Die häufigsten Fallstricke im Projektmanagement, die es zu vermeiden gilt

Jeder Projektmanager weiß, dass es nicht immer so läuft, wie man es sich wünscht, aber es gibt gewisse Fallstricke im Projektmanagement , denen man sich bewusst sein sollte.

Wenn Sie wissen, was einige häufige Fallstricke im Projektmanagement sind, können Sie diese vorhersehen und bei Ihrem nächsten Projekt auch darauf achten.

Wenn Sie erkennen, wann Fallstricke im Projektmanagement auftreten, können Sie Ihren Plan entwickeln und angehen, um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt nicht entgleist und nicht zu einem gescheiterten Projekt führt.

Projektmanagement befasst sich mit komplexen Projekten mit unterschiedlichen Elementen. Einschließlich Zeit, Ressourcen und Menschen. Die Verwaltung eines erfolgreichen Projekts erfordert die effektive Einbeziehung und Verwaltung dieser Elemente.

Aufgrund der Komplexität des Projektmanagements können in jedem Bereich oder Entwicklungsprozess des Projekts Fallstricke im Projektmanagement auftreten. Deshalb haben wir die häufigsten Fallstricke, die auftreten, und Möglichkeiten, wie Sie sie vermeiden können, dargelegt.

Was sind Fallstricke im Projektmanagement?

Werfen wir einen Blick auf die Fallstrick-Definition, wie sie im Projektmanagement verwendet wird. Die wörtliche Bedeutung von Fallgrube ist eine „ plötzliche, verborgene Gefahr oder Schwierigkeit “. Die Projektmanagement-Fallgrube bedeutet also die Gefahren und Probleme, denen Manager bei der Durchführung ihrer Projekte begegnen können.

Die Fallstricke können sich weniger oder stark auf Ihre Projektleistung und Ihren Projekterfolg auswirken, daher ist es für Projektmanager unerlässlich, bei solchen Fallstricken des Projekts vorsichtig zu bleiben und bereit zu sein, das Hindernis anzugehen, sobald es auftritt.

Was kann ein Projektmanager tun, um diese Fallstricke im Projektmanagement zu vermeiden? Wir teilen einige Beispiele für Fallstricke in Projekten und Best Practices, wie man sie angeht.

Was sind die üblichen Fallstricke im Projektmanagement, vor denen man sich in Acht nehmen sollte?

Hier sind die häufigsten Fallstricke und einfache Lösungen, um sie anzugehen und sicherzustellen, dass sie sich nicht nachhaltig negativ auf Ihr Projekt auswirken. Diese Beispiele für Fallstricke im Projektmanagement können Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie sie für Ihre Projekte vermeiden können:

1. Fehlen eines definierten Projektumfangs

Ohne klar definierte Ziele wird es praktisch unmöglich sein, ein erfolgreiches Projektmanagement-Team zu führen.

Darüber hinaus führen Projekte ohne definierte Ziele, oder genauer gesagt, definierte Details des Projektumfangs zwangsläufig zum Scheitern.

Scope Creep ist sehr real. Es bezieht sich darauf, wenn die Anforderungen eines Projekts über den Lebenszyklus eines Projekts steigen. Dies kann entweder durch eine erhöhte Anforderung an die Anzahl der Funktionen oder durch eine Änderung der Kundenanforderungen geschehen.

Es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, den Umfang zu definieren und zu verwalten. Und wenn Sie dies nicht tun, ist dies ein großer Fallstrick in Ihrem Projekt und könnte zum Scheitern führen.

Diese Fallstricke könnten zu Projektverzögerungen, der Notwendigkeit erhöhter Budgets oder dem allgemeinen Scheitern des Projekts führen.

Mögliche Lösungen für diese Projektfalle:

Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Ziele klar definieren. Ohne festgelegte Ziele wird es schwierig sein, Ergebnisse zu erzielen.

Eine angemessene Kommunikation mit Ihren Stakeholdern und Kunden stellt sicher, dass Ziele vereinbart und klar definiert werden. Und diese Ziele müssen beschlossen und abgesegnet werden.

Dies erstreckt sich auch auf den Umfang des Projekts. Stellen Sie sicher, dass Sie ausführlich mit Ihrem Kunden sprechen, bevor Sie ein Projekt beginnen, und legen Sie fest, was in den Geltungsbereich fällt und was nicht.

