敏捷专业人士的利益相关者分析
已发表: 2020-07-27利益相关者在任何组织中的重要性意味着利益相关者分析也很重要和必要。
任何组织中的利益相关者都会帮助确保所采取的举措与项目的最终结果一致。
这种分析将使您能够识别任何危险信号并在项目或程序的整个生命周期中克服逆境。
这是一个方便的指南，可让您了解为您的公司进行利益相关者分析所需的所有事项。
利益相关者是什么？
在我们了解利益相关者分析是什么以及您需要采取哪些步骤之前。 正确了解利益相关者是很重要的，尤其是与您的业务相关的利益相关者。
利益相关者可以定义为对活动或为特定组织做出的任何决定感兴趣的个人或一群人。
项目管理协会正式定义的利益相关者是“积极参与项目的个人和组织，或者其利益可能因项目执行或项目成功完成而受到正面或负面影响的个人和组织”。
谁扮演利益相关者的角色？
正如定义所暗示的，任何与组织有利益关系的人都是利益相关者。 这些人可能包括但不限于：
- 居民和区域社区
- 客户或消费者
- 股东或投资者
- 监管机构
- 供应商
- 组织成员
- 组织的雇员或工人
为了进行“利益相关者分析”，如何识别利益相关者？
组织可以通过不同的方式确定谁是其利益相关者。 以下问题可能有助于识别。
- 谁可能会受到组织决策的影响？
- 谁可能会受到组织活动的影响？
- 该组织对谁负有法律义务？
- 谁可以对组织的决定表示担忧？
- 过去谁曾表现出担忧或解决过此类情况？
- 谁可以帮助解决对组织的具体影响？
- 谁会影响组织履行其职责的能力？
- 如果被排除在参与之外，谁会处于不利地位？
- 价值链中是否有人受到影响？
什么是利益相关者分析？
利益相关者分析是识别组织的利益相关者，更具体地说是组织项目的利益相关者的过程。 此外，该过程涉及破译他们的参与程度、兴趣和影响力，并将他们分组。
完成此操作后，组织将决定在整个项目中让这些群体参与和沟通的最佳方式是什么。
任何利益相关者管理的第一步都是这种分析。 这是一个重要的过程，因为它允许组织获得他们项目所需的支持。
换句话说，这个过程是指用于识别和评估项目内部或外部主要利益的期望和必要性的方法和工具。
项目中的利益相关者和参与项目的人的这些关系和属性有助于任何特定项目的总体规划。
利益相关者分析的目的
项目、产品或项目群经理进行利益相关者分析的原因有多种：
获得帮助
接近关键的有价值的利益相关者可能会在初始阶段和早期阶段帮助您的项目。 您可以从这些利益相关者那里获得智慧和知识，以帮助您完成一个成功的项目。
此外，尽早解决它们还有助于确保您的项目获得这些利益相关者的支持。
像专业人士一样调整目标
进行分析后，您将知道哪些人需要参与您的项目。
然后，您将能够将每个人聚集在一起并告知他们项目的目标和目的，从而让每个人都清楚地了解他们如何为项目的成功做出贡献。
解决冲突
如果不分析您的利益相关者，您可能会在没有主要利益相关者同意的情况下启动项目。
利益相关者有可能不了解您的项目或看不到其中的价值。 这反过来又会导致您的资源被转移到其他地方，从而危及您项目的成功。
通过对利益相关者的分析，您将能够识别这个特定的利益相关者并解决他们所关心的问题，并在项目开始之前让他们参与进来。
为什么要进行利益相关者分析？
在开始任何项目时，分析您的利益相关者可能是一项巨大的资产。 了解您的利益相关者是谁以及他们将如何帮助您的项目可以让您满足他们的需求并了解与他们沟通和让他们参与的最佳方式。
了解组织参与或受项目影响的程度可以让您了解分析利益相关者的重要性。
您决定管理受产品影响的公司利益相关者的方式始于分析利益相关者对项目的控制。
您从利益相关者分析中获得了什么？
创建此类分析的好处包括：
- 您将对利益相关者的利益有清晰的认识
- 它将让您充分了解所有可能的风险
- 您将意识到负面的利益相关者以及他们如何影响您的项目
- 允许您创建设备来影响其他利益相关者
- 您可以确定您的主要利益相关者是谁，从而确保他们在项目的执行阶段保持在循环中。
对您的利益相关者进行分析并确定他们是谁，然后继续进行利益相关者管理，您可以执行以下操作：
收集输入：
利益相关者总是有机会获得有助于项目成功的宝贵信息和知识。
获得额外资源：
向利益相关者提供有关您的项目所需的信息将使他们能够全面了解交付成功的最终产品所需的确切内容。
这样，利益相关者就有机会帮助您以人员或工具的形式以及您可能需要的方式获取资源。
增加信任：
让利益相关者参与您的项目，并根据需要进行沟通和更新，这将使您能够与他们建立关系。
如果这种关系是一种信任关系，您可能能够形成持续的工作关系，特定利益相关者也将参与您未来的项目。
规划：
