Çevik Profesyoneller için Paydaş Analizi

Paydaşların herhangi bir kuruluştaki önemi, paydaş analizinin de önemli ve zorunlu olduğu anlamına gelir.

Herhangi bir kuruluştaki paydaşlar, bir projenin nihai sonucuyla uyumlu olan bu girişimlerin yapıldığından emin olmaya yardımcı olur.

Bu analiz, bir projenin veya programın ömrü boyunca herhangi bir kırmızı bayrak belirlemenizi ve zorlukların üstesinden gelmenizi sağlayacaktır.

İşte şirketiniz için bir paydaş analizi yapmak için gereken her şeyi size bildirmek için kullanışlı bir kılavuz.

Paydaşlar nelerdir?

Paydaş analizinin ne olduğuna ve hangi adımları atmanız gerektiğine geçmeden önce. Özellikle işinizle ilgili olarak paydaşların ne olduğunu doğru bir şekilde anlamak önemlidir.

Paydaşlar, belirli bir kuruluş için alınan kararlardan herhangi biri veya faaliyette çıkarı olan tekil bireyler veya bir grup insan olarak tanımlanabilir.

Resmi olarak Proje Yönetim Enstitüsü tarafından tanımlanan paydaşlar, “ projede aktif olarak yer alan veya projenin yürütülmesi veya projenin başarılı bir şekilde tamamlanması sonucunda çıkarları olumlu veya olumsuz olarak etkilenebilecek kişi ve kuruluşlardır ”.

Paydaş Rolünü Kim Oynar?

Tanımdan da anlaşılacağı gibi, kuruluşta payı olan herkes bir paydaştır. Bu kişiler şunları içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Yerleşik ve bölgesel topluluklar
• Müşteriler veya tüketiciler
• Hissedarlar veya yatırımcılar
• düzenleyiciler
• Tedarikçiler
• Örgütün üyeleri
• Kuruluşun çalışanları veya çalışanları

'Paydaş Analizi' Yapabilmek İçin Paydaşlar Nasıl Belirlenir?

Bir kuruluşun paydaşlarının kim olduğunu belirlemesinin farklı yolları vardır. Aşağıdaki sorular bu tanımlamaya yardımcı olabilir.

• Kuruluşun kararlarından kimler etkilenebilir?
• Kuruluşun faaliyetlerinden kimler etkilenebilir?
• Kuruluş yasal yükümlülükleri kime borçludur?
• Kuruluşun kararları hakkında kim endişelerini dile getirebilir?
• Geçmişte bu tür durumları kim endişelendirdi veya ele aldı?
• Kuruluş için belirli etkilerin ele alınmasına kim yardımcı olabilir?
• Kuruluşun sorumluluklarını yerine getirebilmesini kim etkiler?
• Katılımdan dışlanırsa kim dezavantajlı olur?
• Değer zincirindeki herhangi biri etkilendi mi?

Paydaş Analizi Nedir?

Paydaş analizi, bir kuruluşun paydaşlarını ve daha özel olarak bir kurumsal projenin paydaşlarını belirleme sürecidir. Ayrıca süreç, katılım, ilgi ve etki düzeylerinin deşifre edilmesini ve bu şekilde gruplandırılmasını içerir.

Bu yapıldıktan sonra, bir kuruluş proje boyunca bu grupları dahil etmenin ve onlarla iletişim kurmanın en iyi yolunun ne olduğuna karar verir.

Herhangi bir Paydaş Yönetimindeki ilk adım bu analizdir. Bu, kuruluşların projeleri için ihtiyaç duydukları desteği almalarını sağladığı için önemli bir süreçtir.

Başka bir deyişle, bu süreç, proje içindeki veya dışındaki ana çıkarların beklenti ve gereksinimlerini belirlemek ve değerlendirmek için kullanılan yöntem ve araçları ifade eder.

Projede pay sahibi olanların ve projede yer alanların bu ilişkileri ve nitelikleri, herhangi bir belirli projenin genel planlamasına yardımcı olur.

