As armadilhas mais comuns do gerenciamento de projetos a serem evitadas

Todo gerente de projeto sabe que as coisas nem sempre vão de acordo com o que você deseja, no entanto, existem certas armadilhas de gerenciamento de projetos das quais se deve ficar atento.

Saber quais são algumas armadilhas comuns do gerenciamento de projetos o ajudará a antecipar e também a estar atento a elas em seu próximo projeto.

Assim, identificar quando surgem as armadilhas do gerenciamento de projetos permite que você desenvolva seu plano e aborde seu plano para garantir que todo o projeto não saia dos trilhos e não resulte em um projeto falho.

O gerenciamento de projetos lida com projetos complexos, com elementos variados. Incluindo os de tempo, recursos e pessoas. Gerenciar um projeto bem-sucedido requer incorporar e gerenciar esses elementos de forma eficaz.

Devido à complexidade da natureza do gerenciamento de projetos, as armadilhas do gerenciamento de projetos podem surgir em qualquer área ou processo de desenvolvimento do projeto. Portanto, apresentamos as armadilhas comuns que ocorrem e maneiras de evitá-las.

Quais são as armadilhas no gerenciamento de projetos?

Vamos dar uma olhada na definição de armadilha usada no gerenciamento de projetos. O significado literal de armadilha é um “ perigo ou dificuldade repentina e oculta ”. Portanto, o significado da armadilha do gerenciamento de projetos seria os perigos e problemas que os gerentes podem enfrentar ao executar seus projetos.

As armadilhas podem ter um efeito menor ou grande no desempenho e no sucesso do seu projeto, por isso é obrigatório que os gerentes de projeto permaneçam cautelosos com essas situações de armadilha do projeto e estejam prontos para enfrentar o obstáculo assim que eles chegarem.

O que um gerente de projeto pode fazer para evitar essas armadilhas no gerenciamento de projetos? Compartilhamos alguns exemplos de armadilhas de projetos e práticas recomendadas sobre como enfrentá-las.

Quais são as armadilhas comuns do gerenciamento de projetos com as quais se deve ter cuidado?

Aqui estão as armadilhas mais comuns e soluções fáceis de aplicar para poder resolvê-las, garantindo que elas não tenham um efeito negativo duradouro em seu projeto. Esses exemplos de armadilhas de gerenciamento de projetos podem ajudar a entender melhor como evitá-las em seus projetos:

1. Falta de um escopo de projeto definido

Sem metas claramente definidas, liderar uma equipe de gerenciamento de projetos bem-sucedida será praticamente impossível.

Além disso, sem objetivos definidos, ou mais especificamente, detalhes definidos do escopo do projeto, os projetos estão fadados ao fracasso.

A fluência do escopo é muito real. Refere-se a quando os requisitos de um projeto aumentam ao longo do ciclo de vida de um projeto. Isso pode ocorrer por meio de um aumento da exigência do número de recursos ou de uma mudança nas necessidades do cliente.

É seu trabalho como gerente de projeto definir e gerenciar o escopo. E não fazer isso é uma grande armadilha em seu projeto e pode levar ao fracasso.

Essa armadilha pode resultar em atrasos no projeto, na necessidade de aumento de orçamentos ou no fracasso geral do projeto.

Possíveis soluções para esta armadilha do projeto:

Como gerente de projeto, você precisa definir claramente os objetivos. Sem metas definidas, será difícil produzir resultados.

A comunicação adequada com seus stakeholders e clientes garantirá que as metas sejam acordadas e claramente definidas. E esses objetivos precisam ser decididos e assinados.

Isso também se estende ao escopo do projeto. Certifique-se de falar com seu cliente em detalhes antes de iniciar um projeto e estabelecer o que está e o que não está dentro do escopo.

Também será benéfico para você ter discussões sobre qual será o procedimento se houver um aumento no escopo e o que é permitido. Além disso, certifique-se de que os clientes estejam cientes de que, se isso acontecer, os prazos e os orçamentos precisarão ser revistos.

Além disso, é seu trabalho como gerente de projeto garantir que todos estejam na mesma página. Faça isso fazendo um plano detalhado que todos estejam cientes. Assim, não pode haver discrepâncias em objetivos ou escopo.

2. Plano de projeto inadequado

Seguindo o escopo do projeto mal definido, outra armadilha comum no gerenciamento de projetos é um plano de projeto mal criado.

Um plano de projeto é um esboço do projeto. Ele define as metas, objetivos e tarefas do projeto. Mas também deve incluir como esses objetivos serão alcançados, os recursos e orçamento necessários, e também um prazo.

O plano de projeto deve traçar cada detalhe do projeto, e também definir as responsabilidades dos envolvidos.

Possíveis soluções para isso:

Antes de iniciar qualquer projeto, faça questão de criar um plano de projeto detalhado.

O plano deve ser feito com antecedência e respostas detalhadas sobre como, por que, o quê, quem e quando.

