Projektmanagementplan: Zweck und Beispiele

Ohne einen Projektmanagementplan setzen Sie zwangsläufig viele Dinge aufs Spiel. Manchmal durchläuft ein Projekt die gesamte Planungsphase des Projektmanagements, leidet aber unter einer schlechten Ausführung.

Ein konkreter Plan bildet die Grundlage für jedes Projekt, unabhängig von seiner Größenordnung.

Wir haben diesen Leitfaden kuratiert, um zu erklären, wie man einen effektiven Projektmanagementplan erstellt und entwirft.

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projektmanagementplan zeigt auf, wie das Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert wird, beginnend mit der Initiierungsphase bis hin zum Endprodukt.

Denken Sie daran, dass Ihr Projektplan darauf abzielt, die Methode zu definieren, die Ihr Team verwenden wird, um die strukturierten Ergebnisse termingerecht auszuführen.

Zu diesem Zweck sollte der Projektmanagementplan idealerweise auch einen Prozess zur Messung der Basisleistungsanalyse enthalten. Dies hilft nicht nur, die Schwachstellen während der Laufzeit eines Projekts zu identifizieren, sondern sichert auch den langfristigen Erfolg in Bezug auf zukünftige Projekte.

Unterschied zwischen einem Projektmanagementplan und einem Projektplan

Der Unterschied zwischen einem Projektmanagementplan und einem Projektplan ist nicht so klar, wie Sie vielleicht hoffen.

Der Unterschied zwischen den beiden kann vollständig von der Organisation abhängen, mit der Sie arbeiten.

Viele Unternehmen verwenden die beiden Begriffe austauschbar, um sich auf denselben Plan zu beziehen.

Auf der anderen Seite klassifizieren bestimmte Unternehmen diese beiden als völlig unterschiedliche Pläne.

Wenn Sie sich die beiden Pläne ansehen, können Sie die folgenden Unterschiede feststellen:

• Der Projektplan beschreibt das „Was“ Ihres Projekts, während der Projektmanagementplan das „Wie“ beschreibt.
• Oft ist der Projektplan ein umfassendes Dokument, während der Managementplan mehr Details im Zusammenhang mit dem Projekt behandelt.
• Der Projektplan beschreibt die Vision, das Projekt abzuschließen, während der Managementplan die Methode und das System erläutert, um den Projekterfolg zu erreichen.
• Bei größeren Projekten gibt es oft eine Trennung zwischen den beiden, bei kleineren Projekten jedoch eine Zusammenführung der Begriffe.

Der Zweck eines Projektmanagementplans

Da Sie eine Menge Zeit und Mühe aufwenden werden, um Ihren Managementplan zu erstellen, ist es unerlässlich, einige Grundlagen zu verstehen.

Es gibt verschiedene Zwecke für die Erstellung eines Managementplans. Einige davon sind unten angehängt. Guck mal!

1. Planung

Der erste Zweck der Erstellung eines Managementplans ist ziemlich offensichtlich, und zwar die Planung Ihres Projekts. Bevor Sie als Projektmanager mit der Ausführung eines Projekts beginnen, ist es wichtig, das Projekt in seiner Gesamtheit zu planen und zu verstehen und wie es sich während seines Lebenszyklus entwickeln wird.

2. Bereitstellung von Informationen für den Projektsponsor

Es ist auch ein Vorteil, einen Managementplan zu erstellen, mit dem Sie Informationen bereitstellen und Ihren Projektsponsor darüber aufklären können, wie Sie das Projekt verwalten möchten.

Es sollte jedoch beachtet werden, dass der Projektsponsor manchmal in einer anderen Organisation als der an dem Projekt arbeitenden Organisation tätig ist und daher bestimmte Informationen in Ihrem Managementplan nicht immer für ihn gelten.

3. Als Leitfaden für Entscheidungen fungieren, die Sie als Projektmanager treffen müssen

Managementpläne werden auch oft als Leitfaden verwendet, um Hilfe zu erhalten, wenn Probleme oder Probleme auftreten. Wann immer ein Problem im Projektfortschritt auftritt, sollten Sie als Projektmanager Ihren Managementplan konsultieren.

Im Wesentlichen hätten Sie solche Probleme in Ihren Managementplan aufnehmen und besprechen sollen, wie Sie das Problem angehen können, falls es auftreten sollte.

Wenn dies jedoch nicht der Fall ist und der Managementplan das spezielle Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, nicht hervorhebt, sollten Sie eine Notiz machen und sicherstellen, dass Sie es in jeden zukünftigen Managementplan aufnehmen, den Sie erstellen.

