Analyse des parties prenantes pour les professionnels agiles

L'importance des parties prenantes dans toute organisation signifie que l'analyse des parties prenantes est également importante et impérative.

Les parties prenantes de toute organisation aident à s'assurer que ces initiatives sont prises en fonction du résultat final d'un projet.

Cette analyse vous permettra d'identifier les drapeaux rouges et de surmonter l'adversité tout au long de la durée de vie d'un projet ou d'un programme.

Voici un guide pratique pour vous informer de toutes les choses nécessaires pour effectuer une analyse des parties prenantes de votre entreprise.

Quelles sont les parties prenantes ?

Avant de pouvoir entrer dans ce qu'est l'analyse des parties prenantes et quelles mesures vous devez prendre. Il est important de bien comprendre quelles sont les parties prenantes, notamment concernant votre entreprise.

Les parties prenantes peuvent être définies comme des individus singuliers ou un groupe de personnes qui ont un intérêt dans l'activité ou l'une des décisions prises pour une organisation particulière.

Formellement, les parties prenantes, telles que définies par le Project Management Institute, sont « les individus et les organisations qui sont activement impliqués dans le projet, ou dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement à la suite de l'exécution du projet ou de l'achèvement réussi du projet ».

Qui joue le rôle d'une partie prenante ?

Comme le suggère la définition, toute personne ayant un intérêt dans l'organisation est une partie prenante. Ces personnes peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à :

• Communautés résidentes et régionales
• Clients ou consommateurs
• Actionnaires ou investisseurs
• Régulateurs
• Fournisseurs
• Membres de l'organisation
• Employés ou travailleurs de l'organisation

Comment identifier les parties prenantes pour effectuer une « analyse des parties prenantes » ?

Il existe différentes manières pour une organisation de déterminer qui sont ses parties prenantes. Les questions suivantes peuvent aider à cette identification.

• Qui peut être touché par les décisions de l'organisation?
• Qui peut être touché par les activités de l'organisation?
• L'organisation a des obligations légales envers qui ?
• Qui peut exprimer des appréhensions sur les décisions de l'organisation ?
• Qui a manifesté des inquiétudes ou traité de telles situations dans le passé ?
• Qui peut aider à traiter les impacts spécifiques pour l'organisation ?
• Qui affecte la capacité de l'organisation à s'acquitter de ses responsabilités ?
• Qui est désavantagé s'il est exclu de l'engagement ?
• Quelqu'un dans la chaîne de valeur est-il concerné ?

Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ?

L'analyse des parties prenantes est le processus d'identification des parties prenantes d'une organisation, et plus précisément des parties prenantes d'un projet organisationnel. De plus, le processus implique de décrypter leur niveau de participation, d'intérêt et d'influence et de les regrouper en tant que tels.

Une fois cela fait, une organisation décide quelle est la meilleure façon d'impliquer et de communiquer avec ces groupes tout au long du projet.

La première étape de toute gestion des parties prenantes est cette analyse. Il s'agit d'un processus important car il permet aux organisations d'obtenir le soutien dont elles ont besoin pour leurs projets.

En d'autres termes, ce processus fait référence aux méthodes et outils utilisés pour identifier et apprécier les attentes et les besoins des intérêts principaux à l'intérieur ou à l'extérieur du projet.

Ces relations et attributs de ceux qui ont des intérêts dans le projet et ceux impliqués dans le projet aident à la planification globale de tout projet particulier.

Objectif d'une analyse des parties prenantes

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un chef de projet, de produit ou de programme peut mener une analyse des parties prenantes :

Obtenir de l'aide

Approcher les principales parties prenantes précieuses peut aider votre projet dans les premières étapes. Vous pouvez acquérir la sagesse et les connaissances de ces parties prenantes pour vous aider à mener à bien un projet réussi.

De plus, les aborder dès le début peut également vous aider à vous assurer que vous avez le soutien de ces parties prenantes pour votre projet.

Alignez les objectifs comme un pro

Une fois l'analyse effectuée, vous saurez quelles personnes doivent être impliquées dans votre projet.

Vous pourrez alors rassembler tout le monde et les informer des buts et objectifs du projet, et ainsi donner à chacun une compréhension claire de la manière dont il peut contribuer à la réussite du projet.

Pour résoudre les conflits

Sans analyse de vos parties prenantes, il est possible que vous commenciez un projet sans l'accord d'une partie prenante majeure.

Il est possible qu'une partie prenante ne comprenne pas votre projet ou n'y voit pas de valeur. Cela peut à son tour conduire à ce que vos ressources soient dirigées ailleurs et ainsi compromettre la réussite de votre projet.

Avec l'analyse de vos parties prenantes, vous auriez été en mesure d'identifier cette partie prenante particulière et de répondre aux préoccupations qu'elle avait et de la faire participer avant le début de votre projet.

Pourquoi mener une analyse des parties prenantes ?

