Piano di gestione del progetto: scopo ed esempi

Senza un piano di gestione del progetto, sei destinato a mettere a rischio molte cose. A volte, un progetto passa attraverso l'intera fase di pianificazione della gestione del progetto, ma soffre a causa della scarsa esecuzione.

Un piano concreto funge da base per qualsiasi progetto, indipendentemente dalla sua scala.

Abbiamo curato questa guida per spiegare come creare e progettare un piano di project management efficace.

Che cos'è un piano di gestione del progetto?

Un piano di gestione del progetto evidenzia come il progetto verrà eseguito, monitorato e controllato, a partire dalla fase di avvio e fino al prodotto finale.

Tieni presente che il tuo piano di progetto mira a definire il metodo che il tuo team utilizzerà per eseguire i risultati strutturati in tempo.

A tal fine, il piano di gestione del progetto dovrebbe idealmente includere anche un processo per misurare l'analisi delle prestazioni di base. Ciò aiuta non solo a identificare le aree deboli durante la vita di un progetto, ma garantisce anche il successo a lungo termine relativo ai progetti futuri.

Differenza tra un piano di gestione del progetto e un piano di progetto

La differenza tra un piano di gestione del progetto e un piano di progetto non è così netta come potresti sperare.

La differenza tra i due potrebbe dipendere completamente dall'organizzazione con cui stai lavorando.

Molte aziende sono state viste utilizzare i due termini in modo intercambiabile per riferirsi allo stesso piano.

D'altra parte, alcune società classificano questi due come piani del tutto diversi.

Se guardi i due piani, ecco alcune differenze che potresti notare:

• Il piano del progetto descrive il "cosa" del tuo progetto mentre il piano di gestione del progetto descrive il "come"
• Spesso, il piano di progetto è un documento ampio mentre il piano di gestione si occupa di maggiori dettagli relativi al progetto.
• Il piano del progetto descrive la visione per completare il progetto mentre il piano di gestione spiega il metodo e il sistema per essere in grado di raggiungere il successo del progetto.
• Spesso c'è una divisione tra i due per i progetti più grandi ma una fusione di termini per i progetti più piccoli.

Lo scopo di un piano di gestione del progetto

Dal momento che impiegherai una discreta quantità di tempo e sforzi per creare il tuo piano di gestione, è imperativo comprendere alcune nozioni di base.

Esistono diversi scopi per la creazione di un piano di gestione. Alcuni di essi sono allegati di seguito. Dare un'occhiata!

1. Pianificazione

Il primo scopo della creazione di un piano di gestione è abbastanza ovvio, ed è pianificare il tuo progetto. In qualità di project manager, prima di iniziare l'esecuzione di un progetto, è importante pianificare e comprendere il progetto nella sua interezza e come progredirà nel suo ciclo di vita.

2. Fornire informazioni allo sponsor del progetto

È anche un vantaggio creare un piano di gestione che puoi fornire informazioni e illuminare lo sponsor del tuo progetto su come intendi gestire il progetto.

Tuttavia, va notato che a volte lo sponsor del progetto è in un'altra organizzazione rispetto a quella che lavora al progetto, e quindi alcune informazioni nel tuo piano di gestione non sono sempre applicabili per loro.

3. Agire come guida per le decisioni che devi prendere come project manager

I piani di gestione sono spesso utilizzati anche come guida per ricevere aiuto quando sorgono problemi o problemi. Ogni volta che si verifica un problema nell'avanzamento del progetto, tu come project manager dovresti consultare il tuo piano di gestione.

In sostanza avresti dovuto includere qualsiasi problema del genere nel tuo piano di gestione e discutere come affrontare il problema se si fosse presentato.

Se, tuttavia, non è così e il piano di gestione non evidenzia il problema particolare che stai affrontando, dovresti prendere una nota e assicurarti di includerla in qualsiasi piano di gestione futuro che creerai.