Kernkomponenten eines Projektmanagementplans

Alle Managementpläne enthalten alle Elemente, die das Management ihres Projekts definieren.

Bestimmte Komponenten sind jedoch ziemlich Standard für jeden solchen Plan.

Wir werden jedes dieser Elemente der Reihe nach besprechen.

1. Geltungsbereichserklärung

Wir haben die Scope-Erklärung aus einem sehr wichtigen Grund als erstes Element der Komponentenliste für Ihren Managementplan aufgeführt.

Es ist eine der Kernaufgaben eines Projektmanagers, den Umfang des Projekts zu verstehen und sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der Grenzen dieses Umfangs bleibt.

Einer der häufigsten Gründe für Projektverzögerungen und erhöhte Projektbudgets ist die Erweiterung des Umfangs.

Sie können den SMART-Ansatz verwenden, um den Umfang zu definieren, um sicherzustellen, dass der von Ihnen definierte Umfang für Ihr Projekt sowohl effektiv als auch geeignet ist.

SMART steht für S pecific, M easurable, A ttainable, R ealistic und T imely.

• Spezifisch – je spezifischer der Geltungsbereich, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass der Geltungsbereich kriecht
• Messbar – ein Umfang, der messbar ist, ermöglicht es Ihnen, zu wissen, ob Sie es erreicht haben.
• Erreichbar – Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Umfang, den Sie erreichen möchten, für Sie und Ihr Team in Bezug auf Fachwissen, Wissen und Ressourcen erreichbar ist.
• Realistisch – Stellen Sie sicher, dass der Umfang den Zielen Ihres Kunden einen Mehrwert verleiht und im Hinblick auf die Erreichbarkeit realistisch ist.
• Rechtzeitig – eine Scope-Anweisung sollte zeitlich begrenzt sein, damit Sie einen Zeitplan festlegen können, und hilft auch bei der Erstellung eines Budgets.

2. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan definiert den „Was“-Aspekt eines Projekts.

Der Projektstrukturplan hebt alle Elemente hervor, die ein Projekt erfüllen muss, um als Erfolg gewertet zu werden, und erfolgt normalerweise durch eine grafische Darstellung, die auf mehreren Ebenen organisiert ist.

3. Kritischer Erfolgsfaktor

Kritische Erfolgsfaktoren sind diejenigen Komponenten Ihres Projekts, die erreicht werden müssen, damit Ihr Projekt als abgeschlossen und erfolgreich gilt.

Projektmanager und -teams definieren in der Regel ihre eigenen kritischen Erfolgsfaktoren.

Eine Untersuchung darüber, welche Faktoren den Erfolg eines Projekts maßgeblich beeinflussen, ergab folgende Ergebnisse:

• Die Befragten glauben, dass die formelle Etablierung eines Projektmanagers zu 93 % Einfluss auf den Erfolg eines Projekts hat.
• Projektziele, die messbar gesetzt wurden und zu 90 % erreicht wurden
• Die Kompetenzen eines Projektmanagers hatten 88%
• Die hohe Autorität des Projektleiters hatte 85 %

Andere Faktoren, die oft als kritische Erfolgsfaktoren gleichgesetzt werden, sind:

• Innerhalb des Budgets bleiben
• Termingerechte Fertigstellung des Projekts
• Qualitätsstandards des abgeschlossenen Projekts
• Eine minimale Produktrückweisungsrate
• Die Vorteile des Produkts für den Endbenutzer
• Team- und Mitarbeiterzufriedenheit am Ende des Projektes

4. Personalplan

Bei jedem Projekt sind die am Projekt beteiligten Personen und diejenigen, die Ihr Projektteam bilden, die wertvollste Ressource, und deshalb ist auch die Ressourcenplanung im Projektmanagement unerlässlich.

Der Personalplan ist wichtig, egal ob Sie neue Mitarbeiter einstellen oder mit Personen zusammenarbeiten möchten, für die Sie dies bereits getan haben.

Stellen Sie bei der Erstellung Ihres Managementplans sicher, dass der Personalteil Folgendes umfasst:

• Ressourcenanforderungen für Ihr Projekt
• Wie Sie das Projektteam akquirieren wollen
• Wie viel Zeit jede Ressource dem Projekt widmen wird
• Woher das Projektteam kommen wird
• Jegliche Schulung und Entwicklung, die das Projektteam benötigt, um das Projekt abschließen zu können
• Alle Managementanforderungen für Ihr Projektteam.