Além disso, consulte os membros de sua equipe e os patrocinadores do projeto ao formular o plano, permitindo que ele seja uma descrição clara e realista do que precisa ser feito e como será feito.

Uma vez formulado, certifique-se de que o plano seja discutido com os membros de sua equipe, mas também com clientes e partes interessadas, para garantir que todos estejam na mesma página. Isso também ajudará a evitar o aumento do escopo, conforme discutido acima.

3. Má comunicação

O gerenciamento de projetos não é um empreendimento individual. A colaboração da equipe é necessária para que qualquer projeto seja bem-sucedido, e a comunicação eficaz está no centro disso.

A má comunicação é um fator importante que pode afetar muito o sucesso de um projeto, colocando em risco o sucesso do projeto.

A falta de comunicação eficaz pode gerar confusão e atrasos, além de afetar a qualidade do trabalho e das tarefas envolvidas no projeto.

Possíveis soluções para esta armadilha do projeto:

Cabe a você, como gerente de projeto, escolher o meio de comunicação certo para sua equipe.

Como gerente de projeto, você deve oferecer orientação em todas as etapas do desenvolvimento do projeto.

A comunicação eficaz não apenas ajuda na conclusão bem-sucedida, mas também aumenta o moral da equipe. O fato de os membros da equipe saberem que têm uma palavra a dizer, mas também de que têm meios para buscar ajuda e orientação, melhorará drasticamente sua motivação e envolvimento.

Como gerente de projeto, você define a frequência e o tom da comunicação entre sua equipe, bem como a comunicação com clientes e partes interessadas.

Tente elaborar um cronograma para feedback e check-ins. Será benéfico para o projeto estar constantemente atualizado sobre para onde o projeto está indo e se algum problema está surgindo.

Além disso, garanta que o meio de comunicação faça sentido para sua equipe e seu projeto.

Realize reuniões, mas também tenha outros caminhos para os membros da equipe se comunicarem com você ou entre si, permitindo que eles sejam abertos sobre o progresso e busquem ajuda quando precisarem.

A utilização de ferramentas de gerenciamento de projetos permitirá que os membros de sua equipe atualizem seu progresso em tempo real, postem consultas e observações, isso permitirá que você reduza o número de reuniões e a frequência que você terá para realizá-las.

Além disso, dedique tempo e analise qual meio funcionará melhor, em relação ao projeto em questão. Você pode ter que mudar seus métodos de comunicação dependendo do projeto que você está lidando no momento.

Por exemplo, embora os e-mails sejam fáceis de escrever e receber, eles podem não ser os mais adequados. Usar e-mails para discutir problemas que surgem em tempo real trará um atraso na comunicação e as consultas podem se perder na confusão de outros e-mails.

4. Responsabilidade inadequada

Como mencionado, o gerenciamento de projetos requer trabalho em equipe. E é você e sua equipe que são responsáveis ​​pelo sucesso ou fracasso do projeto.

Tanto a transparência quanto a comunicação no projeto entre você e sua equipe permitem a responsabilidade.

Ter o progresso visível e o feedback e o relatório do status do projeto como requisito dá aos membros da equipe mais incentivo para cumprir as responsabilidades.

Possíveis soluções para esta armadilha do projeto:

Como gerente de projeto, você precisa garantir que sua equipe entenda claramente suas funções e responsabilidades no projeto.

Certifique-se de ter reuniões regulares com sua equipe de projeto. Use uma comunicação eficaz para revisar o status do projeto e resolver quaisquer problemas que surjam.

Feedback e relatórios constantes ajudarão em projetos futuros e também permitirão um senso de responsabilidade que garantirá que o projeto seja executado sem problemas e no caminho certo.

5. Funções e responsabilidades pouco claras

Seguindo a responsabilidade, os membros da equipe precisam entender claramente seus papéis e responsabilidades para poder acompanhá-los.

Para permitir que as equipes se organizem e sejam autogerenciadas, como gerente de projeto, você precisa garantir que as responsabilidades sejam esclarecidas e definidas desde o início.

Este ponto remonta a ter um plano adequado. Um plano de projeto insuficiente não permitirá que os membros da equipe entendam completamente para onde o projeto está indo ou o que se espera deles. Essa confusão geralmente leva a atrasos, falhas de conclusão ou trabalho inadequado.

Possíveis soluções para isso:

Ao iniciar um projeto e fazer um plano de projeto, certifique-se de que todos os membros da equipe e os membros diretamente envolvidos no projeto estejam informados.

Todos os membros do projeto que têm algum papel a desempenhar devem ser informados sobre o que se espera deles. Suas funções e responsabilidades devem ser claramente delineadas desde o início.

Além disso, se houver certas maneiras de concluir uma tarefa ou um procedimento específico que precise ser seguido, isso também deve ser transmitido aos membros da equipe.

Permita que os membros da equipe tenham acesso ao plano do projeto ou à declaração do projeto durante todo o projeto para que possam consultá-lo sempre que necessário.