Componenti principali di un piano di Project Management

Tutti i piani di gestione includono tutti gli elementi che definiscono la gestione del loro progetto.

Tuttavia, alcuni componenti sono piuttosto standard per ogni piano di questo tipo.

Discuteremo ciascuno di questi elementi a turno.

1. Dichiarazione di portata

Abbiamo elencato la dichiarazione di scopo come primo elemento dell'elenco dei componenti per il tuo piano di gestione per un motivo molto importante.

È una delle responsabilità principali di un project manager comprendere l'ambito del progetto e garantire che il progetto rimanga entro i limiti di tale ambito.

Uno dei motivi più comuni per i ritardi dei progetti e l'aumento dei budget dei progetti è lo scope creep.

Puoi utilizzare l'approccio SMART per definire l'ambito per assicurarti che l'ambito che definisci per il tuo progetto sia efficace e adatto.

SMART è l'acronimo di S pecific, M easurable, A ttainable, R ealistic e T imely.

• Specifico : più specifico è l'ambito, minori sono le possibilità che l'ambito si insinui
• Misurabile : un ambito che può essere misurato ti consente di sapere se l'hai raggiunto.
• Raggiungibile : è importante assicurarsi che l'obiettivo che si sta cercando di raggiungere sia raggiungibile per te e il tuo team in termini di competenze, conoscenze e risorse.
• Realistico : assicurati che l'ambito aggiunga valore agli obiettivi del tuo cliente e sia realistico in termini di realizzabilità.
• Tempestivo : una dichiarazione sull'ambito dovrebbe essere limitata dal tempo che consente di impostare una pianificazione e aiuta anche a creare un budget.

2. Struttura di ripartizione del lavoro

Una struttura di ripartizione del lavoro definisce l'aspetto "cosa" di un progetto.

La struttura di scomposizione del lavoro mette in evidenza tutti gli elementi che un progetto deve realizzare per essere considerato un successo e di solito viene eseguita attraverso una visualizzazione grafica organizzata su più livelli.

3. Fattore di successo critico

I fattori critici di successo sono quelle componenti del tuo progetto che devono essere raggiunte per considerare il tuo progetto completato e un successo.

I project manager e i team di solito definiscono i propri fattori critici di successo.

La ricerca condotta su quali fattori si ritiene influenzi in modo significativo il successo di un progetto ha avuto i seguenti risultati:

• Tra gli intervistati, le persone credevano che la costituzione formale di un project manager avesse un'influenza del 93% sul successo di un progetto.
• Obiettivi del progetto che sono stati fissati in modo misurabile e avevano il 90%
• Le competenze di un project manager avevano l' 88%
• L'alta autorità del project manager aveva l' 85%

Altri fattori che sono spesso identificati come fattori critici di successo includono:

• Rimanendo nel budget
• Completare il progetto in tempo
• Standard di qualità del progetto completato
• Un tasso minimo di rifiuto del prodotto
• I vantaggi per l'utente finale del prodotto
• Soddisfazione del team e dei dipendenti alla fine del progetto

4. Piano delle Risorse Umane

In qualsiasi progetto, la risorsa più preziosa sono le persone coinvolte nel progetto e quelle che compongono il tuo team di progetto, ed è per questo che anche la pianificazione delle risorse nella gestione del progetto è essenziale.

Il piano delle risorse umane è importante indipendentemente dal fatto che tu stia pianificando di assumere nuovi dipendenti o di lavorare con persone che hai già fatto in precedenza.

Durante la creazione del piano di gestione assicurati che la parte relativa alle risorse umane includa quanto segue:

• Requisiti delle risorse per il tuo progetto
• Come prevedi di acquisire il team di progetto
• Quanto tempo ciascuna risorsa dedicherà al progetto
• Da dove verrà il team di progetto
• Qualsiasi formazione e sviluppo che il team di progetto richiederà per essere in grado di completare il progetto
• Eventuali requisiti di gestione per il tuo team di progetto.

