تحليل أصحاب المصلحة للمهنيين الرشيقة
نشرت: 2020-07-27تعني أهمية أصحاب المصلحة في أي منظمة أن تحليل أصحاب المصلحة مهم وحتمي أيضًا.
يساعد أصحاب المصلحة في أي مؤسسة على التأكد من أن هذه المبادرات يتم اتخاذها بما يتماشى مع النتيجة النهائية للمشروع.
سيمكنك هذا التحليل من تحديد أي علامات حمراء والتغلب على المحن طوال عمر المشروع أو البرنامج.
فيما يلي دليل مفيد لإعلامك بجميع الأشياء اللازمة لإجراء تحليل أصحاب المصلحة لشركتك.
من هم أصحاب المصلحة؟
قبل أن نتمكن من الدخول في ماهية تحليل أصحاب المصلحة والخطوات التي يتعين عليك اتخاذها. من المهم أن تفهم بشكل صحيح ماهية أصحاب المصلحة ، خاصة فيما يتعلق بعملك.
يمكن تعريف أصحاب المصلحة على أنهم إما أفراد فرديون أو مجموعة من الأشخاص لديهم مصلحة في النشاط أو أي من القرارات المتخذة لمؤسسة معينة.
أصحاب المصلحة رسميًا ، على النحو المحدد من قبل معهد إدارة المشروع ، هم " الأفراد والمنظمات الذين يشاركون بنشاط في المشروع ، أو الذين قد تتأثر مصالحهم إيجابًا أو سلبًا نتيجة لتنفيذ المشروع أو إكمال المشروع بنجاح ."
من يلعب دور أصحاب المصلحة؟
كما يوحي التعريف ، فإن أي شخص له مصلحة في المنظمة هو صاحب مصلحة. قد يشمل هؤلاء الأشخاص ، على سبيل المثال لا الحصر:
- المجتمعات المقيمة والإقليمية
- العملاء أو المستهلكين
- المساهمين أو المستثمرين
- المنظمين
- الموردين
- أعضاء المنظمة
- موظفو أو عمال المنظمة
كيف يتم تحديد أصحاب المصلحة من أجل إجراء "تحليل أصحاب المصلحة"؟
هناك طرق مختلفة يمكن للمؤسسة أن تحدد من هم أصحاب المصلحة فيها. قد تكون الأسئلة التالية قادرة على المساعدة في هذا التعريف.
- من قد يتأثر بقرارات المنظمة؟
- من قد يتأثر بأنشطة المنظمة؟
- المنظمة مدينون بالتزامات قانونية لمن؟
- من الذي قد يعبر عن مخاوفه بشأن قرارات المنظمة؟
- من الذي أظهر مخاوف أو عالج مثل هذه المواقف في الماضي؟
- من يمكنه المساعدة في معالجة تأثيرات محددة للمنظمة؟
- من الذي يؤثر على قدرة المنظمة على الوفاء بمسؤولياتها؟
- من هو المحروم إذا تم استبعاده من المشاركة؟
- هل تأثر أي شخص في سلسلة القيمة؟
ما هو تحليل اصحاب المصالح؟
تحليل أصحاب المصلحة هو عملية تحديد أصحاب المصلحة في المنظمة ، وبشكل أكثر تحديدًا أصحاب المصلحة في المشروع التنظيمي. علاوة على ذلك ، تتضمن العملية فك رموز مستوى مشاركتهم واهتمامهم وتأثيرهم وتجميعهم على هذا النحو.
بمجرد القيام بذلك ، تقرر المنظمة ما هي أفضل طريقة لإشراك هذه المجموعات والتواصل معها في جميع أنحاء المشروع.
الخطوة الأولى في أي إدارة لأصحاب المصلحة هي هذا التحليل. هذه عملية مهمة لأنها تسمح للمنظمات بالحصول على الدعم الذي تحتاجه لمشاريعها.
بمعنى آخر ، تشير هذه العملية إلى الأساليب والأدوات المستخدمة لتحديد وتقدير توقعات وضرورات المصالح الرئيسية داخل المشروع أو خارجه.
تساعد هذه العلاقات والسمات الخاصة بأولئك الذين لديهم حصص في المشروع والذين يشاركون في المشروع في التخطيط العام لأي مشروع معين.