Uma declaração de escopo do projeto descreve a totalidade do projeto. Entregas, recursos e partes interessadas são todos mencionados neste documento. Assim como os principais objetivos e metas do projeto que precisam ser atendidos para que o projeto seja considerado um sucesso.

6. Metas ou prazos irreais

Uma grande armadilha que o gerenciamento de projetos sofre é quando metas ou prazos irreais são definidos.

Um projeto está fadado a ser atrasado ou a falhar se você o configurar para tal. Começar um projeto no final de um trimestre não é razoável, existem vários outros prazos de relatórios e entregas muitas vezes devidos, e seu projeto é iniciado então simplesmente não faz sentido.

Prazos irreais não são apenas prejudiciais ao sucesso do seu projeto, mas também matam o moral e a confiança dos membros de sua equipe. Isso, por sua vez, afetará a produtividade.

Possíveis soluções para isso:

Certifique-se de considerar o tempo em que você está iniciando um projeto, mas também o que você espera de sua equipe. Não os prepare para o fracasso, estabelecendo prazos que sejam impossíveis de cumprir.

Certifique-se de que na fase de planejamento do projeto, você compare os cronogramas detalhados em seu plano de projeto, com os prazos que você está propondo. Se eles não corresponderem, isso está preparando você para que ocorram problemas em seu projeto desde o início. Repare isso imediatamente.

Ajuste seus recursos, prazos ou corte o escopo para permitir que você cumpra seu prazo atual ou altere seu prazo para se adequar ao seu plano de projeto. Além disso, defina as expectativas de seus stakeholders corretamente desde o início.

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7. Falta de gerenciamento de risco

Os riscos são parte integrante de qualquer coisa que você assume. E os riscos são sempre predominantes no gerenciamento de projetos e são as principais armadilhas do gerenciamento de projetos a serem cautelosas.

No entanto, estar despreparado ou pego de surpresa pelos riscos é a verdadeira ameaça ao seu projeto. A falta de um plano de contingência pode levar seu projeto ao fracasso.

Possíveis soluções para isso:

certifique-se de trabalhar com contingências em seu projeto desde o início para evitar atrasos em seu projeto porque você precisa avaliar possíveis soluções.

Identifique os riscos mais prováveis ​​de ocorrer e crie opções alternativas para evitá-los, caso surjam.

Prepare os membros de sua equipe e informe-os sobre os cálculos de risco que você fez. Isso não apenas permite que eles estejam preparados para a ocorrência de tais situações, mas também lhes dá oportunidades de trazer à tona possíveis riscos que você não considerou.

8. Orçamentos irreais

Muitas vezes você pode achar que é solicitado a concluir um projeto com financiamento insuficiente. E esse é um fator importante que pode fazer com que seu projeto falhe entre as armadilhas comuns do gerenciamento de projetos.

Possíveis soluções para isso:

Você precisa garantir que tenha recursos suficientes disponíveis para concluir o projeto e torná-lo um sucesso.

Certifique-se de definir claramente o que seu projeto precisa e obter a aprovação do orçamento desde o início do projeto.

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9. Engajamento inadequado das partes interessadas

As partes interessadas são tão importantes para o sucesso de um projeto quanto você, como gerente de projeto ou sua equipe.

Possíveis soluções para isso:

Certifique-se de que as partes interessadas estão envolvidas no projeto. Incentive a comunicação e o feedback de todas as partes interessadas envolvidas.

10. Falta de confiança e delegação

Como reiteramos várias vezes, o gerenciamento de projetos é um esforço de equipe. Uma grande armadilha que muitos projetos enfrentam é que os gerentes de projeto não delegam tarefas adequadamente às suas equipes ou não confiam em suas equipes.

Para que um projeto seja bem-sucedido, você precisa delegar, mas delegar de forma eficaz. Você também precisa ter certeza de que confia em sua equipe para cumprir as responsabilidades que você lhes dá.

A falta de delegação retrata para os membros de sua equipe uma falta de confiança. Isso, por sua vez, resulta em menor produtividade e engajamento deles como funcionários.

Possíveis soluções para isso:

Conheça bem sua equipe. Tenha recursos suficientes para realizar as tarefas do seu projeto de forma eficaz e eficiente.

Conhecer os membros da sua equipe permite que você delegue tarefas nas quais eles se destacarão, isso não apenas beneficiará a qualidade geral do seu projeto, mas também permitirá que eles sejam motivados e aumentem sua confiança.

Além disso, certifique-se de que, ao delegar, você não está ditando. Seja um bom líder e ouça os membros de sua equipe, considere suas opiniões também. Isso beneficiará você e o projeto.

Conclusão

Qualquer projeto que você empreender terá problemas, e esses problemas não são o que determinam o sucesso do seu projeto.

A maneira como você se antecipa aos problemas e lida com essas armadilhas é o que afetará diretamente o sucesso de um projeto.

Lembre-se dessas armadilhas comuns ao conduzir seu próximo projeto e garantimos que, com a ajuda das dicas mencionadas, você poderá avançar e entregar seu projeto com sucesso.