来自利益相关者的开放式沟通和批判性反馈可以让您了解您的项目并预测反馈。
此反馈可以帮助您了解您将来可能会获得哪些反馈，以及您需要什么才能获得未来的支持以及如何更快地获得它们。
如何以正确的方式进行利益相关者分析？
根据您的公司、行业和所涉及的团队类型，这样的分析会有所不同。
但是，某些步骤在所有步骤中都非常统一。 下面我们列出了如何分析利益相关者的一般指南，并且通过简单的添加，您可以根据适合您组织的内容对其进行自定义。
以下是您可以遵循的三个步骤来分析您的利益相关者：
步骤＃1：识别您的利益相关者
第一步是了解您的利益相关者到底是谁。 您可以从以某种方式集思广益与您的工作相关的所有人员开始。
这些人可能是任何受你工作成功或失败影响的人，任何以某种方式影响你工作的人，甚至是那些对你的工作结果感兴趣的人。
确保您在头脑风暴中进行了广泛的讨论，因为您不想冒险错过任何关键利益相关者。
如前所述，这些利益相关者可能包括：
- 运营或 IT 人员
- 您项目的顾问
- 采购人员
- 您企业中受影响部门的负责人
- 与产品相关的人
- 财务人员
- 销售人员
- 那些在制造或开发
- 行政人员
- 营销人员
请记住，利益相关者可以是个人和组织。 此分析的最终目的是确保您与这些人进行沟通，因此您最终必须在利益相关者组织中确定需要与之沟通的正确人员。
第 2 步：根据优先级将利益相关者分组
下一步，一旦你完成了头脑风暴并确定了你的利益相关者，就是考虑每个利益相关者，并根据他们对你的项目的兴趣程度和他们对项目的影响程度来确定他们的优先级。
您可以通过多种方式完成此任务。 最常见的方法之一是使用权力/兴趣网格。
利益相关者管理中的权力/利益网格是一种工具，可帮助按照利益相关者对项目的权力或利益来组织或分类利益相关者。
根据您选择对利益相关者进行分类的立场，您可以了解需要对他们采取哪些行动。
利益相关者可以分为 4 类：
高权力，高兴趣：您需要确保充分参与并努力满足他们。
高权力，少兴趣：确保你对这些人付出了足够的努力，让他们感到满意，但不要付出太多，以免他们对你试图传达的内容感到厌烦。
低功耗，高兴趣：您必须让这些人了解情况。 确保这些人得到充分的信息，并且不会出现任何问题。 这一类别的人通常可以在您的项目细节中发挥支持作用。
低权力，少兴趣：确保你监控这些人，但尽量不要让他们因过多的沟通或参与而感到厌烦。
Fran Ackermann 在《制定战略：制定战略成功》一书中讨论了另一种优先考虑利益相关者的方法。
该方法再次将利益相关者分为四类，与所讨论的类似但不同。
玩家：这些是高权力、高兴趣的人，应该充分参与您的项目并且您希望与他们合作。
主题：这些是低权力、高利益的利益相关者。 这些人可以为你的项目提出很好的见解和想法，但你不应该总是对他们说“是”。
上下文设置者：这些是高权力、低利益的利益相关者。 这些人可以对你的项目产生很大的影响，但不应该对细节感到厌烦，他们应该随时了解项目的最新情况。
人群：这些是低权力、低利益的利益相关者。 与这些人进行一些沟通是好的，但与其他利益相关者相比，需要最少的沟通。
第 3 步：了解利益相关者
对利益相关者进行分类后，就该决定与他们互动和交流的最佳方式了。
战略性地思考如何保证您所分类的每种利益相关者的持续支持。
为了能够做到这一点，您可以提出一些好的问题：
- 你的工作成果是否存在经济或情感利益？ 这种兴趣是正面的还是负面的？
- 是什么激励了这个利益相关者？
- 他们希望得到什么类型的信息？ 与他们沟通的最佳方式是什么？
- 他们目前如何看待你的作品？ 他们使用什么信息得出这个结论？
- 谁影响了他们的意见，这些影响者也是你的利益相关者吗？
- 如果他们不这样做，您能做些什么来赢得他们对您项目的支持？
- 如果你不能赢得他们对你的项目的支持，有没有办法可以减少他们的反对？ 这些是什么？
一旦您完成了对利益相关者的优先排序并花时间了解他们对您的项目的看法，请尝试制定项目管理沟通计划。
项目管理沟通计划是一项计划，用于确定在整个项目开发过程中如何将重要和重要的信息传达给利益相关者。
该计划包括您需要传递的信息类型、与利益相关者沟通的方法以及利益相关者希望接收此信息的频率。
已经开始进行利益相关者分析！
组织项目需要组织内不同人员的贡献、批准和指导。
如果这些人不完全理解或同意项目的目标或为执行它而制定的计划，他们可能会成为该项目成功的障碍。
但是，花时间获得这些利益相关者的批准和帮助可以在很多方面帮助您的项目。
因此，利益相关者分析是任何项目的重要组成部分。 在开始项目时，您应该花时间进行此类分析，以使您的项目有很大的成功机会。