Análisis de partes interesadas para profesionales ágiles

La importancia de las partes interesadas en cualquier organización significa que el análisis de las partes interesadas también es importante e imperativo.

Las partes interesadas en cualquier organización ayudan a garantizar que se tomen esas iniciativas que se alineen con el resultado final de un proyecto.

Este análisis le permitirá identificar cualquier señal de alerta y superar la adversidad a lo largo de la vida útil de un proyecto o programa.

Aquí hay una guía práctica para informarle todo lo necesario para realizar un análisis de las partes interesadas para su empresa.

¿Qué son los Stakeholders?

Antes de que podamos entrar en qué es el análisis de las partes interesadas y qué pasos debe seguir. Es importante comprender correctamente qué son las partes interesadas, especialmente en lo que respecta a su negocio.

Las partes interesadas pueden definirse como individuos singulares o un grupo de personas que tienen interés en la actividad o cualquiera de las decisiones tomadas para una organización en particular.

Formalmente, las partes interesadas, tal como las define el Project Management Institute, son “ individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución del proyecto o la finalización exitosa del mismo ”.

¿Quién desempeña el papel de una parte interesada?

Como sugiere la definición, cualquier persona que tenga una participación en la organización es una parte interesada. Estas personas pueden incluir, pero no se limitan a:

• Comunidades residentes y regionales
• clientes o consumidores
• Accionistas o inversores
• Reguladores
• Proveedores
• miembros de la organizacion
• Empleados o trabajadores de la organización

¿Cómo identificar a las partes interesadas con el fin de realizar un 'Análisis de las partes interesadas'?

Hay diferentes formas en que una organización puede determinar quiénes son sus partes interesadas. Las siguientes preguntas pueden ayudar en esta identificación.

• ¿Quién puede verse afectado por las decisiones de la organización?
• ¿Quién puede verse afectado por las actividades de la organización?
• ¿La organización tiene obligaciones legales con quién?
• ¿Quién puede expresar aprensiones sobre las decisiones de la organización?
• ¿Quién ha mostrado preocupaciones o abordado tales situaciones en el pasado?
• ¿Quién puede ayudar a abordar impactos específicos para la organización?
• ¿Quién afecta la capacidad de la organización para cumplir con sus responsabilidades?
• ¿Quién está en desventaja si se lo excluye del compromiso?
• ¿Alguien en la cadena de valor se ve afectado?

¿Qué es el Análisis de Partes Interesadas?

El análisis de las partes interesadas es el proceso de identificación de las partes interesadas de una organización y, más específicamente, de las partes interesadas de un proyecto organizacional. Además, el proceso implica descifrar su nivel de participación, interés e influencia y agruparlos como tales.

Una vez hecho esto, una organización decide cuál es la mejor manera de involucrar y comunicarse con estos grupos a lo largo del proyecto.

El primer paso en cualquier Gestión de Stakeholders es este análisis. Este es un proceso importante ya que permite a las organizaciones obtener el apoyo que necesitan para sus proyectos.

En otras palabras, este proceso se refiere a métodos y herramientas que se utilizan para identificar y apreciar las expectativas y necesidades de los principales intereses dentro o fuera del proyecto.

Estas relaciones y atributos de aquellos con intereses en el proyecto y aquellos involucrados en el proyecto ayudan a la planificación general de cualquier proyecto en particular.

Propósito de un análisis de partes interesadas

Hay múltiples razones por las que un director de proyecto, producto o programa puede realizar un análisis de las partes interesadas:

Obtener ayuda

Acercarse a las partes interesadas clave y valiosas puede ayudar a su proyecto en las etapas inicial y temprana. Puede obtener sabiduría y conocimiento de estas partes interesadas para ayudarlo a completar un proyecto exitoso.

Además, abordarlos desde el principio también puede ayudar a garantizar que cuente con el apoyo de estas partes interesadas para su proyecto.

Alinear objetivos como un profesional

Una vez que realice el análisis, sabrá qué personas deben participar en su proyecto.

Entonces podrá reunir a todos e informarles sobre las metas y objetivos del proyecto, y así brindarles a todos una comprensión clara de cómo pueden contribuir al éxito del proyecto.

Para abordar los conflictos

Sin un análisis de sus partes interesadas, existe la posibilidad de que inicie un proyecto sin el acuerdo de una parte interesada importante.

Existe la posibilidad de que una parte interesada no entienda su proyecto o no vea valor en él. Esto, a su vez, puede hacer que sus recursos se dirijan a otra parte y, por lo tanto, poner en peligro el éxito de su proyecto.