Imparentato:

5 migliori certificazioni di gestione delle risorse umane nel 2022

5. Piano di comunicazione della gestione del progetto

La comunicazione è essenziale per la collaborazione e la collaborazione è la base per la realizzazione di un progetto di successo.

A seconda del progetto che stai eseguendo e delle persone coinvolte, il tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto può variare.

Spesso, una cattiva comunicazione può portare a scadenze mancate, budget estesi e il temuto attacco di portata che continuiamo a menzionare.

Un piano di comunicazione non è semplicemente diretto ai membri del tuo team, ma dovrebbe anche includere la frequenza con cui dovresti parlare con il tuo cliente e le parti interessate, quale modalità di comunicazione prevedi di utilizzare e con quale frequenza prevedi di comunicare.

6. Prodotti da consegnare

Una delle responsabilità più importanti di un project manager è gestire i risultati del progetto, e quindi includerli nel piano di gestione è altrettanto cruciale.

I risultati finali del progetto sono quei beni o servizi prodotti come risultato del tuo progetto, che intendi consegnare al tuo cliente o cliente.

Descrivere semplicemente il risultato finale è spesso insufficiente e quindi dovresti provare a includere i dettagli sui tuoi risultati, tra cui:

• Dimensione
• Lunghezza
• Qualità
• Altri standard

7. Elenco delle parti interessate

Dovrebbe essere creato e sviluppato un elenco di stakeholder per il piano di gestione non solo per tenere traccia di chi sono i tuoi stakeholder e sviluppare l'elenco se cambiano, ma ti consente anche di tenere traccia del tuo piano di comunicazione.

8. Bilancio

A nessun progetto viene dato libero sfogo alle risorse monetarie e quindi è fondamentale creare un budget e inserirlo nel piano di gestione.

Il budget è anche uno dei fattori critici di successo che molti project manager considerano per evidenziare il successo di un particolare progetto.

Ad alcuni progetti viene assegnato un budget dall'inizio ed è tuo compito mostrare come allocare questa risorsa, altre volte devi fornire un piano di budget ai clienti o alle parti interessate e loro determineranno se forniranno il budget che hai delineato.

A seconda del tuo progetto e del tuo piano, puoi anche includere il tuo piano di budget nella tua struttura di ripartizione del lavoro.

9. Programma

Come il budget, a nessun progetto viene concesso un tempo illimitato per essere consegnato. Ecco perché la pianificazione del tuo progetto è molto essenziale.

Spesso sono gli stakeholder esterni a determinare le date di consegna del progetto.

È abbastanza comune che ci siano cambiamenti nella pianificazione di un progetto durante il ciclo di vita a causa di determinati fattori, ecco perché la pianificazione richiede una gestione attiva.

Controllalo:

6 migliori software di pianificazione dei dipendenti da utilizzare nel 2022

10. Piano degli appalti

È comune che quando si avvia un progetto si scopre di aver bisogno di subappaltatori, consulenti e fornitori.

Pertanto, dovresti assicurarti che il tuo piano di gestione delinei quanto segue:

• Quali sono i servizi o prodotti di cui il tuo progetto richiederà?
• Come procurerete questi servizi o prodotti?
• Come intendi monitorare la qualità di questi prodotti o servizi e come monitorerai i loro progressi?

La gestione degli appaltatori esterni diventa un compito importante poiché non sono direttamente affiliati alla tua organizzazione e quindi non hanno la stessa spinta o nemmeno la comprensione dello stato di avanzamento o del programma del tuo progetto.

11. Registro dei rischi

I registri dei rischi sono quei documenti che identificano i rischi, includono l'analisi dei rischi e piani di risposta ai rischi.

Il registro dei rischi è importante non solo durante la fase di pianificazione, ma il documento viene utilizzato durante tutto il ciclo di vita del progetto per monitorare e controllare i rischi.

Pertanto, ricorda di rendere il tuo piano di gestione del rischio del progetto facile da comprendere, avere la possibilità di essere adattato quando necessario e referenziato durante tutto il processo del progetto.

