Analisi degli stakeholder per professionisti agili

L'importanza degli stakeholder in qualsiasi organizzazione significa che anche l'analisi degli stakeholder è importante e imperativa.

Le parti interessate in qualsiasi organizzazione contribuiscono a garantire che vengano prese quelle iniziative in linea con il risultato finale di un progetto.

Questa analisi ti consentirà di identificare eventuali segnali di pericolo e superare le avversità per tutta la durata di un progetto o di un programma.

Ecco una guida pratica per farti conoscere tutte le cose necessarie per condurre un'analisi degli stakeholder per la tua azienda.

Quali sono gli stakeholder?

Prima di poter approfondire cos'è l'analisi degli stakeholder e quali passaggi è necessario intraprendere. È importante comprendere correttamente quali sono le parti interessate, in particolare per quanto riguarda la tua attività.

Gli stakeholder possono essere definiti come singoli individui o come un gruppo di persone che hanno un interesse nell'attività o in una qualsiasi delle decisioni prese per una particolare organizzazione.

Formalmente gli stakeholder, come definiti dal Project Management Institute, sono " individui e organizzazioni che sono attivamente coinvolti nel progetto, o i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente a seguito dell'esecuzione del progetto o del completamento del progetto con successo ".

Chi svolge il ruolo di stakeholder?

Come suggerisce la definizione, chiunque abbia un interesse nell'organizzazione è uno stakeholder. Queste persone possono includere, ma non sono limitate a:

• Comunità residenti e regionali
• Clienti o consumatori
• Azionisti o investitori
• Regolatori
• Fornitori
• Membri dell'organizzazione
• Dipendenti o lavoratori dell'organizzazione

Come identificare le parti interessate al fine di eseguire una "analisi delle parti interessate"?

Esistono diversi modi in cui un'organizzazione può determinare chi sono i suoi stakeholder. Le seguenti domande possono essere di aiuto in questa identificazione.

• Chi può essere influenzato dalle decisioni dell'organizzazione?
• Chi può essere influenzato dalle attività dell'organizzazione?
• L'organizzazione ha obblighi legali nei confronti di chi?
• Chi può esprimere apprensione per le decisioni dell'organizzazione?
• Chi ha mostrato preoccupazioni o affrontato tali situazioni in passato?
• Chi può aiutare ad affrontare gli impatti specifici per l'organizzazione?
• Chi influenza l'organizzazione in grado di adempiere alle proprie responsabilità?
• Chi è svantaggiato se escluso dall'ingaggio?
• Qualcuno nella catena del valore è interessato?

Che cos'è l'analisi degli stakeholder?

L'analisi degli stakeholder è il processo di identificazione degli stakeholder di un'organizzazione, e più specificamente degli stakeholder di un progetto organizzativo. Inoltre, il processo implica la decifrazione del loro livello di partecipazione, interesse e influenza e il raggruppamento in quanto tali.

Una volta fatto ciò, un'organizzazione decide quale sia il modo migliore per coinvolgere e comunicare con questi gruppi durante tutto il progetto.

Il primo passo in ogni Stakeholder Management è questa analisi. Questo è un processo importante in quanto consente alle organizzazioni di ottenere il supporto di cui hanno bisogno per i loro progetti.

In altre parole, questo processo fa riferimento a metodi e strumenti utilizzati per identificare e apprezzare le aspettative e le necessità dei principali interessi all'interno o all'esterno del progetto.

Queste relazioni e attributi di coloro che sono coinvolti nel progetto e coloro che sono coinvolti nel progetto aiutano la pianificazione generale di qualsiasi progetto particolare.

Scopo di un'analisi degli stakeholder

Esistono diversi motivi per cui un project manager, un product manager o un program manager può condurre un'analisi delle parti interessate:

Ottenere aiuto

Avvicinarsi ai principali stakeholder di valore può aiutare il tuo progetto nelle fasi iniziali e iniziali. Puoi acquisire saggezza e conoscenza da queste parti interessate per aiutarti a completare un progetto di successo.

Inoltre, affrontarli in anticipo può anche aiutare a garantire il supporto di queste parti interessate per il tuo progetto.

Allinea gli obiettivi come un professionista

Una volta eseguita l'analisi, sarai consapevole di quali persone devono essere coinvolte nel tuo progetto.

Sarai quindi in grado di riunire tutti e informarli degli obiettivi e degli obiettivi del progetto, e così dare a tutti una chiara comprensione di come possono contribuire al successo del progetto.

Per affrontare i conflitti

Senza l'analisi dei tuoi stakeholder, c'è la possibilità che tu avvii un progetto senza l'accordo di uno dei principali stakeholder.

C'è la possibilità che uno stakeholder non capisca il tuo progetto o non veda valore in esso. Questo a sua volta può portare le tue risorse a essere indirizzate altrove e quindi mettere a repentaglio il successo del tuo progetto.