L'analyse de vos parties prenantes peut être un atout majeur lors du démarrage de tout projet. Savoir qui sont vos parties prenantes et comment elles contribueront à votre projet peut vous permettre de répondre à leurs besoins et de comprendre la meilleure façon de communiquer avec elles et de les impliquer.

Comprendre à quel point une organisation est impliquée ou affectée par un projet vous permet de comprendre à quel point il est important d'analyser vos parties prenantes.

La façon dont vous décidez de gérer les parties prenantes de votre entreprise qui sont impactées par votre produit commence par analyser vos parties prenantes en termes d'emprise sur le projet.

Que gagnez-vous de l'analyse des parties prenantes ?

Les avantages de la création d'une telle analyse incluent :

• Vous aurez une compréhension claire des intérêts des parties prenantes
• Cela vous permettra de bien comprendre tous les risques possibles
• Vous prendrez conscience des parties prenantes négatives et comment elles peuvent affecter votre projet
• Vous permet de créer des dispositifs pour influencer d'autres parties prenantes
• Vous pouvez identifier qui sont vos principales parties prenantes et ainsi vous assurer qu'elles sont tenues au courant pendant la phase d'exécution de votre projet.

Faire une analyse de vos parties prenantes et identifier qui elles sont, puis passer à la gestion des parties prenantes vous permet de faire ce qui suit :

Collecter l'entrée :

Il est toujours possible que les parties prenantes disposent d'informations et de connaissances précieuses qui peuvent contribuer à la réussite de votre projet.

Gagnez des ressources supplémentaires :

Donner aux parties prenantes les informations requises sur votre projet leur permettra d'avoir une image complète de ce dont vous aurez exactement besoin pour livrer un produit final réussi.

De cette manière, les parties prenantes ont la possibilité de vous aider à acquérir des ressources, sous forme de personnes ou d'outils, et telles que vous pourriez en avoir besoin.

Augmentation de la confiance :

Impliquer les parties prenantes dans votre projet, les communiquer et les mettre à jour au besoin vous permettra de construire une relation avec elles.

Si cette relation est une relation de confiance, vous pourrez peut-être établir une relation de travail continue, avec des parties prenantes particulières impliquées également dans vos projets futurs.

Planification:

Une communication ouverte et des commentaires critiques des parties prenantes peuvent vous permettre d'acquérir une connaissance de votre projet et d'anticiper les commentaires.

Ces commentaires peuvent vous aider à comprendre quels commentaires vous pourriez obtenir à l'avenir, ainsi que ce dont vous aurez besoin pour obtenir de futures adhésions et comment les obtenir plus rapidement.

Comment effectuer une analyse des parties prenantes de la bonne manière ?

Selon votre entreprise, votre secteur d'activité et le type d'équipe impliquée, une telle analyse variera en conséquence.

Cependant, certaines étapes sont assez uniformes pour tous. Ci-dessous, nous énumérons une directive générale sur la façon dont vous pouvez analyser vos parties prenantes, et avec de simples ajouts, vous pouvez les personnaliser en fonction de ce qui conviendra à votre organisation.

Vous trouverez ci-dessous les trois étapes que vous pouvez suivre pour l'analyse de vos parties prenantes :

Étape # 1 : Identifier vos parties prenantes

La première étape consiste à comprendre qui sont exactement vos parties prenantes. Vous pouvez commencer par faire un remue-méninges avec toutes les personnes liées à votre travail d'une manière ou d'une autre.

Ces personnes peuvent être toute personne affectée par le succès ou l'échec de votre travail, toute personne qui influence votre travail d'une manière ou d'une autre, ou même toute personne intéressée par le résultat de votre travail.

Assurez-vous d'être exhaustif dans votre brainstorming, car vous ne voudriez pas risquer de manquer une partie prenante clé par erreur.

Comme discuté, ces parties prenantes pourraient inclure :

• Les gens des opérations ou de l'informatique
• Consultants de votre projet
• Personnel des achats
• Les responsables des unités concernées de votre entreprise
• Personnes liées au produit
• Personnel des finances
• Personnel de vente
• Ceux qui sont en fabrication ou en développement
• Personnel exécutif
• Individus marketing

N'oubliez pas que les parties prenantes peuvent être des individus et des organisations. Le but de cette analyse est en fin de compte de s'assurer que vous communiquez avec ces personnes, de sorte que vous devrez éventuellement identifier la ou les bonnes personnes au sein d'une organisation de parties prenantes avec lesquelles vous devrez communiquer.

Étape #2 : Répartir les parties prenantes en groupes en fonction de la priorité

La prochaine étape, une fois que vous avez terminé le brainstorming et identifié vos parties prenantes, consiste à considérer chaque partie prenante et à les hiérarchiser en fonction du niveau d'intérêt qu'ils ont pour votre projet et du niveau d'influence qu'ils détiennent sur celui-ci.

Il existe différentes façons d'accomplir cette tâche. L'une des méthodes les plus courantes consiste à utiliser une grille de pouvoir/intérêt.

