7 migliori consigli per una comunicazione e-mail efficace nel 2022

Sono trascorsi circa 50 anni da quando è stata sviluppata la prima forma di comunicazione e-mail. Tutto ebbe inizio quando Ray Tomlinson, un programmatore di computer residente nel Massachusetts, creò il primo sistema di posta elettronica in assoluto e inviò il primo. Era il lontano 1971.

Ovviamente ora è tutto molto diverso e ci sono miliardi di email inviate ogni giorno in tutto il mondo, ma quante sono perfette in ogni modo? Come puoi assicurarti che l'e-mail che stai inviando a chiunque nella tua vita personale o privata abbia l'effetto desiderato?

Per assicurarti di redigere la migliore e-mail possibile ogni volta che le tue dita toccano la tastiera, usa i seguenti suggerimenti nella tua comunicazione e-mail e possiamo garantire personalmente che il tuo gioco di posta elettronica sarà di prim'ordine.

7 migliori consigli per una comunicazione e-mail efficace

1. Scopri il tuo scopo per scrivere l'e-mail

Proprio come una proposta di progetto nella gestione del progetto o un progetto di un edificio prima che sia costruito, devi assicurarti di avere uno scopo in mente che giustifichi il motivo per cui stai scrivendo quella particolare email.

Non importa se si tratta di un'e-mail personale o professionale, devi solo avere uno scopo in mente.

Ma anche prima di fare tutto questo, devi essere sicuro al 100% che il canale di posta elettronica sia il miglior mezzo possibile per avere la conversazione che stai per avere. Forse devi chiamare l'altra persona o inviargli un messaggio. Questo dipende dal tipo di conversazione che stai per avere.

Se si tratta di un messaggio normale come avere una conversazione veloce con qualcuno, dovresti semplicemente inviargli un SMS al telefono perché quell'interazione non richiede lunghe catene di e-mail che richiedono molto tempo per concludersi.

Ma se hai dubbi sul tipo di conversazione che richiederebbe di inviare un'e-mail all'altra persona, controlla il seguente elenco e decidi se la tua interazione fa il taglio.

Dovresti inviare un'e-mail se:

• Vuoi trasmettere informazioni a un gran numero di persone
• Vuoi parlare con qualcuno con cui non parli da un po' e non hai il suo numero di telefono
• Vuoi fornire un feedback a un dipendente sulle sue prestazioni lavorative
• Vuoi allegare diversi tipi di allegati al tuo testo

Ma dovresti sempre evitare di scrivere e-mail quando fai cose come:

• Fornire informazioni incredibilmente private
• In attesa di una risposta rapida dall'altra persona, perché nessuno risponde rapidamente alle e-mail
• Fornire informazioni che sono destinate a essere tristi e scioccanti per il destinatario

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• Le migliori alternative di posta elettronica del 2022

2. Utilizzo del giusto stile di comunicazione e-mail

La prossima cosa che devi fare è assicurarti di utilizzare il giusto tipo di stile di posta elettronica sia nella lingua che nella struttura, per assicurarti che l'e-mail che stai scrivendo abbia l'effetto desiderato sul destinatario.

Per assicurarti di utilizzare lo stile di posta elettronica corretto, devi prima assicurarti quale sia la relazione tra te e il destinatario. Sono un collega, un familiare, un capo o il tuo partner?

Lo fai perché ovviamente non invierai un'e-mail per organizzare un pigiama party o una serata di gioco, e non invierai un messaggio di testo al tuo capo su un incontro dicendo "Sup, Bossman?" (sarebbe bello però, ma non farlo).

Quando ti assicuri che la persona a cui stai inviando l'e-mail meriti di essere comunicata attraverso questo canale e hai stabilito qual è la relazione tra voi ragazzi, allora siete pronti per redigere quell'e-mail.

È una regola generale che quando comunichi con qualcuno dell'ufficio o con qualcuno con cui non parli da un po', dovresti sempre usare uno stile di scrittura più professionale o uno stile di scrittura formale.

Ma se stai comunicando con qualcuno che è in rapporti informali con te come un membro della famiglia, sei libero di usare un linguaggio informale.

3. La riga dell'oggetto dovrebbe essere cristallina

La riga dell'oggetto è uno degli elementi più importanti in qualsiasi e-mail. È la prima cosa di cui il destinatario ha bisogno per assicurarsi che l'e-mail valga il suo tempo o meno. Questa riga dell'oggetto è così importante che è ancora più utile delle prime righe dell'e-mail e persino dell'offerta al suo interno.

Come è possibile? Ebbene, secondo le statistiche, più di 125 miliardi di e-mail aziendali vengono inviate da e verso persone in tutto il mondo con una media di 125 e-mail a persona. Quante e-mail vengono lette fino all'ultima parola e quante vengono buttate via?

La ricerca ha dimostrato che con così tante e-mail che riempiono le caselle di posta ogni giorno, le persone normali non aprono tutte le e-mail che vengono inviate, ma vedono solo la riga dell'oggetto dell'e-mail e se corrisponde al loro interesse, allora e solo allora avrebbero aperto l'e-mail.

Per assicurarti di scrivere la riga dell'oggetto più accattivante per tutte le tue e-mail, ecco alcuni passaggi che puoi seguire.

• Fai in modo che la lunghezza della riga dell'oggetto non sia superiore a 6-10 parole
• Devi assicurarti che la riga dell'oggetto sia personalizzata per la persona, l'azienda o l'azienda con cui stai cercando di comunicare
• Devi scegliere il giusto insieme di parole per assicurarti che la riga dell'oggetto funga da trailer per il fantastico contenuto incluso nell'e-mail
• Devi fare la ricerca e includere una parola chiave con un alto tasso di apertura nella riga dell'oggetto per assicurarti che il destinatario controlli l'e-mail

4. La formattazione è il re nella comunicazione e-mail

La scelta del tono giusto, del destinatario giusto e della riga dell'oggetto corretta è necessaria ma non necessaria quanto la formattazione che devi fare per assicurarti di non inviare al destinatario un blocco di testo di grandi dimensioni, che scarterà il secondo vedono l'e-mail.

