments les plus importants de tout e-mail. C'est la première chose dont le destinataire a besoin pour s'assurer que l'e-mail vaut ou non son temps. Cette ligne d'objet est si importante qu'elle est encore plus utile que les premières lignes de l'e-mail et même l'offre qu'il contient.

Comment est-ce possible? Eh bien, selon les statistiques, plus de 125 milliards d'e-mails professionnels sont envoyés vers et depuis des personnes du monde entier, avec une moyenne de 125 e-mails par personne. Combien d'e-mails sont lus jusqu'au dernier mot et combien sont jetés ?

La recherche a montré qu'avec autant d'e-mails remplissant vos boîtes aux lettres chaque jour, les gens normaux n'ouvrent pas tous les e-mails qui leur sont envoyés, à la place, ils ne voient que la ligne d'objet de l'e-mail et si cela correspond à leur intérêt, alors et alors seulement ouvriraient-ils l'e-mail.

Pour vous assurer que vous écrivez la ligne d'objet la plus attrayante pour tous vos e-mails, voici quelques étapes que vous pouvez suivre.

• Faites en sorte que la longueur de votre ligne d'objet ne dépasse pas 6 à 10 mots
• Vous devez vous assurer que la ligne d'objet est personnalisée pour la personne, l'entreprise ou l'entreprise avec laquelle vous essayez de communiquer.
• Vous devez choisir le bon ensemble de mots pour vous assurer que la ligne d'objet agit comme une bande-annonce pour le contenu incroyable inclus dans l'e-mail.
• Vous devez faire la recherche et inclure un mot-clé à taux d'ouverture élevé dans la ligne d'objet pour vous assurer que le destinataire consultera l'e-mail.

4. Le formatage est roi dans la communication par e-mail

Choisir le bon ton, le bon destinataire et la bonne ligne d'objet est nécessaire mais pas aussi nécessaire que le formatage que vous devez faire pour vous assurer que vous n'envoyez pas au destinataire un gros bloc de texte, qu'il supprimera le second ils voient le courriel.

Alors, comment pouvez-vous rendre le formatage si attrayant que le taux de rebond de l'e-mail est réduit ?

Suivez les étapes suivantes et vous aurez le meilleur format possible pour le corps du texte inclus dans votre e-mail.

• Tout d'abord, vous devez vous ASSURER que vos paragraphes ne font pas plus de deux ou trois phrases
• Deuxièmement, vous devez mettre en lumière l'information la plus importante incluse dans l'e-mail en mettant le texte en gras, en italique, en le mettant entre guillemets ou en faisant tout cela et en soulignant le tout également.
• Après cela, vous devez sélectionner le bon style de police
• Sélectionnez la bonne taille de police
• Et enfin, vous devez vous assurer que vous utilisez un espacement suffisant entre les salutations, les paragraphes du corps et les salutations, etc.

5. Relisez le tout

Après avoir effectué toutes les étapes mentionnées ci-dessus et avant même de penser à appuyer sur le "bouton Envoyer", vous devez vous assurer que tout ce que vous avez écrit dans l'e-mail est à 100 % sans erreur et sans erreur.

Cela signifie que vous devez vous assurer qu'il n'y a pas de faute d'orthographe dans tout le corps du texte, qu'il n'y a pas de fautes de grammaire dans tout le tralala, qu'il n'y a pas de tautologies dans toute l'histoire et en plus de tout cela, vous devez vous assurer que vous ne vous adressez pas à la mauvaise personne.

Si vous êtes novice et que vous ne pouvez pas faire tout cela par vous-même, vous pouvez facilement utiliser un logiciel comme Microsoft Word qui éditera votre texte sans effort et s'assurera qu'il ne contient pas d'erreurs, ou vous pouvez utiliser un logiciel comme Une grammaire spécialement conçue pour rendre votre texte infaillible.