الغرض من تحليل اصحاب المصالح
هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل مدير المشروع أو المنتج أو البرنامج يقوم بتحليل أصحاب المصلحة:
الحصول على المساعدة
قد يساعد الاقتراب من أصحاب المصلحة الرئيسيين المهمين مشروعك في المراحل الأولية والمبكرة. يمكنك اكتساب الحكمة والمعرفة من أصحاب المصلحة هؤلاء لمساعدتك على إكمال مشروع ناجح.
علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد معالجتها في وقت مبكر أيضًا في ضمان حصولك على دعم أصحاب المصلحة لمشروعك.
محاذاة الأهداف مثل المحترفين
بمجرد قيامك بالتحليل ، سوف تكون على دراية بالأشخاص الذين يجب أن يشاركوا في مشروعك.
ستتمكن بعد ذلك من جمع الجميع معًا وإبلاغهم بأهداف وغايات المشروع ، وبالتالي إعطاء الجميع فهمًا واضحًا لكيفية المساهمة في نجاح المشروع.
لمعالجة النزاعات
بدون تحليل أصحاب المصلحة لديك ، هناك احتمال أن تبدأ مشروعًا دون موافقة أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
هناك احتمال ألا يفهم صاحب المصلحة مشروعك أو لا يرى قيمة فيه. يمكن أن يؤدي هذا بدوره إلى توجيه مواردك إلى مكان آخر وبالتالي يعرض نجاح مشروعك للخطر.
من خلال تحليل أصحاب المصلحة الخاصين بك ، كنت ستتمكن من تحديد صاحب المصلحة المعين هذا ومعالجة المخاوف التي كانت لديهم وإشراكهم قبل بدء مشروعك.
لماذا إجراء تحليل أصحاب المصلحة؟
يمكن أن يكون تحليل أصحاب المصلحة ميزة كبيرة عند بدء أي مشروع. إن معرفة من هم أصحاب المصلحة وكيف سيساعدون مشروعك يمكن أن يسمح لك بتلبية احتياجاتهم وفهم أفضل طريقة للتواصل معهم وإشراكهم.
يتيح لك فهم مدى مشاركة المنظمة أو تأثرها بمشروع ما فهم مدى أهمية تحليل أصحاب المصلحة.
تبدأ الطريقة التي تقرر بها إدارة أصحاب المصلحة في شركتك المتأثرين بمنتجك بتحليل أصحاب المصلحة من حيث سيطرتهم على المشروع.
ماذا تكسب من تحليل اصحاب المصالح؟
تشمل فوائد إنشاء مثل هذا التحليل ما يلي:
- سيكون لديك فهم واضح لمصالح أصحاب المصلحة
- سيسمح لك بالفهم الكامل لجميع المخاطر المحتملة
- سوف تدرك أصحاب المصلحة السلبيين وكيف يمكنهم التأثير على مشروعك
- يسمح لك بإنشاء أجهزة للتأثير على أصحاب المصلحة الآخرين
- يمكنك تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وبالتالي تضمن إبقائهم في الحلقة أثناء مرحلة تنفيذ مشروعك.
يتيح لك إجراء تحليل على أصحاب المصلحة وتحديد هويتهم ثم المضي قدمًا للقيام بإدارة أصحاب المصلحة القيام بما يلي:
جمع المدخلات:
هناك دائمًا فرصة أن يكون لدى أصحاب المصلحة معلومات ومعرفة قيّمة يمكن أن تساعد في نجاح مشروعك.
اكتساب موارد إضافية:
إن تزويد أصحاب المصلحة بالمعلومات المطلوبة حول مشروعك سيسمح لهم بالحصول على صورة كاملة لما ستحتاجه بالضبط لتقديم منتج نهائي ناجح.
بهذه الطريقة ، هناك فرصة لأصحاب المصلحة لمساعدتك في الحصول على الموارد ، في شكل أشخاص أو أدوات وما قد تحتاجه.
زيادة الثقة:
سيسمح لك إشراك أصحاب المصلحة في مشروعك ، والتواصل معهم وتحديثهم كما هو مطلوب ، ببناء علاقة معهم.
إذا كانت هذه العلاقة قائمة على الثقة ، فقد تكون قادرًا على تكوين علاقة عمل مستمرة ، مع مشاركة أصحاب المصلحة المعينين في مشاريعك المستقبلية أيضًا.
تخطيط:
يمكن أن يتيح لك التواصل المفتوح والتعليقات الهامة من أصحاب المصلحة اكتساب المعرفة بمشروعك وتوقع التعليقات.