Paydaş Analizinin Amacı

Bir proje, ürün veya program yöneticisinin paydaş analizi yapmasının birden çok nedeni vardır:

Yardım Alma

Önemli değerli paydaşlara yaklaşmak, projenize ilk ve erken aşamalarda yardımcı olabilir. Başarılı bir projeyi tamamlamanıza yardımcı olmak için bu paydaşlardan bilgelik ve bilgi edinebilirsiniz.

Ayrıca, bunları önceden ele almak, projeniz için bu paydaşların desteğine sahip olduğunuzdan emin olmanıza da yardımcı olabilir.

Hedefleri Bir Profesyonel Gibi Hizalayın

Analizi yaptıktan sonra, projenize hangi insanların dahil olması gerektiğinin farkında olacaksınız.

Daha sonra herkesi bir araya getirebilecek ve onları projenin amaç ve hedefleri hakkında bilgilendirebilecek ve böylece herkese projenin başarısına nasıl katkıda bulunabilecekleri konusunda net bir anlayış verebileceksiniz.

Çatışmaların Ele Alınması

Paydaşlarınızın analizi olmadan, büyük bir paydaşın onayı olmadan bir projeye başlama ihtimaliniz vardır.

Bir paydaşın projenizi anlamaması veya projede değer görmemesi ihtimali vardır. Bu da kaynaklarınızın başka bir yere yönlendirilmesine ve dolayısıyla projenizin başarısını tehlikeye atmasına neden olabilir.

Paydaşlarınızın analiziyle, bu belirli paydaşı belirleyebilir ve onların endişelerini giderebilir ve projeniz başlamadan önce onları harekete geçirebilirdiniz.

Neden Paydaş Analizi Yapmalısınız?

Paydaşlarınızı analiz etmek, herhangi bir projeye başlarken büyük bir varlık olabilir. Paydaşlarınızın kim olduğunu ve projenize nasıl yardımcı olacaklarını bilmek, onların ihtiyaçlarını karşılamanıza ve onlarla iletişim kurmanın ve onları dahil etmenin en iyi yolunu anlamanıza yardımcı olabilir.

Bir kuruluşun bir projeye ne kadar dahil olduğunu veya bir projeden ne kadar etkilendiğini anlamak, paydaşlarınızı analiz etmenin ne kadar önemli olduğunu anlamanıza olanak tanır.

Ürününüzden etkilenen şirketinizin paydaşlarını yönetmeye karar verme şekliniz, paydaşlarınızı proje üzerindeki etkileri açısından analiz etmekle başlar.

Paydaş Analizinden Ne Kazanırsınız?

Böyle bir analiz oluşturmanın faydaları şunları içerir:

• Paydaşların çıkarları hakkında net bir anlayışa sahip olacaksınız.
• Tüm olası riskleri tam olarak anlamanıza izin verecektir.
• Olumsuz paydaşların ve projenizi nasıl etkileyebileceklerinin farkına varacaksınız.
• Diğer paydaşları etkilemek için cihazlar oluşturmanıza olanak tanır
• Kilit paydaşlarınızın kimler olduğunu belirleyebilir ve böylece projenizin uygulama aşamasında döngüde kalmalarını sağlayabilirsiniz.

Paydaşlarınız hakkında bir analiz yapmak ve kim olduklarını belirlemek ve ardından paydaş yönetimine geçmek aşağıdakileri yapmanıza olanak tanır:

Girdiyi Topla:

Paydaşların projenizin başarısına yardımcı olabilecek değerli bilgi ve bilgilere sahip olma şansı her zaman vardır.

Ek Kaynaklar Kazanın:

Paydaşlara projeniz hakkında gerekli bilgileri vermek, başarılı bir son ürün sunmak için tam olarak neye ihtiyacınız olduğuna dair tam bir resme sahip olmalarını sağlayacaktır.

Bu şekilde, paydaşlar için, ihtiyaç duyabileceğiniz kişi veya araçlar şeklinde kaynakları edinmenize yardımcı olma fırsatı vardır.

Güven Artışı:

Paydaşları projenize dahil etmek ve gerektiğinde onlarla iletişim kurmak ve güncellemek, onlarla bir ilişki kurmanıza olanak sağlayacaktır.

Bu ilişki bir güven ilişkisi ise, belirli paydaşların gelecekteki projelerinize dahil olduğu sürekli bir çalışma ilişkisi oluşturabilirsiniz.

