Les pièges les plus courants de la gestion de projet à éviter

Chaque chef de projet sait que les choses ne se dérouleront pas toujours comme vous le souhaitez, cependant, il existe certains pièges de la gestion de projet dont on pourrait rester conscient.

Savoir quels sont les pièges courants de la gestion de projet vous aidera à les anticiper et à les surveiller lors de votre prochain projet.

Comme, identifier quand les pièges de la gestion de projet surviennent, vous permet de développer votre plan et d'aborder votre plan pour vous assurer que l'ensemble du projet ne déraille pas et n'aboutit pas à un échec du projet.

La gestion de projet traite de projets complexes, avec des éléments variés. Y compris ceux du temps, des ressources et des personnes. La gestion d'un projet réussi nécessite d'intégrer et de gérer efficacement ces éléments.

En raison de la complexité de la nature de la gestion de projet, des pièges de gestion de projet peuvent survenir dans n'importe quel domaine ou processus de développement du projet. Par conséquent, nous avons défini les pièges courants qui se produisent et les moyens de les éviter.

Quels sont les pièges de la gestion de projet ?

Jetons un coup d'œil à la définition de l'écueil telle qu'elle est utilisée dans la gestion de projet. Le sens littéral de l'écueil est « un danger ou une difficulté soudaine et cachée ». Ainsi, le piège de la gestion de projet serait les dangers et les problèmes auxquels les gestionnaires peuvent être confrontés lors de l'exécution de leurs projets.

Les pièges peuvent avoir un effet moindre ou important sur les performances et le succès de votre projet, il est donc obligatoire pour les chefs de projet de rester prudents face à de telles situations de pièges de projet et d'être prêts à s'attaquer à l'obstacle dès qu'ils arrivent.

Que peut faire un chef de projet pour éviter ces pièges dans la gestion de projet ? Nous partageons quelques exemples d'écueils de projet et les meilleures pratiques sur la façon de les résoudre.

Quels sont les pièges courants de la gestion de projet dont il faut se méfier ?

Voici les pièges les plus courants, et des solutions faciles à appliquer pour pouvoir y remédier, en s'assurant qu'ils n'aient pas d'effet négatif durable sur votre projet. Ces exemples de pièges de gestion de projet peuvent aider à mieux comprendre comment les éviter pour vos projets :

1. Absence de périmètre de projet défini

Sans objectifs clairement définis, diriger une équipe de gestion de projet réussie sera pratiquement impossible.

De plus, sans objectifs définis, ou plus précisément, sans détail défini de la portée du projet, les projets sont voués à l'échec.

Le fluage de la portée est bien réel. Il fait référence au moment où les exigences d'un projet augmentent au cours du cycle de vie d'un projet. Cela peut se faire soit par une exigence accrue du nombre de fonctionnalités, soit par une modification des besoins du client.

C'est votre travail en tant que chef de projet de définir et de gérer le périmètre. Et ne pas le faire est un écueil majeur dans votre projet et pourrait conduire à l'échec.

Cet écueil pourrait entraîner des retards dans le projet, la nécessité d'augmenter les budgets ou l'échec global du projet.

Solutions possibles à cet écueil du projet :

En tant que chef de projet, vous devez vous assurer de définir clairement les objectifs. Sans objectifs fixés, il sera difficile de produire des livrables.

Une communication adéquate avec vos parties prenantes et vos clients garantira que les objectifs sont convenus et clairement définis. Et ces objectifs doivent être décidés et approuvés.

Cela s'étend également à la portée du projet. Assurez-vous de parler en détail à votre client avant de commencer un projet et de définir ce qui est et ce qui ne l'est pas.

Il vous sera également avantageux d'avoir des discussions sur ce que sera la procédure en cas d'augmentation de la portée et sur ce qui est autorisé. Assurez-vous également que les clients sont conscients que si cela se produit, les délais et les budgets devront être révisés.

De plus, c'est votre travail en tant que chef de projet de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Pour ce faire, faites un plan détaillé dont tout le monde est au courant. Ainsi, il ne peut y avoir aucune divergence dans les objectifs ou la portée.

2. Plan de projet inadéquat

Suite à une portée de projet mal définie, un autre écueil courant dans la gestion de projet est un plan de projet mal créé.

Un plan de projet est un aperçu du projet. Il définit les buts, les objectifs et les tâches du projet. Mais devrait également inclure la manière dont ces objectifs seront atteints, les ressources et le budget nécessaires, ainsi qu'un calendrier.

Le plan de projet doit présenter chaque détail du projet et définir également les responsabilités des personnes impliquées.

Solutions possibles à cela :

Avant de commencer un projet, assurez-vous de créer un plan de projet détaillé.

Le plan doit être fait à l'avance et des réponses détaillées concernant les questions de savoir comment, pourquoi, quoi, qui et quand.

De plus, consultez les membres de votre équipe et les sponsors du projet lors de la formulation du plan, en lui permettant d'être une description claire et réaliste de ce qui doit être fait et de la manière dont cela sera fait.