يمكن أن تساعدك هذه التعليقات في فهم التعليقات التي قد تحصل عليها في المستقبل ، وكذلك ما ستحتاج إليه لاكتساب عمليات شراء إضافية في المستقبل وكيفية تأمينها بسرعة أكبر.
كيف تجري تحليل أصحاب المصلحة بالطريقة الصحيحة؟
اعتمادًا على شركتك ومجال عملك ونوع الفريق المعني ، سيختلف هذا التحليل وفقًا لذلك.
ومع ذلك ، فإن بعض الخطوات موحدة تمامًا عبر كل منهم. ندرج أدناه دليلًا عامًا حول كيفية تحليل أصحاب المصلحة لديك ، وباستخدام الإضافات البسيطة ، يمكنك تخصيصهم وفقًا لما يناسب مؤسستك.
فيما يلي الخطوات الثلاث التي يمكنك اتباعها لتحليل أصحاب المصلحة:
الخطوة رقم 1: تحديد أصحاب المصلحة
تتمثل الخطوة الأولى في فهم من هم بالضبط أصحاب المصلحة. يمكنك البدء من خلال العصف الذهني لجميع الأشخاص المرتبطين بعملك بطريقة أو بأخرى.
يمكن أن يكون هؤلاء الأشخاص أي شخص يتأثر بنجاح أو فشل عملك ، أو أي شخص يؤثر على عملك بطريقة ما ، أو حتى أولئك الذين لديهم اهتمام بكيفية ظهور عملك.
تأكد من أنك واسع النطاق في عملية العصف الذهني لأنك لا تريد المخاطرة بفقدان أي من أصحاب المصلحة الرئيسيين عن طريق الخطأ.
كما تمت مناقشته ، يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة هؤلاء:
- الناس في العمليات أو تكنولوجيا المعلومات
- استشاريون لمشروعك
- موظفي المشتريات
- رؤساء الوحدات المتضررة في عملك
- الأشخاص المرتبطون بالمنتج
- موظفي المالية
- موظفي المبيعات
- تلك الموجودة في التصنيع أو التطوير
- الموظفين التنفيذيين
- تسويق الأفراد
تذكر أن أصحاب المصلحة يمكن أن يكونوا أفراداً ومنظمات. الغرض من هذا التحليل في النهاية هو التأكد من أنك تتواصل مع هؤلاء الأشخاص ، لذلك سيتعين عليك في النهاية تحديد الشخص أو الأشخاص المناسبين داخل منظمة أصحاب المصلحة الذين ستحتاج إلى التواصل معهم.
الخطوة رقم 2: قسّم أصحاب المصلحة إلى مجموعات بناءً على الأولوية
الخطوة التالية ، بمجرد الانتهاء من العصف الذهني وتحديد أصحاب المصلحة الخاصين بك ، هي النظر في كل صاحب مصلحة وتحديد أولوياتهم حسب مستوى اهتمامهم بمشروعك ومستوى تأثيرهم عليه.
هناك طرق مختلفة يمكنك من خلالها إنجاز هذه المهمة. إحدى الطرق الأكثر شيوعًا هي استخدام شبكة الطاقة / الفائدة.
شبكة القوة / المصالح في إدارة أصحاب المصلحة هي أداة تساعد في تنظيم أو تصنيف أصحاب المصلحة من خلال القوة أو الاهتمام الذي لديهم بمشروعك.
اعتمادًا على المنصب الذي تختاره لتصنيف أصحاب المصلحة الخاص بك ، يسمح لك بمعرفة الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها معهم.
هناك 4 فئات يمكن أن يقع فيها أصحاب المصلحة:
قوة عالية ، اهتمام كبير: أنت بحاجة إلى التأكد من إشراكهم بشكل كامل وبذل جهد لإرضائهم.
قوة عالية ، اهتمام أقل: تأكد من أنك تبذل جهدًا كافيًا مع هؤلاء الأشخاص ليكونوا راضين ولكن لا تبذل الكثير من الجهد حتى يشعروا بالملل مما تحاول نقله.
قوة منخفضة ، اهتمام كبير : يجب أن تبقي هؤلاء الأشخاص على اطلاع. تأكد من أن هؤلاء الأشخاص على دراية كافية وأنه لا توجد مشاكل. غالبًا ما يلعب الأشخاص في هذه الفئة دورًا داعمًا في تفاصيل مشروعك.
قوة منخفضة ، اهتمام أقل : تأكد من مراقبة هؤلاء الأفراد ولكن حاول ألا تحملهم بكميات مفرطة من التواصل أو المشاركة.
