Analiza părților interesate pentru profesioniști agili

Importanța părților interesate în orice organizație înseamnă că analiza părților interesate este de asemenea importantă și imperativă.

Părțile interesate din orice organizație ajută la asigurarea faptului că sunt luate acele inițiative care se aliniază cu rezultatul final al unui proiect.

Această analiză vă va permite să identificați eventualele semnale roșii și să depășiți adversitatea pe toată durata de viață a unui proiect sau a unui program.

Iată un ghid util pentru a vă informa toate lucrurile necesare pentru a efectua o analiză a părților interesate pentru compania dvs.

Care sunt părțile interesate?

Înainte de a putea intra în ce este analiza părților interesate și ce pași trebuie să luați. Este important să înțelegeți corect care sunt părțile interesate, în special în ceea ce privește afacerea dvs.

Părțile interesate pot fi definiți fie ca fiind indivizi singulari, fie un grup de oameni care au un interes în activitatea sau oricare dintre deciziile luate pentru o anumită organizație.

În mod oficial, părțile interesate, așa cum sunt definiți de Institutul de Management al Proiectului, sunt „ persoane și organizații care sunt implicate activ în proiect sau ale căror interese pot fi afectate pozitiv sau negativ ca urmare a execuției sau a finalizării cu succes a proiectului ”.

Cine joacă rolul unei părți interesate?

După cum sugerează definiția, oricine are o miză în organizație este o parte interesată. Aceste persoane pot include, dar nu se limitează la:

• Comunități rezidente și regionale
• Clienți sau consumatori
• Acționari sau investitori
• Regulatoare
• Furnizori
• Membrii organizației
• Angajații sau lucrătorii organizației

Cum să identificăm părțile interesate de dragul efectuării unei „analize a părților interesate”?

Există diferite moduri în care o organizație poate determina cine sunt părțile interesate. Următoarele întrebări pot fi de ajutor în această identificare.

• Cine poate fi afectat de deciziile organizației?
• Cine poate fi afectat de activitățile organizației?
• Cui îi datorează organizația obligații legale?
• Cine poate exprima temerile cu privire la deciziile organizației?
• Cine și-a arătat îngrijorarea sau a abordat astfel de situații în trecut?
• Cine poate ajuta la abordarea impacturilor specifice pentru organizație?
• Cine afectează capacitatea organizației de a-și îndeplini responsabilitățile?
• Cine este dezavantajat dacă este exclus din implicare?
• Este cineva afectat din lanțul valoric?

Ce este analiza părților interesate?

Analiza părților interesate este procesul de identificare a părților interesate ale unei organizații și, mai precis, a părților interesate ale unui proiect organizațional. În plus, procesul implică descifrarea nivelului lor de participare, interes și influență și gruparea lor ca atare.

Odată realizat acest lucru, o organizație decide care este cea mai bună modalitate de a implica și de a comunica cu aceste grupuri pe parcursul proiectului.

Primul pas în orice management al părților interesate este această analiză. Acesta este un proces important, deoarece permite organizațiilor să obțină sprijinul de care au nevoie pentru proiectele lor.

Cu alte cuvinte, acest proces se referă la metode și instrumente folosite pentru a identifica și a aprecia așteptările și necesitățile principalelor interese din interiorul sau din afara proiectului.

Aceste relații și atribute ale celor cu mize în proiect și ale celor implicați în proiect ajută la planificarea generală a oricărui proiect anume.

Scopul unei analize a părților interesate

Există mai multe motive pentru care un manager de proiect, produs sau program poate efectua o analiză a părților interesate:

Obține ajutor

Abordarea părților interesate cheie valoroase vă poate ajuta proiectul în fazele inițiale și incipiente. Puteți obține înțelepciune și cunoștințe de la aceste părți interesate pentru a vă ajuta să finalizați un proiect de succes.

În plus, abordarea lor din timp poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că aveți sprijinul acestor părți interesate pentru proiectul dvs.

Aliniați obiectivele ca un profesionist

Odată ce faci analiza, vei fi conștient de ce persoane trebuie să fie implicate în proiectul tău.

Veți putea apoi să-i aduceți pe toți împreună și să îi informați despre scopurile și obiectivele proiectului, oferind astfel tuturor o înțelegere clară a modului în care pot contribui la succesul proiectului.

Pentru a aborda conflictele

Fără o analiză a părților interesate, există posibilitatea de a începe un proiect fără acordul unei părți interesate majore.

Există șansa ca o parte interesată să nu vă înțeleagă proiectul sau să nu-i vadă valoare. Acest lucru, la rândul său, poate duce la direcționarea resurselor dvs. în altă parte și, astfel, vă poate pune în pericol succesul proiectului.

Cu analiza părților interesate, ați fi putut să identificați această parte interesată și să răspundeți preocupărilor pe care le aveau și le-ați fi luat la bord înainte de începerea proiectului dumneavoastră.

De ce să faceți o analiză a părților interesate?