Certaines autres règles et réglementations que vous devez suivre lorsque vous relisez vos e-mails sont :

• Assurez-vous que les noms que vous utilisez dans vos e-mails sont 100 % corrects et non erronés
• Vous devez vous assurer que l'e-mail est correctement signé avec votre nom ou prénom, à la fin de l'e-mail
• Vous devez vous assurer que toutes les pièces jointes que vous connectez avec l'e-mail fonctionnent ou non
• Vous devez vous assurer que l'e-mail du destinataire est correct à 100 %, sinon vous pouvez envoyer des informations très confidentielles à quelqu'un d'autre, auxquelles vous ne pourrez rien faire par la suite.

6. Erreur courante dans la communication par e-mail | Utilisation de "Cci" au lieu de "Cc"

L'une des pires choses que vous puissiez faire lorsque vous envoyez des e-mails est de les envoyer à la mauvaise adresse. C'est l'une des erreurs les plus courantes que les gens commettent dans la communication par e-mail. Et l'autre donne son adresse e-mail comme si c'était un bonbon.

Pour vous assurer que vous ne commettez pas ces erreurs lorsque vous envoyez des milliers et des milliers d'e-mails à des clients ou à qui que ce soit, il existe deux fonctionnalités que vous avez peut-être vues lors de la rédaction d'un e-mail. Ce sont Bcc et Cc.

Bcc ou Blind Carbon Copy est une fonctionnalité qui vous permet de tenir quelqu'un au courant via les informations contenues dans l'e-mail, mais il ne peut pas voir les autres destinataires de l'e-mail. Et dans le cas de Cc, ils le peuvent.

Mais pourquoi est-ce important ? Quel mal peut faire une adresse e-mail ? Eh bien, pour certaines personnes, leur adresse e-mail est une chose très privée et elles s'assurent qu'elles ne communiquent qu'avec des personnes très proches d'elles.

Donc, pour vous assurer que vous ne laissez pas accidentellement un étranger voir la liste des destinataires de votre e-mail, vous devez les ajouter à votre section Cci.

7. Nommez judicieusement vos pièces jointes

Les pièces jointes sont l'un des composants les plus importants et potentiellement dangereux de la communication par e-mail. Des recherches ont montré que les pièces jointes sont toujours le principal vecteur de virus et de logiciels malveillants. Ils ont une incroyable capacité à infecter un appareil électronique en quelques secondes.

C'est pourquoi de nombreuses plates-formes de messagerie telles que Gmail et autres ont placé différents protocoles de spam et autres protocoles de sécurité pour suivre et désarmer toutes les pièces jointes potentiellement dangereuses. Toute cette sécurité est belle, mais le problème est que ces protocoles de sécurité signalent parfois les bons comme spam.

Pour vous assurer que vos pièces jointes ne sont pas signalées comme spam, suivez simplement ces étapes.

• Tout d'abord, vous devez vous assurer que les pièces jointes que vous connectez à votre e-mail sont correctement pertinentes pour l'e-mail que vous envoyez. Donc, ce n'est pas un tas de photos de chats jointes à un e-mail de bureau ou à un e-mail d'invitation commémoratif.
• Deuxièmement, vous devez vous assurer que le nom de fichier de la pièce jointe n'est pas un tas de mots et de lettres aléatoires. Vous devez les renommer en conséquence et définir correctement les noms d'extension afin que les pièces jointes ne soient pas signalées et que l'e-mail soit envoyé.

Utilisez nTask pour gérer vos fichiers et pièces jointes :

nTask – Logiciel de gestion des tâches

A vous de jouer :

Si vous êtes sur le point de vous mouiller les pieds dans le domaine des tactiques de communication par e-mail, vous pouvez également vous procurer quelques livres électroniques utiles sur le marché en ligne. Ils vous aideront à perfectionner vos compétences et à fournir des punchlines efficaces.

Après tout, garder les lecteurs engagés grâce à une communication par e-mail courte, concise et efficace est le point de garder une longueur d'avance sur la concurrence ces jours-ci.