تمت مناقشة نهج آخر لتحديد أولويات أصحاب المصلحة في كتاب "صنع الإستراتيجية: تحديد النجاح الاستراتيجي" بقلم فران أكرمان.
الطريقة نقلت مجموعات أصحاب المصلحة إلى أربع فئات مرة أخرى ، مماثلة ولكن مختلفة لتلك التي تمت مناقشتها.
اللاعبون : هؤلاء هم الأفراد ذوو النفوذ العالي والمهتمون الذين يجب أن يشاركوا بشكل كامل في مشروعك وتريد التعاون معهم.
الموضوعات : هم أصحاب مصلحة منخفضون وذوو اهتمامات عالية. يمكن لهؤلاء الأشخاص اقتراح رؤى وأفكار رائعة لمشروعك ، ولكن لا يجب أن تشعر بالالتزام بقول نعم لهم دائمًا.
سياقات السياق: هؤلاء هم أصحاب المصلحة ذوي القوة العالية ومنخفضي الاهتمام. يمكن أن يكون لهؤلاء الأشخاص تأثير كبير على مشروعك ولكن لا يجب أن تشعر بالملل من التفاصيل ، ولكن يجب أن تظل على اطلاع دائم بالمشروع.
الحشد : هؤلاء هم أصحاب مصلحة منخفضون وذوو سلطة منخفضة. بعض الاتصالات مع هؤلاء الأشخاص جيدة ، ولكن بالمقارنة مع أصحاب المصلحة الآخرين ، فإن أقل قدر من التواصل مطلوب.
الخطوة رقم 3: فهم أصحاب المصلحة
بمجرد تصنيف أصحاب المصلحة لديك ، فقد حان الوقت لتحديد أفضل طريقة للتواصل معهم والتواصل معهم.
فكر بشكل استراتيجي في كيفية ضمان الدعم المستمر من كل نوع من أصحاب المصلحة الذين صنفتهم.
لتتمكن من القيام بذلك ، بعض الأسئلة الجيدة التي يمكنك طرحها هي:
- هل هناك مصلحة مالية أو عاطفية في نتيجة عملك؟ هل هذا الاهتمام ايجابي ام سلبي؟
- ما الذي يحفز صاحب المصلحة هذا؟
- ما نوع المعلومات التي يأملونها؟ ما هي أفضل طريقة للتواصل معهم؟
- كيف يعرضون عملك حاليًا؟ ما هي المعلومات التي استخدموها للوصول إلى هذا الاستنتاج؟
- من الذي يؤثر في آرائهم ، وهل هؤلاء المؤثرون هم أصحاب المصلحة أيضًا؟
- ماذا يمكنك أن تفعل لكسب دعمهم لمشروعك ، إذا لم يفعلوا ذلك؟
- إذا لم تتمكن من كسب دعمهم لمشروعك ، فهل هناك طرق لتقليل معارضتهم؟ ما هم؟
بمجرد الانتهاء من تحديد أولويات أصحاب المصلحة وخذ الوقت الكافي لفهم كيفية تعاملهم مع مشروعك ، حاول الخروج بخطة اتصال لإدارة المشروع.
خطة اتصالات إدارة المشروع هي خطة تحدد كيفية توصيل المعلومات الضرورية والمهمة إلى أصحاب المصلحة خلال تطوير مشروعك.
تتضمن الخطة أنواع المعلومات التي ستحتاج إلى نقلها ، والطريقة التي ستتواصل بها مع أصحاب المصلحة ، والوتيرة التي يرغب أصحاب المصلحة في تلقي هذه المعلومات إليها.
ابدأ في تحليل أصحاب المصلحة بالفعل!
تحتاج المشاريع التنظيمية إلى مساهمة وموافقة وتوجيه من مختلف الأشخاص عبر المنظمة.
إذا لم يفهم هؤلاء الأشخاص أو يتفقوا تمامًا مع أهداف المشروع ، أو الخطة الموضوعة لتنفيذه ، فقد يصبحون عائقًا أمام نجاح هذا المشروع.
ومع ذلك ، فإن أخذ الوقت الكافي للحصول على الموافقة والمساعدة من أصحاب المصلحة هؤلاء يمكن أن يساعد مشروعك بعدة طرق.
لذلك ، يعد تحليل أصحاب المصلحة جزءًا حيويًا من أي مشروع. يجب أن تأخذ الوقت الكافي لإجراء مثل هذا التحليل عند بدء مشروع لمنح مشروعك فرصة جيدة للنجاح.