Analizarea părților interesate poate fi un atu extraordinar atunci când începeți orice proiect. Cunoașterea cine sunt părțile interesate și cum vă vor ajuta proiectul vă poate permite să răspundeți nevoilor lor și să înțelegeți cel mai bun mod de a comunica cu ei și de a-i implica.

Înțelegerea cât de mult este fie implicată sau afectată o organizație într-un proiect, vă permite să înțelegeți cât de important este să vă analizați părțile interesate.

Modul în care decideți să gestionați părțile interesate ale companiei dvs. care sunt afectate de produsul dvs. începe cu analizarea părților interesate în ceea ce privește influența lor asupra proiectului.

Ce câștigați din analiza părților interesate?

Beneficiile creării unei astfel de analize includ:

• Veți avea o înțelegere clară a intereselor părților interesate
• Vă va permite să înțelegeți pe deplin toate riscurile posibile
• Veți deveni conștienți de părțile interesate negative și de modul în care acestea vă pot afecta proiectul
• Vă permite să creați dispozitive pentru a influența alte părți interesate
• Puteți identifica cine sunt părțile interesate cheie și astfel vă asigurați că aceștia sunt ținuți la curent în timpul fazei de execuție a proiectului dumneavoastră.

Efectuarea unei analize a părților interesate și identificarea cine sunt aceștia și apoi gestionarea părților interesate vă permite să faceți următoarele:

Colectați intrare:

Există întotdeauna șansa ca părțile interesate să aibă informații și cunoștințe valoroase care pot ajuta la succesul proiectului dumneavoastră.

Obțineți resurse suplimentare:

Oferirea părților interesate informațiile necesare despre proiectul dvs. le va permite să aibă o imagine completă despre exact ceea ce aveți nevoie pentru a livra un produs final de succes.

În acest fel, există posibilitatea ca părțile interesate să vă ajute în achiziționarea de resurse, sub formă de oameni sau instrumente și de care ați putea avea nevoie.

Creșterea încrederii:

Implicarea părților interesate în proiectul dvs. și comunicarea și actualizarea acestora după cum este necesar vă va permite să construiți o relație cu aceștia.

Dacă această relație este una de încredere, este posibil să puteți forma o relație de lucru continuă, cu anumite părți interesate implicate și în proiectele dumneavoastră viitoare.

Planificare:

Comunicarea deschisă și feedback-ul critic din partea părților interesate vă pot permite să obțineți cunoștințe despre proiectul dvs. și să anticipați feedback-ul.

Acest feedback vă poate ajuta să înțelegeți ce feedback puteți primi în viitor și, de asemenea, de ce aveți nevoie pentru a obține achiziții viitoare și cum să le asigurați mai rapid.

Cum se efectuează o analiză a părților interesate în mod corect?

În funcție de compania dvs., industria și tipul de echipă implicată, o astfel de analiză va varia în consecință.

Cu toate acestea, anumiți pași sunt destul de uniformi în toate. Mai jos enumeram un ghid general cu privire la modul în care vă puteți analiza părțile interesate și, cu simple completări, le puteți personaliza în funcție de ceea ce se va potrivi organizației dvs.

Mai jos sunt cei trei pași pe care îi puteți urma pentru analiza părților interesate:

Pasul # 1: Identificarea părților interesate

Primul pas este să înțelegeți cine sunt exact părțile interesate. Puteți începe prin a face brainstorming tuturor persoanelor care au legătură cu munca dvs. într-un fel sau altul.

Acești oameni ar putea fi oricine este afectat de succesul sau eșecul muncii tale, oricine îți influențează munca într-un fel sau chiar cei care sunt interesați de modul în care se dovedește munca ta.

Asigurați-vă că sunteți amplu în brainstorming-ul dvs., deoarece nu ați dori să riscați să pierdeți din greșeală vreo parte interesată cheie.

După cum sa discutat, aceste părți interesate ar putea include:

• Oameni în operațiuni sau IT
• Consultanți ai proiectului dumneavoastră
• Personalul de achizitii
• Șefii unităților afectate din afacerea dvs
• Persoane legate de produs
• Personalul financiar
• Echipa de vanzari
• Cei din producție sau dezvoltare
• Personalul executiv
• Indivizi de marketing

Amintiți-vă că părțile interesate pot fi persoane și organizații. Scopul acestei analize este, în cele din urmă, de a vă asigura că comunicați cu acești oameni, astfel încât în ​​cele din urmă va trebui să identificați persoana sau persoanele corecte din cadrul unei organizații cu părți interesate cu care va trebui să comunicați.

Pasul #2: Împărțiți părțile interesate în grupuri în funcție de prioritate

Următorul pas, odată ce ați finalizat brainstorming-ul și ați identificat părțile interesate, este să luați în considerare fiecare parte interesată și să le prioritizați după nivelul de interes pe care îl au față de proiectul dvs. și nivelul de influență pe care îl dețin asupra acestuia.

