피해야 할 가장 일반적인 프로젝트 관리 함정

모든 프로젝트 관리자는 일이 항상 원하는 대로 진행되지는 않는다는 것을 알고 있지만, 계속 인지할 수 있는 특정 프로젝트 관리 함정 이 있습니다.

몇 가지 일반적인 프로젝트 관리 함정이 무엇인지 알면 다음 프로젝트에서 이를 예상하고 주의하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리 함정이 언제 발생하는지 식별하면 전체 프로젝트가 탈선하지 않고 실패한 프로젝트로 이어지지 않도록 계획을 개발하고 계획을 해결할 수 있습니다.

프로젝트 관리는 다양한 요소가 있는 복잡한 프로젝트를 다룹니다. 시간, 자원, 사람을 포함합니다. 성공적인 프로젝트를 관리하려면 이러한 요소를 효과적으로 통합하고 관리해야 합니다.

프로젝트 관리의 성격이 복잡하기 때문에 프로젝트 관리 함정은 프로젝트 개발의 모든 영역이나 프로세스에서 발생할 수 있습니다. 따라서 우리는 일반적으로 발생하는 함정과 이를 방지할 수 있는 방법을 제시했습니다.

프로젝트 관리의 함정은 무엇입니까?

프로젝트 관리에서 사용되는 함정 정의를 살펴보겠습니다. 함정의 문자적 의미는 " 갑작스럽고 숨겨진 위험이나 어려움 "입니다. 따라서 프로젝트 관리 함정은 관리자가 프로젝트를 실행하는 동안 직면할 수 있는 위험과 문제를 의미합니다.

함정은 프로젝트 성과와 성공에 적거나 큰 영향을 미칠 수 있으므로 프로젝트 관리자는 이러한 프로젝트 함정 상황에 주의를 기울이고 장애물이 도착하는 즉시 대처할 준비가 되어 있어야 합니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 관리에서 이러한 함정을 피하기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 우리는 몇 가지 프로젝트 함정의 예와 이를 해결하는 방법에 대한 모범 사례를 공유합니다.

주의해야 할 일반적인 프로젝트 관리 함정은 무엇입니까?

다음은 가장 일반적인 함정과 이를 해결하여 프로젝트에 지속적인 부정적인 영향을 미치지 않도록 적용할 수 있는 쉬운 솔루션입니다. 이러한 프로젝트 관리 함정의 예는 프로젝트에서 위험을 피하는 방법을 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. 정의된 프로젝트 범위의 부족

명확하게 정의된 목표 없이 성공적인 프로젝트 관리 팀을 이끄는 것은 사실상 불가능합니다.

게다가, 정의된 목표, 더 구체적으로 정의된 프로젝트 범위의 세부 사항이 없으면 프로젝트는 실패로 이어질 수 있습니다.

스코프 크립은 매우 현실적입니다. 프로젝트의 수명 주기 동안 프로젝트의 요구 사항이 증가하는 경우를 나타냅니다. 이것은 기능의 수에 대한 요구 사항이 증가하거나 클라이언트의 요구 사항이 변경되었기 때문일 수 있습니다.

범위를 정의하고 관리하는 것은 프로젝트 관리자의 임무입니다. 그리고 이것을 하지 않으면 프로젝트의 주요 함정이 되며 실패로 이어질 수 있습니다.

이 함정은 프로젝트 지연, 예산 증가 또는 프로젝트의 전반적인 실패로 이어질 수 있습니다.

이 프로젝트 함정에 대한 가능한 솔루션:

프로젝트 관리자는 목표를 명확하게 정의해야 합니다. 정해진 목표가 없으면 결과물을 만들기 어렵습니다.

이해 관계자 및 고객과의 적절한 의사 소통을 통해 목표에 동의하고 명확하게 정의할 수 있습니다. 그리고 이러한 목표를 결정하고 승인해야 합니다.

이것은 또한 프로젝트의 범위로 확장됩니다. 프로젝트를 시작하기 전에 클라이언트와 자세히 이야기하고 범위 내에 있는 것과 없는 것을 설정하십시오.

범위가 확대될 경우 절차가 어떻게 되며 무엇이 허용되는지에 대해 논의하는 것도 도움이 됩니다. 또한 이러한 일이 발생하면 마감일과 예산을 수정해야 한다는 사실을 고객이 인지하도록 하십시오.