Une fois formulé, assurez-vous que le plan est discuté avec les membres de votre équipe, mais aussi avec les clients et les parties prenantes, pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela aidera également à éviter la dérive de la portée, comme indiqué ci-dessus.

3. Mauvaise communication

La gestion de projet n'est pas une entreprise en solo. La collaboration d'équipe est nécessaire pour que tout projet réussisse, et une communication efficace est au centre de cela.

Une mauvaise communication est un facteur majeur qui peut grandement affecter le succès d'un projet, mettant le succès du projet en danger.

Le manque de communication efficace peut entraîner de la confusion et des retards, et affecter la qualité du travail et des tâches impliquées dans le projet.

Solutions possibles à cet écueil du projet :

C'est à vous en tant que chef de projet de choisir le bon moyen de communication pour votre équipe.

En tant que chef de projet, vous devez offrir une direction à chaque étape du développement du projet.

Non seulement une communication efficace contribue à la réussite, mais elle augmente également le moral de l'équipe. Le fait que les membres de l'équipe sachent qu'ils ont leur mot à dire, mais aussi qu'ils ont des moyens de demander de l'aide et des conseils, améliorera considérablement leur motivation et leur implication.

En tant que chef de projet, vous définissez la fréquence et le ton de la communication entre votre équipe, ainsi que la communication avec les clients et les parties prenantes.

Essayez de concevoir un calendrier pour les commentaires et les vérifications. Il sera avantageux pour le projet d'être constamment à jour sur l'orientation du projet et si des problèmes surviennent.

De plus, assurez-vous que le support de communication a du sens pour votre équipe et votre projet.

Organisez des réunions, mais offrez également d'autres moyens aux membres de l'équipe de communiquer avec vous ou entre eux, leur permettant d'être ouverts sur les progrès et de demander de l'aide lorsqu'ils en ont besoin.

L'utilisation d'outils de gestion de projet permettra aux membres de votre équipe de mettre à jour leurs progrès en temps réel, de publier des requêtes et des observations, cela vous permettra de réduire le nombre de réunions et la fréquence à laquelle vous devrez les tenir.

De plus, consacrez du temps et analysez quel support fonctionnera le mieux, en fonction du projet en cours. Vous devrez peut-être changer vos méthodes de communication en fonction du projet que vous gérez à ce moment-là.

Par exemple, bien que les e-mails soient faciles à rédiger et à recevoir, ils ne sont peut-être pas les mieux adaptés. L'utilisation d'e-mails pour discuter de problèmes survenant en temps réel entraînera un décalage dans la communication et les requêtes peuvent se perdre dans le fouillis d'autres e-mails.

4. Responsabilité inadéquate

Comme mentionné, la gestion de projet nécessite un travail d'équipe. Et c'est vous et votre équipe qui êtes responsables du succès ou de l'échec du projet.

La transparence et la communication dans le projet entre vous et votre équipe permettent une responsabilisation.

Le fait d'avoir des progrès visibles, ainsi que des commentaires et des rapports sur l'état du projet, une exigence, incite davantage les membres de l'équipe à assumer leurs responsabilités.

Solutions possibles à cet écueil du projet :

En tant que chef de projet, vous devez vous assurer que votre équipe comprend clairement ses rôles et responsabilités dans le projet.

Assurez-vous d'avoir des réunions régulières avec votre équipe de projet. Utilisez une communication efficace pour examiner l'état du projet et résoudre les problèmes qui surviennent.

Une rétroaction et des rapports constants aideront dans les projets futurs et permettront également un sentiment de responsabilité qui garantira que le projet se déroule sans heurts et sur la bonne voie.

5. Rôles et responsabilités peu clairs

Suite à la responsabilisation, les membres de l'équipe doivent comprendre clairement leurs rôles et responsabilités pour pouvoir les suivre jusqu'au bout.

Pour permettre aux équipes de s'organiser et de s'autogérer, en tant que chef de projet, vous devez vous assurer que les responsabilités sont clarifiées et définies dès le début.

Ce point revient à avoir un bon plan. Un plan de projet insuffisant ne permettra pas aux membres de l'équipe de bien comprendre où va le projet ou ce qu'on attend d'eux. Cette confusion entraînera souvent des retards, des échecs d'achèvement ou un travail inadéquat.

Solutions possibles à cela :

Lors du démarrage d'un projet et de l'élaboration d'un plan de projet, assurez-vous que tous les membres de l'équipe et les membres directement impliqués dans le projet sont informés.

Chaque membre du projet qui a un rôle à jouer doit être informé de ce que l'on attend d'eux. Leurs rôles et responsabilités doivent être clairement définis dès le départ.

De plus, s'il existe certaines manières d'accomplir une tâche ou une procédure spécifique qui doit être suivie, cela doit également être transmis aux membres de l'équipe.

Permettez aux membres de l'équipe d'avoir accès au plan de projet ou à l'énoncé de projet tout au long du projet afin qu'ils puissent s'y référer en cas de besoin.

Un énoncé de portée du projet décrit l'intégralité du projet. Les livrables, les fonctionnalités et les parties prenantes sont tous mentionnés dans ce document. Tout comme les principaux objectifs et buts du projet qui doivent être atteints pour que le projet soit considéré comme un succès.