Es wird Ihnen auch zugutekommen, Gespräche darüber zu führen, wie das Verfahren bei einer Erweiterung des Geltungsbereichs aussehen wird und was erlaubt ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Kunden sich bewusst sind, dass in diesem Fall Fristen und Budgets überarbeitet werden müssen.

Darüber hinaus ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, dafür zu sorgen, dass alle auf derselben Seite sind. Tun Sie dies, indem Sie einen detaillierten Plan erstellen, den jeder kennt. Somit kann es keine Abweichungen in Zielen oder Umfang geben.

2. Unzureichender Projektplan

Neben einem unklar definierten Projektumfang ist eine weitere häufige Falle im Projektmanagement ein schlecht erstellter Projektplan.

Ein Projektplan ist eine Skizze des Projekts. Es definiert die Ziele, Ziele und Aufgaben des Projekts. Es sollte aber auch enthalten, wie diese Ziele erreicht werden, die erforderlichen Ressourcen und das benötigte Budget sowie einen Zeitrahmen.

Der Projektplan sollte jedes Detail des Projekts darstellen und auch die Verantwortlichkeiten der Beteiligten definieren.

Mögliche Lösungen dazu:

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, erstellen Sie unbedingt einen detaillierten Projektplan.

Der Plan sollte im Voraus erstellt werden und detaillierte Antworten auf die Fragen nach dem Wie, Warum, Was, Wer und Wann geben.

Wenden Sie sich außerdem an Ihre Teammitglieder und Projektsponsoren, wenn Sie den Plan formulieren, damit dieser eine klare und realistische Darstellung dessen darstellt, was getan werden muss und wie es getan wird.

Stellen Sie nach der Formulierung sicher, dass der Plan mit Ihren Teammitgliedern, aber auch mit Kunden und Stakeholdern besprochen wird, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Dies trägt auch dazu bei, das oben beschriebene Scope Creep zu vermeiden.

3. Schlechte Kommunikation

Projektmanagement ist kein Alleingang. Für den Erfolg jedes Projekts ist die Zusammenarbeit im Team erforderlich, und effektive Kommunikation steht im Mittelpunkt.

Schlechte Kommunikation ist ein wichtiger Faktor, der den Erfolg eines Projekts stark beeinträchtigen und den Projekterfolg gefährden kann.

Ein Mangel an effektiver Kommunikation kann zu Verwirrung und Verzögerungen führen und die Qualität der Arbeit und der Aufgaben des Projekts beeinträchtigen.

Mögliche Lösungen für diese Projektfalle:

Es liegt an Ihnen als Projektleiter, das richtige Kommunikationsmedium für Ihr Team zu wählen.

Als Projektmanager sollten Sie bei jedem Schritt in der Entwicklung des Projekts eine Richtung vorgeben.

Effektive Kommunikation trägt nicht nur zum erfolgreichen Abschluss bei, sondern steigert auch die Teammoral. Die Tatsache, dass Teammitglieder wissen, dass sie ein Mitspracherecht haben, aber auch, dass sie Möglichkeiten haben, Hilfe und Anleitung zu suchen, wird ihre Motivation und ihr Engagement drastisch verbessern.

Als Projektmanager bestimmen Sie die Häufigkeit und den Ton für die Kommunikation zwischen Ihrem Team sowie für die Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern.

Versuchen Sie, einen Zeitplan für Feedback und Check-Ins zu erstellen. Es wird dem Projekt zugute kommen, ständig auf dem Laufenden zu sein, wohin das Projekt geht und ob Probleme auftreten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass das Kommunikationsmedium für Ihr Team und Ihr Projekt sinnvoll ist.

Halten Sie Besprechungen ab, aber haben Sie auch andere Möglichkeiten für Teammitglieder, mit Ihnen oder untereinander zu kommunizieren, damit sie offen über Fortschritte sprechen und Hilfe suchen können, wenn sie sie brauchen.

Die Verwendung von Projektmanagement-Tools ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, ihren Fortschritt in Echtzeit zu aktualisieren, Fragen und Beobachtungen zu posten, wodurch Sie die Anzahl der Besprechungen und die Häufigkeit, mit der Sie sie abhalten müssen, reduzieren können.

Nehmen Sie sich außerdem Zeit und analysieren Sie, welches Medium in Bezug auf das vorliegende Projekt am besten funktioniert. Abhängig von dem Projekt, das Sie gerade bearbeiten, müssen Sie möglicherweise Ihre Kommunikationsmethoden ändern.