Con el análisis de sus partes interesadas, habría podido identificar a esta parte interesada en particular y abordar las inquietudes que tenían y lograr que se involucraran antes de que comenzara su proyecto.

¿Por qué realizar un análisis de las partes interesadas?

Analizar a sus partes interesadas puede ser una gran ventaja al iniciar cualquier proyecto. Saber quiénes son sus partes interesadas y cómo ayudarán a su proyecto puede permitirle satisfacer sus necesidades y comprender la mejor manera de comunicarse con ellos e involucrarlos.

Comprender cuánto está involucrada o afectada una organización por un proyecto le permite comprender cuán importante es analizar a sus partes interesadas.

La forma en que decide administrar a las partes interesadas de su empresa que se ven afectadas por su producto comienza con el análisis de sus partes interesadas en términos de su participación en el proyecto.

¿Qué gana con el análisis de las partes interesadas?

Los beneficios de crear un análisis de este tipo incluyen:

• Tendrá una comprensión clara de los intereses de las partes interesadas.
• Le permitirá comprender completamente todos los posibles riesgos.
• Te darás cuenta de las partes interesadas negativas y cómo pueden afectar tu proyecto.
• Le permite crear dispositivos para influir en otras partes interesadas
• Puede identificar quiénes son sus partes interesadas clave y, por lo tanto, asegurarse de que se mantengan informados durante la fase de ejecución de su proyecto.

Hacer un análisis de sus partes interesadas e identificar quiénes son y luego pasar a la gestión de partes interesadas le permite hacer lo siguiente:

Recopilar entrada:

Siempre existe la posibilidad de que las partes interesadas tengan información y conocimientos valiosos que pueden ayudar al éxito de su proyecto.

Obtenga recursos adicionales:

Brindarles a las partes interesadas la información requerida sobre su proyecto les permitirá tener una imagen completa de qué es exactamente lo que necesitará para entregar un producto final exitoso.

De esta manera, existe una oportunidad para que las partes interesadas lo ayuden a adquirir recursos, en forma de personas o herramientas, que pueda necesitar.

Aumento de la confianza:

Involucrar a las partes interesadas en su proyecto y comunicarlas y actualizarlas según sea necesario le permitirá construir una relación con ellas.

Si esta relación es de confianza, es posible que pueda formar una relación de trabajo continua, con partes interesadas específicas que también participen en sus proyectos futuros.

Planificación:

La comunicación abierta y los comentarios críticos de las partes interesadas pueden permitirle obtener conocimiento de su proyecto y anticipar comentarios.

Estos comentarios pueden ayudarlo a comprender qué comentarios puede recibir en el futuro, y también lo que necesitará para obtener compras futuras y cómo asegurarlas más rápidamente.

¿Cómo realizar un análisis de partes interesadas de la manera correcta?

Dependiendo de su empresa, industria y tipo de equipo involucrado, dicho análisis variará en consecuencia.

Sin embargo, ciertos pasos son bastante uniformes en todos ellos. A continuación, enumeramos una guía general de cómo puede analizar a sus partes interesadas y, con simples adiciones, puede personalizarlas de acuerdo con lo que se adapte a su organización.

A continuación se detallan los tres pasos que puede seguir para el análisis de sus stakeholders:

Paso # 1: Identificación de sus partes interesadas

El primer paso es comprender quiénes son exactamente sus partes interesadas. Puede comenzar con una lluvia de ideas de todas las personas relacionadas con su trabajo de una forma u otra.

Estas personas pueden ser cualquiera que se vea afectado por el éxito o el fracaso de su trabajo, cualquiera que influya en su trabajo de alguna manera, o incluso aquellos que tengan interés en cómo resulta su trabajo.

Asegúrese de ser extenso en su lluvia de ideas, ya que no querrá arriesgarse a perderse a ninguna parte interesada clave por error.

Como se discutió, estas partes interesadas podrían incluir:

• Personas en operaciones o TI
• Consultores de tu proyecto
• Contratación de personal
• Los jefes de las unidades afectadas en su negocio
• Personas relacionadas con el producto.
• Personal financiero
• Personal de ventas
• Aquellos en fabricación o desarrollo.
• Personal ejecutivo
• personas de marketing

Recuerde que las partes interesadas pueden ser individuos y organizaciones. En última instancia, el propósito de este análisis es asegurarse de que se está comunicando con estas personas, por lo que eventualmente tendrá que identificar a la persona o personas correctas dentro de una organización de partes interesadas con las que necesitará comunicarse.

Paso #2: Dividir a las partes interesadas en grupos según la prioridad

El siguiente paso, una vez que haya completado la lluvia de ideas e identificado a sus partes interesadas, es considerar a cada parte interesada y priorizarlas según el nivel de interés que tienen en su proyecto y el nivel de influencia que tienen sobre él.