Quindi, come puoi rendere la formattazione così attraente da ridurre la frequenza di rimbalzo dell'e-mail?

Segui i seguenti passaggi e avrai il miglior formato possibile per il corpo del testo incluso nella tua email.

• In primo luogo, devi ASSICURARTI che i tuoi paragrafi non siano lunghi più di due o tre frasi
• In secondo luogo, è necessario mettere in luce l'informazione più importante inclusa nell'e-mail mettendo in grassetto il testo, mettendolo in corsivo, inserendolo tra virgolette o facendo tutto questo e sottolineando anche il tutto
• Successivamente, è necessario selezionare lo stile del carattere corretto
• Seleziona la giusta dimensione del carattere
• Infine, devi assicurarti di utilizzare uno spazio sufficiente tra i saluti, i paragrafi del corpo e il saluto, ecc.

5. Correggi tutto

Dopo aver eseguito tutti i passaggi sopra menzionati e prima ancora di pensare di premere il "Pulsante Invia", devi assicurarti che tutto ciò che hai scritto nell'e-mail sia al 100% di errore ea prova di errore.

Ciò significa che devi assicurarti che non ci siano errori di ortografia nell'intero corpo del testo, non ci siano errori grammaticali nell'intero shebang, non ci siano tautologie nell'intera storia e per di più, devi assicurarti che non ti stai rivolgendo alla persona sbagliata.

Se sei un principiante e non puoi fare tutto da solo, puoi facilmente utilizzare un software come Microsoft Word che modificherà il tuo testo senza sforzo e si assicurerà che non ci siano errori, oppure puoi usare un software come Grammatica che è stata specificamente progettata per rendere il tuo testo a prova di errore.

Alcune altre regole e regolamenti che devi seguire durante la correzione di bozze delle tue e-mail sono:

• Assicurati che i nomi che stai utilizzando nelle tue e-mail siano corretti al 100% e non errati
• Devi assicurarti che l'e-mail sia correttamente firmata con il tuo cognome o nome, alla fine dell'e-mail
• Devi assicurarti che tutti gli allegati che stai collegando all'e-mail funzionino o meno
• Devi assicurarti che l'e-mail del destinatario sia corretta al 100% altrimenti puoi inviare alcune informazioni molto riservate a qualcun altro, di cui non puoi fare nulla in seguito

6. Errore comune nella comunicazione e-mail | Usando "Ccn" invece di "Cc"

Una delle cose peggiori che puoi fare durante l'invio di e-mail è inviarlo all'indirizzo sbagliato. Questo è uno degli errori più comuni che le persone commettono nelle comunicazioni e-mail. E l'altro sta dando i loro indirizzi e-mail come se fosse una caramella.

Per assicurarti di non commettere questi errori quando invii migliaia e migliaia di e-mail a clienti o chiunque altro, ci sono due funzionalità che potresti aver visto durante la scrittura di un'e-mail. Sono Ccn e Cc.

Ccn o Blind Carbon Copy è una funzione che ti consente di tenere qualcuno aggiornato tramite le informazioni nell'e-mail ma non può vedere gli altri destinatari dell'e-mail. E nel caso di Cc, possono.

Ma perché questo importa? Che male può fare un indirizzo email? Bene, per alcune persone il loro indirizzo e-mail è una cosa molto privata e si assicurano che vengano comunicati solo alle persone a loro molto vicine.

Quindi, per assicurarti di non far vedere accidentalmente a qualche estraneo l'elenco dei destinatari della tua email, devi aggiungerli alla tua sezione Ccn.

7. Assegna un nome saggio ai tuoi allegati

Uno dei componenti più importanti e potenzialmente dannosi nella comunicazione e-mail sono gli allegati. Le ricerche hanno dimostrato che gli allegati sono ancora il vettore numero uno di virus e malware. Hanno un'incredibile capacità di infettare un dispositivo elettronico in pochi secondi.

Questo è il motivo per cui molte piattaforme di posta elettronica come Gmail e simili, hanno inserito diversi protocolli di spamming e di sicurezza per tracciare e disarmare eventuali allegati potenzialmente dannosi. Tutta questa sicurezza va bene, ma il problema è che questi protocolli di sicurezza a volte contrassegnano quelli buoni come spam.

Per assicurarti che i tuoi allegati non vengano contrassegnati come spam, segui questi passaggi.

• In primo luogo, devi assicurarti che gli allegati che stai collegando alla tua e-mail siano adeguatamente pertinenti all'e-mail che stai inviando. Quindi, non sono un mucchio di foto di gatti allegate a un'e-mail dell'ufficio o a un'e-mail di invito commemorativa.
• In secondo luogo, devi assicurarti che il nome del file dell'allegato non sia un mucchio di parole e lettere casuali. È necessario rinominarli di conseguenza e impostare correttamente i nomi delle estensioni in modo che gli allegati non vengano contrassegnati e l'e-mail venga inviata.

Usa nTask per gestire i tuoi file e allegati:

nTask – Software di gestione delle attività

A voi:

Se stai solo per bagnarti i piedi nel campo delle tattiche di comunicazione e-mail, potresti anche prendere alcuni utili eBook dal mercato online. Ti aiuteranno ad affinare le tue abilità e a fornire battute efficaci.

Dopotutto, mantenere i lettori coinvolti attraverso comunicazioni e-mail brevi, concise ed efficaci è il punto per rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza in questi giorni.