Obwohl E-Mails beispielsweise einfach zu schreiben und zu empfangen sind, sind sie möglicherweise nicht die beste Wahl. Die Verwendung von E-Mails zur Erörterung von Problemen, die in Echtzeit auftreten, führt zu einer Verzögerung in der Kommunikation, und Anfragen können im Durcheinander anderer E-Mails verloren gehen.

4. Unzureichende Rechenschaftspflicht

Wie bereits erwähnt, erfordert Projektmanagement Teamarbeit. Und Sie und Ihr Team sind für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts verantwortlich.

Sowohl Transparenz als auch Kommunikation im Projekt zwischen Ihnen und Ihrem Team ermöglichen Verantwortlichkeit.

Die Sichtbarkeit des Fortschritts sowie Feedback und Berichterstattung über den Status des Projekts als Anforderung geben den Teammitgliedern mehr Anreiz, Verantwortung zu übernehmen.

Mögliche Lösungen für diese Projektfalle:

Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team seine Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt klar versteht.

Sorgen Sie für regelmäßige Meetings mit Ihrem Projektteam. Verwenden Sie eine effektive Kommunikation, um den Projektstatus zu überprüfen und auftretende Probleme zu lösen.

Ständiges Feedback und Berichterstattung werden bei zukünftigen Projekten hilfreich sein und auch ein Gefühl der Verantwortlichkeit ermöglichen, das sicherstellt, dass das Projekt reibungslos und planmäßig abläuft.

5. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Nach der Rechenschaftspflicht müssen die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen, um sie erfüllen zu können.

Damit sich Teams besser organisieren und selbst verwalten können, müssen Sie als Projektmanager sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten von Anfang an geklärt und definiert sind.

Dieser Punkt geht zurück auf einen richtigen Plan. Ein unzureichender Projektplan wird es den Teammitgliedern nicht ermöglichen, vollständig zu verstehen, wohin das Projekt geht oder was von ihnen erwartet wird. Diese Verwirrung führt oft zu Verzögerungen, Fertigstellungsfehlern oder unzureichender Arbeit.

Mögliche Lösungen dazu:

Wenn Sie ein Projekt starten und einen Projektplan erstellen, stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder und direkt am Projekt beteiligten Mitglieder informiert sind.

Jedes Mitglied des Projekts, das eine Rolle zu spielen hat, sollte darüber informiert werden, was von ihm erwartet wird. Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sollten von Anfang an klar umrissen sein.

Wenn es außerdem bestimmte Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe zu erledigen oder ein bestimmtes Verfahren zu befolgen, sollte dies auch an die Teammitglieder weitergegeben werden.

Ermöglichen Sie den Teammitgliedern während des gesamten Projekts Zugriff auf den Projektplan oder die Projekterklärung, damit sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Eine Projektumfangserklärung beschreibt die Gesamtheit des Projekts. Ergebnisse, Funktionen und Stakeholder werden alle in diesem Dokument erwähnt. Ebenso wie die Hauptziele und Ziele des Projekts, die erfüllt werden müssen, damit das Projekt als Erfolg gewertet wird.

6. Unrealistische Ziele oder Fristen

Eine große Falle, in die das Projektmanagement gerät, sind unrealistische Ziele oder unrealistische Fristen.

Ein Projekt wird sich zwangsläufig verzögern oder scheitern, wenn Sie es darauf einstellen. Ein Projekt am Ende eines Quartals zu starten ist unvernünftig, es gibt mehrere andere Berichtstermine und häufig fällige Leistungen, und Ihr Projekt wird dann gestartet, was einfach keinen Sinn macht.

Unrealistische Fristen schaden nicht nur Ihrem Projekterfolg, sondern zerstören auch die Moral und das Selbstvertrauen Ihrer Teammitglieder. Dies wirkt sich wiederum auf die Produktivität aus.

Mögliche Lösungen dazu:

Stellen Sie sicher, dass Sie den Zeitpunkt berücksichtigen, zu dem Sie ein Projekt beginnen, aber auch, was Sie von Ihrem Team erwarten. Stellen Sie sie nicht auf ein Scheitern ein, indem Sie Fristen setzen, die sie unmöglich einhalten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie in der Planungsphase des Projekts die in Ihrem Projektplan aufgeführten Zeitpläne mit den von Ihnen vorgeschlagenen Fristen vergleichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, bereitet Sie dies von Anfang an auf Probleme in Ihrem Projekt vor. Beheben Sie dies sofort.