또한 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 것이 프로젝트 관리자의 임무입니다. 모두가 알고 있는 상세한 계획을 세워 이를 수행하십시오. 따라서 목표나 범위에 불일치가 있을 수 없습니다.

2. 부적절한 프로젝트 계획

불명확하게 정의된 프로젝트 범위에 이어 프로젝트 관리의 또 다른 일반적인 함정은 잘못 작성된 프로젝트 계획입니다.

프로젝트 계획은 프로젝트의 개요입니다. 프로젝트의 목표, 목표 및 작업을 정의합니다. 그러나 이러한 목표를 달성하는 방법, 필요한 자원과 예산, 기간도 포함해야 합니다.

프로젝트 계획은 프로젝트의 각 세부 사항을 배치하고 관련된 사람들의 책임도 정의해야 합니다.

이에 대한 가능한 해결책:

프로젝트를 시작하기 전에 세부적인 프로젝트 계획을 세우는 것이 중요합니다.

사전에 계획을 세우고, 어떻게, 왜, 무엇을, 누가, 언제 질문에 대한 자세한 답변을 해야 합니다.

또한 계획을 세울 때 팀 구성원 및 프로젝트 후원자와 상의하여 수행해야 할 작업과 수행 방법을 명확하고 현실적으로 설명할 수 있습니다.

일단 공식화되면 계획에 대해 팀 구성원뿐만 아니라 고객 및 이해 관계자와 논의하여 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 위에서 설명한 범위 크리프를 방지하는 데도 도움이 됩니다.

3. 의사소통이 원활하지 않음

프로젝트 관리는 단독 벤처가 아닙니다. 모든 프로젝트가 성공하려면 팀 협업이 필요하며, 그 중심에는 효과적인 커뮤니케이션이 있습니다.

부적절한 의사 소통은 프로젝트의 성공에 큰 영향을 미치고 프로젝트의 성공을 위험에 빠뜨릴 수 있는 주요 요인입니다.

효과적인 의사 소통의 부족은 혼란과 지연으로 이어질 수 있으며 프로젝트와 관련된 작업 및 작업의 품질에 영향을 줄 수 있습니다.

이 프로젝트 함정에 대한 가능한 솔루션:

팀에 적합한 커뮤니케이션 매체를 선택하는 것은 프로젝트 관리자에게 달려 있습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 개발의 모든 단계에서 방향을 제시해야 합니다.

효과적인 의사 소통은 성공적인 완료에 도움이 될 뿐만 아니라 팀 사기를 높입니다. 팀원들이 자신에게 발언권이 있다는 사실을 알고 있으면서도 도움과 지침을 구할 수 있는 방법이 있다는 사실은 팀원의 동기와 참여를 크게 향상시킬 것입니다.

프로젝트 관리자는 팀 간의 커뮤니케이션은 물론 클라이언트 및 이해 관계자와의 커뮤니케이션을 위한 빈도와 어조를 설정합니다.

피드백 및 체크인 일정을 계획하고 시도하십시오. 프로젝트가 어디로 향하고 있고 문제가 발생하는지 여부에 대해 지속적으로 최신 정보를 얻으면 프로젝트에 도움이 됩니다.

또한 의사 소통 매체가 팀과 프로젝트에 의미가 있는지 확인하십시오.

회의를 개최하되 팀원들이 귀하 또는 서로 의사소통할 수 있는 다른 방법을 마련하여 진행 상황에 대해 공개하고 필요할 때 도움을 요청할 수 있습니다.

프로젝트 관리 도구를 활용하면 팀 구성원이 실시간으로 진행 상황을 업데이트하고 쿼리 및 관찰을 게시할 수 있으므로 회의 횟수와 개최 빈도를 줄일 수 있습니다.

또한, 시간을 투자하고 당면한 프로젝트와 관련하여 어떤 매체가 가장 잘 작동하는지 분석하십시오. 당시 처리 중인 프로젝트에 따라 통신 방법을 전환해야 할 수도 있습니다.

예를 들어, 이메일을 쓰고 받기는 쉽지만 가장 적합하지 않을 수 있습니다. 이메일을 사용하여 실시간으로 발생하는 문제에 대해 논의하면 의사 소통에 지연이 발생하고 다른 이메일이 뒤죽박죽으로 뒤죽박죽이 될 수 있습니다.