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5. Kommunikationsplan für das Projektmanagement

Kommunikation ist für die Zusammenarbeit unerlässlich, und Zusammenarbeit ist die Grundlage für eine erfolgreiche Projektabwicklung.

Abhängig von dem von Ihnen durchgeführten Projekt und den daran Beteiligten kann Ihr Kommunikationsplan für das Projektmanagement variieren.

Schlechte Kommunikation kann oft zu verpassten Fristen, erweiterten Budgets und dem gefürchteten Scope Creep führen, das wir immer wieder erwähnen.

Ein Kommunikationsplan richtet sich nicht nur an Ihre Teammitglieder, sondern sollte auch beinhalten, wie oft Sie mit Ihren Kunden und Stakeholdern sprechen sollten, welche Art der Kommunikation Sie verwenden möchten und wie oft Sie kommunizieren möchten.

6. Leistungen

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist die Verwaltung der Projektergebnisse, und daher ist es ebenso wichtig, sie in Ihren Managementplan aufzunehmen.

Die Projektleistungen sind die Waren oder Dienstleistungen, die als Ergebnis Ihres Projekts produziert werden und die Sie an Ihren Auftraggeber oder Kunden liefern möchten.

Es reicht oft nicht aus, die Leistung einfach zu skizzieren, und deshalb sollten Sie versuchen, Details zu Ihren Leistungen beizufügen, einschließlich:

• Größe
• Länge
• Qualität
• Andere Normen

7. Stakeholder-Liste

Eine Stakeholder-Liste sollte für den Managementplan erstellt und entwickelt werden, nicht nur um zu verfolgen, wer Ihre Stakeholder sind, und um die Liste zu entwickeln, wenn sie sich ändern, sondern um Ihnen auch zu ermöglichen, Ihren Kommunikationsplan im Auge zu behalten.

8. Haushalt

Kein Projekt erhält freie Hand an finanziellen Ressourcen und daher ist die Erstellung eines Budgets und dessen Aufnahme in den Managementplan unerlässlich.

Das Budget ist auch einer der kritischen Erfolgsfaktoren, die viele Projektmanager berücksichtigen, um den Erfolg eines bestimmten Projekts hervorzuheben.

Bestimmten Projekten wird von Anfang an ein Budget zugewiesen, und es ist Ihre Aufgabe, zu zeigen, wie Sie diese Ressourcen zuweisen werden. In anderen Fällen müssen Sie Kunden oder Interessengruppen einen Budgetplan vorlegen, und sie werden bestimmen, ob sie das Ihnen zur Verfügung stehende Budget bereitstellen werden skizziert.

Abhängig von Ihrem Projekt und Ihrem Plan können Sie auch Ihren Budgetplan in Ihren Projektstrukturplan aufnehmen.

9. Zeitplan

Wie dem Budget wird keinem Projekt eine unbegrenzte Zeit zur Verfügung gestellt, um geliefert zu werden. Aus diesem Grund ist die Planung Ihres Projekts sehr wichtig.

Oft sind es die externen Stakeholder, die die Liefertermine für das Projekt bestimmen.

Es ist durchaus üblich, dass sich der Zeitplan eines Projekts während des Lebenszyklus aufgrund bestimmter Faktoren ändert, weshalb der Zeitplan ein aktives Management erfordert.

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10. Beschaffungsplan

Wenn Sie ein Projekt initiieren, stellen Sie häufig fest, dass Sie Subunternehmer, Berater und Lieferanten benötigen.

Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Managementplan Folgendes umreißt:

• Welche Dienstleistungen oder Produkte benötigt Ihr Projekt?
• Wie werden Sie diese Dienstleistungen oder Produkte beschaffen?
• Wie beabsichtigen Sie, die Qualität dieser Produkte oder Dienstleistungen zu überwachen, und wie werden Sie deren Fortschritt überwachen?

Das Management externer Auftragnehmer wird zu einer wichtigen Aufgabe, da sie nicht direkt mit Ihrer Organisation verbunden sind und daher nicht den gleichen Antrieb oder sogar das gleiche Verständnis für den Fortschritt oder Zeitplan Ihres Projekts haben.

11. Risikoregister

Risikoregister sind jene Dokumente, die Risiken identifizieren, Risikoanalysen sowie Risikoreaktionspläne enthalten.

Das Risikoregister ist nicht nur während der Planungsphase wichtig, sondern das Dokument wird während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet, um Risiken zu überwachen und zu steuern.