Passen Sie Ihre Ressourcen und Fristen an oder kürzen Sie den Umfang, damit Sie entweder Ihre aktuelle Frist einhalten oder Ihre Frist an Ihren Projektplan anpassen können. Setzen Sie außerdem die Erwartungen Ihrer Stakeholder von Anfang an richtig.

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7. Fehlendes Risikomanagement

Risiken sind ein fester Bestandteil von allem, was Sie eingehen. Und Risiken sind im Projektmanagement allgegenwärtig und große Fallstricke im Projektmanagement, vor denen man sich hüten sollte.

Unvorbereitet oder von Risiken überrumpelt zu sein, ist jedoch die eigentliche Bedrohung für Ihr Projekt. Ein fehlender Notfallplan kann Ihr Projekt zum Scheitern bringen.

Mögliche Lösungen dazu:

Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an Eventualitäten in Ihr Projekt einbeziehen, um Verzögerungen in Ihrem Projekt zu vermeiden, da Sie mögliche Lösungen bewerten müssen.

Identifizieren Sie die wahrscheinlichsten Risiken, die auftreten werden, und schaffen Sie alternative Optionen, um sie zu vermeiden, falls sie auftreten.

Bereiten Sie Ihre Teammitglieder vor und weisen Sie sie auf die von Ihnen durchgeführten Risikoberechnungen hin. Dies ermöglicht ihnen nicht nur, auf solche Situationen vorbereitet zu sein, sondern gibt ihnen auch die Möglichkeit, mögliche Risiken anzusprechen, die Sie nicht berücksichtigt haben.

8. Unrealistische Budgets

Oft werden Sie aufgefordert, ein Projekt abzuschließen, das nicht ausreichend finanziert ist. Und dies ist ein wichtiger Faktor, der dazu führen kann, dass Ihr Projekt unter den üblichen Fallstricken des Projektmanagements scheitert.

Mögliche Lösungen dazu:

Sie müssen sicherstellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um das Projekt abzuschließen und das Projekt zum Erfolg zu führen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Projekts klar definieren, und erhalten Sie von Beginn des Projekts an die Genehmigung des Budgets.

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9. Unzureichendes Engagement von Stakeholdern

Stakeholder sind für den Erfolg eines Projekts genauso wichtig wie Sie als Projektleiter oder Ihr Team.

Mögliche Lösungen dazu:

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten in das Projekt eingebunden sind. Ermutigen Sie die Kommunikation und das Feedback aller Beteiligten.

10. Mangel an Vertrauen und Delegation

Wie wir mehrfach wiederholt haben, ist Projektmanagement eine Teamleistung. Eine große Falle, der viele Projekte gegenüberstehen, ist, dass Projektmanager Aufgaben nicht angemessen an ihre Teams delegieren oder ihnen das Vertrauen in ihre Teams fehlt.

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen Sie delegieren, aber effektiv delegieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie Ihrem Team vertrauen, dass es in der Lage ist, die Aufgaben zu erfüllen, die Sie ihm übertragen.

Mangelnde Delegation zeigt Ihren Teammitgliedern einen Mangel an Vertrauen. Dies wiederum führt zu einer geringeren Produktivität und einem geringeren Engagement der Mitarbeiter.

Mögliche Lösungen dazu:

Kennen Sie Ihr Team gut. Verfügen Sie über genügend Ressourcen, um die Aufgaben Ihres Projekts effektiv und effizient zu erledigen.

Wenn Sie Ihre Teammitglieder kennen, können Sie Aufgaben an sie delegieren, in denen sie sich auszeichnen. Dies kommt nicht nur der Gesamtqualität Ihres Projekts zugute, sondern ermöglicht ihnen auch, motiviert zu sein und ihr Selbstvertrauen zu stärken.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie beim Delegieren nicht diktieren. Seien Sie ein guter Anführer und hören Sie Ihren Teammitgliedern zu, berücksichtigen Sie auch ihre Meinungen. Davon profitieren sowohl Sie als auch das Projekt.

Fazit

Jedes Projekt, das Sie durchführen, wird Probleme haben, und diese Probleme bestimmen nicht den Erfolg Ihres Projekts.

Die Art und Weise, wie Sie Problemen zuvorkommen und mit diesen Fallstricken umgehen, wirkt sich direkt auf den Erfolg eines Projekts aus.

Behalten Sie diese häufigen Fallstricke im Hinterkopf, wenn Sie Ihr nächstes Projekt durchführen, und wir versichern Ihnen, dass Sie mit Hilfe der genannten Tipps vorankommen und Ihr Projekt erfolgreich abschließen können.