4. 부적절한 책임

언급했듯이 프로젝트 관리에는 팀워크가 필요합니다. 그리고 프로젝트의 성공 또는 실패를 책임지는 것은 당신과 당신의 팀입니다.

귀하와 귀하의 팀 간의 프로젝트의 투명성과 의사 소통은 모두 책임을 허용합니다.

진행 상황이 표시되고 프로젝트 상태에 대한 피드백 및 보고가 요구 사항에 따라 팀 구성원이 책임을 완수할 수 있는 더 많은 인센티브를 제공합니다.

이 프로젝트 함정에 대한 가능한 솔루션:

프로젝트 관리자는 팀이 프로젝트에서 자신의 역할과 책임을 명확하게 이해하고 있는지 확인해야 합니다.

프로젝트 팀과 정기적인 회의를 하십시오. 효과적인 커뮤니케이션을 사용하여 프로젝트 상태를 검토하고 발생하는 문제를 해결합니다.

지속적인 피드백과 보고는 향후 프로젝트에 도움이 될 것이며 프로젝트가 순조롭게 순조롭게 진행되도록 하는 책임감을 갖게 할 것입니다.

5. 불명확한 역할과 책임

책임에 이어 팀 구성원은 자신의 역할과 책임을 명확하게 이해해야 수행할 수 있습니다.

팀이 보다 조직화되고 자체 관리되도록 하려면 프로젝트 관리자로서 처음부터 책임이 명확하고 정의되었는지 확인해야 합니다.

이 점은 적절한 계획을 갖는 것으로 돌아갑니다. 프로젝트 계획이 충분하지 않으면 팀 구성원이 프로젝트가 어디로 진행되고 있는지 또는 그들에게 기대되는 것이 무엇인지 완전히 이해할 수 없습니다. 이러한 혼란은 종종 지연, 완료 실패 또는 부적절한 작업으로 이어집니다.

이에 대한 가능한 해결책:

프로젝트를 시작하고 프로젝트 계획을 세울 때 프로젝트에 직접 관련된 모든 팀 구성원과 구성원이 실마리가 있는지 확인하십시오.

어느 정도 역할을 하는 프로젝트의 모든 구성원은 그들에게 기대되는 것이 무엇인지 말해야 합니다. 그들의 역할과 책임은 처음부터 명확하게 설명되어야 합니다.

또한 작업을 완료해야 하는 특정 방법이나 따라야 하는 특정 절차가 있는 경우 이를 팀원에게도 전달해야 합니다.

팀 구성원이 프로젝트 전체에서 프로젝트 계획 또는 프로젝트 설명에 액세스할 수 있도록 허용하여 필요할 때마다 다시 참조할 수 있습니다.

프로젝트 범위 설명은 프로젝트 전체를 간략하게 설명합니다. 결과물, 기능 및 이해 관계자는 모두 이 문서에 언급되어 있습니다. 프로젝트가 성공으로 간주되기 위해 충족되어야 하는 프로젝트의 주요 목표와 목표도 마찬가지입니다.

6. 비현실적인 목표 또는 마감일

프로젝트 관리가 겪는 주요 함정은 비현실적인 목표나 비현실적인 기한이 설정될 때입니다.

프로젝트를 설정하면 지연되거나 실패하기 마련입니다. 분기 말에 프로젝트를 시작하는 것은 비합리적이며, 다른 보고 기한과 결과물이 종종 기한이 있고, 프로젝트가 시작되고 나서 이치에 맞지 않습니다.

비현실적인 마감일은 프로젝트의 성공에 해로울 뿐만 아니라 팀 구성원의 사기와 자신감을 떨어뜨립니다. 이는 차례로 생산성에 영향을 미칩니다.

이에 대한 가능한 해결책:

프로젝트를 시작하는 시간뿐만 아니라 팀에 대해 기대하는 시간도 고려하십시오. 그들이 만날 수 없을 정도로 기한을 정하여 실패를 대비하지 마십시오.

프로젝트의 계획 단계에서 프로젝트 계획에 자세히 설명된 일정과 제안하는 마감일을 비교해야 합니다. 일치하지 않으면 처음부터 프로젝트에서 문제가 발생하도록 설정하는 것입니다. 바로 해결하세요.