Denken Sie daher daran, Ihren Projektrisikomanagementplan leicht verständlich zu gestalten, die Möglichkeit zu haben, ihn bei Bedarf anzupassen und während des gesamten Projektprozesses darauf zu verweisen.

Definieren Sie die Bedeutung jedes potenziellen Risikos hinsichtlich Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf Ihr Projekt.

Die meisten Organisationen folgen einem einfachen Prozess, um Risiken hervorzuheben und zu identifizieren und dann ein Risikoregister zu erstellen.

Folgende Kriterien werden in Risikoregistern hervorgehoben:

• Eine Beschreibung des Risikos
• Die Wahrscheinlichkeit eines identifizierten Risikos
• Die Auswirkungen, die ein bestimmtes Risiko auf das Projekt haben könnte
• Die Ereignisse, die ein Risiko auslösen können
• Die Priorität des Risikos
• Ein Reaktionsplan für erkannte Risiken, damit Ihr Team weiß, wie es auf ein eingetretenes Risiko reagieren muss.

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Wie erstelle ich einen Projektmanagementplan?

Der Projektmanagementplan wird schrittweise erstellt, und wie wir skizziert haben, besteht der Plan aus separaten Komponentenplänen und kann daher nicht erstellt werden, bis jedes der einzelnen Elemente erstellt ist.

Die meisten Bestandteile des Managementplans werden in unterschiedlichen Prozessen erstellt und daher unterschiedlich eingearbeitet.

Wenn wir es nach dem PMBOK-Leitfaden betrachten, ist der Managementplan ein Produkt des Projektmanagementplan-Prozesses.

Verwenden Sie, was Sie bereits haben, um alle Ihre Informationen und Materialien in Ihren Managementplan aufzunehmen.

So sollten Sie beispielsweise während der Initiierungsphase eines Projektlebenszyklus bereits eine Zusammenfassung des Umfangs, einen kurzen Budgetplan und Ihren Zielplan erstellt haben.

Wenn Sie mit der Entwicklung des Managementplans beginnen, können Sie daher diese Aussagen verwenden und die Komponenten weiter überarbeiten, um ein detaillierteres Verständnis des Projekts zu erhalten.

Sie können nTask für Ihren Projektplanungsprozess verwenden | Hier ist wie

nTask ist ein Projektmanagement-Tool für intelligente Teams, aber die Plattform hilft Ihnen nicht nur während des gesamten Projektlebenszyklus, sondern Sie können nTask verwenden, um Sie bei der Erstellung Ihres Managementplans zu unterstützen.

Die Kalenderansicht von nTask bietet Ihnen einen Ort für die Planung und Terminierung sowie die Ressourcenverwaltung.

Mit der Nachverfolgungsfunktion können Sie ein geplantes Start- und Enddatum einer Aufgabe festlegen, bevor Sie mit dem Betrieb beginnen, und sie mit dem geplanten Zeitplan vergleichen.

Planungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Projektfristen festzulegen und alles zu verfolgen.

Sie können die Besprechungsfunktionen von nTask verwenden, um Ihren Managementplan an Teammitglieder, Kunden oder Interessengruppen weiterzugeben. Sie können dann wichtige Besprechungsprotokolle notieren oder Folgemaßnahmen und Entscheidungen treffen.

nTask bietet auch Funktionen zur Fehler- und Problemverfolgung, mit denen Sie alle Probleme mit der Problemverwaltungssoftware verfolgen, zuweisen, priorisieren und beheben können.

Gantt-Diagramme können als visuelles Werkzeug verwendet werden, um den Fortschritt Ihres Projektmanagements zu sehen, und können zur Ausarbeitung Ihres Projektstrukturplans verwendet werden.

Außerdem wird nTask bald mit einer Funktion für die Budgetplanung herauskommen, die Ihnen helfen wird, Ihre Pläne zu erstellen und sie durchzuziehen.

Dies ist nur die Spitze des Berges. Schauen Sie sich die vollständige Liste der verfügbaren Funktionen auf der nTask-Website an, um zu sehen, wie mühelos Ihre Planung werden wird.

Fazit!

Hier hast du es! Das ist buchstäblich der Kern der Dinge, die Sie wissen müssen, um mit Ihrem Managementplan zu beginnen. Der Prozess ist auch auf Programme und Methoden der Programmmanager anwendbar.

Vergessen Sie nicht, nach Updates zu diesem Beitrag Ausschau zu halten. Wir werden Ihnen weiterhin einen detaillierten Einblick in alle Ihre Projektmanagement-Planungsanforderungen von Anfang bis Ende geben.