La grille de pouvoir/intérêt dans la gestion des parties prenantes est un outil qui permet d'organiser ou de catégoriser les parties prenantes en fonction du pouvoir ou de l'intérêt qu'elles détiennent dans votre projet.

En fonction du poste dans lequel vous choisissez de catégoriser votre intervenant, vous permet de savoir quelles actions vous devez entreprendre avec lui.

Il existe 4 catégories dans lesquelles une partie prenante peut appartenir :

Puissance élevée, intérêt élevé : vous devez vous assurer de les impliquer pleinement et de faire un effort pour les satisfaire.

Haute puissance, moins d'intérêt : Assurez-vous que vous mettez suffisamment d'efforts avec ces personnes pour qu'elles soient satisfaites, mais n'en mettez pas trop pour qu'elles s'ennuient avec ce que vous essayez de transmettre.

Low Power, High Interest : Vous devez tenir ces personnes informées. Assurez-vous que ces personnes sont correctement informées et qu'aucun problème ne survient. Les personnes de cette catégorie peuvent souvent jouer un rôle de soutien dans les détails de votre projet.

Faible puissance, moins d'intérêt : Assurez-vous de surveiller ces personnes, mais essayez de ne pas les ennuyer avec des quantités excessives de communication ou d'engagement.

Une autre approche pour hiérarchiser les parties prenantes a été abordée dans le livre "Making Strategy: Mapping out strategy success" de Fran Ackermann.

La méthode relayée regroupe à nouveau les parties prenantes en quatre catégories, similaires mais différentes de celles discutées.

Acteurs : ce sont les personnes les plus puissantes et les plus intéressées qui devraient être pleinement engagées dans votre projet et avec lesquelles vous souhaitez collaborer.

Sujets : Il s'agit d'acteurs à faible pouvoir et à intérêt élevé. Ces personnes peuvent suggérer de grandes idées et idées pour votre projet, mais vous ne devriez pas vous sentir obligé de leur dire oui toujours.

Les créateurs de contexte : ce sont les parties prenantes les plus puissantes et les moins intéressées. Ces personnes peuvent avoir une grande influence sur votre projet mais ne doivent pas s'ennuyer avec les détails, elles doivent cependant être tenues à jour sur le projet.

Foule : Ce sont des parties prenantes à faible pouvoir et à faible intérêt. Une certaine communication avec ces personnes est bonne, mais en comparaison avec d'autres parties prenantes, la moindre communication est requise.

Étape #3 : Comprendre les parties prenantes

Une fois que vous avez catégorisé vos parties prenantes, il est temps de décider quelle est la meilleure façon de s'engager et de communiquer avec elles.

Réfléchissez stratégiquement à la manière dont vous pouvez garantir un soutien continu de la part de chaque type de partie prenante que vous avez catégorisé.

Pour pouvoir le faire, quelques bonnes questions que vous pouvez poser sont :

1. Y a-t-il un intérêt financier ou émotionnel dans le résultat de votre travail ? Cet intérêt est-il positif ou négatif ?
2. Qu'est-ce qui motive cet acteur ?
3. Quel type d'informations espèrent-ils ? Quelle est la meilleure façon de communiquer avec eux ?
4. Comment voient-ils actuellement votre travail ? Quelles informations ont-ils utilisées pour arriver à cette conclusion ?
5. Qui influence leurs opinions, et ces influenceurs sont-ils également vos parties prenantes ?
6. Que pouvez-vous faire pour gagner leur soutien sur votre projet, s'ils ne le font pas ?
7. Si vous ne pouvez pas gagner leur soutien sur votre projet, existe-t-il des moyens de minimiser leur opposition ? Que sont-ils?

Une fois que vous avez terminé de hiérarchiser vos parties prenantes et que vous avez pris le temps de comprendre comment elles sont envers votre projet, essayez de proposer un plan de communication de gestion de projet.

Un plan de communication de gestion de projet est un plan qui identifie comment les informations essentielles et importantes seront communiquées aux parties prenantes tout au long du développement de votre projet.

Le plan comprend les types d'informations que vous devrez relayer, la méthode que vous utiliserez pour communiquer avec vos parties prenantes et la fréquence à laquelle vos parties prenantes aimeraient recevoir ces informations.

Commencez déjà l'analyse des parties prenantes !

Les projets organisationnels nécessitent la contribution, l'approbation et la direction de différentes personnes au sein de l'organisation.

Si ces personnes ne comprennent pas complètement ou ne sont pas d'accord avec les objectifs du projet ou le plan créé pour l'exécuter, elles peuvent devenir un obstacle à la réussite de ce projet.

Cependant, prendre le temps d'obtenir l'approbation et l'aide de ces parties prenantes peut aider votre projet de plusieurs façons.

Par conséquent, l'analyse des parties prenantes est une partie essentielle de tout projet. Vous devriez prendre le temps de mener une telle analyse au début d'un projet pour donner à votre projet une bonne chance de succès.