6. Objectifs ou délais irréalistes

Un écueil majeur dont souffre la gestion de projet est lorsque des objectifs irréalistes ou des délais irréalistes sont fixés.

Un projet est voué à être retardé ou à échouer si vous le configurez pour cela. Commencer un projet à la fin d'un trimestre n'est pas raisonnable, il y a plusieurs autres délais de rapport et livrables souvent dus, et votre projet est démarré alors n'a tout simplement pas de sens.

Non seulement des délais irréalistes nuisent à la réussite de votre projet, mais ils tuent également le moral et la confiance des membres de votre équipe. Cela aura à son tour un impact sur la productivité.

Solutions possibles à cela :

Assurez-vous de tenir compte du moment où vous démarrez un projet, mais aussi de ce que vous attendez de votre équipe. Ne les exposez pas à l'échec en fixant des délais tels qu'il leur sera impossible de les respecter.

Assurez-vous, dans la phase de planification du projet, de comparer les échéanciers détaillés dans votre plan de projet avec les délais que vous proposez. S'ils ne correspondent pas, cela vous prépare à ce que des problèmes se produisent dans votre projet dès le début. Remédiez à cela tout de suite.

Ajustez vos ressources, vos délais ou réduisez la portée pour vous permettre de respecter votre délai actuel ou de modifier votre délai pour l'adapter à votre plan de projet. De plus, définissez correctement les attentes de vos parties prenantes dès le début.

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7. Absence de gestion des risques

Les risques font partie intégrante de tout ce que vous entreprenez. Et les risques sont toujours répandus dans la gestion de projet et sont des pièges majeurs de la gestion de projet dont il faut se méfier.

Cependant, le fait d'être pris au dépourvu ou aveuglé par les risques est la véritable menace pour votre projet. L'absence d'un plan d'urgence peut mener votre projet à l'échec.

Solutions possibles à cela :

assurez-vous de tenir compte des imprévus dans votre projet dès le début pour éviter les retards dans votre projet car vous devez évaluer les solutions potentielles.

Identifiez les risques les plus susceptibles de se produire et créez des options alternatives pour les éviter, s'ils surviennent.

Préparez les membres de votre équipe et informez-les des calculs de risque que vous avez effectués. Cela leur permet non seulement de se préparer si de telles situations devaient se produire, mais leur donne également la possibilité d'évoquer des risques potentiels que vous n'aviez pas pris en compte.

8. Des budgets irréalistes

Vous constaterez souvent qu'on vous demande de réaliser un projet insuffisamment financé. Et c'est un facteur majeur qui peut faire échouer votre projet parmi les pièges courants de la gestion de projet.

Solutions possibles à cela :

Vous devez vous assurer que vous disposez de ressources suffisantes pour mener à bien le projet et en faire un succès.

Assurez-vous de définir clairement les besoins de votre projet et d'obtenir l'approbation du budget dès le début du projet.

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9. Engagement inadéquat des parties prenantes

Les parties prenantes sont tout aussi importantes dans la réussite d'un projet que vous, en tant que chef de projet ou votre équipe.

Solutions possibles à cela :

Assurez-vous que les parties prenantes sont impliquées dans le projet. Encouragez la communication et les commentaires de toutes les parties prenantes impliquées.

10. Manque de confiance et de délégation

Comme nous l'avons répété à plusieurs reprises, la gestion de projet est un travail d'équipe. Un écueil majeur auquel de nombreux projets sont confrontés est que les chefs de projet ne délèguent pas adéquatement les tâches à leurs équipes ou manquent de confiance en leurs équipes.

Pour qu'un projet réussisse, il faut déléguer mais déléguer efficacement. Vous devez également vous assurer que vous faites confiance à votre équipe pour être en mesure de remplir les responsabilités que vous leur confiez.

Le manque de délégation représente pour les membres de votre équipe un manque de confiance. Cela se traduit par une baisse de la productivité et de l'engagement de leur part en tant qu'employés.

Solutions possibles à cela :

Connaissez bien votre équipe. Disposez de suffisamment de ressources pour accomplir les tâches de votre projet de manière efficace et efficiente.

Connaître les membres de votre équipe vous permet de leur déléguer des tâches dans lesquelles ils excelleront, ce qui non seulement profitera à la qualité globale de votre projet, mais leur permettra également d'être motivés et de renforcer leur confiance.

De plus, assurez-vous qu'en déléguant vous ne dictez pas. Soyez un bon leader et écoutez les membres de votre équipe, tenez également compte de leurs opinions. Cela vous sera bénéfique à la fois et au projet.

Conclusion

Tout projet que vous entreprenez aura des problèmes, et ces problèmes ne sont pas ce qui détermine le succès de votre projet.

La façon dont vous anticipez les problèmes et gérez ces pièges est ce qui aura un impact direct sur le succès d'un projet.

Gardez ces pièges courants à l'esprit lors de la réalisation de votre prochain projet et nous vous assurons qu'avec l'aide des conseils mentionnés, vous serez en mesure d'avancer et de mener à bien votre projet.