Planlama:

Açık iletişim ve paydaşlardan gelen kritik geri bildirimler, projeniz hakkında bilgi edinmenize ve geri bildirimleri tahmin etmenize olanak sağlayabilir.

Bu geri bildirim, gelecekte ne tür geri bildirimler alabileceğinizi ve ayrıca gelecekteki satın alımları elde etmek için neye ihtiyaç duyacağınızı ve bunları nasıl daha hızlı güvence altına alacağınızı anlamanıza yardımcı olabilir.

Paydaş Analizi Doğru Şekilde Nasıl Yapılır?

Şirketinize, sektörünüze ve dahil olan ekibin türüne bağlı olarak, bu tür bir analiz buna göre değişecektir.

Bununla birlikte, belirli adımlar hepsinde oldukça tekdüzedir. Aşağıda, paydaşlarınızı nasıl analiz edebileceğinize dair genel bir kılavuz listeliyoruz ve basit eklemelerle bunları kuruluşunuza uygun olana göre özelleştirebilirsiniz.

Paydaşlarınızın analizi için izleyebileceğiniz üç adım aşağıdadır:

Adım # 1: Paydaşlarınızı Belirleme

İlk adım, paydaşlarınızın tam olarak kim olduğunu anlamaktır. İşinizle ilgili tüm insanlarla bir şekilde beyin fırtınası yaparak başlayabilirsiniz.

Bu insanlar, işinizin başarısından veya başarısızlığından etkilenen herhangi biri, işinizi bir şekilde etkileyen herhangi biri veya hatta işinizin nasıl sonuçlanacağına ilgi duyan herkes olabilir.

Herhangi bir önemli paydaşı yanlışlıkla kaçırma riskini almak istemeyeceğiniz için beyin fırtınanızda kapsamlı olduğunuzdan emin olun.

Tartışıldığı gibi, bu paydaşlar şunları içerebilir:

• Operasyonlardaki veya BT'deki kişiler
• Projenizin danışmanları
• Tedarik personeli
• İşletmenizdeki etkilenen birimlerin başkanları
• Ürünle ilgili kişiler
• Finans çalışanı
• Satış ekibi
• Üretimde veya geliştirmede olanlar
• Yönetici kadrosu
• Pazarlama bireyleri

Paydaşların bireyler ve kuruluşlar olabileceğini unutmayın. Bu analizin nihai amacı, bu kişilerle iletişim kurduğunuzdan emin olmaktır, bu nedenle, eninde sonunda, iletişim kurmanız gereken bir paydaş kuruluş içindeki doğru kişi veya kişileri belirlemeniz gerekecektir.

Adım #2: Paydaşları Önceliğe Göre Gruplara Ayırın

Beyin fırtınasını tamamladıktan ve paydaşlarınızı belirledikten sonraki adım, her bir paydaşı dikkate almak ve projenize olan ilgi düzeyine ve proje üzerinde sahip oldukları etki düzeyine göre öncelik vermektir.

Bu görevi başarmanın farklı yolları vardır. En yaygın yöntemlerden biri, bir güç/faiz şebekesi kullanmaktır.

Paydaş yönetimindeki güç/çıkar ızgarası, projenizle ilgili sahip oldukları güç veya ilgiye göre paydaşları organize etmeye veya kategorilere ayırmaya yardımcı olan bir araçtır.

Paydaşınızı kategorize etmeyi seçtiğiniz pozisyona bağlı olarak, onlarla birlikte hangi eylemleri yapmanız gerektiğini bilmenizi sağlar.

Bir paydaşın içine düşebileceği 4 kategori vardır:

Yüksek Güç, Yüksek İlgi : Onlarla tam olarak ilgilendiğinizden ve onları tatmin etmek için çaba gösterdiğinizden emin olmanız gerekir.

Yüksek Güç, Daha Az İlgi: Bu insanlarla tatmin olacak kadar çaba gösterdiğinizden emin olun, ancak aktarmaya çalıştığınız şeyden sıkılmaları için çok fazla çaba sarf etmeyin.

Düşük Güç, Yüksek Faiz : Bu kişileri bilgilendirmelisiniz. Bu kişilerin yeterince bilgilendirildiğinden ve herhangi bir sorun çıkmadığından emin olun. Bu kategorideki kişiler genellikle projenizin ayrıntılarında destekleyici bir rol oynayabilir.