Con l'analisi dei tuoi stakeholder, saresti stato in grado di identificare questo particolare stakeholder e affrontare le preoccupazioni che avevano e coinvolgerli prima dell'inizio del tuo progetto.

Perché condurre un'analisi delle parti interessate?

L'analisi delle parti interessate può essere una grande risorsa all'avvio di qualsiasi progetto. Sapere chi sono i tuoi stakeholder e come aiuteranno il tuo progetto può permetterti di soddisfare le loro esigenze e capire il modo migliore per comunicare con loro e coinvolgerli.

Capire quanto un'organizzazione è coinvolta o influenzata da un progetto ti consente di comprendere quanto sia importante analizzare i tuoi stakeholder.

Il modo in cui decidi di gestire gli stakeholder della tua azienda che sono influenzati dal tuo prodotto inizia con l'analisi dei tuoi stakeholder in termini di presa sul progetto.

Cosa guadagni dall'analisi degli stakeholder?

I vantaggi della creazione di tale analisi includono:

• Avrai una chiara comprensione degli interessi degli stakeholder
• Ti permetterà di comprendere appieno tutti i possibili rischi
• Diventerai consapevole degli stakeholder negativi e di come possono influenzare il tuo progetto
• Consente di creare dispositivi per influenzare altre parti interessate
• Puoi identificare chi sono i tuoi stakeholder chiave e quindi assicurarti che siano tenuti al passo durante la fase di esecuzione del tuo progetto.

Fare un'analisi sui tuoi stakeholder e identificare chi sono e poi passare alla gestione degli stakeholder ti consente di fare quanto segue:

Raccogli input:

C'è sempre la possibilità che le parti interessate abbiano informazioni e conoscenze preziose che possono aiutare nel successo del tuo progetto.

Ottieni risorse aggiuntive:

Dare alle parti interessate le informazioni richieste sul tuo progetto consentirà loro di avere un quadro completo di ciò che è esattamente necessario per fornire un prodotto finale di successo.

In questo modo, c'è un'opportunità per le parti interessate di aiutarti nell'acquisizione di risorse, sotto forma di persone o strumenti e di cui potresti aver bisogno.

Aumento della fiducia:

Coinvolgere le parti interessate nel tuo progetto e comunicarle e aggiornarle secondo necessità ti consentirà di costruire una relazione con loro.

Se questa relazione è di fiducia, potresti essere in grado di formare un rapporto di lavoro continuo, con parti interessate coinvolte anche nei tuoi progetti futuri.

Pianificazione:

La comunicazione aperta e il feedback critico delle parti interessate possono consentirti di acquisire conoscenza del tuo progetto e anticipare il feedback.

Questo feedback può aiutarti a capire quali feedback potresti ricevere in futuro e anche di cosa avrai bisogno per ottenere futuri buy-in e come garantirli più rapidamente.

Come eseguire un'analisi delle parti interessate nel modo giusto?

A seconda dell'azienda, del settore e del tipo di team coinvolto, tale analisi varierà di conseguenza.

Tuttavia, alcuni passaggi sono abbastanza uniformi in tutti loro. Di seguito elenchiamo una linea guida generale su come analizzare i tuoi stakeholder e, con semplici aggiunte, puoi personalizzarli in base a ciò che si adatta alla tua organizzazione.

Di seguito sono riportati i tre passaggi che puoi seguire per l'analisi dei tuoi stakeholder:

Passaggio n. 1: identificare le parti interessate

Il primo passo è capire chi sono esattamente i tuoi stakeholder. Puoi iniziare con il brainstorming di tutte le persone legate al tuo lavoro in un modo o nell'altro.

Queste persone potrebbero essere chiunque sia influenzato dal successo o dal fallimento del tuo lavoro, chiunque influenzi in qualche modo il tuo lavoro o anche coloro che sono interessati a come andrà a finire il tuo lavoro.

Assicurati di essere approfondito nel tuo brainstorming in quanto non vorresti rischiare di perdere per errore qualsiasi stakeholder chiave.

Come discusso, queste parti interessate potrebbero includere:

• Persone nelle operazioni o IT
• Consulenti del tuo progetto
• Personale addetto agli appalti
• I capi delle unità interessate nella tua attività
• Persone legate al prodotto
• Personale finanziario
• Addetti alle vendite
• Quelli nella produzione o nello sviluppo
• Personale esecutivo
• Individui di marketing

Ricorda che gli stakeholder possono essere individui e organizzazioni. Lo scopo di questa analisi è in definitiva quello di assicurarti di comunicare con queste persone, quindi alla fine dovrai identificare la persona o le persone corrette all'interno di un'organizzazione di stakeholder con cui dovrai comunicare.

Passaggio 2: dividere le parti interessate in gruppi in base alla priorità

Il passo successivo, una volta completato il brainstorming e identificato i tuoi stakeholder, è considerare ogni stakeholder e dare loro la priorità in base al livello di interesse che hanno nel tuo progetto e al livello di influenza che esercitano su di esso.