Hay diferentes formas de realizar esta tarea. Uno de los métodos más comunes es utilizar una red de energía/interés.

La tabla de poder/interés en la gestión de partes interesadas es una herramienta que ayuda a organizar o categorizar a las partes interesadas por el poder o el interés que tienen con su proyecto.

Dependiendo de la posición que elija para categorizar a su parte interesada, le permite saber qué acciones debe tomar con ellos.

Hay 4 categorías en las que una parte interesada podría caer:

Alto poder, alto interés : debe asegurarse de involucrarlos por completo y hacer un esfuerzo para satisfacerlos.

Alto poder, menos interés: asegúrese de esforzarse lo suficiente con estas personas para que estén satisfechas, pero no demasiado para que se aburran con lo que está tratando de transmitir.

Low Power, High Interest : debe mantener informadas a estas personas. Asegúrese de que estas personas estén adecuadamente informadas y que no surjan problemas. Las personas en esta categoría a menudo pueden desempeñar un papel de apoyo en los detalles de su proyecto.

Bajo poder, menos interés : asegúrese de monitorear a esas personas, pero trate de no aburrirlas con cantidades excesivas de comunicación o participación.

Otro enfoque para priorizar a las partes interesadas se discutió en el libro "Hacer una estrategia: mapear el éxito estratégico" de Fran Ackermann.

El método relevo agrupa a las partes interesadas en cuatro categorías nuevamente, similares pero diferentes a las discutidas.

Jugadores : estas son las personas de alto poder e interés que deberían estar completamente comprometidas con su proyecto y usted desea colaborar con ellas.

Sujetos : Estos son actores de bajo poder y alto interés. Estas personas pueden sugerir grandes percepciones e ideas para su proyecto, pero no debe sentirse obligado a decirles que sí siempre.

Establecedores de contexto: Estas son las partes interesadas de alto poder y bajo interés. Estas personas pueden tener una gran influencia en su proyecto, pero no deben aburrirse con los detalles, sin embargo, deben mantenerse al día sobre el proyecto.

Multitud : son partes interesadas de bajo poder y bajo interés. Cierta comunicación con estas personas es buena, pero en comparación con otras partes interesadas, se requiere la menor cantidad de comunicación.

Paso #3: Comprender a las partes interesadas

Una vez que haya categorizado a sus partes interesadas, es hora de decidir cuál es la mejor manera de involucrarse y comunicarse con ellos.

Piense estratégicamente sobre cómo puede garantizar el apoyo continuo de cada tipo de parte interesada que haya categorizado.

Para poder hacer esto, algunas buenas preguntas que puede hacer son:

1. ¿Existe un interés económico o emocional en el resultado de su trabajo? ¿Este interés es positivo o negativo?
2. ¿Qué motiva a este actor?
3. ¿Qué tipo de información esperan? ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos?
4. ¿Cómo ven actualmente su trabajo? ¿Qué información usaron para llegar a esa conclusión?
5. ¿Quién influye en sus opiniones? ¿Son estas personas influyentes también sus partes interesadas?
6. ¿Qué puede hacer para ganar su apoyo en su proyecto, si no lo hacen?
7. Si no puede ganar su apoyo para su proyecto, ¿hay formas de minimizar su oposición? ¿Qué son?

Una vez que haya terminado de priorizar a sus partes interesadas y se tome el tiempo para comprender cómo son con respecto a su proyecto, intente elaborar un plan de comunicación de gestión de proyectos.

Un plan de comunicación de gestión de proyectos es un plan que identifica cómo se comunicará la información esencial e importante a las partes interesadas a lo largo del desarrollo de su proyecto.

El plan incluye los tipos de información que necesitará transmitir, el método con el que se comunicará con las partes interesadas y la frecuencia con la que les gustaría recibir esta información.

¡Empiece ya con el análisis de las partes interesadas!

Los proyectos organizacionales necesitan la contribución, aprobación y dirección de diferentes personas en toda la organización.

Si estas personas no comprenden completamente o no están de acuerdo con los objetivos del proyecto, o el plan creado para ejecutarlo, pueden convertirse en un obstáculo para el éxito de ese proyecto.

Sin embargo, tomarse el tiempo para obtener la aprobación y la ayuda de estas partes interesadas puede ayudar a su proyecto de muchas maneras.

Por lo tanto, el análisis de las partes interesadas es una parte vital de cualquier proyecto. Debe tomarse el tiempo para realizar dicho análisis al comenzar un proyecto para darle una buena oportunidad de éxito.