현재 기한을 맞추거나 프로젝트 계획에 맞게 기한을 변경할 수 있도록 리소스, 기한을 조정하거나 범위를 줄이십시오. 또한 이해 관계자의 기대치를 처음부터 올바르게 설정하십시오.

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7. 리스크 관리의 부재

위험은 당신이 취하는 모든 것의 일부이자 소포입니다. 그리고 위험은 항상 프로젝트 관리에서 만연하고 경계해야 하는 주요 프로젝트 관리 함정입니다.

그러나 준비가 되지 않았거나 위험에 눈이 먼 것은 프로젝트에 대한 진정한 위협입니다. 비상 계획이 없으면 프로젝트가 실패할 수 있습니다.

이에 대한 가능한 해결책:

잠재적인 솔루션을 평가해야 하기 때문에 프로젝트의 중단을 피하기 위해 처음부터 프로젝트에 우발적인 작업을 수행해야 합니다.

발생할 가능성이 가장 높은 위험을 식별하고 발생하는 경우 이를 방지할 대체 옵션을 만듭니다.

팀원들을 준비시키고 당신이 만든 위험 계산에 대한 단서를 제공하십시오. 이것은 그러한 상황이 발생할 경우에 대비할 수 있을 뿐만 아니라 귀하가 고려하지 않은 가능한 위험을 제기할 기회를 제공합니다.

8. 비현실적인 예산

자금이 충분하지 않은 프로젝트를 완료하라는 요청을 받는 경우가 종종 있습니다. 그리고 이것은 일반적인 프로젝트 관리 함정 중에서 프로젝트가 실패할 수 있는 주요 요인입니다.

이에 대한 가능한 해결책:

프로젝트를 완료하고 프로젝트를 성공시키기 위해 사용할 수 있는 충분한 리소스가 있는지 확인해야 합니다.

프로젝트에 필요한 것을 명확하게 정의하고 프로젝트 시작부터 예산 승인을 얻으십시오.

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9. 이해관계자의 부적절한 참여

이해 관계자는 프로젝트 관리자 또는 팀만큼이나 프로젝트의 성공만큼이나 중요합니다.

이에 대한 가능한 해결책:

이해 관계자가 프로젝트에 참여하는지 확인하십시오. 관련된 모든 이해 관계자의 의사 소통과 피드백을 장려하십시오.

10. 신뢰와 위임의 부족

여러 번 반복했지만 프로젝트 관리는 팀의 노력입니다. 많은 프로젝트가 직면하는 주요 함정은 프로젝트 관리자가 팀에 작업을 적절하게 위임하지 않거나 팀에 대한 신뢰가 부족하다는 것입니다.

프로젝트가 성공하려면 위임하되 효과적으로 위임해야 합니다. 또한 귀하가 부여한 책임을 수행할 수 있도록 팀을 신뢰하는지 확인해야 합니다.

위임 부족은 팀원들에게 신뢰 부족을 나타냅니다. 결과적으로 직원으로서 생산성과 참여도가 낮아집니다.

이에 대한 가능한 해결책:

당신의 팀을 잘 알고 있습니다. 프로젝트의 작업을 효과적이고 효율적으로 수행할 수 있는 충분한 자원을 확보하십시오.

팀 구성원을 알면 그들이 탁월하게 할 작업을 그들에게 위임할 수 있습니다. 이는 프로젝트의 전반적인 품질에 도움이 될 뿐만 아니라 동기를 부여하고 자신감을 높일 수 있습니다.

또한 위임할 때 지시하지 않도록 하십시오. 좋은 리더가 되어 팀원들의 말을 경청하고 그들의 의견도 고려하십시오. 그렇게 하면 귀하와 프로젝트 모두에 이익이 됩니다.

결론

수행하는 모든 프로젝트에는 문제가 있으며 이러한 문제가 프로젝트의 성공을 결정하는 것은 아닙니다.

문제를 미리 파악하고 이러한 함정을 처리하는 방법은 프로젝트의 성공에 직접적인 영향을 미칩니다.

다음 프로젝트를 수행할 때 이러한 일반적인 함정을 염두에 두십시오. 언급된 팁의 도움을 받아 앞서서 프로젝트를 성공적으로 전달할 수 있을 것이라고 확신합니다.