Düşük Güç, Daha Az İlgi : Bu tür kişileri izlediğinizden emin olun, ancak aşırı miktarda iletişim veya etkileşimle onları sıkmamaya çalışın.

Paydaşları önceliklendirmek için başka bir yaklaşım, Fran Ackermann'ın “Making Strategy: Mapping out stratejik başarı” kitabında tartışıldı.

Yöntem, paydaşları, tartışılanlara benzer ancak farklı olan dört kategoriye ayırdı.

Oyuncular : Bunlar, projenize tam olarak dahil olması gereken ve onlarla işbirliği yapmak istediğiniz yüksek güç, yüksek ilgi gören kişilerdir.

Konular : Bunlar düşük güç, yüksek ilgi paydaşlarıdır. Bu insanlar projeniz için harika bilgiler ve fikirler önerebilir, ancak onlara her zaman evet demek zorunda hissetmemelisiniz.

Bağlam Belirleyiciler: Bunlar yüksek güçlü, düşük faizli paydaşlardır. Bu kişilerin projeniz üzerinde büyük etkisi olabilir ancak ayrıntılardan sıkılmamalı, ancak proje hakkında güncel tutulmalılar.

Kalabalık : Bunlar düşük güçlü, düşük faizli paydaşlardır. Bu insanlarla bazı iletişimler iyidir, ancak diğer paydaşlarla karşılaştırıldığında en az miktarda iletişim gereklidir.

Adım #3: Paydaşları Anlamak

Paydaşlarınızı kategorize ettikten sonra, onlarla etkileşim kurmanın ve iletişim kurmanın en iyi yolunun ne olduğuna karar vermenin zamanı geldi.

Kategorize ettiğiniz her bir paydaş türünden sürekli desteği nasıl garanti edebileceğinizi stratejik olarak düşünün.

Bunu yapabilmek için sorabileceğiniz bazı iyi sorular şunlardır:

1. Çalışmanızın sonucunda maddi veya manevi bir çıkar var mı? Bu ilgi olumlu mu yoksa olumsuz mu?
2. Bu paydaşı ne motive ediyor?
3. Ne tür bilgiler umuyorlar? Onlarla iletişim kurmanın en iyi yolu nasıl?
4. Şu anda çalışmanızı nasıl görüyorlar? Bu sonuca varmak için hangi bilgileri kullandılar?
5. Görüşlerini kimler etkiliyor ve bu etkileyiciler aynı zamanda paydaşlarınız mı?
6. Eğer yapmazlarsa, projenize desteklerini kazanmak için ne yapabilirsiniz?
7. Projenizde onların desteğini kazanamazsanız, muhalefetlerini en aza indirmenin yolları var mı? Onlar neler?

Paydaşlarınıza öncelik vermeyi tamamladıktan ve projenize nasıl yaklaştıklarını anlamak için zaman ayırdıktan sonra, bir proje yönetimi iletişim planı oluşturmaya çalışın.

Bir proje yönetimi iletişim planı, projenizin gelişimi boyunca paydaşlara ne kadar gerekli ve önemli bilgilerin iletileceğini tanımlayan bir plandır.

Plan, aktarmanız gereken bilgi türlerini, paydaşlarınızla iletişim kuracağınız yöntemi ve paydaşlarınızın bu bilgileri hangi sıklıkta almak isteyeceğini içerir.

Paydaş Analizine Hemen Başlayın!

Kurumsal projeler, kuruluş genelinde farklı kişilerden katkı, onay ve yönlendirmeye ihtiyaç duyar.

Bu kişiler projenin hedeflerini veya onu gerçekleştirmek için oluşturulan planı tam olarak anlamazlar veya kabul etmezlerse, o projenin başarısına engel olabilirler.

Ancak bu paydaşların onayını ve yardımını almak için zaman ayırmak projenize birçok yönden yardımcı olabilir.

Bu nedenle, paydaş analizi, herhangi bir projenin çok hayati bir parçasıdır. Projenize başarı şansı vermek için bir projeye başlarken böyle bir analiz yapmak için zaman ayırmalısınız.