Definisci l'importanza di qualsiasi potenziale rischio sulla probabilità e l'impatto sul tuo progetto.

La maggior parte delle organizzazioni segue un semplice processo per evidenziare e identificare i rischi e quindi creare un registro dei rischi.

I seguenti criteri sono evidenziati nei registri dei rischi:

• Una descrizione del rischio
• La probabilità di un rischio identificato
• L'impatto che un determinato rischio potrebbe avere sul progetto
• Gli eventi che possono innescare un rischio che si verifica
• La priorità del rischio
• Un piano di risposta ai rischi che vengono identificati in modo che il tuo team sappia come reagire a un rischio che si è materializzato.

Scopri i migliori software di gestione del rischio:

I 17 migliori software di gestione del rischio del 2022

Come creare un piano di gestione del progetto?

Il piano di gestione del progetto viene creato gradualmente e, come abbiamo sottolineato, il piano è costituito da piani di componenti separati e pertanto non può essere creato fino a quando non viene realizzato ciascuno dei singoli elementi.

La maggior parte delle componenti del piano di gestione sono create durante processi distintivi e quindi sono incorporate in modo diverso.

Se lo guardiamo secondo la guida PMBOK, il piano di gestione è un prodotto del processo del piano di gestione del progetto.

Usa ciò che hai già per incorporare tutte le tue informazioni e il materiale nel tuo piano di gestione.

Quindi, ad esempio, durante la fase di avvio del ciclo di vita di un progetto, dovresti già avere un riepilogo dell'ambito, un breve piano di budget e la pianificazione degli obiettivi.

Pertanto, quando inizi a sviluppare il piano di gestione, puoi utilizzare queste affermazioni e rivedere ulteriormente i componenti per creare una comprensione più dettagliata del progetto.

Puoi usare nTask per il tuo processo di pianificazione del progetto | Ecco come

nTask è uno strumento di gestione dei progetti per i team intelligenti, ma non solo la piattaforma ti aiuta durante tutto il ciclo di vita del progetto, ma puoi utilizzare nTask per aiutarti a creare il tuo piano di gestione.

La visualizzazione del calendario di nTask ti offre uno spazio per la pianificazione, la pianificazione e la gestione delle risorse.

La funzione di rilevamento consente di impostare una data di inizio e fine pianificata di un'attività prima di avviare le operazioni e confrontarle con la pianificazione pianificata.

Le funzionalità di pianificazione ti consentono di mappare le scadenze del progetto e tenere traccia di tutto.

Puoi utilizzare le funzionalità di riunione di nTask per trasmettere il tuo piano di gestione ai membri del team, ai clienti o alle parti interessate. Possono quindi annotare i verbali chiave delle riunioni o creare azioni e decisioni di follow-up.

nTask fornisce anche la capacità di tracciamento di bug e problemi, che ti consente di tracciare, assegnare, dare priorità e risolvere eventuali problemi con il software di gestione dei problemi.

I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati come strumento visivo per vedere lo stato di avanzamento della gestione del progetto e possono essere utilizzati per elaborare la struttura della suddivisione del lavoro.

Inoltre, nTask uscirà presto con una funzionalità per la pianificazione del budget che ti aiuterà a creare i tuoi piani e portarli a termine.

Questa è solo la punta della montagna, controlla l'elenco completo delle funzionalità disponibili sul sito Web di nTask, per vedere quanto diventerà semplice la tua pianificazione.

Conclusione!

Ecco qua! Questo è letteralmente il punto cruciale delle cose che devi sapere per iniziare il tuo piano di gestione. Il processo è applicabile anche ai programmi e alle metodologie dei gestori di programma.

Non dimenticare di tenere d'occhio gli aggiornamenti a questo post. Continueremo a fornirti una visione dettagliata di tutti i tuoi requisiti di pianificazione della gestione del progetto dall'inizio alla fine.