Ci sono diversi modi per portare a termine questo compito. Uno dei metodi più comuni consiste nell'utilizzare una rete di alimentazione/interessi.

La griglia potere/interesse nella gestione degli stakeholder è uno strumento che aiuta a organizzare o classificare gli stakeholder in base al potere o all'interesse che detengono con il tuo progetto.

A seconda della posizione in cui scegli di classificare il tuo stakeholder, ti consente di sapere quali azioni devi intraprendere con loro.

Ci sono 4 categorie in cui uno stakeholder potrebbe rientrare:

Alto potere, alto interesse : devi assicurarti di coinvolgerli completamente e fare uno sforzo per soddisfarli.

Elevata potenza, meno interesse: assicurati di impegnarti abbastanza con queste persone da renderle soddisfatte, ma non mettere troppo in modo che si annoino di ciò che stai cercando di trasmettere.

Bassa potenza, alto interesse : devi tenere queste persone informate. Assicurati che queste persone siano adeguatamente informate e che non ci siano problemi. Le persone in questa categoria possono spesso svolgere un ruolo di supporto nei dettagli del tuo progetto.

Bassa potenza, meno interesse : assicurati di monitorare tali individui ma cerca di non annoiarli con quantità eccessive di comunicazione o impegno.

Un altro approccio per la definizione delle priorità degli stakeholder è stato discusso nel libro "Making Strategy: Mapping out strategic success" di Fran Ackermann.

Il metodo ha raggruppato nuovamente le parti interessate in quattro categorie, simili ma diverse da quelle discusse.

Giocatori : queste sono le persone di alto potere e di alto interesse che dovrebbero essere completamente coinvolte nel tuo progetto e tu vuoi collaborare con loro.

Soggetti : Si tratta di parti interessate a basso potere e ad alto interesse. Queste persone possono suggerire grandi spunti e idee per il tuo progetto, ma non dovresti sentirti obbligato a dire loro sempre di sì.

Context-setter: questi sono gli stakeholder ad alto potere e basso interesse. Queste persone possono avere una grande influenza sul tuo progetto, ma non dovrebbero annoiarsi dei dettagli, dovrebbero comunque essere mantenute aggiornate sul progetto.

Folla : si tratta di parti interessate a bassa potenza e a basso interesse. Una certa comunicazione con queste persone è buona, ma rispetto ad altre parti interessate, è richiesta la minor quantità di comunicazione.

Passaggio 3: comprendere le parti interessate

Una volta che hai classificato i tuoi stakeholder, è tempo di decidere quale sia il modo migliore per interagire e comunicare con loro.

Pensa strategicamente a come puoi garantire il supporto continuo di ogni tipo di stakeholder che hai classificato.

Per essere in grado di farlo, alcune buone domande che puoi porre sono:

1. C'è un interesse finanziario o emotivo nel risultato del tuo lavoro? Questo interesse è positivo o negativo?
2. Cosa motiva questo stakeholder?
3. Che tipo di informazioni sperano? Qual è il modo migliore per comunicare con loro?
4. Come vedono attualmente il tuo lavoro? Quali informazioni hanno utilizzato per giungere a tale conclusione?
5. Chi influenza le loro opinioni e questi influencer sono anche i tuoi stakeholder?
6. Cosa puoi fare per ottenere il loro sostegno al tuo progetto, se non lo fanno?
7. Se non riesci a ottenere il loro sostegno al tuo progetto, ci sono modi in cui puoi ridurre al minimo la loro opposizione? Quali sono?

Una volta che hai completato la definizione delle priorità dei tuoi stakeholder e prenditi il ​​tempo necessario per capire come sono nei confronti del tuo progetto, prova a elaborare un piano di comunicazione di gestione del progetto.

Un piano di comunicazione per la gestione del progetto è un piano che identifica come le informazioni essenziali e importanti devono essere comunicate alle parti interessate durante lo sviluppo del progetto.

Il piano include i tipi di informazioni che dovrai trasmettere, il metodo che comunicherai con i tuoi stakeholder e la frequenza con cui i tuoi stakeholder vorrebbero ricevere queste informazioni.

Inizia già con l'analisi delle parti interessate!

I progetti organizzativi richiedono il contributo, l'approvazione e la direzione di persone diverse all'interno dell'organizzazione.

Se queste persone non comprendono completamente o non sono d'accordo con gli obiettivi del progetto, o il piano creato per eseguirlo, possono diventare un ostacolo al successo di quel progetto.

Tuttavia, prendersi il tempo necessario per ottenere l'approvazione e l'aiuto di queste parti interessate può aiutare il tuo progetto in molti modi.

Pertanto, l'analisi degli stakeholder è una parte vitale di qualsiasi progetto. Dovresti dedicare del tempo a condurre tale analisi quando inizi un progetto per dare al tuo progetto buone possibilità di successo.