Există diferite moduri în care puteți îndeplini această sarcină. Una dintre cele mai comune metode este utilizarea unei rețele de energie/dobândă.

Grila de putere/interese în managementul părților interesate este un instrument care ajută la organizarea sau clasificarea părților interesate în funcție de puterea sau interesul pe care îl au față de proiectul dvs.

În funcție de poziția în care alegeți să vă clasificați părțile interesate, vă permite să știți ce acțiuni trebuie să luați cu ei.

Există 4 categorii în care s-ar putea încadra o parte interesată:

Putere mare, interes ridicat : trebuie să vă asigurați că îi implicați pe deplin și să faceți un efort pentru a le satisface.

Putere mare, mai puțin interes: asigurați-vă că depuneți suficient efort cu acești oameni pentru a fi mulțumiți, dar nu puneți prea mult pentru a se plictisi de ceea ce încercați să transmiteți.

Putere scăzută, interes ridicat : trebuie să țineți acești oameni informați. Asigurați-vă că acești oameni sunt informați corespunzător și că nu apar probleme. Oamenii din această categorie pot juca adesea un rol de sprijin în detaliile proiectului tău.

Putere scăzută, interes mai mic : asigurați-vă că monitorizați astfel de persoane, dar încercați să nu-i plictisești cu cantități excesive de comunicare sau implicare.

O altă abordare pentru prioritizarea părților interesate a fost discutată în cartea „Making Strategy: Mapping out strategic success” de Fran Ackermann.

Metoda transmisă grupează din nou părțile interesate în patru categorii, similare, dar diferite de cele discutate.

Jucători : Aceștia sunt indivizii de mare putere, cu interes ridicat, care ar trebui să fie pe deplin implicați în proiectul dvs. și doriți să colaborați cu ei.

Subiecte : Aceștia sunt părți interesate cu putere redusă și interes ridicat. Acești oameni pot sugera idei și idei grozave pentru proiectul tău, dar nu ar trebui să te simți obligat să le spui da întotdeauna.

Context-Setters: Aceștia sunt părțile interesate de mare putere, cu interes scăzut. Acești oameni pot avea o mare influență asupra proiectului tău, dar nu ar trebui să se plictisească de detalii, ar trebui să fie ținuți la curent cu proiectul, totuși.

Mulțime : Aceștia sunt părți interesate cu putere redusă, cu interes scăzut. O anumită comunicare cu acești oameni este bună, dar în comparație cu alte părți interesate, este necesară cea mai mică cantitate de comunicare.

Pasul 3: Înțelegerea părților interesate

Odată ce v-ați clasificat părțile interesate, este timpul să decideți care este cel mai bun mod de a vă implica și de a comunica cu aceștia.

Gândiți-vă strategic la modul în care puteți garanta sprijinul continuu din partea fiecărui tip de părți interesate pe care l-ați clasificat.

Pentru a putea face acest lucru, câteva întrebări bune pe care le puteți pune sunt:

1. Există un interes financiar sau emoțional în rezultatul muncii tale? Este acest interes pozitiv sau negativ?
2. Ce motivează această parte interesată?
3. La ce tip de informații speră ei? Cum este cel mai bun mod prin care poți comunica cu ei?
4. Cum văd în prezent munca dvs.? Ce informații au folosit pentru a ajunge la această concluzie?
5. Cine le influențează opiniile și acești influenți sunt și părțile interesate ale dvs.?
6. Ce poți face pentru a câștiga sprijinul lor în proiectul tău, dacă nu o fac?
7. Dacă nu puteți câștiga sprijinul lor pentru proiectul dvs., există modalități prin care le puteți minimiza opoziția? Ce sunt ei?

Odată ce ați finalizat prioritizarea părților interesate și ați luat timp pentru a înțelege cum sunt aceștia față de proiectul dvs., încercați să veniți cu un plan de comunicare pentru managementul proiectului.

Un plan de comunicare pentru managementul proiectului este un plan care identifică modul în care informațiile esențiale și importante vor fi comunicate părților interesate pe parcursul dezvoltării proiectului dumneavoastră.

Planul include tipurile de informații pe care va trebui să le transmiteți, metoda pe care o veți comunica cu părțile interesate și frecvența la care părțile interesate ar dori să primească aceste informații.

Începeți deja analiza părților interesate!

Proiectele organizaționale necesită contribuție, aprobare și direcție din partea diferiților oameni din organizație.

Dacă acești oameni nu înțeleg complet sau nu sunt de acord cu obiectivele proiectului sau cu planul creat pentru a-l executa, ei pot deveni o piedică în calea succesului proiectului respectiv.

Cu toate acestea, alocarea timpului pentru a obține aprobarea și ajutorul acestor părți interesate vă poate ajuta proiectul în multe feluri.

Prin urmare, analiza părților interesate este o parte atât de vitală a oricărui proiect. Ar trebui să vă faceți timp pentru a efectua o astfel de analiză atunci când începeți un proiect, pentru a oferi proiectului dumneavoastră o șansă bună de succes.